Деловая переписка и все нюансы составления письма

В современных условиях бизнеса в налаживании партнерских отношений принципиальное значение по-прежнему имеет качество деловой переписки. Эпоха Интернета и высоких технологий обязывает использовать современные методы коммуникации, поэтому умение составлять, оформлять и отправлять корреспонденцию по электронной почте – это обязательное условие успешной работы любой компании или предприятия. Рассмотрим основные аспекты и нюансы деловой переписки в коммерческой деятельности. 

Актуальность для бизнеса

Официальные контакты между компаньонами предусматривают наличие этикета.

Панибратство в деловых связях являются серьезными барьерами для установления долгосрочного сотрудничества. Деловая переписка – это своеобразный формат взаимодействия между субъектами предпринимательской деятельности, который предполагает обмен корреспонденцией (письма, запросы, уведомления, претензии и прочее) в целях решения повседневных вопросов или установления прочных партнерских отношений. Грамотно оформленные бумаги не только улучшают эффективность работы внутренних служб/подразделений компании, но и повышают ее авторитет, деловую репутацию коммерческой структуры на внешнем рынке.

Виды корреспонденции

Существует несколько критериев классификации бумаг, посредством которых контактируют субъекты бизнеса.

Корреспонденцию принято разделять на:

• внутреннюю/внешнюю (письма, сообщения, которые компания самостоятельно адресует и получает извне);
• официальную (коммерческие предложения, запросы, претензии, гарантийные письма, приказы руководителя, циркуляры);
• неофициальную (приглашения, поздравления, соболезнования, благодарности).

Деловые письма группируют по следующим признакам:

• структура (нерегламентированные – авторские документы, предусматривающие формально-логический стиль изложения, стандартные – ориентированы на решение типовых вопросов);
• тематика (коммерческие – ориентированы на решение вопроса со сбытом продукции, деловые – ориентированы на решение правовых, экономических вопросов);
• формат адресата (обычные – предназначены для одного получателя, циркулярные – предназначены для нескольких получателей);
• функциональность (одноаспектные – фиксируют необходимость решения одной проблемы, многоаспектные – фиксируют необходимость решения нескольких проблем);
• назначение (письмо-уведомление, письмо-напоминание, письмо-извещение, информационное письмо).

Система деловой переписки в электронном виде максимально адаптирована к нюансам и особенностям каждого документа, предусмотрев готовые шаблоны и стилевые обороты практически на все случаи, которые гипотетически могут возникнуть в предпринимательской практике.

План (структура) документа

Несмотря на существование типовых стандартов, они не всегда отвечают запросам современного бизнеса. Возникают ситуации, когда необходимо подготовить письмо или коммерческое предложение по индивидуальной схеме. Она позволяет декомпозировать цели, упростив решение глобальной задачи посредством вычленения промежуточных. Важно проработать структуру письма таким образом, чтобы акцентировать внимание партнера на аспектах, которые имеют приоритетное значение для вас. В частности, если необходимо выяснить у компаньона, по какой стоимости будет реализовываться тот или иной продукт, то следует в краткой форме зафиксировать мотив собственного интереса. Во-первых, изложите, по какой причине вы обращаетесь в фирму (желаете заказать или купить конкретный товар), во-вторых, сформулируйте основную цель написания письма (желаете выяснить цену 15 единиц товара с конкретными качественными характеристиками), а в-третьих, напишите в форме вопроса – можете ли рассчитывать на скидку при покупке.

Требования к письму

Типовые стандарты оформления деловой корреспонденции определены ГОСТом Р.7.0.97-2016. Но распространяются они на бумаги организационно-распорядительного характера, которые включены в (ОКУД) (класс 0200000).

В предпринимательской практике принято составлять деловые письма с учетом соблюдения следующих правил:

• документы должны быть отпечатаны на фирменном бланке компании с угловым расположением реквизитов;
• реквизиты компании в документе, адресованном зарубежным партнерам, фиксируются на английском языке;
• реквизиты компании (полностью) можно указывать как в письме, так и на конверте;
• адрес партнера фиксируется только на конверте (если используется формат с прозрачным окошком, то данные о местонахождении компаньона указываются в верхнем правом углу);
• документ подготавливается в двух экземплярах (один – для получателя, другой – для регистрации в исходящей почте);
• документ подписывается руководителем структурного подразделения и/или гендиректором предприятия (если содержание бумаги носит финансовый характер, то на ней ставится печать).

Внесение правок и исправлений в документ после его подписания руководителем отдела / гендиректором компании недопустимо.

Структурно деловое письмо состоит из следующих элементов:

• вступительная часть;
• основная часть (изложение материала, предложение);
• заключительная часть.

Рассмотрим каждый из них подробнее.

Вступительная часть

Успех в любом формате коммуникации сопутствует тем, кто знает, с чего начать общение. В деловой переписке указанная аксиома незыблема. На начальном этапе необходимо поприветствовать партнера, и стандартного «Здравствуйте, Иван Иванович!» будет достаточно. Во вступительной части необходимо кратко сформулировать собственный интерес, поэтому, в большинстве случаев, она носит индивидуальный характер. Например, «В продолжение наших телефонных переговоров по поводу подключения компании к системам электронной отчетности, адресуемой в Налоговую инспекцию и внебюджетные структуры, пишу вам с вопросом о стоимости услуги». Альтернативный вариант: «Пишу вам для того, чтобы уточнить информацию об услуге, которую вы предлагаете. В первую очередь, нас интересует стоимость подключения компании к системам электронной отчетности, адресуемой в Налоговую инспекцию и внебюджетные структуры». Во вступлении можно ссылаться на обстоятельства, которые происходили в прошлом. В качестве примера можно привести следующую формулировку: «Обращаемся к вам с тем, чтобы выразить неудовольствие качеством спортивного инвентаря, которая поставляет ваша фирма. Клиенты нашего фитнес-центра жалуются на недостаточную липкость гимнастических шаров и чрезмерную жесткость пружин в эспандерах. Надеемся на скорейшее исправление ситуации и компенсацию причиненного ущерба».

Изложение материала

После вступительной части следует переходить к конкретным деталям, которые для вас имеют первостепенное значение. В частности, выяснив стоимость конкретных услуг, можно изложить материал следующим образом: «Мы готовы на то, чтобы ваша компания занималась юридическим сопровождением сделок, проводила консультации по правовым вопросам для сотрудников и представляла наши интересы в суде, но при условии предоставления скидок». В основной части делового письма следует убедить партнера в заинтересованности длительного сотрудничества. Например, можно использовать формулировку: «Сообщаем, что приоритеты в развитии нашей компании изменились, поэтому мы с удовольствием рассмотрим совместную работу с вашей фирмой».

Предложение

Деловая переписка должна носить последовательный характер. Если в изложении материала основным посылом являлись аспекты, представляющие особую важность для потенциального сотрудничества, то на следующем этапе следует сделать акцент на том, что если партнер согласиться на заключение сделки, то она будет выгодна обеим сторонам. Описать преимущества партнерских отношений можно так: «Если нам удастся согласовать условие по цене, то мы согласны на оформление долгосрочного контракта, который предусматривает поэтапное увеличение перечня бухгалтерских услуг, оказываемых вашей компанией».

Заключительная часть

На данном этапе важно резюмировать написанное. Заключительная часть делового письма – это завуалированные выводы в виде предложений, просьб, отказов, напоминаний. Например: «Мы надеемся, что вы оперативно разберетесь в ситуации, и наше сотрудничество вновь будет продуктивным». Следует помнить о том, что деловая переписка основывается на принципе вежливости, который подразумевает уважительное обращение к партнеру. Даже отказы должны быть деликатными и тактичными. В качестве примера можно привести следующее: «К сожалению, мы пока не можем согласиться на ваше предложение, но не исключаем возможности заключения контракта с вами в будущем». Деловая переписка должна завершаться посылом на перспективу продолжения сотрудничества. Также не лишним будет поблагодарить партнера за то, что он потратил время на чтение корреспонденции – «Спасибо за внимание! Мы будем признательны вам за быстрый ответ».

Этикет и грамотность – залог успешного составления официального документа

Речевые обороты деловых бумаг должны полностью исключать грубость, невнимательность и пренебрежение к компаньону. Необходимо добавить в письмо (где это уместно по контексту): «Спасибо», «Рады сотрудничеству», «С уважением», «С наилучшими пожеланиями». Следует в обязательном порядке проверять письма на наличие пунктуационных, грамматических и стилистических ошибок. Даже одна незначительная неточность в написании официального документа может негативно отразиться на деловой репутации и имидже компании.

В какие сроки принято отвечать на корреспонденцию

Степень оперативности реагирования на корреспонденцию зависит от ее содержания. По общему правилу, адресат должен написать ответ в течение 1–3 дней. Но, если вы получили запрос, то рекомендуется в течение трех дней подтвердить его получение, а отреагировать на него можно не позднее одной рабочей недели. На претензию отвечают в течение 30 дней.

Особенности оформления деловых писем в электронном виде

Правила составления корреспонденции, отправляемой посредством email, практически идентичны традиционным. Но при написании документа в электронном формате важно озаглавить его (определить тему письма), иначе запрос или ответ на коммерческое предложение затеряется в общем потоке корреспонденции. При оформлении писем не следует использовать ультрасовременное ПО, поскольку нет гарантии, что таковым обладает адресат. Также не рекомендуется использовать в тексте электронного документа смайлики – желательно придерживаться делового стиля изложения.