Делегирование задач: как расширять бизнес с помощью организации коллектива
Думаем, вы не раз видели эту картинку, где босс, усевшись на «троне», заставляет своих подчиненных работать для собственной выгоды. Лидер же становится во главе упряжки и ведет за собой толпу.
Босс запугивает, а лидер вдохновляет. Босс заботится о себе, а лидер о результатах. Босс перекладывает ответственность, а лидер использует таланты каждого исполнителя.
Так работает делегирование – распределение задач в команде. Давайте разбираться, как использовать этот инструмент для организации коллектива и что отличает хорошего начальника от безответственного босса.
Что такое делегирование, и когда оно необходимо бизнесу
Делегирование – это передача задач и полномочий от руководителя к подчиненным. Этот процесс лежит в основе организации труда: каждый член коллектива выполняет свою функцию, тогда как начальство курирует процесс. Организация такой структуры ложится на плечи HR-специалистов, руководителей отделов и владельца бизнеса.
И хотя выстроить слаженный механизм нелегко – особенно на первых порах, когда невозможно четко установить потребности компании, это послужит процветанию в дальнейшем:
- Сократит нагрузку на сотрудников. Парадоксально, не так ли? Дело вот в чем: доверяя задачу сотруднику, максимально заточенному под этот вид работы, вы получаете результат в разы быстрее.
- Откроет простор для планов и идей. Предприниматель, утомленный рутиной, никогда не сможет здраво оценить свои возможности. Что уж говорить о расширении и масштабировании бизнеса. Отказываясь от повседневных задач, вы открываетесь новым мыслям и возможностям.
- Мотивирует и дисциплинирует сотрудников. Наблюдая результат собственного труда, работник охотнее выполняет задачи. А четкое разделение обязанностей формирует структуру и регламент работы.
- Повышает результативность предприятия. Нанимая людей, квалифицированных в своем деле, вы получаете быстрый и качественный результат. А иерархия коллектива предотвращает путаницу, ошибки и трату времени на административные работы.
- Создает сплоченный коллектив. Сотрудники, понимающие свои задачи и обязанности, легче коммуницируют между собой и распределяют нагрузку. Именно от руководителя зависит, какая обстановка царит среди подчиненных.
Три мифа о делегировании, которые мешают расти
Миф о жадном бизнесмене, который ничего не делает и наживается на чужом труде, тянется из далеких 90-х. Отсюда же основные заблуждения о делегировании:
- Это уход от ответственности. Организация и курирование работы является не менее трудоемкой задачей, подчас куда более ответственной. Руководитель понимает специфику каждой профессии и отслеживает эффективность сотрудника. Отдав даже 90 % задач подчиненным, предприниматель берет наиболее трудные функции на себя.
- Это уход от рутины и неприятных задач. Однозначно, бумажной работой и стандартными процессами должны заниматься сотрудники. Если работу может выполнить специально обученный человек – начальству за нее браться незачем. Однако в руки коллектива ложатся вовсе не «скучные» и «неприятные» дела – скорее, наиболее простые. Планирование, разработка стратегии и курирование процессов все еще лежит на ваших плечах.
- «Проще сделать самому». Переход от самостоятельной работы к формированию команды считается кризисным для бизнеса. В этот момент вы можете выйти на качественно новый уровень, а можете разрушить всю систему. Отсюда страх делегирования: безопаснее трудиться в одиночку и доверять только себе. Однако если вы хотите расширять предприятие, без помощи попросту не обойтись. Придется сделать выбор между ответственностью и простотой.
Какие задачи передать сотрудникам
Распределение полномочий зависит от масштабов и потребностей компании. Однако есть общие принципы, которые помогают организовать работу, не потеряв контроль над процессами.
Разберемся, что можно и нельзя отдавать на выполнение коллегам.
| Делегируем | Решаем сами |
| профильная задача, в которой специалист будет разбираться лучше вас: сфера IT, маркетинг и пиар, организация встреч и мероприятий, контроль финансов и т. д. В этом случае важно не путать передачу ответственности и поручение задач – начальство должно вникать и разбираться в деятельности любого сотрудника. Только так вы сможете отследить результаты; организационный аспект: ведение бумаг и отчетности, курирование процессов в отделе, распределение зарплат и премий, процедура найма и увольнения сотрудников; Рутинные задачи, которые выполняются по единому шаблону – например, ведение документации. в крупных компаниях – контроль работы отделов. не помешает также найти людей, которые смогут заменить вас в экстренной ситуации – даже лучший руководитель не может всегда быть в строю. | контроль результатов и эффективности сотрудников. Отчасти эта работа ложится на плечи HR-специалиста, однако финальное решение принимаете вы; стратегия бизнеса, разработка планов. Это работа определяет вектор развития всего предприятия, а потому должна решаться исключительно руководством; решения, которые влияют на работу отделов и/или компании в целом; нетипичные разовые задачи: сотрудничество с другими брендами, заключение договора, масштабирование отделов и предприятия; конфиденциальные задачи, связанные с работой всей организации и финансовыми оборотами. |
Шесть принципов делегирования для руководителя
Работа коллектива – в руках его начальства. Пользуйтесь шестью правилами управления задачами, чтобы выстроить слаженный рабочий процесс.
- Принцип единого начальства. Помните уроки истории? «Вассал моего вассала – не мой вассал».Правила не сильно изменились: у каждого работника должен быть единый руководитель, который контролирует его продуктивность. Например, сотрудники отдела должны подчиняться исключительно главе своего подразделения. Ни главам других веток, ни вышестоящему начальству не стоит отдавать им сторонние поручения. Разрозненность действий путает как подчиненных, так и руководство. Пытаясь выполнить противоречивые задачи от разных лиц, работник только замедляет процесс, а в структуре работы возникают нестыковки. Если вы доверили коллегам управление подчиненными, не нарушайте эту иерархию.
- Принцип ограничения полномочий. Снова – каждый руководитель имеет ряд полномочий и сотрудников в подчинении. Никто не имеет права нарушать этот порядок. Помните, что делегирование – это о структуре и дисциплине, где каждый (в том числе руководитель) играет свою роль.
- Принцип отчетности. Любые процессы и решения должны документироваться. Только так вы сможете доказать правоту или вину сотрудника, закрепить задачи, притянуть к ответственности отдел или коллегу. Не путайте этот процесс с бюрократией: ответы должны помогать в контроле процессов, а не лежать обузой в ящике стола.
- Принцип распределения труда. Нанимая сотрудника, четко прописывайте его полномочия и обязанности. Никто не имеет права поручать ему больше, чем было прописано в договоре. Такой подход, скорее, оттолкнет от вас квалифицированных специалистов, чем повысит продуктивность. Если же вы хотите отдать неординарную задачу подчиненному, обсудите это заранее и назначьте за это дополнительную плату.
- Принцип ответственности. В любой, даже многоуровневой иерархии сотрудников, ответственность за результаты несет руководитель. Помните, что вы можете передать любые задачи, но контроль исполнения всегда лежит на вас.
- Принцип передачи ответственности. Тем не менее часть полномочий в крупных компаниях отдается главам отделов или узкопрофильным специалистам. Этот вопрос отдельно обсуждается при найме. Не забывайте, что уровень ответственности влияет на оплату труда – руководящие должности должны получать достойную компенсацию за постоянный контроль подчиненных.
Гайд: как организовать процесс делегирования
Итак, вы осознали, что для развития вашему бизнесу необходимы новые сотрудники. Чтобы организовать процесс максимально конструктивно, пользуйтесь этой последовательностью действий:
- Осознание потребностей и постановка целей. Решите, какие задачи необходимо передать в первую очередь. Создать большой коллектив сходу будет проблематично – лучше нанимайте 1–2 человека под конкретную работу и постепенно расширяйте штат. Вам мешает работа с бумагами? Трудно в одиночку контролировать финансы? Необходим вид работы вне вашей компетенции? Определитесь, что именно нужно передать сотруднику и зачем.
- Подбор сотрудников. На этом этапе важно определить, сколько новых людей вам требуется. Для этого разделите задачи по сферам: менеджмент, IT, финансы, коммуникация и т.д. Затем посчитайте рабочие часы, необходимые для выполнения обязанностей. Если поручения занимает немного времени, вам могут подойти фрилансеры или дистанционные сотрудники с неполной занятостью. Помните, что коллектив – это гибкая структура, и адаптируйте его под свои задачи.
- Постановка задач и обязанностей. Перед наймом сотрудника пропишите четкий регламент работы и объем нагрузки. Избегайте размытых требований – они только оттолкнут потенциальных работников. Продумайте заранее, с какими поручениями должен справляться кадр, чтобы закрывать потребности бизнеса, и пропишите их в регламенте.
- Собеседование и стажировка. Процесс найма можно передать HR-отделу или организовать самостоятельно. На этом этапе важно проверить готовность сотрудника выполнять поставленные задачи и приносить результат компании. Если того требует специфика работы, предлагайте стажировку и инструктаж.
Если вы планируете развивать свое дело и выводить продажи на новый уровень, не обойтись без делегирования – передачи задач сотрудникам. Это нелегкий процесс, который требует времени и навыков. Однако только слаженный коллектив приведет ваш бизнес к процветанию.
