Декомпозиция: как быстрее и проще достигать целей

Стратегические цели компании, как правило, масштабные и сложные. Их невозможно достигнуть за короткий срок. Из-за этого в процессе у исполнителей теряется мотивация. Работники не понимают, насколько важно то, что уже сделано, и сколько еще осталось сделать. Эффективность работы снижается, и в итоге достижение цели откладывается на неопределенный срок. Поэтому вместе с целеполаганием руководству важно овладеть искусством декомпозиции задач.

Что такое декомпозиция целей

Декомпозиция – это детализация, разбивка целого на составляющие части. В случае с целью она дробится на более мелкие задачи, которые взаимосвязаны друг с другом. Затем задачи разделяются на отдельные действия. В итоге сложная цель становится понятной и простой, что повышает вероятность ее достижения.

В бизнесе декомпозиция может использоваться не только при стратегическом планировании, но и при составлении рабочего графика на ежедневной основе. Тогда главный принцип декомпозиции – дробление большого на малые части – объединяется с принципами тайм-менеджмента. Например, у работника есть сложная задача на день. Чтобы ему было легче ее выполнить, он может разделить задачу на части. В тайм-менеджменте это называется «съесть слона». Каждая часть «слона» должна быть настолько простой, чтобы ее можно было выполнить за 15–30 минут.

Декомпозиция используется не только в бизнесе. Эта научная методика применяется в разных сферах – от спорта до международных проектов.

Виды декомпозиции

Есть два вида дробления цели на составляющие. Если проект разделяется по уровням, компонентам, видам работ, то эта декомпозиция считается горизонтальной. Она применяется редко, потому что у нее есть значительный минус: выполнение отдельного шага не приближает компанию к цели. Чтобы достигнуть нужных результатов, необходимо выполнить все задачи. Но в сложных проектах количество задач и время выполнения каждой может быть большим. В итоге горизонтальная декомпозиция не поддерживает у работников нужного уровня заинтересованности в проекте.

Гораздо чаще применяется декомпозиция вертикальная. Процесс детализируется не вширь, а вглубь, чтобы при проработке каждой задачи команда приближалась к итоговому результату. Вертикальная декомпозиция позволяет анализировать каждый шаг и менять действия сотрудников, если что-то идет не так.

Визуализация декомпозиции

Так как цель имеет много составляющих, необходимо все направления работы и шаги фиксировать или визуализировать. Для этого используются разные методы. Самый простой вариант – прописать все действия и задачи на бумаге. Но работать с декомпозицией будет удобнее, если визуализировать ее в электронном виде. Например, с помощью интеллект-карт. В специальных приложениях можно составить древовидный график. Начальной точкой будет цель, от нее нужно сделать несколько ответвлений, в которые следует прописать основные направления работы или самые крупные задачи. Далее от задач можно сделать еще несколько ответвлений, которые будут обозначать подзадачи, операции. Дерево достраивается ветками до тех пор, пока цель не будет декомпозирована до мелких задач, пояснений к которым не требуется.

Подобные древа целей можно составлять в редакторах:

• XMind;
• MindMeister;
• LucidChart;
• Miro.

Выбор приложения осуществляется в зависимости от того, какой бюджет есть у компании, сколько интеллект-карт потребуется составить, есть ли у персонала опыт составления и сколько работников должны иметь доступ к карте. Программы бывают платными и бесплатными, с разным набором функций и с разным доступом к картам.

Основные методы декомпозиции целей

Есть несколько методов декомпозиции цели, однако прежде чем выбирать подходящий, следует правильно сформулировать саму цель. Для этого можно использовать методику SMART. Согласно этой технологии целеполагания, правильно сформулированная цель соответствует пяти требованиям:

• конкретность;
• измеримость;
• возможность достижения с теми ресурсами, которые есть у компании;
• значимость для развития бизнеса;
• конкретные сроки достижения.

Например, бизнесу важно увеличить продажи. Тогда цель ставится таким образом: «Необходимо увеличить продажи на 30 % до конца календарного года». Измеримость будет достигнута за счет конкретно сформулированного прироста, дедлайн выражен в сроке. При этом ресурсы оценены и их достаточно для наращивания продаж.

Затем цель разделяется на составляющие. Например, для роста продаж необходимо:

• выйти на новые географические рынки;
• повысить продажи уже имеющимся клиентам;
• разработать продукт, чтобы привлечь новый сегмент аудитории.

Каждое направление делится на задачи или шаги. Чтобы повысить продажи уже имеющимся клиентам, необходимо:

• делать дополнительные продажи;
• увеличить частоту регулярных покупок.

Для проведения допродаж в отделе сбыта должны быть скрипты продаж. Их сперва нужно разработать, потом научить менеджеров ими пользоваться, а затем контролировать, как они применяют скрипты в общении с клиентами.

Чтобы увеличить частоту покупок, необходимо провести анализ клиентской базы. Он поможет выявить сегмент потребителей, который покупает часто. Затем компания сможет привлекать больше новых клиентов, которые похожи на самых активных из клиентской базы.

Аналогично детализируются другие направления работы до тех пор, пока действия, операции и задачи не станут настолько простыми, чтобы далее декомпозировать их было невозможно.

Когда декомпозиция выполнена, необходимо преобразовать дерево целей в проект. То есть для каждой задачи должны быть назначены ответственные лица, сроки выполнения и критерии, показатели, по которым можно будет определить, что задача выполнена успешно. Данные можно внести либо в CRM-систему, либо в приложение по управлению проектами. Также достижение цели можно визуализировать в виде диаграммы Ганта.

Четыре метода декомпозиции

Для достижения разных целей могут потребоваться разные методы декомпозиции. Всего существует несколько десятков способов, но на практике пользователи выбирают один из пяти самых распространенных.

Разделение на этапы

Разделение на этапы можно использовать, если цель относительно простая, то есть ее можно выполнить через решение последовательных задач. Например, менеджеру по продажам необходимо написать коммерческое предложение для клиента. Работа ведется по алгоритму:

1. Написать вступительную приветственную часть.
2. Сформировать оффер.
3. Составить прайс-лист.
4. Описать товар или услугу.
5. Написать блок с контактными данными.

В более сложных задачах каждый из последовательных этапов можно разделить на более мелкие. Например, строительная компания строит частный дом для клиента. Сперва необходимо возвести фундамент, потом стены, затем крышу. Любой из этапов можно дробить дополнительно. Пока рабочие сооружают фундамент, они последовательно делают:

• планировку участка;
• котлован;
• опалубку;
• армирование;
• заливку бетона.

Для применения первой методики важно, чтобы действия выполнялись последовательно. Например, невозможно одновременно делать фундамент и монтировать кровлю на крышу.

Когда задачи распределены в оптимальном порядке, определяется срок их выполнения. Если задача требует много времени, например, несколько месяцев или лет, то для начала можно декомпозировать только первые этапы, а остальные – позже. Ведь в процессе реализации первых шагов могут возникнуть факторы, которые повлияют на выполнение последующих. Например, любой из этапов окажется сложнее и его выполнение затянется. В таком случае при декомпозиции следующих этапов можно будет заложить больше времени.

Декомпозиция измеримых целей

Декомпозиция измеримых целей похожа на предыдущий метод, однако все задачи при планировании работы выражаются в числовых показателях. То есть этот способ можно использовать только в том случае, если цель, этап можно выразить и измерить. Так, при постройке дома нельзя перевести в показатель создание фундамента. Зато при работе над повышением числа продаж можно этап обзвона постоянных клиентов выразить в количестве или доле обзвоненных.

Например, есть задача – отправить всей клиентской базе электронные письма и проинформировать их о распродаже. Всего в базе 1 000 человек, но так как процесс рассылки пока не автоматизирован, работник отправляет письма вручную каждому клиенту. Для этого у него есть 3 рабочих дня. Тогда декомпозиция будет такой:

• в первый день должно быть отправлено 400 писем;
• во второй день – еще 350;
• в последний – 250 оставшихся писем.

С каждым днем количество отправляемых писем будет сокращаться, так как менеджер начнет принимать заказы от тех клиентов, которые отреагировали на рассылку.

Дерево зависимых элементов

Многих целей не получится достичь, если выполнять задачи в строгой последовательности. Либо их достижение сильно растянется по времени. Гораздо чаще требуется комплекс действий, которые не зависят друг от друга и поэтому могут выполняться параллельно. Например, имея цель по повышению уровня сбыта, компания проводит анализ клиентской базы и одновременно РОП разрабатывает скрипт продаж. Чтобы измерить достижение цели, используются метрики: средний чек, конверсия, прирост новых клиентов. Затем для улучшения каждого показателя разрабатываются меры. Например, чтобы увеличить средний чек, можно сделать следующее:

• скомпоновать товары в наборы с увеличением стоимости;
• использовать скрипты допродаж;
• разместить в магазинах на кассе недорогие товары повседневного спроса;
• сделать на сайте всплывающее окно с сопутствующими товарами.

Компания будет выполнять все действия одновременно, при этом нет гарантии, какой способ будет более эффективен. Но они связаны между собой: если один из приемов показывает большую эффективность по сравнению с остальными, то применение остальных сокращается.

Одношаговая декомпозиция

Предыдущие методы декомпозиции имеют недостатки. Например, если случится незапланированное событие внутри компании или на рынке, то все планы придется корректировать. Также не всегда цель получается увидеть отчетливо. Если она долгосрочная, то зачастую есть только общее понимание, в каком направлении нужно работать. Тогда детальная декомпозиция будет бесполезна. Зато можно использовать одношаговую декомпозицию.

При таком подходе сперва необходимо продумать общее направление движения и выделить одну ключевую задачу. Ее можно декомпозировать привычным способом, то есть разделить на последовательные этапы и передать исполнителям. Когда ключевая задача выполняется, направление движения пересматривается и выявляется новая первостепенная задача.

Благодаря этому декомпозировать цели можно даже в тех случаях, когда рынок постоянно меняется. Бизнесу будет легче подстраиваться под обстоятельства.

Декомпозиция по методу Брайана Трейси

Маркетолог Брайан Трейси использовал для декомпозиции собственный метод, основанный не только на бизнес-планировании и тайм-менеджменте, но и на психологических приемах. Его авторский метод включает 12 шагов:

1. Определить, какой результат или эффект ждет компанию, когда она достигнет цели. Например, после того как фирма повысит объем продаж, у нее вырастет прибыль. Руководитель сможет зарабатывать больше и позволить себе дорогостоящие вещи. Или он сумеет реализовать свои амбиции и вывести фирму на международный рынок.
2. Сформировать цель по SMART-технике, особое внимание уделяя измеримым показателям.
3. Зафиксировать цель на бумаге.
4. В отдельный перечень записать все выгоды от использования декомпозиции. Такой список необходим для дополнительной мотивации исполнителей. Например, рост объема продаж повлечет увеличение прибыли, что позволит выйти в тройку лидеров по региону в своей отрасли, запустить производство новинки, открыть новую точку продаж. Желательно, чтобы все причастные к достижению цели осознавали и личные выгоды. Например, благодаря росту продаж работникам повысят зарплату или перед ними откроются карьерные перспективы.
5. Определить, сколько ресурсов есть у компании сейчас для достижения цели. На этом этапе можно подсчитать не только материальные и людские ресурсы, но и проанализировать сильные и слабые стороны компании, возможности и угрозы. Для этого есть SWOT-анализ, который необходимо проводить с акцентом на цель.
6. Определить срок достижения целей. Важно, чтобы он был реальным, установленным в зависимости от собственных возможностей.
7. Определить сложности и преграды, с которыми столкнется компания во время достижения цели. Чем важнее преграда, тем раньше следует начинать с ней бороться.
8. Собрать информацию для достижения цели. Например, если нужно повысить продажи, важно иметь данные по рынку. То есть компания должна либо провести маркетинговое исследование самостоятельно, либо обратиться к специалистам. Руководитель отдела продаж должен составить скрипт продаж для повышения среднего чека. Для этого он изучает отраслевую литературу, проходит тренинги и т. д.
9. Составить список людей, которые помогут в достижении целей. В него нужно включить и работников предприятия (например, РОПа, менеджеров по продажам, маркетолога), и сторонних специалистов, которых потребуется привлечь. Например, менеджеров по рекламе в Интернете или бизнес-тренера в отдел сбыта.
10. Составить план действий в двух частях. В первой части действия расписываются в хронологическом порядке. Во второй эти же действия располагают в порядке приоритетов или важности для достижения нужного результата.
11. Визуализировать план в виде диаграммы Ганта.

Последний этап касается психологической подготовки персонала перед началом работы. Важно, чтобы все участники проекта были уверены в том, что они смогут достигнуть цели. Все спланированные действия должны выполняться решительно и упорно.

Выгоды от использования декомпозиции

Использовать декомпозицию особенно выгодно в бизнесе. Потому что на предприятии настолько много показателей, что руководителю легко в них запутаться. На «нужные» метрики руководитель не обращает внимания, зато концентрируется на тех, что с целью не связаны. В итоге достижение результатов замедляется.

С помощью метода декомпозиции можно выявить те показатели, которые важны для развития компании. Например, если у фирмы стоит цель по увеличению продаж, то руководителю необходимо особое внимание уделять воронке продаж. Клиент узнает о компании из рекламы, потом взаимодействует с ней на сайте, по телефону, затем попадает к менеджеру из отдела продаж, который доводит его до покупки и даже до повторного обращения. Для повышения уровня продаж необходимо сделать так, чтобы на каждом этапе воронки показатели увеличивались. Например, можно привлекать больше потенциальных покупателей с рекламы. Тогда при той же конверсии объем сбыта станет больше. Какие показатели связаны с этим этапом воронки? Расходы на рекламу, CTR отдельных объявлений. Значит, руководителю следует обращать внимание на эффективность работы маркетологов.

Для руководства компании структурная декомпозиция проекта – это возможность получить еще несколько преимуществ:

• выполнение проекта упрощается. Чем глобальнее цель проекта, тем выше вероятность прокрастинации у работников. Но как только она делится на мелкие части, мотивация персонала растет;
• достижимость цели легче оценить. Если цель декомпозирована, можно точно понять, насколько она выполнена. Причем иногда именно благодаря декомпозиции удается правильно выбрать сроки выполнения. Например, изначально планировалось достигнуть цели за 3 месяца. Но разделив ее на этапы, стало понятно, что потребуется минимум полгода;
• составить план действий становится проще. Без декомпозиции непонятно, что и в какой последовательности делать;
• облегчается подбор ресурсов. Дробление цели на части позволяет увидеть в том числе инструменты и материалы, которые потребуются для ее достижения.

Как справиться с декомпозицией задач и не перестараться

Многие предприниматели слишком увлекаются декомпозицией задач, в результате вместо более быстрого достижения цели компания тормозит.

Чтобы декомпозиция была выполнена правильно, достаточно применять в работе несколько принципов:

• когда основная цель делится на задачи и направления работы, важно делать это так, чтобы разбор на этапы был максимально простым;
• чем более понятна формулировка задачи или этапа для работников, тем выше вероятность их выполнения. Когда сотрудники не понимают, что от них требуется, у них снижается мотивация;
• когда завершено формирование первого уровня промежуточных целей, следует решить, нужна ли дополнительная разбивка на части;
• когда иерархия подзадач составлена, необходимо проверить ее корректность. Если задачи нижнего уровня не подчиняются задачам верхнего уровня, то декомпозицию придется переделать;
• если в одной цели есть несколько задач, то придется их все разделить на промежуточные этапы. Важно, чтобы по всем направлениям работы деление осуществлялось по единому принципу. Когда декомпозиция будет готова, необходимо проверить, чтобы операции самого нижнего уровня были однотипными. Например, по одному направлению самая простая задача – это та, что выполняется линейным персоналом. А в другом направлении декомпозиция закончилась на уровне задачи для руководителя отдела. Значит, ее нужно дробить дальше;
• любая подзадача должна составлять долю от глобальной цели.

Как рассчитать результат декомпозиции

При использовании декомпозиции придется рассчитать результат, который будет получен в случае правильного выполнения всех действий. Причем расчет личных результатов гораздо проще, чем корпоративных. Ведь объем задействованных ресурсов и масштаб действий различаются.

Например, если менеджер по продажам хочет увеличить заработок за счет повышения уровня объема личных продаж, то расчет ведется по такой формуле:

P х Q

В этой формуле P является отдачей от одного действия. Например, это может быть выручка с одного чека, процент с продажи. Тогда Q – это количество повторений одного и того же действия.

Менеджер понимает, чтобы заработать по итогам месяца определенную сумму, ему необходимо сделать либо несколько крупных сделок, либо много мелких. То есть нужный заработок можно получить либо за одну продажу, либо по частям. Но в таком случае и значение Р будет разным, ведь оно сложится из нескольких составляющих:

• количества покупателей в течение месяца;
• конверсии от первого контакта до заключения сделки;
• размера среднего чека;
• числа покупок, которое сделал один клиент за месяц.

Четыре составляющих показателя перемножаются, чтобы получилось Р. Благодаря этой формуле можно понять, что именно оказывает самое большое влияние на результат, и сконцентрироваться на этом.

Заключение

Декомпозицию человек применяет повсеместно в работе, личной жизни или спорте, не всегда осознавая, что на самом деле это научный метод. Более успешным оказывается тот, кто осознанно использует декомпозицию целей, чтобы планировать свою работу. Поэтому владельцам бизнеса, руководителям отделов продаж, маркетинга, менеджерам проектов следует взять эту методику на вооружение.