Что такое ABCXYZ-анализ

ABCXYZ-анализ – это принцип Парето в чистом виде. Максимальный эффект приносят лишь 20 % от всех действий компании. Однако определить, какие именно действия наиболее выгодны, не получится без проведения ABC-анализа.

Что такое ABCXYZ-анализ

ABCXYZ-исследование основано на сегментации однотипных объектов по двум показателям. Например, анализ ассортимента проводится на основе частоты спроса на продукцию и выручки с его продаж. После анализа все товары оказываются разделенными минимум на три сегмента. В первую группу входят 20 % от всех анализируемых объектов, однако они приносят 80 % от всего результата. Например, из всего ассортимента можно выделить 20 % товаров, однако именно они будут приносить 80 % всей выручки. Так проявляется принцип Парето.

В коммерции метод ABCXYZ используется по-разному. Помимо ассортимента, можно проанализировать:

• клиентскую базу. Исследование покажет, кто приносит больше всего денег фирме. С этими людьми нужно будет работать по особой стратегии, чтобы они не ушли к конкурентам. Остальные клиенты также будут распределены на группы, с каждой из которых потребуется своя стратегия работы, чтобы покупатели обращались чаще и тратили больше;
• поставщиков. Анализ покажет, от кого из контрагентов компании она больше всего зависит по объему поставок и их частоты;
• материалы на производстве. С помощью ABCXYZ-методики можно проанализировать частоту использования и расходы на закупку, хранение;
• менеджеров. ABC-метод выявит лидеров и отстающих в отделе продаж;
• магазины или филиалы, чтобы выявить точки, приносящие наибольший и стабильный доход.

Главное, при ABCXYZ-исследовании сравнивать однородные объекты, у которых есть сопоставимые показатели. Иначе результаты анализа не будут корректными. Например, очевидно, что нельзя сравнивать по выручке товары и клиентов. Но если в ассортименте есть кардинально различающиеся товары (детские игрушки и автозапчасти – неоднородны), то для каждой товарной категории нужен свой ABC-анализ.

Сопоставимые показатели у объектов должны быть по той же причине – чтобы результаты были точными. Например, при анализе товаров надо учитывать, как долго каждый продукт находится в продаже. Какие-то позиции могут продаваться годами, а какие-то – только что вышли на рынок.

Плюсы и минусы анализа

Универсальность, возможность использовать ABCXYZ-методику по отношению к разным объектам – главное преимущество анализа. Провести анализ просто: для ABCXYZ не требуются специальные программы и навыки. Можно использовать Excel. Сегментация объектов по группам не отнимает много времени, поэтому анализ можно будет проводить регулярно, например каждую неделю или месяц. Когда накопится достаточно данных, можно посмотреть на бизнес-результаты в динамике и принять более эффективные управленческие решения.

Но ABCXYZ-анализ довольно формален. Вся сегментация основана только на цифрах, то есть рекомендации, которые касаются дальнейшего развития бизнеса, не всегда соответствуют реальной картине.

Зависимость от цифр порождает еще один недостаток методики: чтобы ее использовать, необходимо собрать большой объем данных. Если в компании нет CRM-системы, не автоматизирован складской учет, сделать это будет проблематично.

Как проводить ABCXYZ-исследование товаров

Для анализа нужны инструменты – программы, в которых будут записаны данные и сегментированы объекты. Самый простой и доступный способ исследования – в Excel или «Google Таблицах». Главное, интегрировать их в CRM, 1C или другую программу учета. Если в компании есть CRM, то можно выполнить анализ прямо в системе. Но не все разработчики CRM оснащают свои программы такой функцией.

Исследование проводится в три этапа. Подготовка к исследованию предполагает постановку цели. Не понимая, что именно хочется улучшить, руководитель не сможет выбрать подходящие показатели для анализа. Например, руководитель компании хочет повысить прибыль. Он может сделать это двумя путями – через работу с ассортиментом (включение в него более прибыльных позиций), через работу с клиентами (привлечение большего числа покупателей). Значит, нужно уточнить цель и выбрать способ ее достижения. В первом случае анализировать придется товары на основе частоты продаж и выручки. Во втором – клиентскую базу на основе количества обращений за период и дохода.

Для АВС-исследования используют финансовые метрики, например оборот, средний чек, прибыль, выручку, маржинальность. В XYZ могут использоваться метрики другого характера – количество заказов, частота или объем поставок, регулярность обращений.

Затем, на первом этапе, проводится АВС-анализ. После него – XYZ-анализ. На третьем этапе результаты сопоставляются.

ABC-анализ на примере ассортимента

В рамках первого этапа все наименования ассортимента делятся на группы А, В и С по объему выручки, которая поступает с их сбыта. В категорию А попадут только 20 % от всего ассортимента, которые приносят 80 % всей выручки. Во второй группе окажутся 30 % товаров, которые обеспечивают до 15 % выручки. В оставшийся сегмент попадают оставшиеся товары, вклад в общий доход от которых не больше 5 %.

Чтобы распределить продукцию по сегментам, необходимо полный перечень наименований внести в таблицу Excel, Google или в специальные программы для ABCXYZ – в первый столбец. Во следующем столбце должен быть указатель, по которому сравниваются объекты. В случае с товарами это выручка. В следующем столбце считается доля выручки с продаж товара в общем объеме выручки. Для расчета есть формула:

Выручка от продажи товара / Общая выручка за тот же период * 100 %

Затем объекты располагаются в порядке убывания по доле выручки. В четвертом столбце считается совокупный процент нарастающим итогом. Например, первый товар приносит 7 % от общей выручки. Второй товар – 6 %. Значит, процент выручки нарастающим итогом у второго товара будет 13 % (7 + 6). Третий товар приносит 4 % от общей выручки, следовательно, процент нарастающим итогом будет 17 % (13 + 4). Прибавляя к каждой доле предыдущие, нужно дойти до 80 %. В Excel удобно вести такие подсчеты, потому что не нужно делать их вручную. Достаточно выделить ячейки, долю в которых нужно суммировать.

В пятом столбце указывается группа, в которой оказываются товары, исходя из доли выручки нарастающим итогом. Товары с показателем меньше 80 % входит в группу А, товары с показателем 81–95 % – группы В, а товары с показателем 96–100 % входят в группу С.

XYZ-анализ ассортимента

Второй шаг ABCXYZ-исследования – это повторное деление товаров на три группы X, Y и Z, но уже на основе частоты продаж или объема продаж в единицах. Сегментация происходит таким образом:

• группа X – товары с коэффициентом вариативности 0–10 %. Другими словами, спрос на них практически не меняется. Ради этих товаров клиенты приходят в магазин. Такие позиции должны быть всегда в наличии и на складе;
• группа Y – товары с коэффициентом вариативности 10–25 %. Интерес к товарам со стороны потребителей небольшой, но стабильный, предсказуемый. Запасы можно пополнять заранее, закупая то количество товара, которое возможно продать;
• группа Z – товары, коэффициент вариативности которых выше 25 %. Спрос на них самый непредсказуемый. Эти товары продаются в единичном экземпляре.

Для удобства таблицу XYZ лучше создавать на отдельном листе, так как в ней другие столбцы, а по количеству их больше. В первый столбец таблицы также вносятся объекты – товары. Их можно скопировать из таблицы АВС. Во втором столбце должна быть указана выручка за период. Период разбивается на несколько равных промежутков, чтобы сравнить, насколько отличалась выручка одного товара в разные промежутки. Важно, чтобы периоды совпадали с АВС-анализом. Но точных рекомендаций относительно периодизации анализа нет. Можно анализировать продажи за год и делить их по месяцам. А можно взять квартал и разделить его на недели.

Затем необходимо определить среднее значение, с которым будут сравниваться фактические показатели в каждом промежутке. Для этого берется вся выручка с продажи товара за период и делится на число промежутков. Например, анализ проводится для магазина мебели. Исследуемый период – год, а промежутки – месяцы. Один из товаров в таблице – офисный стол. За год совокупная выручка с продажи столов составила 1 млн рублей. За месяц в среднем продавалось товара на 83,3 тысячи рублей. Далее фактическая выручка в январе, феврале и других месяцах сравнивается со средним значением.

Следующий столбец – коэффициент вариации. Коэффициент показывает, насколько показатели в разные промежутки отклоняются от среднего значения. Подсчитать коэффициент можно с помощью встроенных формул в Excel, подставив нужные столбцы.

Затем каждый товар относится к подходящей группе – X, Y или Z. После этого список можно обновить, сгруппировав товары.

XYZ-анализ товаров помогает понять, сколько экземпляров должно быть на складе, чтобы удовлетворить спрос покупателей, но в то же время не допустить порчи, просрочки товара и списаний. Не стоит пренебрегать XYZ-исследованием, даже если в ассортименте компании продаются товары первой необходимости. К примеру, кажется, что хлеб продается стабильно и предсказуемо всегда. Однако на деле в этой нише тоже есть тренды, мода. Так, обычный ржаной хлеб может выйти из моды, а взамен клиенты будут брать хлеб без глютена. Кроме того, даже на базовые недорогие товары влияют внешние факторы. От урожайности зависит количество товара, которое будет поставляться в магазин. А от финансового состояния жителей – спрос на дешевый и дорогой хлеб.

Совмещение результатов ABC и XYZ

Товары с высоким спросом – не всегда прибыльные. А самые прибыльные позиции не всегда являются ходовыми и популярными. Поэтому для того, чтобы точно выявить выгодные товары-локомотивы, результаты АВС- и XYZ-анализов объединяют.

При совмещении результатов получается девять групп – от AX до CZ. Товары из подгрупп А и В приносят почти 95 % выручки, однако наибольшую выгоду приносят позиции из групп AX и ВХ. Это самые популярные товары в ассортименте. Задача компании – обеспечить постоянное наличие товаров в магазине или на складе, чтобы их продажи не проседали. Несмотря на то что эти продукты и так пользуются спросом и приносят доход, есть способы увеличить выручку с них. Например, можно делать кросс-продажи, убеждая клиента вместе с товаром АХ купить аксессуар. Тогда вырастет средний чек, глубина чека, товарооборот.

AY и BY – это товары, которые приносят много выручки, но пользуются меньшим спросом. Например, это товары по более высокой стоимости или для узкого круга пользователей. Предприятию надо работать с этими группами так, чтобы спрос на них был более прогнозируемый. Во-первых, можно изучить факторы, которые влияют на спрос. Во-вторых, можно усилить рекламную активность и доносить ценность, пользу товаров до клиентов. Повысить спрос можно с помощью скидок, акций, карт постоянного покупателя. Тогда товары переместятся в категории AX и BX.

AZ и BZ – товары, которые принесли много денег компании, но продаются неактивно. Обычно это самые дорогие товары в магазине, которые покупаются редко. Спрос на эти товары непредсказуемый, поэтому при планировании продаж они даже не учитываются. Объем таких товаров на складе надо сокращать. Но в идеале стоит перевести товары в более высокие категории AY и BY. Например, устраивая акции, рекламируя или приурочивая товары к сезонным мероприятиям.

CX и CY приносят маленький, но стабильный доход. Например, это недорогие товары первой необходимости или продукты-приманки, ради которых в магазин впервые приходят покупатели. Избавляться от таких позиций ассортимента нельзя. Но можно увеличивать их доходность, чтобы постепенно перевести их в группы BX и BY.

В группе CZ находятся объекты-балласты. Это товарные позиции, которые не приносят дохода и не пользуются спросом. Можно сокращать объем их закупок. Например, закупать товары только после получения заказа на них от клиента. Иногда от товаров группы CZ полностью избавляются, устраивая распродажу. Но для вывода их из ассортимента надо убедиться, что они не влияют на продажи других товаров. Например, в магазине товаров для творчества есть пряжа и спицы для вязания. Пряжа покупается часто, а спицы – редко. Но, если вывести их из ассортимента, клиенты не смогут вязать из пряжи, а значит, не будут ее покупать.

Обновление данных

Если компания развивается, например приходят новые продавцы, меняется ассортимент или сырье, то актуализировать результаты ABCXYZ-анализа нужно регулярно, хотя бы раз в полгода. Точный промежуток времени, по истечении которого стоит повторить исследование, зависит от отрасли и скорости обновления.

Анализ клиентской базы нужно проводить регулярно, даже если ассортимент и отдел продаж остаются неизменными. Ведь в компанию приходят новые покупатели. К тому же у старых клиентов также могут меняться потребности, финансовое состояние.

Анализ клиентов по методу ABCXYZ: кто чаще покупает и больше платит

Кроме ассортимента, с помощью АВС-методики часто изучают клиентскую базу. Тогда в АВС-анализе клиентскую базу сегментируют по выручке. В группу А попадают крупные покупатели, в группу В – средние, а в С – мелкие. Иногда выделяется еще группа D, в которую входят мертвые клиенты, давно не обращавшиеся в фирму.

При этом можно классифицировать клиентов как по средней сумме покупки, так и по суммарному доходу, полученному от них за период. Каждая компания самостоятельно определяет, какую сумму заказа считать крупной. В корпоративных или оптовых продажах крупным клиентом может быть тот, чей заказ исчисляется миллионами. А в малом розничном бизнесе чек на несколько сотен тысяч – уже считается крупным.

XYZ-анализ клиентской базы классифицирует покупателей по частоте обращений в компанию. Некоторые клиенты в течение исследуемого периода обратились в фирму много раз, кто-то делал покупки несколько раз, а кто-то покупал один раз.

По результатам анализа можно судить, на каких клиентах надо сконцентрироваться. Например, клиентов групп AX и ВХ надо беречь, чтобы они не ушли к конкурентам. Им можно предложить программы лояльности и выстраивать с ними доверительные отношения.

Те клиенты, которые готовы тратить большие суммы, но делают это редко, не должны забывать о компании. Важно делать им рассылку, сообщать о скидках и акциях. Те, кто совершает дорогие покупки, но делает это непредсказуемо (группа АZ), должны быть изучены. Необходимо понять их потребности и расширить ассортимент.

Но не у каждого покупателя изначально есть потенциал для перехода в более «хорошую» группу. Чтобы понять, стоит ли тратить на клиента время, можно действовать по двум стратегиям:

• выяснить норму потребления и понять, где клиент покупает нужное количество товаров. Есть нормы потребления, которые уже рассчитаны Росстатом или ВОЗ, например рекомендованное количество сахара, молока, хлеба и мяса в день. Но если речь идет о товаре не первой необходимости, то рекомендованной нормы потребления не существует. Выяснить ее можно, только пообщавшись с потребителями, например через опросы на сайте, в соцсетях. Затем необходимо понять, насколько велико расхождение между потребляемым объемом товара, который заявляют сами клиенты, и фактическими покупками. Так, клиент может говорить, что ходит в кафе каждую неделю, а в конкретное заведение фактически он приходит раз в полгода. Значит, есть перспектива сделать его постоянным посетителем и получать от него больше денег;
• в В2В-отрасли нет установленных норм потребления, поэтому можно прямо спросить у клиентов, что и в каком количестве они закупают у других продавцов. Затем можно ввести в ассортимент те товары, которых им недостает, сделать индивидуальные скидки.

При анализе клиентов важно смотреть на соотношение разных групп покупателей. Сбалансированной считается ситуация, когда покупателей из группы А – 20 %, а из групп В и С – 30 % и 50 % соответственно. Но иногда случаются перекосы, например в группу В попадает не 30 %, а всего 15 %. Любые перекосы говорят о том, что работа с клиентской базой ведется неправильно. Менеджеры не развивают потенциал покупателя или не дорабатывают с ним.

Если фактическая доля группы выше стандартной, значит, покупатели этой группы могут переходить на ступеньку выше. Необходимо подтолкнуть их к увеличению объема закупки или частоты обращения. Если фактическая доля оказывается ниже стандартной, значит, именно в этой категории компания не может найти достаточно клиентов.

Стоит сравнить продажи групп А и В, чтобы понять, насколько велика разница между ними. Стоит сравнивать лучших представителей обеих групп. Если разница в объеме их закупок – более десяти раз, значит, покупателей из категории А стоит выделить в отдельную подгруппу ВИП-клиентов.

ABCXYZ-анализ воронки продаж

Воронки продаж являются распространенным инструментом анализа торговли. Воронка, как и сделка, состоит из нескольких этапов, на каждом из которых находится разное количество клиентов. Чем ближе клиент к вершине воронки, тем полезнее он для компании. Ведь повышается вероятность успешного заключения сделки.

Однако не все клиенты из воронки являются целевыми, а оттого не доходят до финального этапа. АВС-анализ показывает, сколько клиентов дошли до последнего этапа воронки, и дает основную информацию о них: каким образом узнали о компании, кто из сотрудников с ними работал, какую сумму покупатели потратили. Это помогает в будущем привлекать больше подобных людей, чтобы росла конверсия воронки.

ABCXYZ-анализ товарных запасов

Работая с товарами, можно проводить ABCXYZ-анализ не только ради повышения прибыли, но и для повышения эффективности управления запасами. В таком случае параметры для анализа выбираются те же – доля в общей выручке и частота продажи. Однако стратегии работы с группами товаров различаются.

Когда компании требуется пополнять запасы готовой продукции, приходится выбирать, какие позиции заказывать в первую очередь. Особо тщательно нужно следить за продукцией, попавшей в категорию А. При заказе нужно учитывать не только объем продаж, но и страховой запас на случай задержки поставок или резкого колебания спроса.

Когда товары группы А заказаны и оплачены, можно вложить деньги в пополнение запасов группы В. По остаточному принципу закупаются наименования из категории С. Даже если эти позиции какое-то время будут отсутствовать на полках магазина, особого урона рентабельности это не нанесет.

Есть ли ограничения у метода

ABCXYZ-анализ нужен практически любому бизнесу, так как с помощью метода можно изучить любые объекты. Однако полностью полагаться на результаты анализа не стоит. Например, некоторые товары могут попасть в группу CZ, показавшись невыгодными. Но прежде чем убирать их из ассортимента, необходимо посмотреть на другие факторы, повлиявшие на выручку или равномерность спроса. Так, товар может продаваться неактивно, потому что его нет в наличии или продавцы не умеют правильно его презентовать.

Кроме того, на продажи могут влиять внешние факторы. Например, спрос на резиновые сапоги резко повышается, если в регионе начинается нетипично дождливая погода. Но, как только климат вернется в норму, сапоги из группы АХ вернутся в группу CZ.

Эксперты не советуют делать анализ, если анализируемых объектов мало. Например, в ассортименте всего две товарные группы, в каждой из которых по 50 наименований. Значит, ABCXYZ-анализ товарных групп делать бесполезно, но можно проанализировать каждую группу в отдельности.

Главное, что нужно знать об ABCXYZ-анализе

Анализ ABCXYZ – простой, но эффективный инструмент для исследования ассортимента, клиентов, поставщиков или любых других объектов, влияющих на бизнес. Методика состоит из двух частей. АВС делит объекты на три группы по одному показателю, а XYZ – по второму, при этом способы деления различаются.

При анализе бизнеса можно использовать как один, так и оба метода вместе. При проведении расширенного ABCXYZ-анализа объекты распределяются по девяти группам. Сегментация показывает, какие именно товары, клиенты, поставщики наиболее ценные для предприятия.

Анализ ABCXYZ чаще всего применяют для исследования ассортимента, деля товары на группы по выручке и равномерности спроса. Но преимущество методики в ее универсальности: ее можно адаптировать под любые другие объекты. Главное, чтобы сравниваемые объекты были однородными и имели одинаковые показатели.

Анализ АВС используется для того, чтобы под новым углом взглянуть на стратегию продаж, привлечение клиентов, работу с поставщиками. После разделения объектов на группы вырабатывается отдельная стратегия по работе с каждой из них. От каких-то объектов можно вовсе отказаться, а какие-то стратегически важны для компании.