Что такое ERP-система, и кому она нужна

Если говорить коротко, ERP-система – инструмент для планирования ресурсов и ускорения бизнес-процессов. Он поможет вам снизить отрицательное влияние человеческого фактора в компании и сделать работу организации более продуктивной, вывести показатели прибыли на новый уровень.

Функционал ERP-системы

Конкретный набор функций варьируется от одной ERP-системы к другой. Программные продукты от российских и зарубежных разработчиков пусть и не кардинально, но отличаются. У них есть ряд общих возможностей и задач, которые в обязательном порядке доступны в каждом ERP-решении:

• планирование продаж и производственных ресурсов;
• разработка и сопровождение технологических карт;
• управление запасами и закупками для пополнения склада;
• ведение учета: налогового, бухгалтерского, управленческого;
• управление проектами и производственными ресурсами;
• анализ и планирование потребностей предприятия.

Благодаря широкому функционалу ERP-система способна объединить все бизнес-процессы, стандартизировать и автоматизировать их. Интеграция технологии влечет за собой улучшение качества планирования. Система позволяет объединять и грамотно координировать работу разных подразделений организации, контролировать их деятельность и поручать выполнение задач. Бизнес-процессы в компании с ERP-системой становятся прозрачными, понятными, а за счет этого легко масштабируемыми и редактируемыми. Это создает новые точки роста для предприятия.

В чем преимущества ERP

Одна из причин, по которой ERP-системы пользуются популярностью – универсальность. Такого рода инструмент подходит для оптимизации различных типов предприятия как торгового, так и производственного. Программное обеспечение включает в себя большой набор модулей, которые подходят для обслуживания компаний любых масштабов и направлений. Есть и такие достоинства:

1. Масштабируемость. ПО для управления ресурсами компании совместимо с большим рядом приложений и конфигураций. Систему легко настроить под нужды конкретного бизнеса и масштабировать под предприятия различной величины – от малой фирмы до корпорации.
2. Безопасность. Технология позволяет разграничить права доступа между сотрудниками так, чтобы ценные корпоративные данные были доступны лишь ограниченному кругу лиц. Это исключает вероятность кражи секретной информации и ее попадания к конкурентам.
3. Единая платформа. Всего одна программа с набором модулей заменяет собой десятки приложений и сервисов, используемых компанией. Все возможности становятся доступны в одном интуитивно-понятном интерфейсе, причем из любой точки мира, где есть Интернет.

Все эти преимущества становятся доступными только при правильном выборе и дальнейшей интеграции ERP-системы. Чтобы все прошло гладко, рекомендуется доверить это профессионалам.

Есть ли у ERP недостатки

Не обошлось и без минусов – все-таки ERP-система – это инструмент, а не волшебная таблетка, и ни один инструмент не может быть идеальным и подходящим на все случаи бизнеса. Недостатки:

1. Дороговизна. Внедрение технологии управления для многих компаний является стратегическим вложением в развитие с окупаемостью в ближайшие 2–3 года.
2. Сложность. Из-за широкого функционала ERP-система требует дополнительного обучения сотрудников компании работе с возможностями программного обеспечения.
3. Требовательность. Кроме компьютеров, для полноценного функционирования технологии нужна надежная и быстрая IT-инфраструктура для хранения резервных копий.

Несмотря на перечисленные недостатки, рассматриваемый инструмент является популярным и в какой-то мере даже обязательным для всех компаний, заинтересованных в устойчивом развитии. Результат от его внедрения будет не сразу, но он обязательно появится и оправдает все вложения.

Когда пора внедрять ERP

На необходимость скорейшей интеграции ERP-системы в структуру компании указывает большой ряд признаков. Речь даже не о стремлении получения большей прибыли, а о таких проявлениях:

• сотрудники компании тратят много времени на простые и рутинные задачи, подлежащие автоматизации;
• есть проблемы с получением оперативной информации, необходимой для принятия срочных решений;
• используется многообразие программ и продуктов, которые нельзя объединить в единую систему;
• нет актуальных и своевременных данных касательно движения финансов, товаров, остатков на складах;
• возникают сложности в управлении персоналом, разным отделам тяжело друг с другом взаимодействовать;
• подготовка бухгалтерских документов и различного вида отчетностей занимает много времени и сил;
• невозможно анализировать отчетность на удаленной основе – вся информация хранится на ПК в офисе;
• отдел IT, если он вообще есть в компании, работает с трудом и не показывает должный уровень эффективности;
• используемое программное обеспечение не совместимо с ПО, которым пользуются клиенты и партнеры.

Если из перечисленных признаков что-то относится и к вашей компании – незамедлительно задумайтесь о выборе и дальнейшей интеграции системы управления ресурсами. В противном случае вам никогда не удастся превзойти конкурентов, которые уже выделили время и деньги на внедрение ERP.

Кому нужна ERP-система

Мы рассмотрели случаи, в которых интеграция ERP-системы в работу компании принесет плоды. Теперь же стоит разобраться, каким образом и в каких направлениях поможет эта технология.

Магазины

Автоматизация таких процессов, как инвентаризация, приемка, переоценка и перемещение товара между торговыми залами или магазинами – основная задача ERP-системы розничного магазина. Не имеет значения, что именно продается, строительные материалы или продукты, одежда либо электроника. ERP способна сократить затраты времени и сил на монотонные операции до десяти раз.

Склады

Оптимизации подлежат такие складские процессы, как приход товара на склад, сбор заказа на его дальнейшую отгрузку, комплектация заказов, адресное хранение. Тесно связанные с человеческим фактором ошибки, такие как пересортица, недостача, неправильное оформление и сбор заказа, полностью исключаются при корректно настроенной системе управления складскими ресурсами.

E-commerce

Интернет-магазины нуждаются в ERP-системе не меньше, чем офлайн-точки продаж. В этой сфере автоматизации подлежат процессы инвентаризации, комплектации и отгрузки заказов, приемки товара на складе онлайн-магазина. Это особенно актуально в периоды активных продаж, в том числе во время ограниченных акций и распродаж, когда поток клиентов сильно больше обычного.

Маркировка

Автоматизация маркировочного процесс будет интересна производителям, оптовикам, фирмам, которые занимаются доставкой и розничной продажей маркированной продукции. Это может быть обувь, табачные изделия, продукты питания, транспортные средства, автомобильные товары и изделия легкой промышленности. ERP поможет наладить процесс маркировки любой продукции.

Производство

Внедрение автоматизации в производственный процесс при соблюдении ряда правил неизбежно приводит к увеличению эффективности работы предприятия. ERP позволяет наладить контроль объектов, контролировать процессы агрегации и списания продукции. Все это в конечном итоге приводит к снижению затрат времени и денег на работу предприятия, уменьшает риск ошибок.

Учреждения

ERP-система призвана увеличить точность учета имущества бизнеса, обеспечить должный уровень контроля за сохранностью и перемещением каждой единицы, стоящей на балансе предприятия. Мобильный учет минимизирует риск потери и кражи имущества, сокращая издержки на 70 %, по сравнению с ручным управлением. Достигается экономия не только денег, но еще и времени.

Три метода интеграции

Есть три стратегии внедрения ERP-системы в деятельность компании. Каждый имеет свои нюансы:

1. Пошаговая интеграция. Сперва подключаются основные модули автоматизации заранее отобранных бизнес-процессов. Если тестирование пройдет успешно, выполняется более глубокое внедрение. Стратегия занимает много времени, но практически не несет рисков.
2. Комплексное внедрение. Полная противоположность пошаговой интеграции. В этом случае технология включается в работу компании в один момент и сразу всеми модулями. Риски у такой стратегии гораздо выше, но и эффект от ERP-системы можно оценивать почти сразу.
3. Комбинированный подход. Внедрение модулей происходит поэтапно, но одновременно по всем ключевым направлениям работы компании. Такой подход позволяет при невысоких рисках относительно быстро перевести бизнес-процессы организации на автоматизацию.

Выбор стратегии во многом зависит от структуры и возможностей компании. Небольшой бизнес может сразу перейти на ERP, тогда как организации с большим количеством подразделений сложно и дорого будет провести одномоментную интеграцию, а затем проконтролировать ее результат.

Этапы внедрения системы

Если выбор стратегии интеграции ERP уже выбран, стоит перейти непосредственно к алгоритму перехода компании на новую систему управления ресурсами. Обычно для этого хватает пяти шагов:

1. Подготовка. До покупки конкретного продукта взвесьте все плюсы и минусы, примите решение о том, нужна вам система или нет и какие ожидания вы на нее возлагаете.
2. Планирование. Изучите работу подразделений, поставьте задачи для будущей системы и определитесь с бюджетом. Отталкиваясь от этого, выберите программный продукт.
3. Установка. Программное обеспечение интегрируется в IT-инфраструктуру компании. Все важные данные из используемых ранее учетных систем переводятся в новую.
4. Тестирование. Редко удается внедрить ERP так, чтобы не было никаких нареканий. На этом этапе выявляются и устраняются возможные ошибки в работе автоматизации.
5. Обучение. Перед вводом системы в эксплуатацию нужно научить сотрудников компании ею пользоваться. Как правило, эту задачу берет на себя разработчик-интегратор.

За последним шагом идет окончательный ввод ERP-системы в эксплуатацию. Суммарно на весь процесс может уйти от нескольких дней до нескольких месяцев в зависимости от масштаба бизнеса.

Заключение

Если вы относитесь к числу компаний или отделов, которым строго показано использование ERP-системы, не откладывайте ее внедрение на потом. Лучше делегируйте ее выбор, интеграцию и дальнейшую настройку профессионалам и получите готовый инструмент для управления бизнесом.