Этапы автоматизации розничных продаж

Автоматизация необходима любому магазину, который хочет оставаться конкурентоспособным. Ведь благодаря современным информационным технологиям процесс покупки упрощается, ускоряется, что положительно влияет на лояльность целевой аудитории и подталкивает ее к возвращению. 

Зачем нужна автоматизация

Внедрение ПО необходимо, прежде всего, для ускорения процесса обслуживания. Вот какие преимущества получает магазин, где уже модернизирована работа:

• повышение количества клиентов, частоты и объема их покупок;
• оптимизация работы сотрудников, за тот же период они успевают сделать больше полезных действий;
• снижение количества бумажной документации, которую нужно заполнять вручную;
• возможность запустить программу лояльности с дисконтными или бонусными картами;
• контроль продаж, спроса и эффективности маркетинговой стратегии, так как многие ПО имеют функцию аналитики.

Особенности продаж в розницу

Способы автоматизации, внедряемое ПО зависит от процесса и особенностей продаж. Поэтому прежде чем модернизировать работу магазина и персонала, необходимо понять, чем розничные продажи отличаются от оптовых, от корпоративных и прочих направлений сбыта. 

Розница построена на трех основных фактах. Для успешной работы необходимы: 

• площадка, на которой будут реализованы товары;
• сотрудники, выполняющие обязанности продавцов-консультантов, кассиров, менеджеров;
• товар, располагающийся на полках в зоне доступа клиента. 

Приобретение продукта сопровождается минимизированной формой договора купли-продажи. Чек, который получает покупатель на кассе, является подтверждением оферты, так как он содержит подробную информацию о сделке. В чеке указаны дата и время покупки, название компании, ее фактическое местоположение, перечень и цена приобретаемых товаров, а также размер налогового удержания. 

Особенности процесса автоматизации

В розничных продажах автоматизация затрагивает в основном те объекты, площадь которых не превышает 350 квадратных метров. В небольших магазинах внедряется система самообслуживания. Клиент самостоятельно выбирает товары на полках, берет продукцию в нужных объемах и контактирует с работником магазина только во время оплаты на кассе. Чтобы перейти на такую систему, магазину необходимо приобрести современное оборудование, а также перейти на новую форму учета товаров и регистрации поставок.

С чего начать автоматизацию

Процесс держится на трех основных составляющих:

• установка и использование нового оборудования;
• приобретение программного обеспечения, ведь техника не будет работать без специальных программ;
• обучение сотрудников нововведениям.

Весь процесс можно разбить на несколько шагов. Сперва необходимо определить цель автоматизации и причины, по которым магазин начинает ее. Цели могут быть такими – усиление собственной конкурентоспособности, повышение оборота, увеличение числа новых клиентов, сокращение издержек. 

Исходя из цели, определяется метод ее достижения. Сначала выбирается оборудование и ПО, которое потребуется. Затем ищутся поставщик и производители, которые предоставят необходимое. После этого можно закупить технические средства и разместить их в магазине. 

Последний этап – обучение сотрудников. Оно тоже производится в несколько шагов:

• объяснение сотрудникам, для чего нужна автоматизация;
• проведение теоретического обучения, например, в форме лекции. Но в идеале подготовить видео-инструкцию по использованию новых ПО;
• проведение практического обучения. Когда сотрудник подтвердит просмотр лекции (например, успешной пройдет проверочное тестирование), можно вместе с ним отработать навык на настоящем ПО.

Переход на автоматические системы обслуживания может быть полным или частичном. В первом случае изменения касаются всех подразделений компаний. Они начинают работать не только с новыми устройствами и программами, но и по новому регламенту. Если автоматизация – частичная, то изменения вносятся только в одну или несколько сфер работы. Например, в торговом зале появляются новые терминалы самообслуживания, а на складе товары контролируются старыми методами. 

Выбор разновидности автоматизации зависит от целей компании, ее проблемных мест, а также финансовых возможностей. 

Что можно автоматизировать

В розничном магазине автоматизация ассоциируется, прежде всего, с системой самообслуживания, когда клиент контактирует только с кассиром в момент оплаты покупки. На самом деле за счет техники и ПО можно упростить несколько направлений работы розничного магазина.

Взаимодействие с клиентами

За счет специального оборудования можно сделать удобнее и функциональнее рабочее место кассира. Тогда сотрудник будет быстрее отпускать клиентов. Вот что это даст магазину:

• в течение того же времени можно будет пробить больше чеков;
• клиенты будут оформлять покупки быстро и останутся довольны обслуживанием;
• в прикассовой зоне не будет скапливаться очередь – это снизит вероятность краж.

Поэтому зону кассы необходимо оборудовать специальной техникой. В базовом наборе оборудования для автоматизации продаж должны быть:

• онлайн-касса;
• сканер, чтобы кассир считывал штрих-код товара;
• блокиратор кассы;
• весы для взвешивания весовой продукции. Отличие нужных весов заключается в том, что они не просто взвешивают товар, но сразу печатают этикетку со штрих кодом;
• терминалы для оплат картой.

Важно выбрать подходящие устройства. Например, при выборе кассового аппарата нужно ориентироваться на товары, которые продаются в магазине, и на маркетинговые мероприятия. Если в продаже есть алкоголь, то система должна быть подключена к такому сканеру, который считывает акцизные этикетки. Также важно, чтобы в кассовое оборудование можно было занести информацию об акциях, распродажах, чтобы при сканировании ценника стоимость акционного товара автоматически уменьшалась.

Чтобы выбрать сканер штрихкода, необходимо ориентироваться на установленную кассу. Ведь в некоторые модели касс можно интегрировать только те сканеры, которые обладают определенными характеристиками.

Торговый учет 

Автоматизация торгового учета в розничном магазине позволит точнее отслеживать, сколько единиц товара поступило на склад и сколько было продано. Это дает возможность контролировать остатки товаров и сравнивать их со спросом. Так на полках всегда будет необходимое количество продукции. У потребителей будет меньше поводов для недовольства, и компания не потеряет возможную прибыль. 

Программы для товарного учета представляют собой базу, в которую попадают товары еще на этапе поставки. Затем при продаже необходимое количество единиц товара исчезает из базы. Таким образом можно всегда отслеживать номинальное количество и вовремя оформлять заявки поставщикам. 

Оформление ценников

Во многих розничных магазинах представлено более тысячи наименований. При таком количестве SKU сложно вручную поддерживать актуальность ценников. Но можно установить ПО, которое будет в автоматическом режиме формировать новые ценники после смены прайса. Работникам останется только распечатать их, вырезать и вставить в держатели рядом с соответствующими товарами. 

Печать чеков

Автоматизированная печать чеков позволяет ускорить процесс сделки. Так как у продавца остается копия чека со всей информацией о сделке, магазину проще вести учет продаж, средних чеков, численности клиентов. 

Чтобы печатать чеки в автоматическом режиме, нужно установить принтер. Но чеки также можно использовать как маркетинговый инструмент. Например, размещать на них информацию об акциях или печатать промокоды. В этом случае необходимо заранее составить тот текст, который будет располагаться в чеке после обязательной информации.

Дополнительные возможности

В зависимости от функционала ПО и устройств магазин может получить дополнительные возможности, значительно облегчающие продажи. Например, можно закрепить за одним SKU несколько разных цен, которые зависели бы от доставки, срока годности или издержек. 

Также можно настроить систему резервирования, если у магазина есть сайт с каталогом и возможностью заказа через Интернет. Как только клиент оформит заявку на сайте или позвонит в магазин, продукт в нужном количестве будет «отложен» в бухгалтерской системе. До тех пор пока этот покупатель не оплатит товар или не отменит резерв, его нельзя будет пробить кому-то другому. 

Причины низкой эффективности автоматизации

Нередки ситуации, когда предприниматели вкладываются в установку компьютеров, POS-терминалов, весов и программного обеспечения, но выручка не растет. Есть несколько причин, почему автоматизация прошла неудачно:

• не была предусмотрена система сканирования крупных купюр. Желательно установить детектор для проверки купюр на подлинность. Это позволит избежать мошенничества и потери товара;
• нет систем, действующих против краж. Например, на входе можно ставить магнитные ворота, дорогостоящие товары оснащать магнитными стикерами, чтобы воры не смогли вынести их из магазина незаметно. Это сэкономит средства компании и снизит долю списаний;
• системы не обновляются. В программном обеспечении периодически выходят полезные обновления, содержащие новые функции. Важно их своевременно устанавливать, чтобы повышать комфорт посетителей;
• куплено готовое решение (автоматизация под ключ), но ПО не подходит к имеющимся устройствам.

Методы автоматизации, которые рекомендованы для розничных магазинов, – универсальны. Они подойдут как для небольших торговых точек, так и для крупных сетевых.