Что такое ERP-система

ERP – это система управления ресурсами, представленная в виде компьютерной программы либо облачного решения. Многие компании по мере развития приходят к пониманию того, что без такого инструмента им не обойтись. Важно правильно выбрать, внедрить и использовать такую систему. 

Функционал

Предназначение ERP-системы заключается в автоматизации бизнес-процессов, которые так или иначе взаимосвязаны с ресурсами и производственным процессом. Для достижения этой цели в составе рассматриваемого инструмента есть большое количество функций. Рассмотрим некоторые. 

Документооборот

Быстрое оформление накладных, отчетов, счетов и любых других видов документации, а вместе с этим обеспечение удобного и простого доступа к ней. Легкое формирование сводных отчетов на основе документации. Электронный формат документооборота более прозрачный и точный, по сравнению с бумажным, и только он позволяет наладить эффективное взаимодействие нескольких подразделений компании без риска потерять или забыть тот или иной документ, отчет либо счет. 

Планирование

Встраиваемые в ERP-систему дополнительные модули позволяют планировать массу действий: 

• поставки товаров;
• деятельность склада;
• объемы производства;
• работа подразделений;
• объемы отгрузок;
• проведение платежей.

Это лишь часть аспектов, планирование которых значительно ускоряется и упрощается, если у вас есть ERP. Гибкая работа с планами заметно повышает эффективность управления предприятием, позволяет заниматься стратегическим планированием с учетом сезонного изменения спроса, дает возможность проводить план-фактный анализ, делать диагностику проблемных бизнес-процессов.

Работа с данными

Программное обеспечение для ERP-системы регистрирует в себе все операции и цифры, которые касаются вашего бизнеса. Все данные собираются в общую информационную базу и прозрачно управляются. Каждый пользователь сети с соответствующим доступом может просматривать базу быстро и удобно, без бумажной волокиты и запроса разрешений у старших лиц. Отдельные модули в составе ERP позволяют формировать массивы данных, разграничивать права доступа, вести архивы отчетов и документов, сортировать информацию по различным критериям и так далее. 

Работа с контрагентами

С помощью ERP вы автоматизируете работу с партнерами, поставщиками и клиентами. Особую важность представляет учет информации при обслуживании клиентов. Например, система хранит данные о проведенных сделках, отслеживает оформленные заявки и дебиторскую задолженность, автоматизирует учет и позволяет прогнозировать спрос на ту или иную категорию товаров. Также ERP подходит для создания запросов на сырьевые и товарные поставки при работе с поставщиками, анализа и планирования предстоящих закупок, контроля поставок и автоматизации иных действий.

Другие функции

Выше рассмотрен лишь базовый функционал ERP-системы. Возможности конкретного продукта во многом определяются количеством и типом подключенных модулей. Вот некоторые опции: 

• оформление и ведение технологических карт при производстве продукций;
• анализ времени и расходов, необходимых для выполнения текущего плана;
• планирование и анализ необходимости в сырье и деталях для производства;
• ведение кадрового, налогового, бухгалтерского и управленческого учета. 

Особый интерес ERP-система представляет при использовании совместно с CRM, которая заточена на работу с клиентами. Такой симбиоз позволяет не только грамотно использовать доступные ресурсы компании, но и увеличивать качество обслуживания, формировать лояльность клиентов и в конечном итоге повышать прибыль для получения еще большего числа необходимых ресурсов. 

Архитектура

Любая ERP-система состоит из двух частей – платформы и модулей. Под платформой понимается базовое программное обеспечение, состоящее из ядра и функционала. Ядро является программной средой, внутри которой выполняются операции с системой, а функционал представлен пользовательскими опциями и справочниками. Больший интерес представляют модули. Они подключаются к платформе и выполняют те или иные задачи. Это большой плюс, так как можно использовать только необходимый функционал, и не будет ничего лишнего, что может замедлить работу системы либо затруднить адаптацию и обучение сотрудников работе с ERP.

Большую роль в ERP-системе играет интеграция с внешними инструментами. Например, с IP-телефонией или CRM для более эффективной работы с клиентами. Таким образом, продукт собирается по типу конструктора, всегда можно добавить или удалить тот или иной компонент. 

Кому это надо

В первую очередь, внедрение ERP-системы является необходимостью для крупных предприятий со сложной производственной цепочкой. Такого рода решения начинают использовать компании, у которых накапливается большое количество типовых задач и возникает необходимость грамотно их автоматизировать. Вашему бизнесу однозначно нужна ERP-система в перечисленных случаях:

1. На выполнение шаблонных задач уходит много времени и ресурсов. Нанимаются «лишние» сотрудники для действий, которые правильным будет автоматизировать. В этом случае внедрение ERP поможет сократить раздутый штат и снизить нагрузку на персонал компании.
2. Нет простого и быстрого доступа к важной информации. Если руководство бизнеса не может оперативно узнать объем производства, просмотреть обязательства перед контрагентами или отследить складские остатки сырья либо товара, это повод заняться оптимизацией. 
3. Для автоматизации используется много разных инструментов. Часто компании в погоне за эффективностью внедряют десятки сервисов, решений и программ. В этом легко запутаться, продуктивность в итоге падает. ERP формирует единое информационное пространство. 
4. Не налажено полноценное взаимодействие между подразделениями. Если отдел продаж не имеет понятия, сколько товара есть на складе, а бухгалтерия не может обмениваться информацией с кадровиками, значит, нужно согласовать их работу с помощью ERP-системы.

Кому можно обойтись без ERP-системы, так это малому бизнесу. Небольшие предприятия могут обходиться ведением и автоматизацией учета ресурсов в том же Excel, Google Таблицах или ином инструменте с подобным функционалом. По мере развития компания потребность в автоматизации может вырасти, и в этой ситуации главное не откладывать внедрение системы на длительный срок. 

Достоинства

Высокая популярность ERP-систем у российских и зарубежных компаний обусловлена плюсами:

• легкость доступа к информации у сотрудников любых подразделений в соответствии с тем, какими правами на получение данных они обладают;
• централизация и надежная защита информации благодаря широким возможностям настройки и разграничения прав доступа, удобный контроль единой базы знаний;
• ускорение рабочих циклов, повышение прозрачности производства и труда персонала, возможность организовать эффективную систему обучения сотрудников; 
• стандартизация информационных систем и отчетности, что заметно ускоряет и упрощает работу с этими аспектами в любом бизнесе;
• гибкость и мобильность – при необходимости можно масштабировать ERP-систему и/или дополнить ее модулями в зависимости от того, в каком функционале есть потребность.

Помимо преимуществ, у рассматриваемого инструмента есть и ряд недостатков. Их нельзя считать серьезными минусами, но важно учитывать прежде, чем приступить к внедрению. Один из них – некоторая сложность программ, используемых для работы ERP-системы, поэтому понадобится обучение персонала. С другой стороны, компании, которые предлагают готовые решения, обычно предоставляют услугу обучения сотрудников клиента. Еще один нюанс в том, что в идеале ERP нужно держать на собственном сервере, а это потребует покупку и обслуживание оборудования.

О внедрении

Есть три способа внедрить ERP-систему в бизнес-процессы компании. Первый и самый простой – это пошаговая интеграция. Сперва выполняется тестирование и отладка инструмента на базовых модулях, и если все в порядке, автоматизации подлежат все бизнес-процессы. Этот вариант хорош минимальным риском, но занимает больше времени, чем комплексное внедрение. Оно, в свою очередь, подразумевает одномоментную автоматизацию всех процессов. Быстро, но рискованно. Третий вариант – комбинированный метод. В этом случае ERP распространяется на все направления работы бизнеса, но в каждом из них сперва задействуются основные процессы, а потом остальные.

Алгоритм внедрения ERP-системы включает в себя пять ключевых этапов: 

1. Подготовка. Определение целей, для которых будет внедряться решение, выбор поставщика программного обеспечения и подбор тарифного плана. 
2. Анализ. На втором этапе проводится анализ компании и ее бизнес-процессов. Ставятся цели по автоматизации и на основе этого создается технический план. 
3. Установка. Этот этап лучше доверить профессионалам, например, сотрудникам поставщика программного обеспечения. После установки выполняется тестирование системы. 
4. Обучения. Сотрудники компании обучаются работе с ERP. Желательно, кроме проведения ознакомительного курса, также разработать инструкции для минимизации риска ошибок. 
5. Ввод в эксплуатацию. Заключительный этап, к моменту которого выявляются и устраняются все ошибки, недочеты, а сотрудники уже имеют представление о том, как надо работать.

Продолжительность внедрения ERP сильно варьируется от нескольких недель до нескольких месяцев. Зависит она от структуры и масштаба компании, а также от варианта интеграции. 

Заключение

Если у вас средний или крупный бизнес, и в его распоряжении много ресурсов, не откладывайте выбор и внедрение ERP-системы на потом. Только так появляется возможность снизить издержки, высвободить время сотрудников на важные задачи, увеличить прибыль и обогнать конкурентов.