Должностная инструкция отдела закупок

Должностная инструкция – это документ, в котором прописаны все права, обязанности работника. Документ составляется для каждой должности, которая есть в компании, в том числе для сотрудника отдела закупок (ОЗ). Но перед составлением необходимо разобраться, чем именно занимаются эти специалисты. 

Важность должностной инструкции

Документ необходим любой компании, независимо от численности отдела, системы организации его работы. Инструкция используется для правильного подбора кадров, распределения обязанностей, повышения их квалификации. Вот еще несколько причин, по которым следует ее составить:

• легче найти ответственного в случае ошибки, конфликтной ситуации;
• новому работнику проще адаптироваться, если из инструкции он твердо знает, что ему нужно делать;
• инструкция ложится в основу оценки результатов деятельности отдела. На основе оценки руководитель отдела принимает решение о повышении, увольнении, премировании работника.

Документ формирует либо HR-специалист, либо начальник отдела. В небольших компаниях составлением часто занимается собственник бизнеса. Таким образом, в документе для работников отдела закупок должны быть прописаны такие данные:

• общие положения о должности – требования к профессиональной подготовке сотрудника, квалификация;
• задачи, функции и обязанности;
• права менеджера по закупкам;
• зона ответственности;
• взаимодействие с другими подразделениями или сотрудниками;
• мотивация работника, система расчета его гонорара.

Если инструкция составлена верно, и менеджеры работают в соответствии с ней, то продуктивность отдела повышается. Вот какие изменения наблюдаются в компании:

• издержки на закупки в структуре общих логистических затрат сокращаются;
• количество бракованной продукции становится меньше;
• закупки совершаются вовремя, то есть на складе всегда есть необходимое количество товаров;
• сокращается количество ситуаций, когда производство встало из-за нехватки материалов или сырья;
• число полученных и выполненных заявок растет.

Для чего нужен отдел закупок

Отдел закупок воспринимается многими предпринимателями просто как центр затрат. Считается, что это подразделение никак не влияет на итоговую прибыль фирмы. На самом деле это не так. Ведь именно ОЗ взаимодействует с поставщиками товаров или сырья и приобретает их на наиболее выгодных для фирмы условиях. Получается, что от работы отдела во многом зависит себестоимость продукции. Чем она ниже, тем больше будет разница с рыночной ценой и тем выше прибыль. 

Процесс содержит в себе целый ряд условий, которые непросто соблюсти. Важно не просто найти поставщиков с самыми выгодными условиями, но и правильно сформировать перечень и объем закупок. От этого тоже зависит выручка. Ведь только при правильной работе отдела запросы клиентов будут удовлетворены. 

Вот какие функции есть у отдела:

• приобретение нужного товара в необходимом количестве, исходя из потребительского спроса, сезонности и прогноза продаж в целом;
• поддержание высокой оборачиваемости товаров;
• организация доставки товаров со склада клиенту;
• взаимодействие с поставщиками, пока они отправляют и доставляют товар;
• разработка и проведение мероприятий, которые снизят долю расходов на заказ, хранение и транспортировку товаров;
• взаимодействие с другими отделами фирмы. 

В процессе работы ОЗ взаимодействует с логистами (они отвечают за доставку товаров), с финансистами (они производят расчеты с поставщиками) и с маркетологами (они определяют, что именно интересует потенциальных клиентов). В итоге работа отдела влияет и на остальные подразделения. 

Важной частью отдела являются менеджеры. Они распоряжаются львиной долей выручки компании и влияют на будущую прибыль. Поэтому важно контролировать их работу, в том числе за счет жестких ограничений по правам и обязанностям. 

Разные системы закупок – разные обязанности

Система закупок есть в любой компании, однако она отличается в зависимости от масштаба фирмы, продаваемых продуктов. Чем крупнее сеть магазинов, тем сложнее модель закупочной деятельности. Есть несколько наиболее распространенных моделей.

Напрямую от поставщика

Поставщики снабжают предприятие товара напрямую. Затраты на логистику – высокие, однако и роль менеджеров – минимальна. Они только вовремя формируют заказы, а составляющие каждой заявки определены руководством фирмы и поставщиком.

Через распределительный центр

Если компания работает с дистрибьютором, то прежде чем попасть на склад, товары хранятся в распределительном дистрибьюторском центре. В договоре между дистрибьютором и компанией определены товары, которые необходимо продать. Следовательно, отдел закупок отвечает только за определение необходимого количества продукции и транспортировку ее из распределительного центра на полки своих магазинов.

Менеджер по закупке

В традиционной системе закупок ассортимент разделяется на товарные группы или категории. Работник отдела анализирует количество той или иной товарной группы, спрос клиентов и только после этого формирует заказ. В отделе закупок будет разумным разделить работников на две группы: закупщики и категорийные менеджеры, каждый из которых отвечает за свою товарную группу. Их функции отличаются.

Категорийный менеджер

Категорийный менеджер должен выполнять такие задачи:

• формирование ассортимента, выбор и заказ товара для наполнения товарной категории. Например, в продуктовом магазине есть товарная категория «Газированные напитки». Но в разных магазинах в эту категорию входят разные SKU – Coca Cola, Pepsi, местные отечественные производители в таре разных объемов;
• проведение ассортиментной политики;
• управление закупками и поставщиками. Категорийный менеджер выбирает, с кем именно выгодно сотрудничать;
• контроль за перевозками товара;
• проведение маркетинговых мероприятий по продвижению своей товарной группы;
• контроль выкладки товара на полках магазина.

Обязанности менеджера по закупкам могут варьироваться, в зависимости от выбранной системы. Например:

• если за каждый период компания заказывает одинаковое количество и виды товаров, а поставщик сам занимается доставкой, то роль менеджера сводится к формированию заявки;
• если менеджер выступает в роли эксперта, то в числе его обязанностей может быть поиск товаров, которые магазин сможет продать в короткие сроки;
• если компания небольшая, то менеджер по закупкам одновременно является логистом. Он меньше внимания уделяет непосредственно поиску поставщиков. Его основной задачей становится обеспечение магазина стабильными поставками в срок. 

Закупщик

Закупщик в оргструктуре отдела находится на ступеньку ниже. Он подчиняется менеджеру. В его зоне ответственности исключительно операции по закупкам: формирование, отправка заявки. Он принимает решение о том, сколько единиц должно быть заказано, определяет сроки, место и способ поставки товаров. 

Квалификация менеджеров

В должностной инструкции должны быть прописаны требования к квалификации работника. Конкретный перечень необходимых навыков утверждается в зависимости от модели закупок и зоны ответственности сотрудника. Вот общий перечень того, что он должен знать:

• методы управления финансовыми потоками для логистики;
• правила составления договора на поставку товаров;
• факторы, на которые следует обращать внимание при выборе поставщика;
• методы управления закупками и повышения их эффективности;
• методы и различные модели;
• операции, которые входят в процесс, и правила их выполнения;
• санкции, которые применяются к обеим сторонам при несоблюдении договора на поставку.

Кроме того, работники отдела много контактируют с представителями других подразделений, а также с поставщиками. Значит, требуется знание делового этикета, правил общения по переписке. 

Необходимые умения также прописываются в инструкции. Чаще всего от отдела закупок требуется следующее:

• выбор лучших условий приобретения товара и умение обосновать этот выбор;
• правильное оформление документов – как договоров с поставщиками, так и внутренней отчетности;
• поддержание отношений с постоянными поставщиками или с перспективными контрагентами;
• получение информации о том ассортименте, который предлагает поставщик, и анализ этих данных;
• проведение обзора рынка поставщиков, сравнение их;
• ведение переговоров;
• укрепление имиджа, репутации своей компании за счет правильно выстроенных отношений с контрагентами. 

Руководитель отдела

Для руководителя подразделения необходима отдельная инструкция, ведь его обязанности отличаются. Он может наравне с менеджерами заниматься закупками или вести переговоры. Но у него есть и дополнительные обязанности:

• организация работы подчиненных, распределение полномочий между сотрудниками;
• согласование с руководством фирмы кадровые перестановки в подразделении;
• контроль за работой персонала;
• утверждение конечного плана закупочных мероприятий;
• анализ конкурентной среды;
• формирование требований к товарам, в соответствии с которыми менеджеры ищут поставщиков.

Мотивация отдела закупок

Система мотивации персонала строится по классическому методу: часть гонорара за работу сотрудник получает гарантированно в виде оклада. Вторая часть представляет собой премии, размер которых определяется на основе плановых показателей. В отделе закупок можно ориентироваться на такие метрики:

• выполнение плана закупок;
• изменение цен на товары в выгодную для компании сторону;
• оборачиваемость приобретенной продукции;
• доля выполнения заявок на закупку.

Можно ввести дополнительные метрики для мотивации, которые будут зависеть от специфики предприятия. Например, можно отслеживать долю бракованных экземпляров, процент рекламаций или долю невыполненных заявок.

Должностная инструкция – это тот документ, который должен быть объемным. Чем подробнее будут описаны требования, права и обязанности отдела, тем продуктивнее будет его работа.