Диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта – инструмент, позволяющий повысить производительность и эффективность рабочих процессов, благодаря чему растет скорость и качество выполнения рабочих задач. Однако еще не все менеджеры проектов внедрили этот инструмент в обиход.

Что такое диаграмма Ганта

Gantt Chart, или диаграмма Ганта, – это метод визуального отображения всех этапов работ по проекту. Диаграмма визуально напоминает горизонтальный график. На нём отмечены контрольные точки – даты, к которым должны быть выполнены те или иные задачи. Благодаря такому графику участники проекта видят, что и в какой срок нужно сделать.

Диаграмма была названа в честь Генри Ганта. Однако он был не первым, кто придумал таким образом отображать процесс работы. Впервые горизонтальные гистограммы связал с выполнением рабочих задач инженер Кароль Адамецкий. Он использовал гистограмму, чтобы отмечать на ней выполненные действия в рамках одной рабочей задачи. Благодаря диаграмме он надеялся облегчить контроль за своими подчиненными и учет их эффективности.

До того как в производство и проектную деятельность было внедрено использование подобных визуальных инструментов, управленцы прописывали ход работы просто на бумаге. Однако такое планирование по функционалу и возможностям уступало графическим изображениям. Например, сейчас, используя специальные приложения, в которых предусмотрена возможность создавать диаграмму Ганта, можно увидеть и отследить:

• какие именно задачи входят в состав проекта;
• когда начинаются и заканчиваются отдельные этапы;
• длительность этапов;
• время, которое займет каждая задача;
• список сотрудников, вовлеченных в работу;
• точки, в которых пересекаются действия разных сотрудников. Например, результаты первой задачи, за которую отвечает одна команда, становятся фундаментом для выполнения второй задачи, находящейся в зоне ответственности второй команды.

Если использовать для построения диаграммы специальный софт, можно:

• вставлять ссылки на документы или файлы, необходимые сотрудникам из разных подразделений. Тогда работники получают доступ к файлам, минуя руководителя. Они не тратят время на запросы, самостоятельный поиск данных;
• оставлять комментарии к задачам. Эта функция необходима для быстрого взаимодействия работников из разных подразделений. Переписка в комментариях находится в открытом доступе для коллег руководителя проекта. То есть руководитель может контролировать, насколько оперативно работники решают возникающие проблемы;
• составлять отчеты о работе.

Из чего состоит диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта состоит из двух осей. На вертикальной в виде списка размещаются все задачи или этапы, которые есть в проекте, а на горизонтальной – срок, необходимый для реализации всего запланированного. Затем строятся горизонтальные отрезки, символизирующие задачу. Началом и концом становятся временные периоды на горизонтальной оси.

В диаграмме могут быть задачи двух типов: последовательные, которые необходимо выполнять друг за другом, и параллельные, которые можно выполнять одновременно. Как правило, последовательные связаны между собой. У параллельных задач может не быть взаимосвязи.

На графике можно расположить и другую информацию. Например, степень выполнения задачи в процентах, допустимый бюджет, сроки промежуточных дедлайнов. Вот какие важные элементы являются составляющими диаграммы:

• лицо, которое отвечает за выполнение;
• вехи. Это задачи, у которых нет четкого начала и конца. Но такие задачи используются, чтобы показать завершение части проекта;
• зависимости – одна из самых важных частей диаграммы. Если отдельные действия в рамках проекта плохо координированы, а зависимости не учтены, то проект не принесет компании ожидаемых результатов.

Есть три вида зависимостей между задачами:

• start-to-start. Этап 2 нельзя запустить в работу, пока не будет запущен этап 1. Например, магазин одежды хочет создать сайт и начать продавать товары через него. Продажи являются задачей 2, но они не могут быть начаты до того, пока не начнется выполнение первой задачи;
• finish-to-finish. Взаимосвязь задач заключается в моменте их завершения. Этап 2 нельзя считать законченным, пока не будет закончен этап 1. Например, проект по сдаче своего помещения под аренду имеет два этапа – поиск арендаторов и подписание договора. Пока договор не будет подписан, нельзя считать, что арендаторы найдены. Ведь без официальных бумаг устные договоренности не имеют силы;
• finish-to-start. Последующую задачу нельзя начинать до тех пор, пока не будет завершена прошлая задача. Например, чтобы запустить рекламу в Интернете, нужно сперва создать рекламный кабинет.

Когда будут определены линейные задачи, менеджер проекта сможет запланировать время и ресурсы, требуемые для выполнения того или иного этапа.

Как использовать диаграмму Ганта в бизнесе

Диаграмму легко адаптировать под любую работу, в том числе корпоративный или личный проект. Так как диаграмма встроена в большую часть приложений для смартфонов и ПО для компьютеров, чтобы ее использовать, достаточно создать в приложении простой список задач и обозначить даты их выполнения.

В бизнесе инструмент оказался наиболее востребованным среди следующих работников:

• топ-менеджеры и руководители отделов;
• менеджеры проектов;
• менеджеры по продуктам;
• аккаунт-менеджеры;
• собственники бизнеса;
• маркетологи и отдельные специалисты по продвижению бизнеса, например, SEO-специалисты;
• аналитики.

Благодаря простоте и эффективности диаграмму можно адаптировать для использования в любой нише. Однако чаще всего инструмент требуется в отраслях маркетинга, образования, культуры, IT, финансов.

Примеры использования диаграммы

Так как диаграмма Ганта является методом визуализации данных, инструмент будет актуален в любых видах работ, где руководителю важно следить за сроками их выполнения. Вот несколько идей, где в бизнесе можно использовать инструмент:

• Управление проектами. Это самая распространенная область использования диаграммы Ганта. Менеджеру инструмент поможет сформировать список задач, связанных с отдельным проектом, создать временную шкалу для каждой задачи, обозначить временные рамки и распределить ресурсы между участниками команды.
• Управление маркетинговыми кампаниями. Любая рекламная кампания – это тот же проект с набором мероприятий, задач и ответственных участников. Для успешной реализации кампании руководителю отдела маркетинга также требуется определить ответственных работников, распределить между ними задачи, а потом контролировать ход их выполнения. Если в программе, где строится диаграмма Ганта, есть возможность прикреплять файлы-отчеты к задаче, то контроль за работниками также можно осуществлять через диаграмму.
• Управление дизайнерскими проектами. С помощью программы дизайнер может контролировать ход ремонта помещения. Ведь дизайнерский проект также можно разделить на этапы ремонта и обустройства, взаимосвязанные друг с другом.
• Запуск продукта. Этот проект будет состоять из нескольких элементов – формирование бюджета, аналитика маркетинговых активностей, формирование команды, оценка рисков. Все элементы проекта по запуску будут связаны друг с другом.
• Управление контент-маркетингом в соцсетях. Это может быть подготовка контента, его публикация, аналитика, контроль за упоминаниями в соцсетях. Также в приложениях с диаграммой Ганта контент- или SMM-менеджер сможет указать инструменты, которые будут нужны на разных этапах ведения блога.
• Управление событийным маркетингом. В этой работе гистограмма помогает отслеживать процесс реализацию маркетинговой стратегии, эффективность команды. В качестве вех можно использовать ключевые действия работников, которые должны быть выполнены до, после или в процессе мероприятия.

Также диаграмма является подходящим инструментом для презентации проектов. Например, с помощью диаграммы Ганта представитель компании может рассказать о бизнес-идее инвестору. В диаграмме будут отображены сроки реализации задуманного, длительность, количество и суть этапов, ожидаемые результаты.

Диаграмма может быть использована и в общении с клиентами, если продукт изготавливается индивидуально для потребителя. Например, фирма работает в сфере строительства частных домов. Когда в отдел продаж обратится клиент, сотрудники расскажут ему о дальнейшем сотрудничестве с помощью диаграммы. В графике можно отразить порядок работы. Там же можно указать части платежей, чтобы клиент понимал, на каких этапах он платит деньги и что уже должно быть сделано к тому моменту.

Презентации с использованием диаграммы Ганта оказываются более эффективными, потому что графически отображенная информация является более наглядной для зрителей.

Как создать диаграмму Ганта

Простейшие графики можно создавать даже на альбомном листе, прописав порядок работы, а потом построить график и обозначить точки для самоконтроля. На графике следует отметить горизонтальные блоки, разбив делениями всю длительность проекта на небольшие временные интервалы. Затем задачи размещаются в графических шкалах. На этом этапе нужно на графике обозначить точки начала и конца работы над задачей.

Теперь необходимо определить расписание. Часто выполнение одной задачи можно разделить на промежуточные этапы, причем они будут взаимосвязаны. Например, чтобы приступить ко второму этапу, нужно дождаться информации, которая появляется в процессе выполнения первого этапа. Поэтому при построении расписания следует учесть все взаимосвязи. Те или иные активности не должны начинаться раньше, чем будут выполнены задачи, от которых они зависят. Затем с помощью графика можно определить приоритеты, сформировать наиболее рациональный план работы.

Microsoft Excel и Google Таблицы

Подобную диаграмму можно нарисовать на бумаге или создать в Excel. Тогда столбцы в таблице будут обозначать даты, а строки – этапы или задачи. Период, когда будет вестись работа по разным задачам, нужно закрашивать. Каждую активность можно маркировать разным цветом. Например, группировать задачи с помощью заливки одного цвета или подчеркивать их взаимосвязь.

У Excel есть плюсы:

• программа бесплатная;
• она проста в применении;
• можно создать один шаблон и использовать его в будущем для разных проектов.

Но функционал Excel ограниченный. К тому же создать гистограмму в этом приложении затратно по времени.

У Microsoft Excel есть аналог, работающий онлайн – Google Таблицы. Функционал программ похож, но порядок построения графика в Google отличается. Сперва необходимо создать файл-таблицу в облачном хранилище. Затем в свободных ячейках справа от таблицы написать даты проекта. Между исходными данными и датами будет расположена диаграмма.

В меню программы есть раздел «Формат». Необходимо зайти в него и выбрать кнопку «Условное форматирование». Откроется окно, в которое пользователь должен добавить правило и вписать свою формулу. В формуле участвуют следующие значения:

• первая ячейка с датами всего проекта;
• дата начала первой задачи;
• дата окончания работы над первой задачей.

Останется подставить свои значения в заданные ячейки, чтобы образовалась диаграмма.

У Google Таблиц есть преимущество перед Microsoft Excel. Созданную таблицу можно отправить коллегам через открытый доступ по ссылке. Сама программа бесплатная и использовать ее можно на компьютерах с любой операционной системой.

Создание в Google Таблицах шаблона или уникальной диаграммы занимает не более получаса. Работать над гистограммой могут сразу несколько сотрудников.

Но функционал у Google Таблиц также ограничен. Если руководителю потребуется обозначить в диаграмме проценты, степень выполнения задачи, зависимости между процессами, то придется указывать это отдельно.

Программное обеспечение

Специальные программы позволяют руководителям сэкономить время. Ведь диаграммы Ганта будет гораздо проще создавать и обновлять, используя разработанный для этого софт.

Программное обеспечение предназначено для автоматизации процессов, для создания и визуального отображения зависимости задач друг от друга, для поиска критических путей. К тому же программы, если они работают онлайн или предполагают командный доступ, облегчают одновременную работу над задачей сразу нескольких сотрудников. Любой член команды может проверить по графику, какие задачи запланированы и на каком этапе находится их выполнение. Те активности, в которых задействован сотрудник, он сможет корректировать самостоятельно. Например, менять статус, прикреплять файлы, записывать новую информацию. Эти данные смогут увидеть другие участники команды.

Некоторые компании, несмотря на удобство программ, предпочитают использовать привычные таблицы или бумажные графики. Отказ от современных решений объясняется их ненадежностью: часто в диаграммах записываются задачи, имеющие корпоративную важность. Если программу или аккаунт проект-менеджера взломают, эти данные могут попасть в руки конкурентов. Однако большинство разработчиков ПО предлагают надежную защиту и шифрование информации для защиты данных.

Среди самых популярных программ для построения диаграммы Ганта можно выделить несколько:

• LibreOffice Calc. Это ПО является аналогом Excel и работает по такому же принципу: пользователь создает таблицу с данными, а затем подготавливает диаграмму. В образовавшийся график можно добавить информацию по длительности работы. Если потребуется, вид диаграммы можно форматировать.
• Microsoft Project. В этой программе разработчики скомбинировали функционал Excel и PowerPoint. В ПО встроены шаблоны для работы, поэтому пользователю, чтобы получить диаграмму Ганта, потребуется просто записать свои данные о проекте, задачах и сроках их выполнения. Microsoft Project подходит для среднего и крупного бизнеса, ведь его функционал достаточно разнообразен. Но цена у программы высока. Профессиональный тариф с максимумом функций стоит от 22,5 тысяч рублей в год. Кроме денежных ресурсов на внедрение компании потребуется и время. Освоить программу достаточно сложно, для этого придется ознакомиться с обучающими видео от разработчиков или провести тренинг для персонала.
• Smartsheet. Это приложение разработано специально для управления большими командами или для реализации крупных проектов. Во-первых, оно позволяет открыть доступ большому количеству сотрудников из разных отделов. Функционал у программы имеет большое количество специфических настроек. К тому же такое ПО можно интегрировать в другие сервисы, которыми часто пользуются компании. Например, Microsoft, Google, Trello. Однако чтобы вникнуть в функционал, потребуется время.

Если сотрудники работают удаленно, лучше использовать онлайн-сервисы. Один из самых популярных – это сайт GanttPRO. Его преимущество заключается в возможности одновременно вести несколько проектов, а также подключать к проекту других членов команды. Кроме создания диаграммы, сайт предлагает и другие возможности, востребованные при управлении проектом. Например, пользователь (обычно менеджер или руководитель проекта) может формировать график работы сотрудников, чтобы они выполнили свои части работы в срок. Аналогично можно управлять ресурсами, распределяя их между задачами, а также делиться процессом выполнения задач с коллегами, руководством и клиентами.

В отличие от других программ, онлайн-сервис GanttPRO создан только для построения диаграмм. Здесь нет ненужных функций, зато есть много встроенных шаблонов.

Плюсы и минусы диаграммы Ганта

Диаграмма, как и любой инструмент управления проектами, имеет плюсы и минусы. К достоинствам относится возможность поэтапно планировать работу. Сложную и объемную задачу можно разделить на несколько простых, чтобы выполнение проекта стало более понятным.

С помощью диаграммы удобно контролировать сроки работы. Причем контроль будет осуществляться как со стороны руководителя проекта, так и со стороны работников. Если сотрудники будут понимать взаимосвязь между этапами, они более ответственно отнесутся к выполнению своей части работы. Например, работник знает, что результат его работы влияет на эффективность коллеги. Пока он не выполнит свою часть, коллега не сможет приступить к своим обязанностям. К тому же понимание своей роли в большом проекте повышает чувство собственной значимости и вовлеченность в работу.

Третье достоинство диаграммы Ганта – упрощение взаимодействия сотрудников. Если проект коллективный, может потребоваться вмешательство работников из разных отделов. Диаграмма Ганта позволяет общаться в режиме реального времени. Из этого следует еще одно достоинство: во время взаимодействия работники смогут ориентироваться на один источник информации. Исключена ситуация, когда участник команды допустил ошибку, потому что работал по ложной инструкции или неправильно ее понял. Стоит ему взглянуть на диаграмму, почитать комментарии или ссылки на документы, как нюансы работы становятся ясными. Для руководителя команды это очевидный плюс: не нужно тратить время на совещания, инструктаж, длительные переписки и лишние планерки. Он может централизованно донести информацию сразу до всех участников проекта.

Еще одно достоинство заключается в качественной визуализации проекта. Участники видят информацию структурно, целостно, что позволяет им быстрее и эффективнее планировать свою работу. Это мотивирует, заставляя решать задачи быстрее.

У инструмента есть и недостатки. Во-первых, диаграмма подходит не для всех проектов. Например, если проект многоуровневый, то отображение всех задач в одной диаграмме может усложнить восприятие. Работники не будут понимать, за что именно они отвечают и как их работа влияет на коллег. Это снижает мотивацию. Однако такой недостаток можно нивелировать. У руководителя должен быть уверенный уровень владения управленческими навыками, чтобы он мог организовать все уровни проекта и донести до работников их роль. Кроме того, в подобных случаях рекомендуется внедрять отдельные гистограммы для каждого уровня, тем самым упрощая проект. И только ведущие специалисты или заместители руководителя могут оставаться в курсе связи между уровнями.

Во-вторых, не каждый проектный менеджер может составить диаграмму правильно – четко, детально и с грамотно выстроенными взаимосвязями. В этом случае руководитель тратит больше времени на составление диаграммы самостоятельно или он вынужден обратиться к другим специалистам. Либо проект завершается менее эффективно: на решение задач уходит больше времени, ресурсов, а результаты оказываются ниже ожидаемых.

Заключение

Диаграмма Ганта – инструмент, необходимый руководителям для облегчения управления проектом. Диаграмма визуализирует работу так, что все участники команды и даже сторонние лица (например, клиенты или потенциальные инвесторы) получают полное представление о ходе проекта. Чтобы построить диаграмму, управленец может использовать бесплатные инструменты – Excel или Google. Эти бюджетные программы являются отличным вариантом для малого бизнеса. Но чем крупнее компания, чем более масштабные проекты она реализует, и тем больше функций ПО ей требуется. Поэтому таким предприятиям лучше выбрать платный софт.