Бизнес на удаленке: плюсы и минусы дистанционной работы

Коронавирусная пандемия привела к рыночному спаду: производство в результате карантинных мероприятий сокращается, часть коммерческих проектов терпит крах. Предприниматели вынуждены вносить изменения в рабочий режим. Многие организации перешли на удаленку. Выясняем, какие новые возможности дает этот формат работы, его основные плюсы и минусы.

Направления бизнеса, которым подходит удаленная работа 

Удаленка сейчас приобретает статус глобального тренда. По информации «Битрикс24», 83 % предприятий в России уже применяют тот либо иной вариант дистанционной работы. 

В удаленном формате может трудиться часть специалистов практически любого предприятия. В первую очередь, это подразделения, которым для работы достаточно телефона и компьютерной техники с подключением к Интернету. К ним можно отнести:

• бухгалтерию;
• кадровое подразделение;
• отдел продаж, если это не офлайн-магазин;
• службу маркетинга и рекламы;
• секретариат и административно-хозяйственный отдел.

Но и целые компании могут перейти на удаленку. Например, те, что трудятся в сфере финансов, страхования, государственных услуг, юриспруденции, консультируют бизнес.

Некоторые отрасли с увеличением интереса к дистанционной работе стали предоставлять услуги, связанные с этим форматом. К примеру, коучи, консультанты по настройке удаленной работы. Повысились продажи у тех, кто торгует системами защиты данных и программами, отслеживающие дистанционную работу сотрудников. 

Возможности частичного перехода на удаленку для офлайн-сфер

Но в некоторых сферах деятельности дистанционную работу организовать сложно. Это касается в основном сфер, где требуется личное присутствие сотрудников: строительство и ремонт, косметология, парикмахерское искусство, массаж и т. п. 

Предприниматели ищут необычные способы внедрения удаленного формата. Возможно перевести на него даже продажу дорогих товаров, требующих личного осмотра, тест-драйва. 

К примеру, при продаже недвижимости все чаще используют обзорные видео жилья. А компания CarPrice, торгующая автомобилями, в пандемию предлагает услуги эксперта в защитной экипировке. Он проводит полную проверку машины, которая впоследствии продается через онлайн-аукцион. 

Один из способов продержаться на плаву в кризис – освоить инфобизнес. При правильном подходе ценная экспертная информация станет отличным источником заработка. Продавать можно любой продукт, который аудитория сочтет полезным, – электронные книги, видеокурсы, аудиопрограммы, программное обеспечение. Помимо выгоды от самих инфопродуктов, предприниматель получает продвижение материального товара или услуги.

Преимущества дистанционных продаж и услуг

Владелец бизнеса, взаимодействуя с персоналом дистанционно, получает массу плюсов. Прежде всего, это экономия:

1. На арендных издержках. Персонал может трудиться дома, в коворкинге либо ином подходящем для этого месте. За счет этого у работодателя значительно сокращаются затраты на арендные выплаты – он может выбрать офис меньшей площади. Либо отказаться от аренды вовсе. 
2. На обслуживании рабочего места. При переходе на удаленку расходы на электричество, воду сокращаются. Прочие затраты, например, оплата коммуналки, клининговых и охранных услуг, ремонт офисной техники также снижаются автоматом.
3. На оплате труда. Понижение заработной платы в этом случае не допускается, поскольку сотрудники продолжают выполнять свои обязательства. Однако зарплата выплачивается исключительно за то время, которое было реально отработано ими в рамках конкретного проекта. При этом работники не получают выгоды в случае имитации рабочего процесса, ведь при невыполнении проекта они сами лишают себя большей части дохода. 
4. На времени. «Удаленные» работники тратят меньше времени на дорогу, на болтовню с коллегами. 

Есть и другие плюсы, например, расширение географии поиска сотрудников. Столичная компания может найти высококлассного специалиста в регионе, согласного работать за небольшую зарплату. 

Дистанционка дает «эффект карантина»: отсутствие контактов в офисе, общественном транспорте приводит к уменьшению рисков заражения различными инфекциями и, соответственно, больничных. 

Недостатки и подводные камни удаленной работы

Чтобы грамотно использовать этот формат работы, нужно учитывать и его негативные моменты:

1. Дополнительные затраты. В первую очередь, на технику и софт. Помимо этого, оптимизация организационной структуры приведет к частичному сокращению персонала и последующим издержкам на выплату пособий. 
2. Трудности с коммуникациями. На дистанционке необходимо затрачивать энергию и ресурсы на отслеживание – все ли сотрудники вошли в коммуникационный процесс и действительно ли поняли свои задачи.
3. Отсутствие обмена опытом и развития работников. В офисе коллеги в офисе обычно помогают при наступлении нестандартной ситуации, более опытные специалисты покровительствуют новичкам. Чтобы нивелировать этот минус, надо вкладывать средства в развитие, обмен опытом, в профессиональный рост персонала.
4. Проблемы с адаптацией новых сотрудников. Корпоративная культура вовлекает работников в бизнес-процессы быстрее – их деятельность становится оптимально эффективной в первые три месяца. Но при удаленной работе эти сроки обычно сдвигаются. 

Возможны сложности с организацией процесса. Так, сложно оборудовать рабочее место в квартире, где дистанционно работает и учится много людей, особенно, если все они претендуют на один компьютер.

Повышение эффективности работы вне офиса

Дистанционная работа в долговременной перспективе приводит к повышению эффективности бизнес-процессов. Но для этого ее надо правильно организовать.

Коммуникации в дистанционной команде

Для профессионального общения удаленные команды проводят утренние совещания каждый день: через чаты, видеосовещания и т. п. За полчаса можно обсудить достигнутого за минувший день, согласовать планы, уточнить обновления и изменения. Помимо этого, компании обязательно проводят еженедельные и ежемесячные совещания.

При большом коллективе его разбивают на подгруппы по 5–7 человек и выделяют тимлида в каждой подгруппе, который будет проводить совещания.

Важной частью коммуникаций являются те, что не имеют непосредственного отношения к работе, но помогают росту и развитию работников. Например, некоторые организации проводят онлайн-вечеринки каждую пятницу. Однако, несмотря на все удобство онлайн-коммуникаций, они не могут заменить общение с человеком вживую. Поэтому иногда нужно делать встречи работников в режиме офлайн. Живое общение людей помогает налаживанию связей между ними, повышению взаимного доверия и позволяет упростить коммуникации, повысить их эффективность.

Организация рабочего процесса

Дистанционную работу важно правильно организовать, обеспечив:

• тишину и отсутствие отвлекающих факторов – в процессе деятельности в комнате не должен находиться кто-либо еще;
• компьютерную технику и быстрое интернет-соединение;
• продуктивность работы.

Многие руководители задаются вопросом: как проверять плодотворность, как выяснять, кто и чем занимается в рабочее время. Есть разнообразные инструменты тайм-трекинга, например, компьютерный софт, следящий за активностью: что за приложения и как долго были задействованы, посещение каких сайтов было произведено и т. д.

Но, согласно исследованиям, более эффективно контролировать работу сотрудников, если не устраивать тотальную слежку, снижающую лояльность персонала. Если оплата будет зависеть от количества выполненных задач, тайм-трекинг не так уж важен. Пересмотрите KPI и следите за их выполнением. Например, в отделе продаж это важными показателями станут скорость реакции на запрос, количество звонков, встреч, соблюдение сроков выполнения задач, число завершенных сделок и т. д. 

Подбор и трудоустройство персонала

Как уже говорилось, плюс удаленки в том, что можно найти недорогие и квалифицированные кадры в регионах. Однако с подбором персонала могут возникнуть и определенные сложности. Так, нередко дистанционно трудоустраиваются «глухари». Это работники, взявшиеся за выполнение проекта, но прерывающие связь с работодателем до достижения результата. В итоге – срыв сроков и потеря нанимателем прибыли. 

Чтобы такого не происходило, важно правильно оформлять сотрудника по закону. Оптимальный вариант – договор о выполнении дистанционных работ. 

Он даст дополнительные основания, чтобы уволить работника, которых нет в стандартном соглашении. Это играет немаловажную роль, если у работодателя нет никаких возможностей, чтобы удаленно контролировать работников, например, при срыве сроков.

Помимо этого, такой договор предусматривает упрощение требований к охране труда. Не нужно проводить оценку условий труда, поскольку работа выполняется из дома. Но это совсем не избавляет работодателя от обязательств. Среди них ознакомление с требованиями охраны труда и страхование от профессиональных болезней, травм.

Советы руководителям, переводящим офис на удаленку

Владельцы и топ-менеджеры предприятий, уже работающих дистанционно, рекомендуют:

1. Сформируйте перечень вероятных при дистанционной работе проблем. Желательно собрать, помимо рисков руководителя, возможные претензии работников. Далее надо ежедневно 20–30 минут заниматься исключительно разрешением проблем из полученного списка. Чтобы решить сложную проблему, создают рабочую группу. К концу недели перечень должен трансформироваться в список задач и активностей.
2. Перейдите от повременной оплаты к оцениванию сотрудников по конкретным результатам.
3. При совещаниях в формате видео отключайте изображение со своей камеры и посоветуйте делать это сотрудникам. Лицо на экране сильно отвлекает, если картинку отключить, на беседе сосредоточиться будет проще.
4. Поскольку интонации по видео или аудиосвязи передаются хуже, чем при живом общении, передавайте информацию так: обозначьте факт, объясните его влияние, озвучьте просьбу.

Чтобы специалисты на удаленке не выгорали, лучше ввести смешанный формат. Его суть в том, что работник почти все время трудится дистанционно, но периодически появляется в офисе – для решения сложных, нестандартных задач. Помимо переключения формата, это даст возможность для лучшего контроля рабочего процесса. 

В период кризиса владельцам предприятий следует обращать особое внимание на снижение затрат и поиск дополнительных источников доходов. Одним из вариантов становится удаленная работа. Основное ее достоинство – в гибком подходе к организации труда. В кризис это становится серьезным конкурентным преимуществом на рынке.