Должностная инструкция начальника отдела продаж

Начальник отдела продаж или РОП – работник, который организует деятельность своих подчиненных – менеджеров, продавцов-консультантов. Благодаря правильной организации рабочего процесса менеджеры выполняют планы по продажам, обучаются и повышают свою квалификацию.

Для чего нужна инструкция

Должностная инструкция – это документ, с которым знакомится руководитель отдела на этапе трудоустройства в организацию. Документ используется для систематизации бизнес-процессов, контроля за сотрудником. 

Инструкция полезна как для самого РОПа, так и для директора предприятия. Начальнику отдела сбыта она помогает руководить своим подразделением, выстраивать правильные отношения с коллегами из других отделов. Директору предприятия инструкция позволяет контролировать работу РОПа. Фактическая деятельность сравнивается с тем, что написано в инструкции, как с эталоном. В зависимости от степени соответствия РОПу выплачивается зарплата, назначаются штрафы или он увольняется. 

Кроме того, инструкция необходима обеим сторонам в том случае, если между РОПом и его руководителем возникнет конфликт. Документ поможет определить, какая из сторон права. 

Состав должностной инструкции

Документ составляется по типовому скелету – списку подразделов, которые необходимы вне зависимости от сферы деятельности компании. Вот что входит в инструкцию:

• основной раздел;
• функции;
• права;
• ответственность.

Далее к этим разделам добавляются дополнительные пункты, которые связаны со специфической деятельностью предприятия. Например, если руководитель отдела сбыта самостоятельно оценивает работу своих подчиненных, то именно в должностной инструкции нужно прописать принципы оценки. 

Основная часть

Первый раздел документа является стандартным для большинства компаний. В нем прописываются такие положения:

• название подразделения, в котором трудится работник. В рамках описания подразделения прописываются сотрудники, которые подчиняются руководителю. Также важно указать, кому подчиняется сам РОП. Обычно это генеральный директор, однако если структура предприятия – сложная, то начальником РОПа может быть коммерческий директор;
• соответствие деятельности начальника отдела Трудовому Кодексу, законодательным актам и внутренней документации компании, например, ее уставу. 

В основной части указываются навыки, которыми должен владеть кандидат на должность РОПа. В соответствии со списком навыков и знаний работник отдела кадров и директор предприятия отбирают подходящего кандидата среди всех соискателей и оценивают его на собеседовании. Важно не перегружать должностную инструкцию требованиями к начальнику отдела продаж. Многие компании хотят видеть в штате идеальных специалистов, которые и техники продаж знают, и иностранными языками владеют, и имеют дипломы о дополнительных образованиях в сфере бизнеса. Не следует все это указывать в инструкции, достаточно прописать те навыки, которые позволят РОПу наращивать объем сбыта. 

Вот что нужно требовать от руководителя:

• знание свойств, способов применения продаваемых услуг и товаров;
• знание скриптов продаж, если они уже введены в отделе, или умение их составлять, если они еще не внедрены;
• наличие лидерских качеств, знание психологии, чтобы мотивировать каждого подчиненного индивидуально;
• умение анализировать отчетность и работать с информацией;
• умение составлять тактические и стратегические планы.

К списку навыков добавляется порядок подчинения РОПа директору предприятия и процедуру замены руководителя рядовыми менеджерами. Последнее будет использоваться в те периоды, когда РОП в отпуске и его функции берут на себя менеджеры. 

Функции

Второй раздел инструкции – ключевой, ведь именно там прописывается все, чем будет заниматься руководитель отдела продаж в компании. Функционал условно можно разделить на два направления: личные продажи и организация работы менеджеров. 

При составлении перечня функций директор предприятия должен держать фокус внимания только на основной деятельности РОПа – на поддержании работоспособности отдела. Значит, в инструкции большая часть функций должна быть связана именно с этим направлением. Второстепенные задачи, которые отнимают время РОПа и не позволяют ему сконцентрироваться на повышении объема сбыта, можно не прописывать. К таким второстепенным задачам относятся все дела в рамках личных продаж – обзвоны клиентов, составление коммерческих предложений. 

Перечень функций отличается в разных фирмах, но есть несколько стандартных обязанностей, которые берет на себя руководитель:

• составление плана продаж – общего для всего отдела и персонального для каждого менеджера;
• своевременная корректировка плана, например, при изменении ситуации на рынке;
• постановка задач подчиненным и контроль за их выполнением;
• сопровождение сотрудников, помощь в решении сложных ситуаций;
• организация или проведение мероприятий по обучению подчиненных;
• организация мероприятий по адаптации новых продавцов;
• контроль за погашением дебиторской задолженности.

Все функции сопровождаются дополнительными задачами. 

Планирование

Руководитель работает с двумя типами планов:

• общий по компании. В большинстве фирм он не разрабатывается РОПом, а поступает в отдел от директора предприятия. Однако в некоторых случаях план продаж разрабатывается методом «снизу-вверх», то есть начальник отдела участвует в разработке плана;
• частные планы. Их руководитель составляет для подчиненных. Они соответствуют общему плану, однако являются краткосрочными, чаще всего со сроком на один месяц. 

Декомпозиция

Несколько имеющихся в компании планов начальник отдела сводит воедино, а затем декомпозирует, то есть разделяет на более простые задачи. Декомпозиция предполагает не единоразовую, а непрерывную работу. Например, если работники не смогли добиться нужной выручки в один из дней, то недостигнутый остаток нужно распределить на оставшиеся дни месяца.

Мотивация

Разработка системы мотивации – еще одно направление деятельности РОПа. Есть два вида: командная (для стимулирования одновременно всего отдела) или индивидуальная (для стимулирования одного менеджера). Задача руководителя заключается в комбинировании нескольких методов мотивации: материальной и нематериальной. Чтобы правильно применять материальное поощрение, руководитель рассчитывает допустимый размер премий и определяет показатели, за достижение которых выплачивается поощрение.

Организация работы

Взяв на себя функцию по организации работы отдела, РОП выполняет такие задачи:

• контроль за ходом рабочего дня, а затем корректировка его распорядка, чтобы повысить эффективность;
• выбор и внедрение необходимых форм отчетности, чтобы проверять промежуточные и итоговые результаты;
• внедрение новых инструментов, программ, которые повысят результативность работы. 

Контроль

Сбор и анализ отчетности тоже является задачей менеджера. В регламенте важно обозначить, какие обязательные формы отчетности руководитель должен собирать с менеджеров. Например:

• ежедневные по выполненным задачам;
• еженедельные с результатами продаж;
• ежемесячные, ежеквартальные, в которых сравнивается план продаж и фактический объем сбыта. 

Обучение

Несмотря на то что начальник отдела имеет право самостоятельно определять темы обучающих уроков, руководство фирмы задает направления обучения. Обычно от руководителя требуется следующее:

• первичное обучение, которое должен пройти каждый новый сотрудник. Обязанность руководителя – донести до новичков ценности компании, миссию, базовую информацию о продукции и клиентах;
• стратегическое. РОП обязан проводить его, когда внедряет новое ПО в работу отдела. Тогда тренинг должен быть посвящен новому инструменту, чтобы сотрудники использовали его правильно;
• точечное. Оно необходимо, чтобы устранить проблемы в работе отдела. 

Ответственность

Третий подраздел включает перечень оснований, по которым руководитель отдела может быть привлечен к ответственности. Например, за разглашение конфиденциальной информации. Важно помнить, что наказание за проступок не прописывается в должностной инструкции. За серьезное нарушение наказание определяется в ходе юридических разбирательств. Но если нарушение – мелкое, то работник штрафуется, а размер штрафа определяется принятой в компании системой мотивации. 

Вот несколько идей, что можно вписать в раздел ответственности РОПа:

• выполнение плана продаж отделом;
• соответствие работы отдела внутренним документам и распоряжениям;
• сохранность материальных ценностей, вверенных начальнику отдела;
• соблюдение инструкции и остальных внутренних регламентов. 

Права

Кроме обязанностей, у начальника отдела есть права, их тоже надо указать в инструкции. Права РОПа могут отличаться в зависимости от размера компании, ее организационной структуры, отраслевой принадлежности и типа контрагентов, с которыми она взаимодействует. Часто у руководителя есть такие права:

• вносить изменения в технологии продаж, совершенствовать их, если это требуется для повышения объема сбыта;
• самостоятельно заниматься подбором персонала в свой отдел, принимать на работу или увольнять неэффективных менеджеров;
• самостоятельно разрабатывать план обучения в соответствии с бизнес-процессами или пробелами в знаниях у сотрудников.

Служебные связи

Внутри организации РОП вынужден взаимодействовать с другими работниками. Если компания – крупная, то есть в ней много подразделений или филиалов, то директор должен прописать в должностной инструкции начальника отдела продаж пункт про внутрикорпоративное общение. Корректно описанные пункты помогают избежать конфликтов между сотрудниками. 

Когда инструкция составлена и утверждена, ее необходимо распечатать в единственном экземпляре на фирменном бланке. Чтобы документ вступил в силу, нужно ознакомить с ним сотрудника под подпись. 

Дополнительные разделы

Кроме прав, обязанностей начальника отдела можно указать в регламенте систему его мотивации. Она необходима, чтобы сотрудник взял на себя ответственность за подчиненных. Система мотивации прописывается только тезисно, а детали (например, конкретный размер премии, оклада, а также связанные KPI) можно указать в регламенте отдела продаж или в трудовом договоре. 

В должностной инструкции можно указать общие положения мотивации. Например, материальные и нематериальные инструменты. Особое внимание следует уделить нематериальным приемам. В инструкции можно указать, какие карьерные перспективы есть у РОПа, на какие поощрения он может рассчитывать. 

Редактировать инструкцию нужно по необходимости, например, когда меняется организационная структура компании, перераспределяются обязанности между отделами и т. п.