Для чего нужен организации план работ

План работ – это документ, где описываются цели компании и действия, которые она должна предпринимать, чтобы достигнуть целей. Главная задача документа заключается в повышении организованности, а также в донесении информации до сотрудников и их мотивировании. 

Что дает компании план работы

Все планы работ едины по своему содержанию. В документе описываются цели компании, выраженные в числовых значениях. Например, необходимый размер выручки в рублях, количество клиентов в базе. Затем цель декомпозируется и в документ вносятся действия для ее достижения. Для каждого этапа прописывается ответственное лицо и сроки выполнения. 

Наличие подобного документа дает компании такие преимущества:

• стратегия составляется с опорой на план, следовательно, она соизмерима имеющимся ресурсам и возможностям;
• необходимость в ресурсах (человеческих, трудовых, финансовых) можно спланировать заранее и подготовить их к началу выполнения очередного этапа;
• если наблюдается избыток ресурсов, то его можно направить на наиболее важные или перспективные направления. Если бы документа в организации не было, то ресурсы бы простаивали, то есть использовались бы неэффективно;
• работу персонала можно корректировать по ходу выполнения, так как у руководителя направления есть план и ориентир в виде необходимого конечного результата;
• персонал больше мотивирован, ведь благодаря документу работники понимают, что от них требуется.

Однако чтобы получить все преимущества, необходимо составить документ правильно. За его формирование отвечает собственник предприятия и несколько топ-менеджеров, руководителей подразделений. Однако именно собственник берет на себя и все риски. Самым большим риском считается невыполнение плана, связанное с нереалистичными целями.

Какие бывают планы работ

Перечень мероприятий по достижению можно классифицировать по нескольким признакам. Например, срок для реализации задуманного. Документ можно составить на краткосрочный, среднесрочный и долгосрочный периоды.

Вторая характеристика – виды целей. Есть планы стратегические или тактические, а также составленные специально для структурного подразделения: для отдела кадров, сокращение издержек, повышение продаж. Следовательно, собственник фирмы может спланировать работу своих подчиненных на любом уровне: составить план для всей компании, для отдела или для сотрудника.

Принципы формирования плана работ

Чтобы документ довел компанию до нужного результата, при его составлении нужно учитывать такие принципы:

• прежде чем составлять план (особенно если он связан с продажами или производством товаров), необходимо проанализировать экономические условия рынка;
• при формировании цели нужно применять технику SMART. Она делает цель конкретной, измеримой, ограниченной во времени;
• цифры, к которым компания будет стремиться, должны быть реальными, то есть соответствовать ресурсам предприятия;
• при составлении стратегии необходимо учитывать, что на рынке могут произойти внезапные изменения. Значит, он должен оставаться гибким;
• документ важно разделить на этапы и для каждого прописать не только обязательный этап, но и альтернативный, на случай, если ситуация на рынке изменится или ресурсов окажется недостаточно;
• важно помнить, для кого составляется руководство. Если документ формируется для отдельного сотрудника, то не стоит строить долгосрочные планы. Подойдет кратко- или среднесрочное руководство.

Порядок составления плана

Прежде чем составлять документ, необходимо провести подготовительную работу. В рамках подготовки будут определены сильные, слабые стороны, а также возможные проблемы, которые могут возникнуть в процессе достижения цели. Используется SWOT-анализ:

1. Внимание фокусируется на конкретном направлении бизнеса и выявляются сильные стороны, которые есть у компании в рамках этого направления. Например, доступные инновационные технологии, современное оборудование или квалифицированные кадры.
2. Выявляются слабые стороны, которые могут помешать фирме в достижении цели. Например, зависимость от валютного курса, ненадежные поставщики.
3. Определяются возможности. Они должны быть основаны на сильных сторонах, чтобы компания могла управлять возможностями.
4. Определяются угрозы на основе слабых сторон. 

Вероятные возможные и угрозы необходимо знать еще до составления документа, поскольку они влияют на конечную цель предприятия и на альтернативные варианты развития событий, которые так же прописываются в документе.

После выполнения SWOT-анализа можно сформулировать цель. Для формулировки цели стоит использовать SMART-технику. Правильно составленная цель соответствует пяти критериям:

• конкретная. Необходимо избегать пространственных формулировок;
• измеримая. Цель нужно выразить в цифрах или показателях;
• амбициозная. Руководство по достижению цели следует составлять в том числе для того, чтобы развивать компанию, то есть чтобы предприятие увеличивало производство, продажи или иначе росло;
• ресурсная. Сырья, оборудования, мощностей должно хватать на реализацию цели;
• ограниченная во времени. Иначе достижение цели и выполнение задач растянется на неопределенный срок.

На следующем этапе крупная цель декомпозируется, то есть разделяется на несколько последовательных или параллельных задач, которые нужно выполнить. Важно определить проблемы, способные помешать прохождению этапов. Производится оценка каждого риска по двум критериям: вероятность возникновения проблемы и влияние на работу компании. 

На этом подготовительная работа заканчивается и руководитель может приступить к составлению документа. Необходимо начать с разработки структуры. Обычно документ содержит:

• вступительную часть. Это смысловой блок, в котором объясняется необходимость в документе. Вступительная часть необходима для подчиненных, чтобы вызвать интерес к руководству и мотивировать к работе;
• основную часть. В ней должны быть прописаны все мероприятия, которые нужно выполнить. В перечне мероприятий нужно указать сроки выполнения и ответственного сотрудника. Список мероприятий можно составляться в хронологическом порядке. Однако если для достижения цели необходимо работать одновременно по нескольким направлениям, то допускается группировать мероприятия сначала по направлениям работы, а внутри каждого подраздела – по времени старта этапа;
• описание мероприятий. Необходимо указать, что именно должно быть выполнено, чтобы сотрудники и руководитель понимали план работ однозначно. Можно прописать более подробный список действий. 

Важно указать сроки реализации мероприятий. Необходимо прописать время старта, время окончания и резервное время на случай, если возникнуть непредвиденные сложности. 

Последний этап – внедрение плана работ и контроль за его выполнением. Лучше всего разработать систему KPI, то есть выбрать несколько показателей, которые покажут результаты выполнения отдельных мероприятий. Затем ответственные сотрудники будут сдавать отчеты по выбранным метрикам. По достижении нужных результатов сотрудника нужно премировать, чтобы мотивированность на решение задач оставалась высокой. 

Планы работ для подразделений

Вышеуказанный алгоритм действий подходит для составления планов работ для всей организации. Но есть руководитель пишет отдельный документ для подразделения, то нужно учитывать его особенности. В отличие от стратегического плана для всей фирмы, такой документ будет основан только на ресурсах одного отдела. Например, у фирмы есть стратегическая цель – повысить продажи на 30 % за год. Эту цель можно достигнуть за счет работы с уже имеющимися клиентами и за счет привлечения новых клиентов. Отдел продаж не имеет ресурсов для привлечения клиентов – этим занимаются маркетологи. Однако в зоне ответственности отдела продаж находится уже собранная клиентская база. То есть план должен включать соответствующие мероприятия: обзвон базы, допродажи, послепродажное обслуживание. 

Вот какие принципы составления руководства действий для отдела есть:

• цель компании и цель отдела не должны противоречить друг другу – ни по смыслу, ни по срокам реализации;
• в документе нужно учесть всех сотрудников. Только так формируется коллективная ответственность;
• контроль за выполнением задач берет на себя не собственник предприятия, а руководитель отдела. 

Если руководителю требуется, он может составить личные планы работ для каждого работника. Важно, чтобы планы были у всех подчиненных, а не только у сильных или отстающих работников. Личные планы могут быть не так формализованы как документы для предприятия или отдела. Так личный план не нуждается в одобрении собственника фирмы, то руководитель отдела может формировать списки задач в дашборде или других программах.

Как планировать продуктивно

Если план работ оказался бесполезен и не довел компанию до цели, значит, проблема в руководителе, который составлял документ. Скорее всего, он допускал такие ошибки:

• излишнее внимание уделял деталям. Сперва необходимо составлять скелет, в который будут включены только крупные мероприятия и задачи. Детали каждого этапа можно опускать, если работник достаточно квалифицирован, чтобы понимать суть этапа по общему описанию. Но если дополнительное описание требуется, то его можно создавать в процессе реализации плана работ;
• записывал цели и задачи в разных документах. Из-за этого могла возникнуть путаница, а работники могли упустить один из важных этапов;
• необъективно оценил ресурсы компании и время, необходимо для выполнения задач. В итоге у работников были слишком сжатые сроки, они не смогли выполнить план, не получили премию или оказались оштрафованы. Мотивация на дальнейшую работу упала, что негативно сказалось на выполнении следующих задач;
• собственник записал в документ задачи, не актуальные для компании. Они не имеют отношения к цели, поэтому после их выполнения фирма не приблизилась к нужному результату;
• неверно оценены ресурсы. Среди собственников встречаются две ошибки – количество ресурсов занижено или завышено. В первом случае цель получается недостаточно амбициозна и компания теряет прибыль. Во втором случае выполнение плана срывается по срокам из-за того, что ресурсы иссякли. Важно помнить, что на момент составления документа всего объема требуемых ресурсов может и не быть, однако руководитель должен представлять, где и когда получится их взять. Например, если продажи стабильные, то можно учитывать ту прибыль, которая будет получена в ближайшем будущем.

Важно перед внедрением плана ознакомить с ним сотрудников, как минимум, руководителей подразделений. Затем он могут провести планерки со своими подчиненными. Далее план всегда должен оставаться на виду. Например, в отделе продаж можно повесить ту часть документа, где описываются планы именно по продажам. Необходимо сделать визуализацию целей с помощью календаря мероприятий. Кроме этого, можно ввести данные в CRM-систему, чтобы менеджеры в автоматическом режиме каждое утро получали цель на день. 

В отношении планов работ есть еще одна ключевая ошибка – собственники относятся к ним несерьезно. На самом деле этот документ должен стать основой всего взаимодействия между сотрудниками.