Что такое ERP-система

ERP – это термин, под которым понимается стратегические планирование ресурсов предприятия. Незаменимой частью стратегии является ERP-система – это пакет программного обеспечения для распределения, оптимизации и контроля производственных, финансовых и трудовых ресурсов. 

Структура

Большой спектр возможностей ERP-системы можно разделить на три модуля – финансы, персонал и операции. Каждый из них включает обширную группу функций. Рассмотрим их более подробно.

Персонал

ERP выгодно отличается от отдельных приложений кадрового аудита тем, что именно в данной системе сведения о трудовых ресурсах связаны с планированием ресурсов предприятия. Это:

• расчет производительности персонала;
• учет кадров и рабочего времени;
• управление командировками и нарядами;
• расчет заработной платы, пенсионный учет;
• управление премиями и компенсациями;
• подбор персонала и оценка сотрудников;
• управление квалификацией персонала. 

Нет необходимости использовать бесчисленное количество отдельных программ для кадрового аудита. Все самое нужное интегрировано в ERP и связано с другими модулями планирования. 

Операции

Операционный блок включает в себя многочисленные модули, функционал которых нужен для стратегического планирования производства товаров и услуг. Рассмотрим основные функции:

• управление запасами, инвентаризацией и цепочками поставок;
• контроль ценообразования и послепродажного обслуживания;
• управление ремонтом и техническим обслуживанием транспорта;
• оптимизация взаимоотношений предприятия с поставщиками;
• управление рецептурой и спецификациями выпускаемой продукции.

Нередко опции, входящие в состав операционного блока ERP-системы, выносится в отдельные программные решения, заточенные под выполнение тех или иных задач. 

Финансы

Многие специалисты по ERP-системам считают их корнем именно финансовые модули. Для удобства они поделены на четыре большие категории в зависимости от специализации. 

• Контроллинговые. Используются для учета источников доходов и расходов, подсчета себестоимости товаров, учета финансовых потоков по проектам и продуктам. 
• Управленческие. Включают инструменты для инвестиционного менеджмента и управления рисками, применяются для управления основными финансами компании. 
• Бухгалтерские. Модули представлены главной книгой, счетами к оплате для работы с кредиторами и счетами к получению для работы с дебиторами предприятия. 
• Казначейские. Инструментарий для управления финансовыми потоками и ликвидностью, а также для эффективного взаимодействия с банковскими организациями. 

В состав финансового блока некоторых ERP-систем дополнительно интегрированы инструменты для финансового управления и для управления KPI – ключевыми показателями эффективности.

Сферы применения

ERP-системы применяются:

• на дискретном и процессном производствах;
• в пищевой, химической и металлургической промышленности;
• на заготовительном, обрабатывающем и сборочном производствах; 
• в магазинах одежды, косметики, бытовой техники, продукты, обуви и других товаров;
• на складских объектах – внутрипроизводственные, материальные и сбытовые склады.

Если ваш бизнес относится к одной из перечисленных категорий, значит внедрение ERP-системы с большой вероятностью пойдет на пользу. Но не спешите – изучите ее подробнее.

Достоинства

• Полный контроль над бизнес-процессами. Правильно выстроенная ERP-система дает возможность управлять предприятием как на оперативном уровне, когда на счету минуты, так и на стратегическом, когда речь идет о постановке и достижении серьезных целей. 
• Стандартизация отчетности и документации. В рамках одной ERP-системы применяются унифицированные отчеты и другие данные для управления бизнесом. Это упрощает работу персонала и делает масштабирование более легким. 
• Централизация и надежная защита данных. Весь объем корпоративной информации хранится в одном месте – на физических серверах либо в облачном хранилище. Есть гибкая настройка политики безопасности и управления доступом для сотрудников. 
• Легкое и менее затратное масштабирование. Открывать и ввести в эксплуатацию новый филиал проще, когда предприятие работает по единой и отработанной системе. 
• Возможность интеграции с поставщиками. К ERP можно подключить модули, благодаря которым поставщики смогут самостоятельно определять, когда нужно наладить поставку тех или иных материалов. Это снижает управленческую нагрузку на предприятие. 

Огромный выбор функциональных модулей позволяет адаптировать ERP-систему под любую сферу деятельности. Таким образом, универсальность и гибкость – еще один большой плюс. 

Недостатки

Перед вводом ERP-системы в работу предприятия убедитесь, что вас устраивают ее минусы:

• сложность внедрения и настройки для последующей эксплуатации;
• требовательность к технической части – нужны мощные сервера;
• долгий процесс внедрения – у крупного бизнеса может уйти до трех лет;
• сильная зависимость от стабильности электрического питания;
• риск кражи, подмены или уничтожения данных, хранимых в облаке;
• сложный интерфейс, требуется дополнительное обучение персонала;
• большие затраты на программы, оборудование и его обслуживание. 

Если система планирования ресурсами предприятия заказана у стороннего разработчика, а не изготовлена самостоятельно, к числу недостатков добавляется зависимость от поставщика. 

Когда это необходимо

Как понять, что пришло время заняться поиском, внедрением и настройкой системы контроля ресурсов? На такую необходимость указывают следующие характерные признаки: 

• из-за низкого уровня автоматизации бизнес-процессов сотрудникам приходится тратить много времени на выполнение простых, но однотипных задач;
• сложный доступ к корпоративной информации и невозможность быстро получать ее, что не дает срочно принимать важные управленческие решения;
• используется большой объем программного обеспечения, возникают сложности с переносом данных из одной программы в другую, конфликт версий;
• отсутствуют достоверные и полные сведения о товарообороте, движении финансовых потоков, состоянии складов и статусе других ресурсов компании;
• корпоративная информация и документы доступны только с офисных компьютеров, нельзя решить срочную задачу на выезде по причине отсутствия доступа;
• отсутствует должный контроль за работой персонала, конкретного отдела и взаимодействия между подразделениями и филиалами в целом.

В первую очередь ERP-система подойдет крупному бизнесу с большим количеством бизнес-процессов, отделов и филиалов. Стратегическое планирование ресурсов позволяет эффективно распределять их и направлять в нужное русло. Удивительно, но для небольшой компании с малым оборотом и скромным ассортиментом использование ERP, напротив, может стать тормозом деятельности. 

Где взять решение

• Самостоятельная разработка. Вариант только для компаний с собственным штатом опытных программистов, а значит далеко не для всех, а только для IT-организаций. Но даже команда своих специалистов – не гарантия того, что система будет работать без ошибок. Это нивелирует и без того единственный плюс такого способа – дешевизну.
• Доработка готового решения. Выбираете и покупаете универсальную платформу, после чего дорабатываете ее под специфику предприятия. Ошибок быть не может, так как в продажу поступают отлаженные программные продукты. Придется выложить деньги как за систему, так и за настройку. Также потребуется регулярная поддержка от разработчика. 
• Индивидуальная разработка. Самый дорогой, но в то же время идеальный вариант. Вы заказываете создание ERP-системы у специалистов и получаете разработанный именно для вашего бизнеса программный пакет. Придется потратить много денег и времени на ожидание, но результат того стоит. Вариант скорее для среднего и крупного бизнеса. 

Если планируете заказывать разработку индивидуальной системы, выбирайте иностранные услуги. Статистика решений из России низкая – лишь пятая их часть нашла реальное применение.

Как нужно внедрять ERP

Для внедрения ERP-системы в работу предприятия может использоваться один из трех методов:

1. Этап за этапом. Сперва выбираются несколько бизнес-процессов «на пробу», к которым подключаются принципы ERP. Если все хорошо, выбирается следующий пакет процессов, затем еще один, и так до полного внедрения. Вариант занимает много времени, однако риски минимальные. Рекомендуется начинать с контроля не самых важных процессов. 
2. Большой взрыв. Полная противоположность предыдущей стратегии. Установка происходит сразу и в полном объеме. Метод самый быстрый в случае успеха, но крайне рискованный. Рекомендуется для предприятий с простой организационной структурой (например, с линейной или линейно-штабной) и отлаженной автоматизацией всех бизнес-процессов. 
3. Развертывание. Подбирается определенный участок предприятия, например, отдельное подразделение или филиал, где внедряется ERP-система. Внедрение можно проводить как этап за этапом, так и методом большого взрыва. После отладки система внедряется уже в другой отдел, и так до конца. Метод требует времени, но и риски с ним минимальные. 

Как выбрать метод внедрения системы планирования ресурсов предприятия? Обратите внимание на опыт других компаний, в первую очередь конкурентов, которые успешно перешли на ERP. Отталкивайтесь и от структуры своего предприятия, степени автоматизации бизнес-процессов. Если риски неоправданные, откажитесь от «большого взрыва» – лучше дольше, но без ущерба. 

Заключение 

ERP – сложный в реализации, но мощный инструмент для эффективного управления бизнесом. Не стоит бездумно внедрять систему управления ресурсами, если в этом нет необходимости. Иначе деньги будут потрачены зря, а предприятие будет подвергнуто лишним рискам. Если же без ERP никуда, ответственно отнеситесь к выбору ПО, а лучше закажите индивидуальную разработку.