Этапы внедрения KPI

KPI – показатели, с помощью которых оценивается степень достижения поставленных целей. Их внедрение позволяет повысить эффективность работы сотрудников. С помощью KPI можно оценить взаимодействие с клиентами, количество продаж и иные параметры. Внедрение показателей проходит несколько стадий и требует соблюдения определенных правил. Но результат вам понравится.

Преимущества внедрения системы KPI

Фирма не обгонит конкурентов, если ее сотрудники будут получать деньги просто за то, что ходят на работу. Нужно эффективное средство мотивации персонала. И здесь на помощь руководителю приходят KPI. Они помогают мотивировать сотрудников достигать большего. Новая система позволит организовать работу персонала и организации в целом наилучшим образом. Внедрение системы KPI дает следующие преимущества:

• повышается заинтересованность сотрудников в результатах работы. За счет этого растет производительность труда. Увеличивается чувство удовлетворенности. Сотрудники осознают, что их усердный труд вознаграждается. Новая схема мотивирует не просто на работу, а на достижение результатов. При правильном использовании системы KPI экономические показатели фирмы начинают идти в рост;
• увеличивается справедливость оплаты труда. Работа сотрудников оценивается более объективно. Люди понимают, что для повышения зарплаты нужны не связи с руководством, а трудолюбие и полезные навыки. Они стремятся повысить свою квалификацию. Здоровая атмосфера в коллективе и возможности для развития позволяют снизить текучесть кадров. Эффективные сотрудники начинают зарабатывать больше. Они понимают, что вложенные усилия влияют на вознаграждение;
• сотрудники начинают понимать не только свои задачи, но и цели компании. Люди осознают, что от них требуется, как они могут помочь организации в целом. За счет этого увеличивается чувство причастности к чему-то большему. Бывают такие ситуации, когда и руководство компании не вполне осознает стратегию ее развития. Подготовка к внедрению KPI позволит решить эту проблему. Уже это может помочь навести порядок в бизнесе;
• руководитель может легко оценить деятельность каждого сотрудника, подразделений и компании в целом. Менеджеры среднего звена понимают, как работают их подчиненные. Новая система увеличивает квалификацию руководителей. Внедрение показателей эффективности – это прекрасный способ улучшить свои навыки на практике;
• исследование KPI помогает быстро обнаружить и устранить проблемы. Вы можете вносить изменения в деятельность фирмы, оптимизировать расходы. Помимо этого, улучшается взаимодействие между различными бизнес-процессами, формируется грамотная управленческая команда. Регулярные рабочие сессии помогают прояснить роль каждого человека. Так организационные проблемы решаются максимально быстро;
• схема позволяет быстро определить неэффективных сотрудников. Руководитель может распрощаться с ними или помочь повысить свою результативность. При любом раскладе КПД компании будет расти. Не останется людей, которые являются балластом;
• повысится конкурентоспособность компании. Анализ ситуации позволит выявить показатели, которые помогут обойти соперников. Без этого фирма не сможет развиваться. Конкурентоспособности на рынке нужно уделить особое внимание;
• новая система поможет в развитии корпоративной культуры. KPI формируются в соответствии со стратегией развития бизнеса. Цели компании вытекают из ее ценностей. Например, предприятие планирует увеличить производительность труда, создать новый продукт. Это может говорить о стремлении к инновационным решениям, желании использовать современные технологии. Корпоративные ценности объединяют всех членов коллектива.

Все эти преимущества звучат хорошо, но не стоит считать KPI волшебной таблеткой от всех проблем. Новая система не улучшит положение дел в компании, если всё идет очень плохо. Поэтому оценивайте возможности метода реалистично.

Этапы внедрения KPI

Если вы решили, что новый метод вам поможет, пора собирать рабочую группу. Поручить внедрение KPI лучше опытным людям. В процесс должна быть вовлечена вся команда. Только так можно избежать отторжения нововведений и добиться адекватного восприятия новой схемы. Процесс состоит из нескольких этапов. Рассмотрим их более подробно.

Этап 1. Определение ключевых показателей

Выбор ключевых показателей выполняется в соответствии с определенными требованиями. Только в этом случае система будет эффективна. Рассмотрим, что имеет значение при выборе KPI.

Измеримость. Трудно рассчитать зарплату по показателям, которые нельзя вычислить. Например, менеджер должен сделать определенное количество исходящих звонков. Если в инструкции установлено, что они должны быть «качественными», оценка параметра становится практически невозможной. На нее может повлиять настроение руководства, отношение менеджера к специалисту. Вместо этого можно указать, что диалог должен длиться не менее четырех минут. В качестве единиц измерения могут выступать штуки, баллы, единицы времени и др.

Соответствие стратегии развития компании. Сначала определите цели вашего бизнеса. Затем разделите их на два столбца. В одном будут главные цели, а в другом второстепенные. Такая работа поможет определить, какие показатели нужно подтянуть. В качестве целей могут выступать выход на международный рынок, увеличение объема продаж в 1,5 раза и др. Например, вы хотите увеличить сбыт продукции. Определите, какие показатели влияют на достижение этой цели и кто за них отвечает.

Занимаясь предварительным сбором информации, привлеките как можно больше людей. Это могут быть не только начальники отделов, но и рядовые сотрудники. Чем больше обратной связи вы соберете, тем выше вероятность, что будут поставлены достижимые цели и разработаны оптимальные KPI.

При выборе показателей можно исходить из проблемных мест. Например, компания постоянно срывает сроки поставок. Внедрение KPI может использоваться для решения этой проблемы.

Легкость в расчете. Избегайте слишком сложных формул. Важно, чтобы сотрудники в любой день месяца могли самостоятельно подсчитать, сколько они заработали на текущий момент. Это поможет собраться, если окажется, что будущая зарплата не такая большая, как хотелось бы.

Достижимость. Сотрудник должен иметь возможность повлиять на результат. Итог должен зависеть от его усилий, а не действий других людей. Например, отдел продаж не может повлиять на количество звонков с сайта. Этим вопросом занимаются другие подразделения. Избегайте также слишком высоких цифр. Планка назначается только после исследования результатов предыдущих месяцев, а не с потолка.

Соответствие должности. Подумайте, какую роль сотрудник играет в компании и что можно сделать, чтобы он выполнял свои обязанности лучше. Специалисты разных должностей должны иметь свои KPI. Для сотрудника отдела продаж это может быть количество исходящих звонков, размер среднего чека и др. Деятельность маркетолога можно оценивать по количеству привлеченных клиентов. Другие показатели могут быть следующими:

• прибыль от продажи продукции;
• количество используемого сырья;
• производительность труда;
• количество проведенных встреч;
• степень удовлетворенности обслуживанием;
• количество посетителей сайта.

KPI могут быть и любыми другими. На текущий момент разработаны уже готовые матрицы для разных должностей. Вы можете воспользоваться ими или составить собственные.

Оптимальное количество метрик. Избегайте избыточного числа показателей у одного сотрудника. У руководителей их количество не должно превышать пяти, а у рядовых специалистов трех. Когда KPI слишком много, это снижает эффективность всей системы. Убирайте все метрики, которые не помогают в решении поставленных целей.

Официальное закрепление. Все новые требования должны быть зафиксированы документально. Необходимо закрепить алгоритмы расчета показателей, начисления заработной платы и другие важные параметры. Человек должен понимать, на что он может повлиять и как. Можно также создать и регламенты, которые объясняют, как достигать установленных KPI. Здесь может быть указан перечень конкретных действий.

Этап 2. Создание мотивационной стратегии

Мотивированные сотрудники делают гораздо больше, чем требует должностная инструкция. Незаинтересованные работники не только плохо справляются со своими обязанностями, но и снижают дух всего коллектива. Мотивация не увеличится сама по себе. Ей нужно заниматься.

Основой системы мотивации является материальное вознаграждение. После внедрения новой схемы сотрудники перестают получать деньги просто за посещение работы. Заработная плата начинает зависеть от результатов. Ее делят на оклад и премиальную часть. Последняя должна быть примерно в два раза больше. Оцените ресурсы компании, чтобы понять, сможете ли вы выплатить сотрудникам причитающееся. Невыполненные обещания произведут негативное впечатление.

Дополнительно может использоваться нематериальная мотивация. В качестве таких стимулов выступают:

• выходной в любой день;
• оплата обучения (курсов повышения квалификации и др.);
• подарки лучшим сотрудникам. В качестве них могут выступать поездка, бытовая техника, ужин в ресторане, абонемент в фитнес-клуб и др.;
• перспективы карьерного роста. Наглядные результаты деятельности упрощают выбор лучших специалистов.

Объединение денежного и нематериального стимулирования поможет достичь высоких результатов. Важно также уделить внимание и стратегии повышения мотивации. Руководитель должен соблюдать определенные принципы. В их числе:

• открытость. Сотрудник должен чувствовать себя ценным членом коллектива. Работникам важно понимать, что они могут оказывать влияние на процессы, происходящие в компании. Руководители отделов могут проводить регулярные совещания, где каждый вправе высказать свое мнение;
• командные ценности. Проводите деловые игры. Такие мероприятия позволят укрепить взаимоотношения внутри коллектива. Люди будут стремиться вносить свой вклад в общий успех;
• постановка целей. Они могут быть краткосрочными и долгосрочными. Обсуждайте на совещаниях, насколько достигнута цель. Если есть проблемы, можно обсудить, чем они вызваны;
• обратная связь. Ее можно получать в ходе анкетирования или личных бесед. Но помните, что сотрудники не будут честными, если в компании принят авторитарный стиль управления. В этом случае все будут бояться, что откровенность приведет к потере рабочего места.

Этап 3. Объяснение сотрудникам

Новую схему нельзя внедрять сверху. В противном случае вы можете встретиться с непониманием. Так бизнес не достигнет поставленных целей. Нововведения лучше вводить постепенно, внимательно следя за реакцией сотрудников. При негативном отношении нужно провести дополнительные беседы. Сотрудники должны понять, что новая схема будет им полезна. Процесс взаимодействия с персоналом проходит следующие этапы:

1. Познакомьте подчиненных с новой системой. Расскажите им, какую пользу она принесет. Сделайте акцент не только на организации в целом, но и на каждом из сотрудников.
2. Протестируйте схему на нескольких отдельных должностях. Например, на руководителях подразделений. Отметьте, какие проблемы у вас возникли.
3. Узнайте у сотрудников, что они думают о нововведениях. На основе ваших и их наблюдений откорректируйте систему.

Если вы учитываете мнение подчиненных, заранее готовите их к нововведениям, внедрение KPI не встретит сильного сопротивления. Сотрудники оценят новую систему, когда сами почувствуют ее пользу.

При найме нового специалиста нужно рассказать ему, по каким принципам начисляется зарплата в компании. Объясните, что стоит за каждым из показателей. Тогда работник сразу поймет, что от него ждут. Это избавит от неприятных сюрпризов.

Этап 4. Контроль выполнения KPI

Когда показатели внедрены, нужно контролировать результаты деятельности подчиненных. Только так можно справедливо оплачивать работу. Важно точно рассчитать количество исходящих звонков или выпущенных единиц продукции. Поэтому нужно разработать систему отчетности, автоматизировать процессы учета. Проще всего это сделать при помощи специального программного обеспечения.

Большую помощь окажет CRM-система. Здесь фиксируются все шаги взаимодействия с клиентом. При создании продуктов используются системы управления проектами. При наличии возможностей компания может разработать и собственное решение, удовлетворяющее ее потребностям.

Современное ПО позволяет руководителю отслеживать активность сотрудников онлайн. С его помощью можно быстро сформировать аналитические отчеты в любое время. Хорошее ПО должно позволять:

• контролировать деятельность каждого сотрудника;
• вводить разрозненные данные в единую базу;
• рассчитывать заработную плату.

Если всё сделано правильно, каждый работник получает возможность отслеживать свои показатели и их взаимосвязь с получаемым вознаграждением. Это снизит количество конфликтных ситуаций. Руководитель, в свою очередь, может всегда держать руку на пульсе. Проблемы в бизнесе не станут для него неприятным сюрпризом.

Этап 5. Анализ результативности и доработка

KPI нельзя внедрить раз и навсегда. Новая схема требует постоянного анализа и коррекции. Изучите, насколько нововведения помогают компании достигать своих целей. Если у предприятия несколько филиалов, оно может протестировать систему в одном из них. На основе результатов вносятся корректировки. Тестовый период может длиться до трех месяцев.

Система KPI позволит не только рассчитать итог в конце месяца, но и оценить возможные проблемы. Руководитель должен вовремя устранить их. Сравнивайте текущие показатели с результатами, полученными в предыдущих отчетных периодах. Анализируйте, какие причины привели к ошибкам. Затем корректируйте планы. После тестового периода нужно определить, удалось достичь желаемых цифр или нет.

Нерезультативных сотрудников необязательно увольнять сразу. Можно организовать обучение, провести беседы или принять другие меры. Давайте людям обратную связь. Сотрудник должен понимать, какие действия помогают в достижении желаемого результата, а какие нет. Возможно, получится разработать систему развития для каждого работника. Со временем будет понятно, кого можно повысить, а с какими сотрудниками придется расстаться.

KPI важно регулярно пересматривать. Это можно делать каждый месяц при расчете заработной платы. Какие-то показатели могут оказаться уже неактуальными, для других придется пересмотреть цифры. Такую работу можно поручить сотруднику отдела кадров или другому профильному специалисту.

Расчет заработной платы с учетом KPI

Внедрение KPI должно влиять на размер заработной платы. Новая система мотивирует сотрудников не просто выполнять свои обязанности, а работать на результат. Обычно для этого заработную плату разделяют на две части:

• оклад. Он выплачивается сотруднику в любом случае вне зависимости от достижения показателей. Оклад не нужно урезать при внедрении KPI. В противном случае вы вызовете у сотрудников недовольство;
• премия. Она напрямую зависит от стараний работников. Премия начисляется только тем сотрудникам, которые достигли желаемых показателей. Она должна быть достаточно большой, чтобы мотивировать людей.

Рекомендуется делать премию в несколько раз больше оклада. Постоянная часть может составлять 30 %, а переменная 70 %.

Например, специалист зарабатывает 60 тыс. рублей. Постоянная часть будет составлять 18 тыс. рублей (30 %). Премия при выполнении всех показателей равна 42 тыс. рублей (70 %). Если специалист выполнил 90 % плана, переменная часть составит 37,8 тыс. рублей (42 000 * 0,9). Заработная плата будет равна 55,8 тыс. рублей. Руководитель может лишить сотрудника премии, если процент выполнения плана меньше определенного значения.

Теперь перейдем к расчету зарплаты с учетом веса отдельных показателей. В компании должны быть определены плановые цифры. Можно установить минимальное, оптимальное и желаемое значения. Для расчета премиальный части используется следующая формула: Х * (вес KPI 1 * С + вес KPI 2 * С), где:

• Х – установленный размер премии;
• С – коэффициент (зависит от степени выполнения плана);
• вес KPI – значение показателя в итоговой сумме, равной единице. Для его вычисления 1 делят на количество KPI. Вес конкретного показателя может назначаться и руководителем.

Например, зарплата менеджера по продажам составляет 90 тыс. рублей. Из них премиальная часть равна 50 тыс. рублей. При расчете заработной платы используются 2 KPI. На каждый из них приходится 25 тыс. рублей. В компании установлены следующие правила начисления заработной платы:

• если план выполнен менее чем на 80 %, устанавливается коэффициент 0;
• при результате 80–100 % коэффициент равен 1;
• при перевыполнении плана назначается коэффициент 1,5.

В ноябре результат менеджера для первого KPI составил 70 %, а для второго – 105 %. Иначе говоря, коэффициенты равны 0 и 1,5 соответственно. Вес каждого показателя составляет 0,5. Рассчитаем заработную плату менеджера: 40 000 + 50 000 * (0,5 * 0 + 0,5 * 1,5) = 77 500 рублей.

Такие вычисления проводятся ежемесячно. Для некоторых категорий сотрудников могут устанавливаться и годовые или квартальные показатели. По результатам за эти периоды назначаются дополнительные выплаты.

Распространенные ошибки при внедрении KPI

Внедрение нового метода не всегда проходит гладко. Вместе с тем нововведения работают лишь при соблюдении определенных условий. Рассмотрим наиболее распространенные ошибки, которые совершают руководители.

KPI не соответствуют целям организации. Руководитель не прорабатывает стратегию развития компании. Показатели назначаются с потолка. В итоге сотрудники могут даже их достигать, а компания всё равно не развивается. При этом работники часто сосредотачиваются только на решении своих задач. Таким образом нарушается взаимодействие между отделами.

Руководитель уделяет больше внимания цифрам, а не людям. Из-за этого сотрудники увязают в отчетности, перестают предлагать интересные идеи. В коллективе может быть много конфликтов, поскольку внутренней атмосфере не уделяют достаточно внимания. Чтобы избежать этой проблемы, чаще организуйте корпоративные мероприятия, отмечайте праздники, проводите командообразующие тренинги. Полезны будут и простые беседы с подчиненными. В ходе них можно выявить основные проблемы.

Перед сотрудниками ставят слишком высокую планку. Никто не может достичь эталонных показателей, что приводит к разочарованию. Другая сторона проблемы – отсутствие возможности у сотрудников существенно повлиять на результат. Устанавливайте цифры на основе данных за предыдущие периоды. Так они будут более реалистичными.

Руководитель устанавливает слишком много KPI. Это приводит к нескольким негативным последствиям. Во-первых, падает вес каждого показателя при расчете заработной платы. Снижается мотивирующая роль новой схемы. Во-вторых, внимание сотрудников рассеивается. Все детали сложно удержать в памяти. Поэтому выбирайте только самые важные KPI. Тогда схема будет работать эффективно.

Гарантированная зарплата работников снижается. Если сотруднику до внедрения KPI платили 30 тыс. рублей, ему не понравится, что теперь он будет получать 20 тыс. рублей, а остальное вознаграждение останется под вопросом. Вполне возможно, что при новой системе человек будет зарабатывать больше. Но поначалу это непонятно. Поддавшись первичном порыву, человек может уволиться из компании.

Премиальная часть слишком маленькая. Это приводит к тому, что у сотрудников пропадает мотивация работать лучше. Назначьте такую премию, за которую хочется побороться. И выполняйте свои обещания. Если человек заработал большую премию, выплатите ее.

Систему разрабатывает некомпетентный человек. Он не понимает специфических процессов в компании, выбирает неправильные показатели. Проблема усугубляется, если специалист не учитывает обратную связь от сотрудников. При таком подходе положительная роль нового метода нивелируется.

Система KPI остается неизменной. За счет этого со временем она теряет свою эффективность. Анализ и коррекция ключевых показателей должны проводиться регулярно. Так они всегда будут работать на благо вашей компании.

KPI показывают степень выполнения текущих задач. С их помощью можно определить, какие отделы и сотрудники справляются со своей работой, а какие нет. Регулярное отслеживание показателей помогает вовремя обнаружить и устранить проблемы. Внедрение новой системы – длительный процесс. Он требует тщательного анализа бизнес-процессов и грамотной работы с подчиненными. Но, если работа будет выполнена правильно, результативность компании повысится.