Бюджетирование и его использование при финансовом планировании
Под бюджетированием понимают процедуру составления бюджета предприятия на отчетный период, а также исполнение этого плана – бюджета. Формирование осуществляется прогнозно, а отслеживание исполнения в кратчайшие сроки после окончания отчетного периода.
Задачи бюджетирования
Перед финансовой службой предприятия, которая занимается составлением и отслеживанием реализации бюджета, стоит несколько важных задач:
- Соотнесение объемов производства или выполнения работ с поступлением финансирования и производственными мощностями. Избыточное финансирование влечет за собой убытки на обслуживание долга, затоваривание складов сырья и является показателем неэффективного планирования и использования ресурсов. Если же планируется объем производства, который не может быть реализован за счет поступающих средств и имеющихся мощностей предприятия, бизнес может понести убытки в связи с неисполнением договорных обязательств перед покупателями и, как следствие, поставщиками.
- Формирование прогнозов по реализации и притокам и оттокам денежных средств. Оценка необходимых объемов собственных средств или заемного финансирования для реализации стратегии предприятия.
- На основании бюджета строится расчет показателей эффективности деятельности предприятия в целом и отдельных его подразделений. Разрабатываются программы мотивации, KPI для работников административного сектора компании. Формируются премиальные бюджеты и рассчитывается система показателей эффективной работы сотрудников.
- Контроль фактических показателей по притокам и оттокам денежных средств на предмет их соответствия плановым. Исследование причин отклонений и донесение информации до менеджмента компании. Корректировка поступлений и координация деятельности менеджеров по продажам и руководства.
Бюджеты бывают разных уровней и видов. В зависимости от направления деятельности компании: операционный и инвестиционный (на закупку оборудования, строительство, открытие новых точек и прочее). По направлениям расходов: рекламный, административный, бюджет закупок сырья и материалов, производственный и другие. По срокам исполнения различают долгосрочные и краткосрочные. В рамках управленческой отчетности бюджеты могут формироваться выборочно для целей подразделения, или сводиться в генеральный бюджет для целей высшего менеджмента и стратегического планирования.
Системы бюджетирования
Постановка системы бюджетирования на предприятии начинается с формирования регламента о бюджете и положения о бюджете. Их разработка включает в себя:
- определение структуры отдела или управления, назначение ответственных лиц;
- разработка форм ведения бюджета и инструкции по их заполнению;
- формирование алгоритмов план-фактного анализа;
- определение сроков формирования и согласования бюджетов с руководителями предприятия;
- описание процедур сбора данных и их консолидации.
Техническая сторона ведения бюджета заключается в формировании автоматизированной системы контроля исполнения бюджета:
- автоматическое формирование бюджетных форм и отчетов об исполнении;
- автоматизированный расчет план-фактного анализа, сбор и консолидация данных у разных подразделений;
- процедуру согласования по типу электронного конвейера;
- расчеты на базе заложенных в систему алгоритмов.
Интуитивно понятное программное обеспечение позволяет сократить количество работников и минимизирует человеческий фактор и вероятность ошибок при контроле и формировании бюджета.
Формирование системы бюджетирования стоит начинать в случае, если компания в обозримом будущем не планирует менять виды деятельности и организационно-правовую структуру, а также при существовании устойчивой команды финансовой службы, которая сможет сформировать и протестировать систему бюджетирования. Внедрение системы на этапе, когда компания планирует существенную перестройку бизнеса, принесет только путаницу в рабочих задачах и дополнительные затраты. Часто изменение имеющейся системы обходится предпринимателям дороже, чем построение с нуля уже в новой структуре бизнеса.
Этапы формирования бюджета
Формирование совокупного бюджета происходит из бюджетов разных уровней и направлений деятельности компании:
- Бюджет продаж (реализации). Основной бюджет, показатели которого влияют на все последующие параметры. Формируется в натуральном и стоимостном выражении в тесном взаимодействии с руководителями производства, маркетинговой службы, отделом продаж. Должен учитывать производственный потенциал и возможности отдела продаж.
- Бюджет расходов на реализацию. Напрямую зависит от бюджета продаж и включает в себя расходы на маркетинг, организацию продаж и маркетинг.
- Производственный бюджет. План по производству продукции. Учитывает остатки готовой продукции на складах на начало и конец периода.
- Бюджет затрат на закупку сырья и оплату труда. Зависит от объемов производства и включает в себя заработную плату производственных работников.
- Бюджет на административные расходы. Включает в себя зарплату повременных работников.
- Управленческий прогнозный отчет о движении денежных средств. В отчете консолидируются все планируемые поступления и оттоки денежных средств.
Таким образом, формирование бюджета происходит от частного к общему, что позволяет корректировать суммы доходов и расходов и производственные планы еще на этапе его составления и сбора информации.
Как определить эффективность системы бюджетирования
Для того, чтобы понять, эффективно ли работает построенная система, нужно ответить на несколько вопросов:
- Связаны ли построенные бюджеты с общей стратегией предприятия? Нет ли разрыва между годовыми и квартальными/месячными бюджетами?
- Разработан ли регламент по формированию бюджета, возможна ли его реализация на практике? Требуется ли внесение изменений в Регламент?
- Своевременно ли поступают и обрабатываются фактические данные? Насколько эффективен план-факт анализ?
- Есть ли эффективная координация между подразделениями в случае резкого несоответствия фактических показателей плановым? Разработана ли инструкция по взаимодействию? Есть ли ответственные лица?
- Насколько автоматизирована система бюджетирования? Есть ли возможности для оптимизации рабочего времени сотрудников?
- Связан ли бюджет с системой мотивации персонала?
- В формировании системы принимали участие сотрудники смежных подразделений?
- Сколько времени требуется для формирования факта исполнения бюджета? Оптимально срок не должен превышать двух недель с даты окончания отчетного периода.
Ответив на эти вопросы, собственники и высший менеджмент бизнеса могут понять направления корректировки бюджетной политики компании. В результате эффективной постановки на предприятии должна существовать система, отвечающая нескольким критериям:
- автоматизированность;
- скорость обработки информации;
- качество формирования бюджета;
- своевременность план-фактного анализа;
- корреляция деятельности подразделений.
Отлаженная работа финансовой службы на всех этапах позволяет собственникам оперативно реагировать на изменения в характере поступлений на счета и в кассу фирмы, а также изменять краткосрочную и долгосрочную стратегию деятельности предприятия.
Текущее финансовое планирование
При правильно построенной системе бюджетирования, процесс планирования становится более эффективным. Это проявляется в точных расчетах требуемого финансирования, возможности предусмотреть, какие потребности бизнеса закроются собственными поступлениями, а какие стоит покрыть заемными средствами. Скорость получения данных позволяет своевременно оформлять заявки на финансирование и выбрать наименее дорогой способ покрыть расходы. Если поступлений на счета предприятия больше, чем планировалось, у компании появляется возможность краткосрочного инвестирования денежных средств или погашения кредиторской задолженности.
С помощью грамотно составленного бюджета можно:
- Выявить риски и минимизировать их. Возможны ли задержки с поступлением платежей от контрагентов, нужно ли диверсифицировать базу покупателей и поставщиков, стоит ли увеличивать производственную мощность, нужно ли сокращать штат сотрудников для снижения затрат и многие другие вопросы.
- Текущее финансовое планирование. Перераспределение денежных потоков и максимальное использование имеющихся ресурсов позволяет оптимизировать производственные процессы и сократить расходы на менее важные статьи.
- Обосновать затраты. Существенный пункт, позволяющий минимизировать расходы или, наоборот, увеличить их, если в будущем отток этих средств даст дополнительную прибыль предприятию и позволит приблизить стратегическую цель.
- Проанализировать фактические расходы. Для чего и почему возникли те или иные непредвиденные затраты, можно ли их избежать в будущем, как это сделать.
- Увеличить мотивацию сотрудников. Участие в составление бюджета поднимает степень ответственности персонала, а также мобилизует коллектив на снижение расходов и улучшение показателей деятельности.
Несмотря на все имеющиеся плюсы, процедура бюджетирования и система составления бюджета имеет и свои минусы:
- необходимость в высококвалифицированных кадрах;
- существенные затраты времени на постановку системы бюджетирования;
- субъективность восприятия данных бюджета;
- конфликт интересов между подразделениями;
- дополнительные затраты на заработную плату работников подразделения и сотрудников, обслуживающих автоматизированные сервисы.
Бюджетирование позволяет определять и достигать цели компании. Адекватный контроль доходов и расходов связывает стратегическое и оперативное планирование, помогает достижению долгосрочных целей бизнеса. Кроме того, возможность корректировки расходных статей позволяет перераспределять средства между направлениями деятельности компании, вовремя корректируя планы.