Десять правил делового этикета

Следование деловому этикету при общении с коллегами, начальством, партнерами, инвесторами и другими важными лицами – главный секрет успеха в карьерном росте, формировании полезных знакомств и повышении лояльности. Правил делового этикета много, рассмотрим самые важные. 

Правило № 1 – соблюдайте дресс-код

Независимо от того, как вы привыкли одеваться в повседневной жизни, в офисе, на переговорах или на выезде к клиенту деловой человек обязан соблюдать официальный дресс-код. Его правила:

• минимальное количество украшений и аксессуаров;
• аккуратно уложенные волосы, в том числе усы, борода;
• хороший маникюр для женщин, ухоженные руки для мужчин;
• чистая обувь – если погода плохая, используйте сменную пару.

Дресс-код в компании может отличаться от строгого официального – в этом случае следуйте ему. Многие организации нейтрально относятся к наличию татуировок и других модификаций тела даже на открытых местах, поэтому следование этому правилу сильно зависит от политики работодателя.

Правило № 2 – цените время 

Помните, что время – деньги как для вас, так и для ваших партнеров, коллег, руководителя или другого лица, с которым запланирована встреча. Даже если вы будете талантливым менеджером, искусным оратором или профессиональным переговорщиком, постоянные опоздания быстро испортят вашу репутацию. То же самое касается бессмысленных разговоров, долгих вступлений и других способов отнять время собеседников. Непунктуальных людей в деловом мире не любят, особенно, если они часто извиняются, оправдываются, тем самым теряя уважение в глазах других.

Если у вас проблемы с пунктуальностью, откройте для себя тайм-менеджмент. В вашей жизни на постоянной основе должны появиться списки задач, планирование рабочего дня, разделение дел по приоритетности, делегирование маловажных задач и другие инструменты тайм-менеджмента. 

Правило № 3 – следите за поведением

Невербальное общение играет большую роль в коммуникации людей, причем зачастую куда более важную, чем вербальное. Неуместный жест может сорвать перспективную сделку, а негативная мимика оттолкнуть потенциального покупателя и потерять доверие в его глазах. Конечно, не все люди пристально присматриваются к жестам собеседника, но все равно рекомендуется соблюдать контроль за своим поведением в деловой среде:

• поддерживайте ровную осанку, следите за сдержанностью жестов;
• смотрите собеседнику в глаза, а именно в центр переносицы;
• изредка отводите взгляд в сторону, не сверлите человека взглядом;
• сохраняйте нейтральное выражение лица независимо от эмоций;
• не касайтесь людей, можно сделать исключение в виде рукопожатия.

Избегайте закрытых позиций – скрещенные ноги и руки, повернутое в сторону от собеседника тело. Будьте открытыми. Многочисленные исследования в сфере психологии показывают, что это располагает к общению даже «закрытых» людей, которые изначально не настроены на общение. 

Правило № 4 – поддерживайте порядок

Можно сколько угодно оправдывать хаос на рабочем месте «творческим беспорядком», но это сработает максимум для коллег, с которыми вы хорошо и давно общаетесь. Партнеры и клиенты такого поведения точно не поймут. Порядок на месте работы важно поддерживать еще и потому, что он способствует приведению в порядок ваших мыслей. Сложно сосредоточиться на работе, когда стол завален бумагами, книгами, аксессуарами, другими предметами, сбивающими с мысли.

Правило № 5 – контролируйте речь

Никому не понравится слушать человека, который через слова вставляет «паразиты», например, «короче», «типа», «как бы», а также мычание и другие протяжные звуки. Если за вами уже замечено подобное поведение, срочно искореняйте эти привычки. Хорошая новость – словесный мусор одолевает даже интеллектуальных людей с несколькими высшими образованиями, так как это в большинстве случаев вредная привычка, а не признак неграмотности. А раз это привычка, то от нее можно избавиться. Один из способов контролировать свою речь – говорить чуть медленнее, чем обычно. Так гораздо проще убирать слова-паразиты из разговора.

Правило № 6 – умейте хранить секреты

Все мы люди, и у каждого человека может возникнуть желание сказать лишнего, обсудить какую-то тайну. На этот случай деловой этикет включает три правила: 

1. Не распространяйте коммерческую тайну. Это касается как информации вашей компании, так и данных конкурентов, инвесторов, клиентов и партнеров. Если вы руководитель, строго запретите обсуждать подобные детали своим подчиненным – как внутри коллектива, так и дома на кухне. Это не только подрывает авторитет, но еще и преследуется по закону. 
2. Не позволяйте себе сплетничать. Тот факт, что вы обсуждаете кого-либо за спиной, рано или поздно вскроется на широкую публику, так как бизнес-мир гораздо теснее, чем кажется. Особенно в небольшом населенном пункте. Когда факт распространения слухов вскроется, с вами попросту никто не захочет иметь дело, и доверие к вам будет утеряно надолго. 
3. Не говорите лишнего. Сегодня вы поделитесь по секрету информацией с коллегой, а завтра его переманят конкуренты, и секретные данные окажутся в руках ваших противников по бизнесу. Не стоит доверять никому то, что должно оставаться в тайне при любых условиях. Личную или негативную информацию о компании обязательно используют против вас. 

Это правило делового этикета многие оправданно считают самым важным, и нарушать его нельзя даже под угрозой пыток. Одно дело допустить ошибку в дресс-коде, а совсем другое – выдать тайну, из-за которой может развалиться целая корпорация. В то же время никто не запрещает общаться с коллегами и подчиненными на свободные темы, которые не содержат секретной информации. 

Правило № 7 – общайтесь правильно

Это правило можно разделить на три части – общение по телефону, в деловой переписке и через Интернет. Так, деловая этика телефонных переговоров основывается на соблюдении принципов:

• перед звонком следует собрать как можно больше информации о собеседнике;
• после пятого гудка принято класть трубку, а не звонить до прекращения гудков;
• схема разговора: приветствие, представление, цель звонка, суть, благодарность, прощание;
• прежде чем перейти к сути разговора, уточните у собеседника, удобно ли ему говорить;
• длительность звонка не должна превышать пяти минут (могут быть исключения);
• деловые звонки принято совершать в период с 9:00 до 21:00 по времени собеседника;
• брать трубку при входящем звонке лучше всего по прошествии 2–3 гудков. 

Свой набор рекомендаций есть и для общения в рамках деловой переписки. Особенно важны эти:

• в шапке письма должно быть название компании, контакты, должность отправителя;
• обращение к собеседнику на «вы» без панибратства, смайликов, жаргонов и терминов;
• у письма должна быть тема, мотивирующая получателя открыть и прочитать сам текст;
• не нужно писать длинные письма – пишите емко, лаконично, иначе текст не дочитают;
• не упоминайте конфиденциальную информацию, чтобы избежать ее рассекречивания;
• форматируйте текст – используйте подзаголовки, списки, разделение на абзацы.

Что касается деловой коммуникации в Интернете, например, в мессенджерах или в социальных сетях, действуют стандартные правила, что и в жизни. Нельзя фамильярничать – обращайтесь к собеседнику по имени отчеству, независимо от того, как он записан в профиле. Не злоупотребляйте смайликами, а лучше вообще их не используйте. Чтобы общение было более нацеленным, перед его началом изучите информацию в профиле человека, найдите «зацепку» для начала разговора. 

Под этот же пункт можно отнести умение организовывать и проводить деловые встречи. Во время любого разговора, по телефону, в Интернете или при личной беседе, обязательно слушайте собеседника. Важно не просто слушать, а делать это активно. Задавайте вопросы к сказанному, не перебивайте, кивайте и соглашайтесь с человеком. Давайте ему понять, что он не зря тратит время на разговор с вами. Навык активного слушания поможет вам завоевывать доверие других людей.

Правило № 8 – соблюдайте субординацию

Это правило делового этикета важно соблюдать хотя бы для того, чтобы не оказаться уволенным или не попасть в немилость более старшего по должности со всеми вытекающими последствиями. Даже если руководитель – ваш друг или родственник, в рабочее время и при коллегах не демонстрируйте панибратского отношения. 

Правило № 9 – уважайте подчиненных

Здесь речь уже про руководителей, которые зачастую не считают нужным уважительно относиться к своим подчиненным. Согласно деловому этикету, руководство должно соблюдать ряд правил:

• ко всем подчиненным нужно относиться одинаково и соблюдать некоторую дистанцию;
• замечания сотруднику озвучиваются при личной беседе вдали от глаз коллектива;
• «показательная порка» допускается только в отношении подчиненных-рецидивистов;
• приказы произносятся четко и однозначно, по надобности собирается обратная связь.

Помните, что каждый подчиненный имеет право задавать начальству вопросы, озвучивать собственную точку зрения по тем или иным вопросам, а также давать советы, в зависимости от своей компетентности. Собирать обратную связь очень важно, так как рекомендации от подчиненных могут оказаться весьма ценными и пойти на пользу работе подразделения или целой компании. 

Правило № 10 – будьте обязательным

Берите на себя выполнение только тех задач, с которыми гарантированно сможете справиться к обозначенному сроку. Если по каким-либо причинам не успеваете сделать запланированное в срок, обязательно предупредите об этом руководство, партнера или другое лицо, которому было обещано выполнение задачи. Точно не стоит совершать такие грубые ошибки, как невыполнение взятых на себя обязательств, обман, предоставление не того результата, на который был расчет. Подобные действия способны быстро «убить» вашу положительную репутацию в деловой среде. 

Заключение

Учиться деловому этикету никогда не поздно, но лучше не откладывать это на потом. Знание перечисленных выше правил и четкое следование им гарантированно откроет вам новые двери в мире бизнеса. Независимо от того, с кем именно вы взаимодействуете – со своим коллегой по отделу продаж либо же с влиятельным должностным лицом.