Что такое бюджет компании и как правильно его составить

Компании при планировании стратегического развития составляют бюджет доходов и расходов предприятия. Руководители, особенно начинающие, ошибаются в бюджетировании, не учитывают многие факторы.

Чтобы разобраться в этом деле, рассмотрим значение бюджета, какую роль он играет в стратегическом развитии и как правильно его составлять.

Что такое бюджет организации

Бюджет компании – это календарный план доходов и расходов организации. Является инструментом для управления деятельностью компании. Представляет результат принятых решений, утвержденных, готовых к исполнению.

Планирование расходов ведут менеджеры различных подразделений предприятия. Составление подобных смет позволяет определить и удовлетворить нужды компании.

Поэтому, чтобы осознать не просто на словах, что такое бюджет компании и каким он бывает, нужно разобраться с видами и особенностями организационного планирования.

Типы и особенности

Существует несколько типов бюджетирования организации.

• собранный снизу вверх. Подразумевается составление смет, например, исполнителями технического IT-отдела по оснащению рабочих мест компьютерами, оргтехникой к руководителю отдела, а затем к руководству компании;
• собранный руководством организации сверху вниз. Руководитель самостоятельно планирует расходы и доходы, создает сметы для отделов. Но в этом случае глава предприятия должен четко знать нужды и потребности всех отделов организации.

Помимо этого, бюджет делят по времени на долгосрочный и краткосрочный. Например, формой первого является планирование расходов на полгода или год. А второй тип подразумевает составление сметы на три месяца или неделю.

Могут быть профицитными или, наоборот, дефицитными. Например, если компания по расходам превысила доходность предприятия в прошедшем году, то подобный бюджет называют дефицитным. Есть же и сбалансированные.

Многие говорят, что важно правильно составлять сметы, чтобы бюджетирование всегда было сбалансированным. Однако, такое мнение ошибочно. Но об ошибках существующих стереотипов о бюджете будет рассказано в последующем блоке.

Аналитики выделяют некоторые особенности бюджетов. Например, временная, когда бюджетирование привязывается к определенному периоду времени. Для школ – это 1 сентября, для курортных компаний – 1 апреля.

Другой особенностью является периодичное планирование. Заключается в составлении смет на расходы и доходы предприятия ежемесячно. При планировании учитывают факторы внешней и внутренней среды. Без учета ни одна смета не должна быть допущена к исполнению, потому что подобные процессы могут привести к банкротству.

Еще одной особенностью является учитывание бизнес-структуры компании. Бюджетирование направляется на достижение целей предприятия. Поэтому все доходы и расходы должны быть спрогнозированы на год вперед.

Функции

Правильно составленный бюджет помогает в достижении компанией задуманных стратегических задач.

Основными же функциями бюджетирования являются:

• планирование. Позволяет грамотно распределить ресурсы компании от второстепенных целей к первостепенным. Превращает результаты и затраты в денежное выражение. Позволяет проработать собственную стратегию бизнеса;
• учет. Эта функция позволяет руководителю компании быть в курсе трат, доходов предприятия. Помогает в анализе результатов достигнутых или недавно намеченных целей;
• контролирование. Контроль за работой организации необходим. Бюджет помогает сравнивать фактическую информацию, получаемую от производственных отделов, с плановыми показателями. Благодаря этому сравнению выявляются недостатки в отстающих сферах развития и появляется возможность дальнейшего превращения их в преимущества.

Разобравшись со значением бюджета, его функциями и особенностями, давайте рассмотрим неверные представления о грамотном планирований.

Три неправильных мнения о бюджете компании и другие заблуждения

Многие предприниматели считают бюджет дубинкой. То есть, если траты предприятия не были заложены в смету, то деньги не будут выделены на неожиданно возникшие расходы.

Это в корне неверное представление. Грамотное составление бюджета подразумевает гибкое планирование. Например, у инженера, который работает на ПК производственной фирмы вышел из строя жесткий диск и его необходимо поменять. В смете этих расходов не предполагалось. Однако, без жесткого диска он не сможет работать, значит не сможет отдать чертежи тем, кто изготавливает продукцию. Если вы слышите от высшего руководства, что покупка не запланирована в бюджете, то перед вами человек ничего не смыслящий в бизнесе.

Когда говорят, что бюджетирование – это «упражнение в арифметике», то же неверно. Потому что составление сметы есть четкий и верный план, которому следуют в работе организации. Смета имеет начало и конец по времени, составляется план мероприятий, затем собираются заявки на расходы.

Когда говорят, что предприятия неверно составляют бюджет, – миф. План не может быть выполнен полностью, потому что всегда будут проявлять себя форс-мажорные обстоятельства, человеческий фактор. Однако, бюджет поможет правильно среагировать, если что-то пойдет не так.

Почему же возникают подобные мифы. Все дело в том, что многие руководители неправильно составляют бюджетирование предприятия. Например, при планировании продаж, руководитель просит предоставить информацию о том, сколько компания собирается продать в следующем году. Хотя правильнее было поставить вопрос так: «Наша компания должна увеличить объем продаж в 10 раз в следующую пятилетку. А на следующий год отдел продаж должен предоставить перечень мероприятий для осуществления стратегического плана предприятия».

Другой ошибкой в составлении бюджета является неправильное планирование дебиторской и кредиторской задолженности. Вернее, отсутствие учета стратегии предприятия при составлении плана подобной задолженности.

Например, во время дефицита денег в компании, руководители пытаются, закупить большинство товаров в кредит. Это неблагоприятно сказывается на стратегии и ведет к увеличению затрат. Поэтому лучше воспользоваться банковским кредитом, чем покупкой товара от поставщика. Последние могут завышать стоимость товаров.

В современных реалиях многие менеджеры неправильно понимают термины, которые используют для планирования. Например, под доходами понимаются только поступления денежных средств, а под расходами траты на производство товаров. Составление плана при непонимании терминов не учитывает амортизацию средств, резервы компании. В результате бюджет неправильно составляется.

Поэтому необходимо обучать менеджеров правильному составлению смет, проводить мастер-классы. Тогда возможно избежать ошибок при планировании расходов и доходов предприятия.

Как составляют бюджет организации

Теперь рассмотрим, как правильно составляют бюджет организации. 

1. Прогнозирование продаж. Необходим для инвестиций и расширения компании, если планируется.
2. Составление плана производства и только потом запасов. Эти два расчета взаимосвязаны. Не зная на начало года запасов, нельзя рассчитать количество производимого продукта. Может нужно распродать товар, а потом начать производить новый.
3. Планирование коммерческих и административных расходов. Первые связывают с реализацией товара, а вторые носят постоянный характер и зависят от стремления к роскоши. Административные расходы зависят от наполнения штата, количества оргтехники и т. д.
4. Составление сметы снабжения. Сюда входит информация о платежах, сроки привоза комплектующих для изготовления продукта, количество ввозимого сырья. Прогнозируется посредством обращения к бюджету запасов и прогнозу продаж.
5. Планирование расхода основных материалов. Показывает потребность в определенном количестве сырья и материалов для изготовления продукции.
6.  Составление сметы заработной платы.
7. Смета косвенных расходов. Эта смета создается для поддержания производства в обычном для него темпе. Например, сломается деталь станка, который выпускает продукцию – необходимо заменить. Расходы, которые должны быть учтены.
8. Расчет себестоимости. Здесь решаются вопросы оценки изготовляемого продукта. Связывают воедино валовые и удельные расходы.
9. Планирование доходов и расходов. Сюда входят отчеты о прибыли и убытках.
10. Прогнозирование выручки. Здесь планируют сколько живых денег можно будет получить после изготовления и продажи продукции.
11. Составление баланса. Сложный этап. Рассчитывается по активам и пассивам предприятия. Нужен для прогнозирования ликвидности и финансовой устойчивости компании.

Следующим этапом идут расчет инвестиций и заключает составление общего бюджетирование смета по движению денежных средств.

Заключение

Прогнозирование, планирование, контролирование и учет – это главные функции, которые выполняет бюджет по регулированию и удержанию компании на плаву. Поэтому те руководители, кто считает, что бюджетирование – это просто метод снизить расходы и увеличить доходы, ведут предприятие к гибели.