Что нужно знать про менеджера по персоналу

Любой новый сотрудник, попадающий в компанию, первым делом контактирует не с руководителем, коллегами или клиентами, а с менеджером по персоналу. Именно этот специалист отвечает за формирование успешной и сильной команды, ведущей компанию к росту продаж.

Менеджер по персоналу: что это за должность?

Задача менеджера по персоналу – искать работников, которые с помощью своих навыков и компетенций могли бы привести компанию к ее целям. Но вместе с поиском и подбором персонала менеджер решает второстепенные задачи. Например, помогает новичкам адаптироваться.

Кажется, что менеджер по персоналу – это обычный кадровик или инспектор по кадрам. Но кадровик занимается только делопроизводством и следит, чтобы компания и работники действовали в соответствии с трудовым законодательством. У менеджера по персоналу работа более разнообразная. Размер списка обязанностей можно оценить, если посмотреть на классификацию таких специалистов:

• рекрутинг-менеджеры, или рекрутеры, занимаются только поиском работников;
• тренинг-менеджеры организуют курсы и семинары, благодаря которым эффективность команды повышается;
• менеджеры по делопроизводству работают с документацией. Их задача – составлять трудовые договоры, вести личные дела сотрудников в соответствии с Трудовым кодексом и внутрикорпоративными стандартами.

Чем крупнее организация, тем ярче проявляется такое разделение труда. В небольших компаниях и наймом, и обучением, и делопроизводством может заниматься один кадровик. В крупных же формируется целый отдел по работе с персоналом. Обязанности разделяются между HR-ами, причем количество кадровиков зависит от общего числа работников фирмы. Обычно на 1 специалиста приходится до 150 сотрудников. То есть если в компании работает 600 человек, то нужно 4 менеджера по работе с документацией, 4 рекрутера и столько же тренинг-менеджеров.

Чем занимается менеджер по персоналу

Должностные обязанности зависят от специализации менеджера. Но есть несколько базовых задач, которые выполняет кадровик:

• проводит мониторинг рынка труда и докладывает директору, как обстоят дела с трудовыми ресурсами, зарплатами;
• формирует кадровую политику компании на основе результатов мониторинга;
• ищет и трудоустраивает работников;
• поддерживает полную комплектацию штата;
• формирует кадровый резерв;
• поддерживает корпоративную культуру с помощью организованных мероприятий для работников;
• на начальных этапах поддерживает нового работника, чтобы он быстрее адаптировался в коллективе.
• разрабатывает систему мотивации, включающую в основном различные бонусы для работников;
• организует тренинги, семинары, курсы для повышения квалификации персонала.

Выполнение этих обязанностей предполагает решение многих промежуточных задач, например:

• составление текста вакансии, определение требований к кандидатам, формирование аватара должности;
• размещение объявлений на разных площадках;
• отбор кандидатов среди тех, кто откликнулся на вакансию, то есть сопоставление квалификации кандидатов с требованиями;
• активный поиск работников, проявление инициативы в общении с подходящими специалистами, которые сейчас не ищут работу;
• проведение собеседований, которые зачастую проходят в несколько этапов.

Кто такой тренинг-менеджер

Развивающимся предприятием следует обратить внимание на необходимость деления обязанностей между работниками отдела кадров. Желательно выделить тренинг-менеджера как отдельную должность. Но до этого нужно понять, каковы его задачи.

Тренинг-менеджер так же, как и рекрутер, работает с людьми, но именно с теми, которые уже трудятся в компании. Вот чем он занимается:

• обучает сотрудников;
• развивает и поддерживает корпоративный дух;
• мотивирует;
• анализирует микроклимат в коллективе, чтобы улучшить его;
• организует совместные мероприятия для членов коллектива.

Все эти действия прямо или косвенно направлены на повышение эффективности работы каждого сотрудника и всего отдела. Благодаря обучениям и тренингам растут профессиональные компетенции персонала. А с помощью развития корпоративного духа можно повысить удовлетворенность сотрудников. Это позволяет снизить текучесть кадров, сократить расходы на материальную мотивацию работников.

Чтобы тренинг-менеджер справился со своей работой, он должен:

• обладать знаниями в области психологии;
• уметь мыслить тактически и стратегически;
• быть коммуникабельным;
• знать методы обучения персонала;
• уметь проводить мероприятия, в том числе выступать на них в качестве спикера-эксперта.

Кто такой менеджер по производству

При разделении труда в отделе кадров появляется необходимость в менеджере по персоналу, который занимается делопроизводством. В отличие от тренинг-менеджера и рекрутера специалист по делопроизводству практически не взаимодействует с людьми и в основном занимается бумажной работой:

• составляет трудовые договоры, выписывает справки для работников;
• ведет личные дела всех сотрудников штата;
• оформляет выплаты;
• косвенно участвует в процессах приема на работу, перевода на другую должность, увольнения, так как эти процедуры невозможны без сопроводительной документации.

Если менеджер по делопроизводству появляется в небольшой компании, то он часто берет на себя смежные обязанности. Например, совмещает работу офис-менеджера, секретаря и кадровика. В отличие от рекрутера и тренинг-менеджера к специалисту по делопроизводству предъявляются другие требования. Ему в меньшей степени нужны коммуникативные навыки. Но он должен разбираться в документообороте, делопроизводстве, в Трудовом Кодексе, законодательстве. Еще он должен владеть программами, которые используются для расчета зарплаты, составления договоров.

Какой человек должен работать менеджером по персоналу

Перед кадровиком стоит много разноплановых задач. Чтобы их выполнять, он должен иметь профессиональные компетенции, например знать, как проводится мониторинг рынка труда. В то же время от него требуются определенные личностные качества. Например, хороший HR должен разбираться в психологии, понимать, как новичок вписывается в коллектив, какая у него мотивация и перспективы карьерного роста.

Чтобы подобрать в штат хорошего менеджера по персоналу, необходимо на этапе подбора проверить наличие следующих качеств:

• стрессоустойчивость. Работа специалиста по кадрам предполагает общение с людьми, в том числе по негативным поводам. Например, работников придется увольнять, отказывать после собеседований, объявлять им о штрафах;
• коммуникабельность. Сотрудники компании и кандидаты на должности – это люди с разными характерами, ценностями, манерой общения. Менеджеру по персоналу приходится находить общий язык со всеми;
• беспристрастность. Кадровику, особенно на этапе поиска работников, необходимо объективно оценивать кандидатов, невзирая на личные симпатии.

От HR-а требуется наличие не только определенных личностных качеств, но и навыков, называемых soft skills. Так, менеджер по кадрам должен:

• держать себя в руках, быстро овладевать негативными эмоциями. Специалист по персоналу в общении с работниками должен уметь мягко, но без лишних уступок настоять на своем;
• уметь решать конфликты. Тогда при споре каждый из оппонентов останется удовлетворен. Например, возникла конфликтная ситуация с работником. Был достигнут компромисс таким образом, что работнику не приходится поступаться своими принципами и ценностями. Он ощущает, что к компромиссному решению его никто не принуждает, а решение он принял сам. В итоге он работает более продуктивно;
• рекрутер должен уметь подбирать манеру общения под каждого собеседника. Есть сотрудники, с которыми «работает» мягкая манера, потому что они ждут поддержки и сочувствия. С другими лучше изъясняться с помощью сухих фактов;
• рекрутер должен управлять своим настроением и иметь позитивное мышление. Хорошее чувство юмора, оптимистичный взгляд на мир, эмпатия – это то, что располагает сотрудников к общению с менеджером по персоналу.

Где взять HR-специалиста: нанять в штат или использовать аутсорсинг

Предприятие может иметь собственный кадровый отдел или передать функционал менеджера по персоналу на аутсорсинг. У каждого подхода есть свои преимущества.

Например, обратиться в стороннюю компанию и воспользоваться услугами ее кадровиков может быть дешевле, чем содержать в штате своего HR-а. Вот в каких ситуациях экономия ощутима:

• в компании невысокая текучка, то есть постоянно искать новых работников, проводить с ними собеседования, а потом адаптировать их не нужно. В некоторых фирмах весь этот функционал выполняют вообще не кадровики, а руководители отделов, администраторы филиалов;
• фирма небольшая, и ей достаточно одного работника отдела кадров. Если специалист штатный, то приходится платить ему не только зарплату, но и делать за него взносы, оплачивать отпуск, больничные, дарить корпоративные бонусы. Кроме того, придется потратиться на его рабочее место и технику. Дешевле передать его функции на аутсорс. В таком случае сторонний кадровик будет получать фиксированную плату за свои услуги, а компания сэкономит на налогах.

Однако и перечень обязанностей, которые будут выполнять рекрутеры на аутсорсе, различается. Например, выше был рассмотрен список действий, которые выполняет штатный HR-специалист при поиске работников. Но если компания обращается к стороннему рекрутеру, то он занимается следующим:

• помогает составить текст вакансии;
• отбирает подходящих кандидатов среди тех, кто откликнулся на вакансии;
• организует собеседование, которое проводит работодатель, а не сам рекрутер.

Подбор менеджера по персоналу в штат

Больше всего сложностей с подбором менеджера по персоналу в штат возникает у небольших компаний, потому что владелец бизнеса не понимает, на каком направлении работы HR-а необходимо сконцентрироваться. Поэтому прежде чем выбирать специалиста, необходимо оценить, на каком этапе находится бизнес.

Если предприниматель точно знает, что его небольшая компания уже растет уверенными темпами или вскоре гарантированно начнется рост, то в штате нужен рекрутер-профессионал. Желательно, но не обязательно, чтобы он имел знания в вопросах делопроизводства и организации мероприятий. На этапе роста компании необходим именно рекрутер, потому что масштабирование бизнеса сопровождается необходимостью в новых работниках. Рекрутер займется их поиском и подбором.

Чтобы мотивировать рекрутера, можно обещать ему карьерный рост. Например, в будущем специалист может стать руководителем других кадровиков, которые рано или поздно появятся в компании.

Иная ситуация складывается в компаниях, где штат растет быстро, но за счет специалистов базового уровня. То есть нанимать приходится большое количество работников на одинаковые должности. Благодаря этому процесс найма становится типовым, к кандидатам предъявляется меньше требований. В этом случае в штате необходим специалист по делопроизводству, у которого есть минимальные навыки подбора. Это обусловлено большим количеством документации, которую нужно правильно оформлять, чтобы не было проблем с трудовой инспекцией.

Если компания растет средними темпами, а владелец больше задумывается о том, чтобы работникам было комфортно, то необходим тренинг-менеджер. Он сумеет провести первоначальный отбор, а затем помочь обустроиться на новом месте. Тренинг-менеджер поможет сплотить коллектив.

Критерии поиска

При выборе кадровиков у директоров предприятия возникают сложности из-за непонимания, на что обращать внимание при оценке кандидатов. Поиск менеджера по персоналу следует начинать с составления аватара должности, то есть портрета идеального работника. Затем написать объявление о вакансии, в котором необходимо указать такие критерии:

• квалификация. Требования к соискателям можно взять из открытых источников, например, посмотреть, кого ищут аналогичные предприятия. Но также следует зафиксировать их в локальных актах. Под квалификацией следует понимать образование менеджера по персоналу, стаж работы;
• прошлые достижения. Если у соискателя уже есть опыт работы в HR-отрасли, необходимо оценить его прошлые достижения с помощью качественных или количественных показателей, которые должны быть указаны в его резюме. Возможно, HR на прошлом месте работы внедрил систему автоматизированного управления мотивацией работников или придумал новый алгоритм подбора и оценки кандидатов, благодаря которому скорость закрытия вакансий выросла;
• личностные характеристики. Чтобы оценить кандидата по этому критерию, необходимо на этапе найма привлечь стороннего психолога. Он проведет тестирование кандидата на должность менеджера по персоналу, оценит его сильные и слабые стороны, способность достигать профессиональных результатов. Важно еще до приглашения психолога составить перечень желаемых личностных характеристик. Кроме тех качеств, которые уже обозначены выше, у руководителя компании могут быть свои требования.

Затем необходимо определить качества и навыки, которыми работодатель готов пожертвовать, ведь идеального кандидата найти практически невозможно. Это значит, что, оценивая менеджера по персоналу, следует смотреть не только на его фактические достижения, но и на его потенциал. Важно помнить, что хоть образование и опыт остаются важными, и то, и другое со временем устаревает. Менеджер по персоналу должен уметь адаптироваться к новым условиям.

Чтобы оценить кандидата на должность, необходимо провести тестирование. Оно поможет увидеть способности кандидата более объективно. В рамках тестирования можно проверить, насколько хорошо менеджер работает с программами, а также посмотреть на его действия в бизнес-ситуациях в рамках деловой игры.

KPI для менеджера по персоналу

Так как менеджер по персоналу является относительно молодой профессией, пришедшей на смену кадровику, директора компаний плохо понимают, как выстроить систему мотивации для самих менеджеров. В идеале использовать систему KPI, чтобы платить работнику за конкретный результат и эффективность. Но измерить результат работы HR-а сложно.

Так как менеджер занимается работой с кадрами, его KPI должны быть связаны с его обязанностями. Например, показателями эффективности могут быть следующие метрики:

• скорость закрытия вакансии. Эффективность рекрутера характеризуется оперативностью, с которой он находит работников на должности. Рекрутер будет получать оплату за правильно составленные объявления о вакансии, правильно выбранные площадки для размещения, проведенные собеседования и подобранных кандидатов. Но просто установить срок закрытия вакансии недостаточно для объективной оценки. Можно измерять этот показатель относительно темпов прироста списка открывающихся позиций. Например, в прошлом году вакансия закрывалась за две недели, а в этом компания развивается активнее, потребности в человеческих ресурсах растут быстрее, то есть открывается больше вакансий и закрывать их нужно быстрее;
• количество сертифицированных работников. Под сертифицированными кадрами следует понимать тех, кто прошел обучение, подтвердил полученные знания на тестировании и получил сертификацию с записью в личное дело. Количество сертифицированных сотрудников следует оценивать не само по себе, а относительно общего числа работников или общего числа прошедших обучение;
• степень удовлетворенности работников. Этот показатель напрямую характеризует работу тренинг-менеджера, ведь он отвечает за формирование коллективного духа. Чтобы вычислить этот показатель, придется опросить сотрудников и подсчитать среднее арифметическое их ответов;
• степень удовлетворенности трудовой инспекции после проверки. Оценка трудовой инспекции покажет, насколько грамотно ведется документооборот;
• прирост выручки на одного сотрудника. Этот показатель характеризует мотивационную систему, которую разработал тренинг-менеджер и менеджер по персоналу;
• уровень текучести кадров. Показатель можно рассчитывать как в целом по компании, так и отдельно по подразделениям. Чем меньше текучесть, тем выше лояльность работников. Если текучесть растет, это говорит о падении конкурентоспособности предприятия на рынке труда, а ведь именно за поддержание привлекательности на рынке труда отвечает рекрутер или менеджер по персоналу. При росте текучести растут и затраты, ведь компании приходится больше тратится на удержание персонала, ФОТ, адаптацию.

Благодаря этим и подобным KPI можно объективно оценить все направления работы менеджера по персоналу. Первый KPI относится к вводу и выводу работников в штат, второй показывает эффективность обучения, третий – корректность ведения документооборота, а последние два оценивают блок развития. При этом во всех KPI результат конкретен и его можно измерить.

Заключение

В отличие от привычного кадровика менеджер по персоналу берет на себя больше функций, в том числе подбор, адаптацию, мотивацию сотрудников, ведение документооборота. Чтобы менеджер был более эффективным, можно разделить обязанности на три группы и отдать специалисту одно направление деятельности. В зависимости от финансовых возможностей компании можно нанять как одного менеджера, так и нескольких сотрудников с разной специализацией. Если бюджет ограничен, при выборе кандидата следует смотреть на стадию развития бизнеса и исходя из нее решать, кто больше нужен – рекрутер, тренинг-менеджер или специалист по делопроизводству.