Дистанционное управление сотрудниками
С каждым годом рынок дистанционного управления увеличивается в среднем на 12 %. Растет спрос на удаленные услуги в сфере маркетинга, программного обеспечения, информационных технологий. Это объясняет необходимость содержания удаленной команды для выполнения определенных обязанностей. Чтобы повысить эффективность дистанционной работы и управления персоналом, от руководителей и топ-менеджеров требуется задействовать необходимые навыки для построения команд, позаботиться о ПО.
Преимущества удаленного управления командами
Передача определенной части задач на аутсорсинг позволяет фирме существенно экономить ресурсы, в частности финансовые. Нет необходимости арендовать большой офис и обустраивать рабочие места, закупать современную технику и оборудование. К другим, не менее значимым преимуществам относят возможности:
- найти и привлечь к работе высококвалифицированные кадры из разных городов и даже стран;
- выплачивать заработную плату за фактически выполненную работу или количество отработанных часов, а не за полный день.
Если запланирован большой проект, над которым нужно трудиться непрерывно, то можно нанимать сотрудников из разных часовых поясов, что позволит работать круглосуточно. Чтобы удаленная команда была эффективной и приносила компании прибыль, необходимо следовать действенным методикам найма, адаптации, мотивации и контроля сотрудников.
Возможные трудности
Многие руководители и топ-менеджеры смогли убедиться лично, что дистанционное управление работниками имеет определенные проблемы, главная из которых заключается в отсутствии ощущения сплоченности и командного духа. Начальству придется не только поддерживать общение с командой на расстоянии при помощи современных средств связи, но и задействовать инновационные технологии для оперативного решения задач в режиме онлайн, проведения совещаний. К тому же для заключения сделок и совершения операций необходимы подписи ответственных сотрудников, поэтому без реальных встреч с ними не обойтись. Этот момент важно продумать заранее.
Для результативной дистанционной работы от руководителя требуется жесткое регламентирование всех значимых процессов, проведение регулярных планерок, поддержание мотивации и отслеживание эффективности каждого работника. В случае возникновения форс-мажорных обстоятельств или срочных дел важно позаботиться об оперативной связи с подчиненными.
Руководителю тяжело следить за всеми процессами одновременно, поэтому без делегирования полномочий не обойтись. Для этого нужно научиться доверять сотрудникам. Дистанционное управление не позволяет отслеживать каждую мелочь, из которых и выстраивается бизнес. Чтобы избежать возможных трудностей и свести к минимуму риски, набирайте в свою команду только квалифицированный персонал, способный адаптироваться к разным ситуациям, самостоятельно принимать решения и нести за них ответственность, творчески мыслить и работать в режиме многозадачности.
Необходимые инструменты для дистанционного управления персоналом
Для начала необходимо определиться с количеством удаленных сотрудников. Если их больше 10, то для эффективного управления и контроля рекомендуется разделить их на несколько групп, закрепив за каждой менеджера или руководителя. Для облегчения работы команды и контроля за ее деятельностью не обойтись без использования различных инструментов.
Выбор системы для удаленного управления командой
Эффективное дистанционное управление нельзя представить без CRM-системы. Иными словами, необходимо создать «виртуальный офис», для доступа в который потребуется иметь интернет-соединение. К числу популярных систем относят:
- Trello. Платформа отличается простым интерфейсом. Она предлагает возможность создавать доски для каждого проекта, распределять задачи между членами команды, устанавливать сроки.
- YouGile. ПО для успешного управления проектами и персоналом позволяет команде свободно общаться между собой. Каждый сотрудник сможет выбирать подходящие для себя задачи, обсуждать спорные моменты, получать оповещения.
- Asana. Интуитивно понятная система для комфортной работы с проектами. Ее применяют многие известные российские и зарубежные компании. Она позволяет не только распределять задачи и контролировать работу, но и общаться, отслеживать эффективность.
- Jira. Инструмент, который предусматривает все возможные функции для организации бизнеса, в том числе интеграцию с различными облачными сервисами.
- Microsoft Teams. Система, помогающая организовать функциональное рабочее пространство, доступное каждому члену команды. Для удобства предусмотрены все важные моменты – чаты, аудиосообщения, видеосвязь, заметки, уведомления.
- «Битрикс24». Система от российских разработчиков также предлагает достойный интерфейс и разнообразный выбор инструментов. Она объединяет в себе такие возможности, как планирование и распределение задач, совершение звонков, сбор и анализ данных, контроль работы сотрудников.
Для эффективного управления многие руководители применяют сразу несколько систем. Необходимо сравнить возможности каждой из них и выбрать те, которые подойдут именно вашему коллективу. Если речь идет о привлечении большого количества специалистов для реализации серьезного проекта, то лучше выбрать «Битрикс24», а если это небольшая команда, то в качестве системы подойдет «Трелло».
Дополнительные инструменты
Облегчить рабочий процесс позволят дополнительные программы и приложения, которыми смогут пользоваться все сотрудники. В качестве примеров стоит рассмотреть самые популярные и удобные инструменты:
- Slack. Понятный мессенджер для общения и обмена данными. Его преимуществом является возможность интеграции с «Трелло» и другими распространенными системами.
- Zoom. Удобный сервис, позволяющий организовывать конференции и совещания по видео. На связи одновременно может находиться несколько сотен участников.
- Zapier. Платформа интегрируется с «Трелло», помогает упорядочить данные.
- Google Docs. Популярный инструмент для работы с документами. Ресурс позволяет открывать доступ к данным сразу нескольким людям, которые могут вносить изменения, оставлять комментарии, копировать или вставлять нужную информацию;
- Canva. Платформа для коллективной работы, в которой удобно составлять диаграммы, отчеты, презентации и прочие графические материалы.
- Miro. Сервис представляет собой интерактивное виртуальное пространство для обмена идеями и размышлениями. На доске можно оставлять стикеры, рисовать, писать, делать заметки или напоминания.
Даже распространенные социальные сети могут стать дополнительным инструментом. Например, ВКонтакте позволяет сделать закрытую группу, в которую будут приглашены только работники компании. В сервисе можно создать доску объявлений, загружать важные файлы, создавать альбомы, которые будут выступать в роли папок, общаться в чате.
Корпоративная безопасность
Удаленная работа предполагает хранение большого количества информации на телефоне, ноутбуке и прочих устройствах. Поэтому важно позаботиться о защите данных. Для этого предусмотрены специальные программы, которые необходимо установить каждому сотруднику.
Для хранения паролей от разных систем, социальных сетей, почт можно воспользоваться ПО 1Password. Norton 360 предоставляет пользователям больше возможностей. Программа не просто защищает устройство от вирусов, но и делает резервную копию данных в облачном хранилище.
Отбор сотрудников для дистанционной работы
Выбирая сотрудника на определенную должность, необходимо обращать внимание на его личные и деловые качества:
- инициативность и коммуникабельность, умение работать в команде. Сотрудник должен свободно общаться, уметь доносить свою точку зрения, правильно излагать мысли, прислушиваться к коллегам;
- понимание современных программ и технологий. Сотруднику нужно хорошо разбираться в компьютере, уметь искать и анализировать информацию, свободно пользоваться необходимыми программными продуктами;
- организованность. Для удаленной работы важно уметь правильно организовать собственное время, выполнять задачи в оговоренные часы. Руководитель должен иметь стопроцентную гарантию, что команда справится с поставленными задачами точно в срок.
Нанимать на работу стоит тех, кто действительно умеет и любит работать дистанционно. Какой бы привлекательной ни казалась удаленная работа, всё же не каждый сможет справиться с таким режимом. Кто-то будет постоянно отвлекаться на домашние дела или не сможет долго сидеть на одном месте. Отсутствие качественной связи и интернет-соединения также может стать серьезной проблемой.
Поэтому рекомендуется понаблюдать за кандидатом в течение нескольких дней, чтобы оценить его возможности. Обычно достаточно 2–3 дней, чтобы понять, сможет ли человек хорошо справляться со своими обязанностями на расстоянии.
Исследования подтверждают, что количество рабочих мест для удаленных сотрудников неуклонно растет. На 2022 год они составляют уже 35 % от трудоспособного населения. Поэтому современным компаниям и их руководителям стоит учитывать эту тенденцию и адаптироваться под особенности относительно нового вида организации наемного труда.
Адаптация и мотивация
Новичкам тяжело сразу вписаться в уже сформированную команду и качественно справляться со своими обязанностями. Чтобы они быстрее адаптировались к коллективу, потребуется потратить личные и временные ресурсы. Для этого можно прибегнуть к следующим методам:
- познакомить работника с командой, рассказать о целях и задачах фирмы;
- посвятить сотрудника в его должностные обязанности, в случае необходимости провести обучение;
- создать сервис поддержки для оперативной помощи и предоставить персоналу свободный доступ к нему;
- организовать онлайн-семинары и тренинги, которые помогут адаптироваться к имеющейся корпоративной культуре.
Сотрудники, которые работают на благо фирмы, должны иметь возможность карьерного роста, что станет для них хорошей мотивацией. В качестве других, не менее действенных инструментов для поддержания мотивации можно использовать:
- введение системы грейдов, которая предусматривает несколько ступеней, ведущих от новичка к гуру;
- возложение обязанностей менеджера на определенных работников;
- проведение дополнительного обучения, что позволит персоналу расширить сферу деятельности и свои компетенции, развить новые навыки, а следовательно – увеличить оплату труда.
Не стоит забывать о материальной мотивации. Ничто не заставляет сотрудников работать лучше, чем прибавка к заработной плате или же премия. Хорошим дополнительным бонусом станет еще один выходной, комфортное рабочее место (например, руководитель может выделить средства на покупку нового компьютера, кресла), оплата профессиональных курсов. Поэтому система мотивации и вознаграждения должна стать обязательной составляющей корпоративной культуры.
Дистанционное обучение и управление коллективом
Качественное управление любой командой не обходится без продуманного менеджмента. Чтобы повысить работоспособность персонала и общую эффективность, необходимо осуществлять грамотное управление. Для этого необходимо:
- четко ставить цели и задачи;
- разграничивать полномочия;
- распределять временные и финансовые ресурсы;
- контролировать качество выполняемых работ;
- своевременно выявлять и устранять ошибки.
Важно позаботиться о возможности развития коллектива. Регулярное и качественное обучение удаленных работников считается неотъемлемой составляющей их мотивации. Небольшие рабочие коллективы не всегда могут позволить расходы на курсы по повышению квалификации или освоению необходимых навыков. Решить проблему можно при помощи веб-семинаров, тренингов, корпоративного обучения, которые дадут возможность развиваться и продвигаться по карьерной лестнице.
Важно, чтобы программа обучения была действительно полезной, основывалась не только на теоретической информации, но и на практике, иначе руководство и персонал зря потеряют время и силы. Итоги обучения должны фиксироваться в портфолио сотрудника и по возможности отражаться на заработной плате.
Выстраивание отношений и поддержание контакта
Дистанционное управление работниками требует от руководства еще больших усилий, чтобы создать в коллективе необходимую атмосферу и наладить взаимоотношения с каждым из членов команды. Удаленная работа не предусматривает личного общения, поэтому контакт может быть затруднен.
Современные технологии дают возможность задействовать все способы и инструменты для выстраивания отношений, обмена информацией и полезным опытом. Можно проводить конференции по видеосвязи, созваниваться по телефону, общаться в созданных чатах компании, в которых сотрудники смогут свободно делиться сведениями, вести обсуждения. Во время общения человек использует множество невербальных знаков, что еще раз подтверждает значимость личного контакта. Наличие расстояния между членами команды не должно стать проблемой для нормальной коммуникации.
Задача руководителя – создать такую атмосферу и применять инструменты, чтобы каждый член коллектива чувствовал себя максимально комфортно, не испытывал стеснения или неловкости, и смог настроиться на рабочую волну. Регулярное поддержание контакта позволит начальству и персоналу лучше узнавать друг друга, становиться сплоченной командой.
Контроль удаленных работников
Контроль – обязательная составляющая управления сотрудниками, особенно если речь идет о дистанционной работе. Существует два вида контроля:
- Процессный. Необходим в случае трудоустройства новичка или же при недостаточной квалификации работника. Для этого нужно регулярно отслеживать, насколько грамотно он выполняет свои обязанности, какие у него слабые стороны. Если потребуется, можно организовать корпоративное обучение.
- Выборочный. Осуществляется в том случае, если есть сомнения в профессионализме и ответственном подходе сотрудника к работе. Например, можно периодически совершать звонки, чтобы проверять наличие человека на рабочем месте, просить отправлять промежуточные отчеты. Не рекомендуется проводить контроль по отношению к тем сотрудникам, которые не вызывают подозрений, поскольку это может демотивировать их.
Благодарность и признание значимости сотрудников
Отличный инструмент мотивации работника – признание его успехов и положительная оценка стараний. Каждый сотрудник должен чувствовать свою значимость, получать моральное удовлетворение, понимать, что он способен быть полезным для компании и положительно влиять на ее работу и достижение поставленных целей.
Руководитель, выражая свое доверие к персоналу, тем самым позволяет ему самостоятельно выстраивать свою работу, планировать время и организовывать труд. Признание стараний станет хорошим стимулом, чтобы трудиться еще лучше.
Отдых и развлечения
Офисные работники часто устраивают корпоративы и прочие мероприятия в честь праздников и прочих важных событий. На расстоянии также можно сохранять приятельские отношения, создавать дружескую атмосферу, даже если работники никогда не виделись вживую. Задача руководителя или топ-менеджера – сделать коллектив сплоченным и настроить на позитивный лад.
Раз в 1–2 недели по завершении рабочего дня рекомендуется устраивать встречи в видеочатах, где можно свободно общаться, обсуждать разные темы и даже играть в игры. Есть немало развлечений для удаленных команд. Таким образом коллеги смогут лучше узнать друг друга, стать более свободными и раскрепощенными в общении.
Если в команде есть люди из одного города или соседних населенных пунктов, то можно устраивать личные встречи. Раз в год следует организовывать совместные выезды в разные страны на несколько дней. Подобные мероприятия позволят команде сплотиться, быть на одной волне, помогать друг другу, что в свою очередь положительно скажется на эффективности работы.
Легализация отношений с удаленными работниками
Одно из главных преимуществ для работодателей при удаленной работе – отсутствие необходимости официально трудоустраивать сотрудника и выплачивать за него налоги и прочие отчисления, а заработную плату можно просто переводить на банковскую карту либо электронный кошелек. Но это рискованно:
- налоговая или трудовая инспекция во время проведения очередных проверок может найти неоформленных работников и выписать за это серьезный штраф;
- если с сотрудником возникнут сложности или проблемы, например он сорвет сроки, начнет злоупотреблять своими полномочиями или действовать в своих интересах, распространит засекреченную информацию, вы никак не сможете на него повлиять.
Чтобы оградить себя от подобных трудностей, лучше всего легализовать отношения с удаленным персоналом. Для этого используется трудовой договор. Как и в случае трудоустройства офисных работников, в документе необходимо отразить все условия и нюансы. За дистанционных работников также придется выплачивать отчисления и налоги, оплачивать больничный и отпуск.
Самый простой вариант работы с удаленным сотрудником – если он является индивидуальным предпринимателем или самозанятым. В таком случае он будет сам оплачивать необходимые налоги и взносы за себя.
Распространенные ошибки и пути их решения
Чтобы не сорвать запланированные проекты и добиться желаемого результата, необходимо избегать ошибок, которые совершают многие руководители при дистанционном управлении персоналом:
- Навязывание собственного мнения. Начальник часто считает себя умнее своих подчиненных, поэтому его мнение является единственно верным. Но важно понимать, что квалифицированные сотрудники могут иметь больше компетенций и опыта в определенной сфере. Такие работники должны демонстрировать свой опыт, принимать самостоятельные решения и нести за них ответственность, а не следовать указам начальства.
- Чрезмерный контроль. В случае дистанционного управления командой многие руководители боятся, что что-то пойдет не так, поэтому стараются всё контролировать. Регулярные совещания, требования составлять итоговые, промежуточные и ежедневные отчеты о проделанной работе будут отнимать у работников слишком много времени и отвлекать от выполнения своих прямых обязанностей. Это негативно отразится на деятельности компании и работоспособности сотрудников.
- Неналаженная обратная связь. У каждого работника должна быть возможность обратиться к менеджеру в рамках рабочего графика, чтобы уточнить непонятные вопросы или решить возникшие проблемы. Отсутствие обратной связи может привести к застоям некоторых процессов, из-за чего снизится эффективность.
- Разные часовые пояса. В одной команде могут трудиться работники из разных городов и стран, следовательно, их часовые пояса будут различаться. Для проведения веб-семинаров, совещаний и обсуждения важных задач необходимо подбирать удобное для каждого члена команды время.
- «Грибной менеджмент». Лозунг «Держите их в неведении, предоставляйте неправдивую информацию и надейтесь, что они смогут добиться поставленных задач» не работает по отношению к настоящим специалистам. Сведения о целях и задачах проекта должны быть достоверными и доступными каждому.
- Недостаточный контроль. Если не уделять внимание срокам, не следить за качеством выполняемых работ и не проводить анализ эффективности управленческих процессов, можно не достигнуть поставленных целей.
- Выделение лучших и худших. У хорошего руководителя не может быть любимчиков и лузеров. Каждый член команды должен ощущать собственную значимость и ценность, а система грейдов должна быть справедливой и открытой.
Справиться с возможными трудностями помогут несколько полезных рекомендаций по эффективному дистанционному управлению сотрудниками:
- разработка бесперебойно функционирующих каналов связи. Можно организовать общий чат в «Телеграме», «Скайпе» и т. д. Некоторые CRM-системы предоставляют возможность проводить общие совещания;
- общение в режиме онлайн. Для укрепления доверительных отношений и создания чувства единства необходимо использовать видео- и голосовую связь. При помощи голоса можно придавать сказанному больше смысла, доносить важность сообщения, мотивировать персонал. Подключение видеосвязи станет существенным плюсом. Без нее нельзя обойтись при проведении совещаний;
- коллективное обсуждение актуальных тем и проблем. Все значимые задачи и этапы проектов должны выноситься на обсуждение в общий чат, чтобы подчеркнуть их значимость и развить у сотрудников чувство ответственности за выполнение обязанностей;
- ведение блога компании. Считается эффективным инструментом для поддержания обратной связи и коммуникаций, который также может стать хорошим способом для неформального общения. Это позволит создать определенные ценности и традиции у команды;
- тотальный, но ненавязчивый контроль. Важно придерживаться баланса, чтобы сотрудники могли чувствовать себя свободно, но при этом этапы и сроки работ не срывались;
- учет особенностей каждого сотрудника. В рабочем коллективе могут трудиться представители разных религий, национальностей и убеждений, поэтому нужно уважительно и внимательно относиться к каждому из них.
Первый месяц дистанционного управления сотрудниками может быть сложным для руководителя и коллектива. Но как только будут налажены бизнес-процессы, дела компании пойдут в гору. Предоставляйте работникам больше самостоятельности, мотивируйте их и хвалите, поддерживайте обратную связь, налаживайте коммуникации, и тогда сотрудники смогут стать настоящей сплоченной командой. Это позволит осуществлять эффективное управление на расстоянии и добиваться совместных результатов.