ERP-система – тотальный контроль бизнес-процессов

Для централизованного управления предприятием, а также согласованного взаимодействия подразделений, рабочих блоков используются современные интегрированные системы. Модули ERP активно применяются предприятиями во всем мире. Они охватывают иностранный и отечественный бизнес, предлагая предпринимателям создать единую информационную платформу. В ERP все участники бизнеса автоматизированы и функционируют обособленно, выполняя свои задачи с учетом потребностей компании.

Что такое ERP-система?

ERP – это автоматизированные или модульные программы, которые основаны на управлении, структуризации хранилища информации организации. Благодаря современным решениям и оснащению каждое предприятие может перейти на новый уровень функционирования. ERP-системы активно применяются в бизнес-среде. Уникальный программный продукт предназначен для управления ресурсами и рабочими процессами фирмы.

Они незаменимы для организации работы таких предприятий, деятельность которых связана со сложным производством, выпуском большого ассортимента продукции, большим объемом складских операций, разветвленной структурой бизнес-процессов.

Для чего используется ERP-система?

Использование программного пакета, разработанного на основе ERP-стратегии, помогает объединить множество рабочих задач, в том числе учет и контроль финансового потока, отслеживание движения денег, формирование себестоимости производимой продукции, оценка производительности труда. Благодаря внедрению современных информационных баз данных все процессы в бизнесе приобретают максимальную прозрачность.

Руководители в любой момент могут получить доступ к важной информации, которая касается всех сторон деятельности компании. Это обеспечивает своевременный контроль, принятие управленческих решений. Всесторонний анализ деятельности повышает эффективность рабочих процессов, качество выпускаемой продукции, конкурентоспособность на занимаемом рынке.

Классификация ERP-систем

Назначение ERP-системы заключается в оптимизации использования ресурсов организации. В зависимости от типа программного пакета они могут работать по-разному. Отраслевые модели внедряют в по-настоящему крупных компаниях и на тех предприятиях, в которых бизнес-процессы носят уникальный характер. Программы ERP общего назначения отличаются адаптацией под конкретную организацию, поэтому они используются намного активнее.

Системы автоматизации и оптимизации ресурсов различаются по типу организации и архитектуре. По способу организации они подразделяются на гибридные, приватные и публичные. Система публичного типа подразумевает доступ других пользователей к функционалу, а не к данным. В приватных версиях вся информация изолирована, но при этом администраторы могут дорабатывать ее в зависимости от потребностей и целей производства.

Симбиотические или гибридные ERP-системы отличаются большей гибкостью и расширением в адаптации. Практические задачи можно решать с помощью браузерных и десктопных систем. Отличием десктопной ERP является возможность установки приложения на ПК, в смартфон или планшет. Браузерная модель работает через браузер на любом мобильном устройстве, которое подключено к сети Интернет.

По архитектуре ERP-системы разделяются на модульные и с единой структурой. Единая архитектура предоставляет ряд преимуществ – простая настройка и оперативная установка. Отдельные блоки, входящие в единую структуру, тесно взаимодействуют друг с другом. Это позволяет установить дополнительную защиту от возникновения критических ошибок. Такие программы невозможно вводить поэтапно. Модульные ERP начинают работать поэтапно. Шаг за шагом можно вводить новые опции и возможности для пользователей.

Структура ERP-системы

ERP состоит из множества интегрированных приложений, которые формируют условия для организации бизнес-процессов, связанных с учетом, контролем, планированием и анализом информации. Корпоративные данные сосредоточены в сформированном общем месте для дальнейшей передачи и обработки. Доступ к информации предоставляется всем подразделениям и службам – финансовому, производственному, кадровому, плановому блоку.

Структура программного продукта включает несколько уровней, начиная с базовых элементов и заканчивая вспомогательными, расширенными модулями. К базовым элементам относится модуль управления производственной деятельности и включает управление запасами, составление планов по использованию оборудования, определение объемов сырья и материалов.

Расширенные элементы объединяют модули поставок, цикла производства, персонала, продаж, финансов и взаимодействия с контрагентами, поставщиками. В зависимости от разработчиков и производителей программного продукта его структура может изменяться.

Признаки, что вам нужна ERP-система

Внедрение программного обеспечения на основе стратегии ERP необходимо в следующих случаях:

• разрозненность учета;
• отсутствие единого источника справочной и нормативной информации;
• накопление складских запасов и отсутствие централизованного планирования, учета продаж;
• недостаток востребованного продукта в точках продаж;
• не контролируются расчеты себестоимости продукции;
• долгое формирование и предоставление управленческой отчетности.

С помощью программы можно настроить разграниченный доступ к базе данных, а также сформировать вариативные политики безопасности на одном предприятии. В базе сосредоточена вся рабочая документация, что позволяет обеспечить над ней контроль и защитить от несанкционированного доступа посторонних лиц. Функции автоматизированной системы в случае необходимости можно ограничить или расширить в зависимости от объемов производства, потребностей бизнеса.

Системы ERP подразумевают и интеграцию с программными продуктами сторонних компаний, поставщиков, клиентов. Платформы организации рабочего процесса, планирования и контроля на сегодняшний день максимально удобны, просты в использовании, открывают широкие возможности для развития бизнеса.

Преимущества и недостатки использования ERP-систем

Внедрение компонентов ERP позволяет не только установить контроль над бизнес-процессами, синхронизировать взаимодействие подразделений, но и минимизировать затраты, ликвидировав дублирование рабочей документации. Более того, автоматизированная система позволяет оптимизировать кадровый, складской учет и снизить к минимуму издержки, которые возникают из-за несогласованности функциональных блоков. К главным преимуществам и отличительным свойствам ERP-системы относятся:

• простота и оперативность получения необходимых данных;
• согласованность рабочих процессов на всех уровнях;
• стандартизация отчетной документации;
• надежность защиты информации от несанкционированного взлома;
• автоматизация типичных, стандартных операций отделов – на складах, в бухгалтерии и кадрах;
• повышение прозрачности рабочих операций;
• возможность организации собственного корпоративного механизма обучения персонала.

Несмотря на большой перечень преимуществ внедрения программ на основе ERP, у них есть ряд особенностей. Использование такой системы возможно только в том случае, если бизнес-процессы в организации полностью налажены. При этом необходимо обязательно проводить консалтинговую экспертизу, привлекая независимых специалистов. Это поможет оперативно выявлять ошибки и грамотно корректировать деятельность фирмы.

Прежде чем приступать к запуску программного продукта, следует тщательно проанализировать функциональные области, особенности производства, которые необходимо автоматизировать. Сегодня на рынке программного обеспечения представлено множество продуктов, которые реализовывают стратегию ERP. Это часто осложняет выбор оптимального варианта. Кроме того, тщательная подготовка нужна и на этапе внедрения системы. Чтобы все прошло быстро и успешно, стоит выбрать поэтапную реализацию проекта.

Если попытаться установить все компоненты программы одновременно, то это может привести к неприятным последствиям. Поэтапная методика внедрения ERP-системы работает на предприятиях с простой структурой и несложной производственной деятельностью.

ERP-программы

Рынок программного обеспечения постоянно пополняется новыми продуктами на основе ERP. Кроме того, многие разработчики уже популярных программ выпускают новые, расширенные и усовершенствованные версии. К наиболее востребованным эффективным ERP-системам относятся:

• 1С:ERP – решение для многопрофильных организаций, автоматизация крупного и среднего бизнеса;
• MS Dynamics ERP – многофункциональность, охват всех областей менеджмента;
• Compiere – наличие веб-интерфейса, совокупность модулей управления складами, финансами, документацией, электронными продажами, дистрибуцией;
• Adaptive Planning – инструмент для бюджетирования, доступ к отчетам и данным из любой точки мира;
• КОМПАС – доступ ко всем модулям управления;
• Sage ERP X3 – решение для среднего бизнеса, ведение полноценного налогового и бухгалтерского учета;
• FinancialForce – облегчение ведения бухгалтерии;
• Галактика ERP – оперативное решение управленческих и учетных задач;
• Tend ERP – автоматизация управления ресурсами фирмы, интеграция с множеством полезных для бизнеса сервисов.

Используя единую базу данных, можно получить информацию по запросу в считанные минуты. Все разрозненные документы можно привести к единой системе с упорядоченной иерархией. Упрощая рутинные операции отделов, ERP-система высвобождает большие объемы ресурсов, расширяет управленческие функции. Кроме того, она обеспечивает сохранность информации.

CRM или ERP?

Выбирая умную программу для организации и управления бизнес-процессами, предприниматели часто сталкиваются с проблемой выбора оптимального продукта. Чтобы определить, какую из систем CRM или ERP выбрать, следует разобраться в их различиях.

CRM-системы работают с целью построения диалога с клиентами таким образом, чтобы они пользовались услугами или покупали продукцию как можно больше и чаще. Цель ERP-систем – это обеспечение контроля над ресурсами фирмы, а также объединение отдельных элементов в единый эффективный механизм.

Выбрать систему можно по определенным параметрам. Для крупного бизнеса необходима программа, функционирующая на глобальном уровне. Для небольшой фирмы оптимальным решением станет переход на CRM-систему. Кроме того, данные программные продукты различаются по стоимости внедрения. К наиболее доступным относится программное обеспечение на основе стратегии CRM.