Бюджетирование организации: виды и состав

Бюджетирование – это процесс по формированию и делению финансов. На основе финансовых показателей компания управляет деньгами и с их помощью реализует свои планы. В таком случае под бюджетом понимается учет всех доходов и расходов. Чем грамотнее он будет составлен, тем выше шанс, что предприятию удастся добиться своих целей.

Задачи бюджетирования

Если не составлять бюджет, невозможно понять, на что тратятся и откуда приходят деньги компании. Поэтому главная его функция заключается в организации финансов. Вот какие еще цели достигаются с его помощью:

• изучение и внедрение основ инвестиций, чтобы компания получила дополнительный источник дохода;
• повышение финансовой устойчивости фирмы и укрепление дисциплины работников.

Дополнительно можно решить еще несколько задач.

Планирование

Бюджет может использоваться в качестве инструмента для решения текущих задач. Если у компании есть ресурсы, важно распределить их между всеми проектами. Правильно составленный план должен захватить не только краткосрочные, но и далекие перспективы. 

Обоснование затрат

Если бюджет составляется не только для отчетности, но и для практического применения, то из документа будет видно, куда именно уходят деньги. В правильном бюджете все затраты аргументированы, то есть руководитель бизнеса понимает, насколько они целесообразны.

Создание базы 

Необходимо составлять бюджет регулярно и хранить прошлые отчеты. Тогда будет возможность на основе прошлых периодов понять, насколько выгодны оказались вложения. Дальнейшие цели можно формировать с учетом прошлых ошибок.

Повышение эффективности

Кроме минимизации бессмысленных затрат, бюджетирование позволяет повысить эффективность. Однако для этого необходимо привлекать к процессу руководителей отделов. Если они будут понимать, какие результаты можно получить благодаря затратам, они будут более мотивированы на рациональное использование выделенных средств.

Минимизация рисков

В бюджете отражаются все бизнес-нюансы, что полезно во время реализации долгосрочных проектов. Если из документа видно, что вложения не приносят ожидаемых результатов, проект можно вовремя остановить. 

Преимущества и недостатки

Решение вышеназванных задач – не единственное достоинство бюджетирования. Вот какие еще положительные стороны есть у него:

• мотивирует работников;
• помогает руководству фирмы и отделов координировать и управлять работой подчиненных;
• дает возможность в любой момент проанализировать текущее состояние и внедрить в работу фирмы изменения;
• дает материал для анализа и выявления ошибок в работе;
• позволяет распределить ресурсы более рационально.

Однако у бюджетирования есть ряд недостатков. Главный заключается в субъективном его понимании. Разные сотрудники будут воспринимать план по-разному. Ведь не все работники компании (например, руководители отделов или рядовые сотрудники) имеют достаточно квалификации, чтобы «читать» смету. 

Второй недостаток заключается в риске потерять мотивацию. Следование плану бюджета всегда требует повышенной дисциплины от работников. Но если у работников не получается достигнуть нужного уровня производительности, то они разочаровываются в инструменте. 

Виды и методы бюджетирования

Любое бюджетирование состоит их трех стадий. Сначала необходимо изучить текущее состояние организации и разработать список целей со сроками достижения. Важно еще до составления бюджета учесть риски и назначить даты корректировок документа.

Вторая стадия составления сметы – непосредственно реализация бюджета. Большую смету удобнее разделить на несколько маленьких, чтобы вовремя замечать факторы, которые снижают эффективность документа. Если такие факторы возникают, то компании проще сразу внести корректировки.

Третий этап – анализ достигнутых результатов. Необходимо проанализировать показатели в начале и в конце действия сметы, а затем сравнить реальные результаты с запланированными. 

Порядок работы с бюджетом одинаков для всех документов. Но сами сметы могут отличаться по виду и методу составления. Различают три разновидности:

• финансовую;
• операционную;
• инвестиционную.

Финансовая 

В нее включают только доходы и расходы предприятия. Она считается главным документом в организации. Ее необходимо создавать, чтобы обеспечить предприятию платежеспособность. Смета состоит из четырех документов:

• прогноз отчета о финрезультатах;
• прогноз отчета о движении денежных средств;
• прогноз бухгалтерского баланса;
• прогноз движения собственного капитала.

Операционная

Вторая разновидность включает в себя бюджет доходов и расходов. Смета разрабатывается на основе таких документов:

• затраты производства;
• затраты на продажу продукции;
• затраты на закупку материалов и оплату энергии;
• оплата труда работников;
• амортизационные отчисления;
• общехозяйственные и общепроизводственные расходы;
• налоги. 

Отличие операционного вида от финансового заключается в том, что первый – более детализированный. Если финбюджет является общим перечислением доходов и расходов, то в операционном подробно расписаны все направления деятельности компании. 

Операционный часто составляют в формате нескольких отдельных документов. Например, бюджет продаж фиксирует ожидаемую прибыль. В нем рассчитывается, сколько единиц товара надо произвести, чтобы получить нужный доход. Необходимый объем продаж описывается в единицах и в рублях, обязательно учитываются НДС, акцизы. 

На основе сметы продаж строится бюджет производства. В расчет берутся уже имеющиеся единицы товаров, которые хранятся на складе. Зная, сколько продукции есть, можно вычислить необходимое количество товара. Исходя из плана производства, строится бюджет материальных затрат, то есть расходы на нужный объем сырья. Далее формируется бюджет закупок, особенно если часть сырья уже есть в наличии.

В последнюю очередь составляется бюджет расходов на оплату труда. Зная, сколько нужно произвести, можно рассчитать необходимое количество работников и число отработанных смен.

Вот еще несколько видов операционных смет, которые необходимы большинству компаний:

• общепроизводственные и коммерческие расходы. Это все затраты, которые необходимы для производства и сбыта товаров. По сути, бюджет общепроизводственных расходов объединяет данные из вышеназванных документов. В списке коммерческих затрат должна быть упаковка, доставка, выплаты посредникам;
• управленческие расходы;
• себестоимость продаж – издержки на одну единицу продукции.

Инвестиционная смета 

Этот документ должен включать в себя все, что может потребовать инвестиций. Например:

• разработка новой продукции;
• завоевание нового рынка;
• открытие нового магазина, филиала или отделения, обеспечение его всем необходимым;
• покупка нового оборудования.

Как разработать бюджет организации

Нельзя составлять какой-то один вид бюджета, ведь так руководитель будет иметь неполную информацию о своем предприятии. Необходимо регулярно формировать сметы трех видов. Но алгоритм создания примерно одинаков. 

Вот какой схемы можно придерживаться:

1. Определить цели фирмы, найти показатели, которые позволят контролировать достижение целей.
2. Изучить спрос на производимые товары и услуги. Важно понять, насколько платежеспособны клиенты, а также насколько они заинтересованы в покупке товаров и услуг.
3. Подсчитать расходы на продвижение и продажу товаров. Необходимо знать, сколько компания тратит или планирует тратить на рекламу, маркетинг, раскрутку. Уже на этом этапе можно оценить методы раскрутки по их эффективности и оставить только те, которые способны привести больше всего клиентов.
4. Составить смету производства. Важно уделить внимание имеющимся производственным возможностям, также вписать туда амортизацию оборудования и инструментов. Если есть неисправное оборудование, то также вписывается его ремонт.
5. Подсчитать управленческие затраты. Это затраты на те процессы, которые напрямую не повышают производительность, но позволяют работать в комфортной обстановке. Например, сюда можно включить траты на коммунальные услуги, связь, Интернет, а также оборудование и канцелярию на рабочих местах. В категорию управленческих расходов входит и зарплата работников.
6. Финальный этап – формирование отчета по доходам и расходам. Нужно сравнить то, что планировала компания, и то, что она достигла по факту.

В процессе формирования сметы важно следить, чтобы информация не сводилась к таблицам с показателями и расходами. Она должна соответствовать таким требованиям:

• быть детализированной. Каждый из планируемых показателей необходимо разложить на составляющие. Например, цель компании заключается в снижении себестоимости товаров. Для ее достижения составляется бюджет, в котором указываются рекомендуемые цены на закупку материалов. Информация должна быть детализирована, то есть себестоимость нужно поделить по видам расходов;
• быть полной. Необходимо учитывать все операции и статьи доходов или расходов. Нельзя оставлять что-то «за кадром»;
• быть последовательной. Когда руководитель будет изучать документ, анализировать прошлые доходы и расходы, он должен понимать, откуда взялась любая цифра. То есть показатели и данные должны быть взаимосвязаны.

Сложности и подводные камни

Чтобы составить бюджет, руководитель бизнеса может пригласить специалистов или сделать все самостоятельно. Если у предпринимателя нет практического опыта по составлению сметы, то ему важно знать о трех типичных ошибках и сложностях, которые могут возникнуть.

Во-первых, неопытные специалисты часто занижают доходы. Это делается для того, чтобы точно не допустить дефицита ресурсов, если вдруг компания не выйдет на нужный объем прибыли. Однако если в будущем фирме все же удастся продать больше продукции, чем указано в бюджете, то начнутся несоответствия в бухгалтерском балансе.

Вторая ошибка – противоположная. Некоторые завышают ожидаемые доходы, так как не могут объективно оценить спрос на свой продукт и емкость рынка. В итоге компания не получает того дохода, который указан в документе. Но так как в долгосрочном бюджете расходы зависят от полученных доходов, компании приходится срочно урезать некоторые статьи расходов или искать дополнительных инвесторов.

Последняя ошибка связана с работой отделов предприятия. Если достижение цели одновременно затрагивает несколько отделов, то в процессе сложно отследить, в каком отделе работа не соответствует бюджету.