Что такое XYZ-анализ
XYZ-анализ помогает рассчитать оптимальное количество продукции на складе. Благодаря этому товар не будет залеживаться, а у компании всегда будет выручка. Использование этой методики особенно актуально в условиях, когда остро стоит вопрос оптимизации затрат и необходимости проработки внутренних бизнес-процессов. Выполнив расчеты, владелец компании больше не будет вкладывать деньги в продукцию, которую никто не хочет покупать, и зря расходовать рекламный бюджет. Вместо этого он сможет сосредоточить внимание на товарах, пользующихся спросом и приносящих прибыль.
Суть XYZ-анализа
XYZ-анализ – методика, предназначенная для оценки стабильности спроса на выбранные товарные позиции. Она показывает, насколько сильно внешние факторы влияют на уровень продаж, позволяет планировать объем закупок и корректировать ассортимент товаров. Объектом XYZ-анализа может стать не только продукция, но и различные экономические показатели: выручка, объемы реализации, материальные затраты и т. д. Анализировать ассортимент можно в магазине, торговой сети, отдельной товарной группе в ретейле.
Во время исследования ресурсы компании разделяют на три группы с учетом их вариативности. Если речь идет о стабильности уровня спроса за определенный период, категории будут следующими:
- X – спрос колеблется в пределах 0–10 %, покупатели постоянно приобретают продукцию примерно в одинаковом объеме. Нужное количество легко рассчитать. Продажи не проседают из-за нехватки товаров, а излишки не залеживаются на складе;
- Y – уровень потребления относительно стабильный и колеблется в пределах 10–25 %. Делать прогнозы сложно. Предпринимателю нужно выяснить, что именно влияет на колебания уровня сбыта: урожайность, сезонность, эффективность запуска рекламной кампании и т. д.;
- Z – спрос на продукцию непредсказуемый и колеблется в пределах от 25 % и выше, прогнозировать уровень сбыта невозможно. Такие товарные позиции чаще всего выводят из ассортимента или сокращают их количество на складе до минимума. Некоторые предприниматели поступают по-другому: закупают продукцию этой категории и хранят ее на складе, надеясь на взлет продаж.
На товары, чей коэффициент вариации близится к нулю, стоит делать основной акцент в рекламе. Если ассортимент часто обновляется, нужно следить за возникновением пика спроса на новые позиции. Спрос на одну продукцию может сразу возрасти, а затем постепенно снижаться. Другим товарам требуется время для раскрутки. Все эти нюансы следует учитывать при распределении рекламного бюджета.
Дифференциация товарного ассортимента крайне оправдана. Колебания спроса не всегда заметны невооруженным взглядом, и исследование поможет безошибочно определить их. Разделив продукцию по категориям, владелец бизнеса сможет грамотно рассчитать необходимый уровень запасов и организовать доставку.
Для проведения анализа потребуется статистика продаж за несколько месяцев или год. Конкретный период зависит от ниши. Например, для продуктов питания уровень сбыта можно исследовать даже за неделю. Чтобы увидеть четкую картину, необходимо проанализировать не менее 3–4 периодов. Однократное исследование не даст объективной информации. На основе полученных данных можно принимать решение относительно дальнейшего развития компании.
Особенности XYZ-анализа:
- исследование строится на статистике из прошлого, в будущем ситуация может меняться;
- при проведении анализа организации, имеющей филиалы в разных регионах, для всех подразделений нужно формировать отдельные отчеты. Это же правило действует для разных отраслей и рынков;
- чтобы выполнить расчеты, потребуются полные и достоверные сведения о количестве проданных товаров и полученных доходах за выбранный период. Их можно выгрузить из CRM или аналогичных систем сбора информации;
- не нужно полностью полагаться только на результаты XYZ-анализа. Дополнительно необходимо провести и другие исследования;
- товары, попавшие в невыгодную категорию, не нужно сразу же исключать из оборота. Сначала следует выяснить причины, из-за которых они туда попали. И только потом можно корректировать ассортимент.
Для проведения анализа можно использовать платные сервисы или бесплатные шаблоны, таблицы Excel или Google. Расчеты коэффициента вариации выполняются по сложной формуле, но функциональные возможности электронных таблиц позволяют быстро и просто провести исследование.
Совмещение ABC и XYZ-анализа
На практике XYZ-анализ редко используют как отдельный аналитический инструмент. Обычно его комбинируют с ABC-анализом. Совмещение двух методик дает более точные результаты по сравнению с проведением только одного анализа.
Комбинирование двух видов исследований позволяет получить ответы на такие вопросы:
- на какие товары уровень спроса самый высокий;
- насколько стабилен спрос на отдельные виды продукции.
Использование XYZ-анализа в бизнесе
Не все предприниматели готовы уделять достаточное внимание аналитике. Из-за этого бизнес несет убытки, а допущенные ошибки не дают обойти конкурентов. Потратив немного времени на XYZ-анализ, можно определить эффективные направления развития, приложить усилия для укрепления позиций на рынке и увеличения прибыли. В итоге собственник бизнеса не упустит текущую и будущую выгоду.
XYZ-анализ позволяет:
- разделить товары по регулярности продаж;
- выделить самые перспективные товарные позиции;
- отказаться от неликвидных продуктов;
- рассчитать оптимальное количество продукции на складе, чтобы она не залеживалась и приносила прибыль.
Владельцы бизнеса обычно ориентируются в том, какие позиции более востребованы, а какие не пользуются высоким спросом. Но руководствоваться одной только интуицией нельзя. Если заказать недостаточное количество востребованных товаров – выручка просядет. А сделав ставку на неходовой продукт, предприниматель рискует существенно понизить уровень продаж. Для предотвращения таких ситуаций заказывать товары необходимо на основе цифр, а не по наитию. Именно XYZ-анализ и может дать собственнику бизнеса недостающие цифры.
Значимость методики не следует недооценивать, так как из-за непродуманного управления запасами компании теряют от 10 до 25 % прибыли. Минимизация объема и времени нахождения оборотного капитала в запасах – важная задача любой коммерческой организации. Эффективно решив ее, можно избежать финансовых потерь и повысить размер прибыли.
Этапы проведения XYZ-анализа
При выполнении исследования придерживайтесь такой последовательности шагов:
- выберите перечень товаров для анализа. Лучше исследовать основной товарный ассортимент. В него входят позиции, продающиеся не реже 2 раз в неделю. Но также это может быть весь ассортимент торговой точки или отдельная товарная группа. Сезонную, элитную, новую или отсутствующую на складе продукцию исследуют отдельно;
- определите временной интервал, для которого будете рассчитывать стабильность спроса отдельных товарных позиций. Это может быть день, неделя, месяц, квартал;
- установите временной диапазон для анализа. Для понимания полной картины следует использовать продолжительный период – полгода, год;
- внесите первичные данные о продажах в таблицу документа в формате Excel;
- определите коэффициент вариации. Он измеряется в процентах и показывает, как менялся объем продаж от месяца к месяцу. Для расчетов используйте формулу СТАНДАРТОТКЛОНП ()/СРЗНАЧ(). В скобках укажите диапазон ячеек с данными уровня сбыта;
- отсортируйте товарные позиции по трем категориям согласно коэффициенту вариации: X (0–10 %), Y (10–25 %), Z (более 25 %).
Компаниям с разнообразным ассортиментом продукции потребуется автоматизация поведения анализа. Работу менеджера или аналитика значительно упростит использование CRM-системы.
Примеры выполнения XYZ-анализа
Приведем примеры проведения XYZ-анализа для двух разных ситуаций.
Пример № 1
Фирма реализует кондитерские изделия: конфеты, печенье, вафли. Ассортимент включает 12 товарных позиций. Временной интервал – месяц, временной диапазон – полгода. Составим таблицу с первичными сведениями.
| Товар / Продано, кг | Январь | Февраль | Март | Апрель | Май | Июнь |
| Конфеты «Белочка» | 320 | 300 | 310 | 310 | 300 | 300 |
| Конфеты «Желейные» | 150 | 180 | 160 | 130 | 110 | 140 |
| Конфеты «Коровка» | 250 | 250 | 240 | 220 | 250 | 230 |
| Конфеты «Ласточка» | 300 | 290 | 300 | 300 | 310 | 300 |
| Печенье «Ягодное» | 400 | 350 | 320 | 380 | 300 | 380 |
| Печенье «Нежность» | 500 | 490 | 500 | 500 | 490 | 500 |
| Печенье «Карамельное суфле» | 310 | 320 | 310 | 330 | 330 | 310 |
| Печенье «Молочное» | 480 | 500 | 490 | 490 | 500 | 490 |
| Вафли «Артек» | 520 | 500 | 520 | 520 | 510 | 530 |
| Вафли «Венские» | 380 | 350 | 300 | 350 | 400 | 320 |
| Вафли «Десертные» | 310 | 280 | 300 | 250 | 310 | 350 |
| Вафли «Любимые» | 400 | 420 | 400 | 390 | 400 | 400 |
Теперь рассчитаем коэффициент вариации для всех позиций, а затем присвоим товарам одну из трех категорий XYZ-анализа.
| Товар / Продано, кг | Январь | Февраль | Март | Апрель | Май | Июнь | Коэффициент вариации, % | Группа |
| Конфеты «Белочка» | 320 | 300 | 310 | 310 | 300 | 300 | 2,6 | X |
| Конфеты «Желейные» | 100 | 200 | 160 | 130 | 110 | 180 | 27,1 | Z |
| Конфеты «Коровка» | 250 | 250 | 240 | 220 | 250 | 230 | 5,2 | Y |
| Конфеты «Ласточка» | 300 | 290 | 300 | 300 | 310 | 300 | 2,1 | X |
| Печенье «Ягодное» | 400 | 350 | 320 | 380 | 300 | 380 | 10,9 | Y |
| Печенье «Нежность» | 500 | 490 | 500 | 500 | 490 | 500 | 1,1 | X |
| Печенье «Карамельное суфле» | 310 | 320 | 310 | 330 | 330 | 310 | 3,1 | X |
| Печенье «Молочное» | 400 | 500 | 400 | 490 | 500 | 530 | 11,9 | Y |
| Вафли «Артек» | 520 | 500 | 520 | 520 | 510 | 530 | 2,0 | X |
| Вафли «Венские» | 300 | 350 | 300 | 350 | 400 | 320 | 11,4 | Y |
| Вафли «Десертные» | 400 | 280 | 300 | 200 | 310 | 450 | 27,6 | Z |
| Вафли «Любимые» | 400 | 420 | 400 | 390 | 400 | 400 | 2,5 | X |
Отсортируем товары по категориям.
| Товар / Продано, кг | Январь | Февраль | Март | Апрель | Май | Июнь | Коэффициент вариации, % | Группа |
| Конфеты «Белочка» | 320 | 300 | 310 | 310 | 300 | 300 | 2,6 | X |
| Конфеты «Ласточка» | 300 | 290 | 300 | 300 | 310 | 300 | 2,1 | X |
| Печенье «Нежность» | 500 | 490 | 500 | 500 | 490 | 500 | 1,1 | X |
| Печенье «Карамельное суфле» | 310 | 320 | 310 | 330 | 330 | 310 | 3,1 | X |
| Вафли «Артек» | 520 | 500 | 520 | 520 | 510 | 530 | 2,0 | X |
| Вафли «Любимые» | 400 | 420 | 400 | 390 | 400 | 400 | 2,5 | X |
| Конфеты «Коровка» | 250 | 250 | 240 | 220 | 250 | 230 | 5,2 | Y |
| Печенье «Ягодное» | 400 | 350 | 320 | 380 | 300 | 380 | 10,9 | Y |
| Печенье «Молочное» | 400 | 500 | 400 | 490 | 500 | 530 | 11,9 | Y |
| Вафли «Венские» | 300 | 350 | 300 | 350 | 400 | 320 | 11,4 | Y |
| Вафли «Десертные» | 400 | 280 | 300 | 200 | 310 | 450 | 27,6 | Z |
| Конфеты «Желейные» | 100 | 200 | 160 | 130 | 110 | 180 | 27,1 | Z |
По завершении исследования мы видим, на какие товары действует стабильный спрос, какие относятся к категории «середнячков» и «аутсайдеров». В нашем случае выводы будут такими:
- товары со стабильным спросом: конфеты «Белочка» и «Ласточка», печенье «Нежность» и «Карамельное суфле», вафли «Артек» и «Любимые»;
- товары, спрос на которые колеблется вследствие влияния различных факторов: конфеты «Коровка», печенье «Ягодное» и «Молочное», вафли «Венские»;
- товары с нестабильным уровнем спроса: вафли «Десертные», конфеты «Желейные».
Информация о присвоенной категории и станет основой для принятия решений. Товары, отнесенные к категории X, обеспечивают основной приток покупателей. Они обязательно должны быть запасены на складе. Продукцию категории Y закупают на усмотрение собственника бизнеса. На нее также есть спрос, но хранить ее в таких же количествах, как товары-лидеры, не имеет смысла. От товаров группы Z можно полностью отказаться или поставлять их только по предзаказу.
Пример № 2
Компания ежемесячно поставляет продукцию 12 фирмам. Для оптимизации продаж необходимо разделить всех клиентов на три категории по стабильности совершения покупок:
- X – клиенты часто делают покупки;
- Y – покупатели, периодически заказывающие товары в компании;
- Z – клиенты, делающие единичные или редкие покупки.
Первый этап – составление таблицы с начальными сведениями.
| Покупатель / Выручка, тыс. руб. | Январь | Февраль | Март | Апрель | Май | Июнь |
| ООО «Сириус» | 123,2 | 133,4 | 128,1 | 120,9 | 131,2 | 124,8 |
| ООО «Альфа» | 65,1 | 80,2 | 42,0 | 50,3 | 60,8 | 42,9 |
| ООО «Орион» | 78,1 | 80,4 | 90,2 | 89,1 | 75,6 | 80,1 |
| ООО «Светлана» | 44,2 | 39,2 | 50,3 | 25,1 | 40,1 | 20,7 |
| ООО «Ромашка» | 80,1 | 75,2 | 82,7 | 83,9 | 76,4 | 79,1 |
| ООО «Лидер» | 60,1 | 40,2 | 52,3 | 55,1 | 41,2 | 39,4 |
| ООО «Тобрес» | 33,5 | 50,1 | 30,1 | 35,9 | 48,2 | 42,3 |
| ООО «Авангард» | 70,1 | 80,2 | 75,3 | 72,1 | 81,7 | 75,3 |
| ООО «Глобал» | 32,1 | 35,7 | 42,8 | 29,1 | 27,1 | 38,2 |
| ООО «Аванта» | 56,7 | 68,1 | 72,1 | 50,4 | 52,1 | 65,1 |
| ООО «Статус» | 67,2 | 70,3 | 65,1 | 62,7 | 72,1 | 69,4 |
| ООО «Астериас» | 50,7 | 52,9 | 35,4 | 42,8 | 52,9 | 47,3 |
Теперь нужно рассчитать коэффициент вариации и разделить клиентов по трем категориям в зависимости от стабильности совершения покупок.
| Покупатель / Выручка, тыс. руб. | Январь | Февраль | Март | Апрель | Май | Июнь | Коэффициент вариации, % | Группа |
| ООО «Сириус» | 123,2 | 133,4 | 128,1 | 120,9 | 131,2 | 124,8 | 3,8 | X |
| ООО «Альфа» | 65,1 | 80,2 | 42,0 | 50,3 | 60,8 | 42,9 | 25,9 | Z |
| ООО «Орион» | 78,1 | 80,4 | 90,2 | 89,1 | 75,6 | 80,1 | 7,3 | Y |
| ООО «Светлана» | 44,2 | 39,2 | 50,3 | 25,1 | 40,1 | 20,7 | 31,1 | Z |
| ООО «Ромашка» | 80,1 | 75,2 | 82,7 | 83,9 | 76,4 | 79,1 | 4,3 | X |
| ООО «Лидер» | 60,1 | 40,2 | 52,3 | 55,1 | 41,2 | 39,4 | 18,5 | Y |
| ООО «Тобрес» | 33,5 | 50,1 | 30,1 | 35,9 | 48,2 | 42,3 | 20,4 | Y |
| ООО «Авангард» | 70,1 | 80,2 | 75,3 | 72,1 | 81,7 | 75,3 | 6,0 | X |
| ООО «Глобал» | 32,1 | 35,7 | 42,8 | 29,1 | 27,1 | 38,2 | 17,2 | Y |
| ООО «Аванта» | 56,7 | 68,1 | 72,1 | 50,4 | 52,1 | 65,1 | 14,7 | Y |
| ООО «Статус» | 67,2 | 70,3 | 65,1 | 62,7 | 72,1 | 69,4 | 5,1 | X |
| ООО «Астериас» | 50,7 | 52,9 | 35,4 | 42,8 | 52,9 | 47,3 | 14,6 | Y |
Отсортируем товары по категориям.
| Покупатель / Выручка, тыс. руб. | Январь | Февраль | Март | Апрель | Май | Июнь | Коэффициент вариации, % | Группа |
| ООО «Сириус» | 123,2 | 133,4 | 128,1 | 120,9 | 131,2 | 124,8 | 3,8 | X |
| ООО «Ромашка» | 80,1 | 75,2 | 82,7 | 83,9 | 76,4 | 79,1 | 4,3 | X |
| ООО «Авангард» | 70,1 | 80,2 | 75,3 | 72,1 | 81,7 | 75,3 | 6,0 | X |
| ООО «Статус» | 67,2 | 70,3 | 65,1 | 62,7 | 72,1 | 69,4 | 5,1 | X |
| ООО «Орион» | 78,1 | 80,4 | 90,2 | 89,1 | 75,6 | 80,1 | 7,3 | Y |
| ООО «Лидер» | 60,1 | 40,2 | 52,3 | 55,1 | 41,2 | 39,4 | 18,5 | Y |
| ООО «Тобрес» | 33,5 | 50,1 | 30,1 | 35,9 | 48,2 | 42,3 | 20,4 | Y |
| ООО «Глобал» | 32,1 | 35,7 | 42,8 | 29,1 | 27,1 | 38,2 | 17,2 | Y |
| ООО «Аванта» | 56,7 | 68,1 | 72,1 | 50,4 | 52,1 | 65,1 | 14,7 | Y |
| ООО «Астериас» | 50,7 | 52,9 | 35,4 | 42,8 | 52,9 | 47,3 | 14,6 | Y |
| ООО «Светлана» | 44,2 | 39,2 | 50,3 | 25,1 | 40,1 | 20,7 | 31,1 | Z |
| ООО «Альфа» | 65,1 | 80,2 | 42,0 | 50,3 | 60,8 | 42,9 | 25,9 | Z |
В группу X попали такие клиенты: ООО «Сириус», ООО «Ромашка», ООО «Авангард», ООО «Статус». Эти компании стабильно заказывают продукцию и играют важную роль для бизнеса. С клиентами этой категории нужно работать особенно активно: регулярно запрашивать обратную связь, закрепить персонального менеджера, предоставлять выгодные условия сотрудничества.
В группу Y попали: ООО «Орион», ООО «Лидер», ООО «Тобрес», ООО «Глобал», ООО «Аванта», ООО «Астериас». Покупатели не отличаются стабильностью спроса, но объемы продаж от месяца к месяцу не претерпевают резких колебаний. Задача руководителя компании – выяснить, почему эти клиенты покупают нерегулярно, и постараться перевести их в более высокую категорию.
В группу Z попали: ООО «Светлана» и ООО «Альфа». Компании делают закупки разного объема от случая к случаю. Менеджерам нужно попытаться перевести их в более выгодную для бизнеса категорию. Если принятые меры не дают эффекта, лучше уделить внимание более перспективным клиентам.
Плюсы XYZ-анализа
Плюсы методики XYZ-анализа:
- высокая скорость обработки информации. Для получения расчетов достаточно ввести данные в таблицу;
- автоматический подсчет результатов по заданному алгоритму. Вероятность допущения ошибки сведена к минимуму;
- выявление товарных дыр, возможность выполнения корректирующих действий относительно системы поставок товаров;
- возможность применения к разным экономическим показателям.
Минусы XYZ-анализа
Аналитический инструмент имеет и недостатки:
- XYZ-анализ помогает оценить спрос на продукцию, но не дает представления о прибыльности. Поэтому его приходится совмещать с АВС-анализом;
- в низкий сезон коэффициент вариативности может резко вырасти, из-за чего перспективная товарная позиция попадет в категорию Z. Поэтому товары с сезонным спросом следует анализировать отдельно;
- для получения реальной картины потребуется продолжительная статистика. При исследовании кратковременного периода точность прогнозирования снижается;
- невозможность использования для продукции с коротким сроком годности.
Важные нюансы, на которые нужно обратить внимание
При выполнении XYZ-анализа учитывайте следующее:
- товары категории Х требуют пристального внимания, если их вклад в общую прибыль небольшой. Это может говорить о том, что продукция продается с нулевым остатком до следующей поставки, и компания недодает клиентам необходимый им товар. Для получения объективных выводов потребуется дополнительное исследование спроса на позиции из этой группы;
- если товар поставляется еженедельно, данные нужно агрегировать по неделям. При длинных сроках поставок (на месяц или полгода) вариацию рассчитывают за период не менее одного месяца. Данные агрегируют именно по тому промежутку времени, за который проводится анализ;
- учитывать нулевые периоды продаж или нет – зависит от того, какая агрегация проводится и за какой промежуток времени выполняются расчеты. Если исследование выполняют по дням или речь идет о редких продажах, то нули не нужно брать в расчет. А если анализ проводят по месяцам, нулевые продажи следует учитывать;
- XYZ-анализ сложно проводить, когда товарный ассортимент содержит много новых позиций или поставки осуществляются с перебоями, а магазин постоянно работает в условиях дефицита. Для получения объективных результатов приходится вводить другие параметры для анализа – запросы и обращения покупателей;
- компаниям с обширной номенклатурой и большим количеством точек продаж для проведения анализа не подойдут электронные таблицы Excel. Информацию придется вносить вручную, а когда речь идет о сотнях или тысячах наименований – процесс потребует много времени и усилий. При большом объеме информации электронные таблицы медленнее открываются, вычисления также займут больше времени. Намного удобнее использовать CRM-системы или другие продвинутые инструменты.
Делать или не делать XYZ-анализ
Пренебрегая этим аналитическим инструментом, владелец бизнеса не сможет грамотно сформировать объемы поставок, определить ценность товара и увеличить уровень сбыта. Непонимание спроса и уровня потребления повлечет за собой потерю прибыли, так как она перейдет к более подкованным конкурентам. Предотвратить такой исход событий поможет осведомленность о востребованных товарах на всех этапах предпринимательской деятельности. На основе результатов XYZ-анализа руководитель компании сможет определить уровень спроса на те или иные товары, оперативно вносить корректировки в ассортимент и оптимизировать расходы.
Заключение
XYZ-анализ показывает востребованные среди покупателей товары, обеспечивающие стабильную прибыль, и товары-аутсайдеры. Метод применяют, когда нужно оптимизировать складские запасы и высвободить дополнительные ресурсы. Для уменьшения расходов и повышения эффективности рекламной кампании эту методику лучше совмещать с ABC-анализом. Выполнять расчеты можно в таблице Microsoft Excel или CRM-системе.
XYZ-анализ прост в реализации, а расчеты занимают минимум времени. Полученные результаты не нужно воспринимать как истину в последней инстанции. Товарные позиции рассматривают по отдельности, пытаясь определить причины низкого уровня спроса. Проводить анализ нужно не реже, чем раз в полгода.
