Автоматизация торговых процессов: как проще пережить кризис

Автоматизация торговых процессов представляет собой перевод данных в онлайн-пространство. Автоматизация позволяет добиться нескольких вещей:

  • вся информация хранится в программах, что облегчает составление отчетности и контроль за сотрудниками отдела продаж;
  • даже если продавцы переведены на удаленную работу, им будут доступны общие базы данных с информацией по клиентам.

Автоматизация бывает частичная и полная. Под частичной понимается внедрение одного или нескольких инструментов, которые используются в одной сфере работы. Например, небольшой частный магазин может внедрить только онлайн-кассу или только весы с печатью ценников-этикеток. Эти инструменты используются только в процессе сбыта товара. Но остальные сферы – складское хранение, анализ и отчетность – оказываются не затронуты.

При полной автоматизации устанавливается техника, которая участвует во всех этапах: от закупок до анализа продаж. В условиях кризиса именно полная автоматизация рекомендована компаниям. Ведь внедрение техники позволяет упростить ведение бизнеса и за счет упрощения и увеличения скорости обслуживания получить дополнительную прибыль. Но обычно вид автоматизации выбирается исходя из нескольких факторов:

  • формат магазина;
  • количества филиалов;
  • видов и количества используемого оборудования;
  • наличия или отсутствия склада.

Возможности программ по автоматизации

Сегодня есть несколько программ от разных производителей. Большинство разработчиков постарались оснастить свой софт максимальным количеством опций. 

Дистанционные продажи

Установка программ позволяет контролировать, когда касса начинает работу и когда работа заканчивается. В программах для кассы обычно есть база данных или каталог, поэтому софт позволяет вести учет по проданным товарам из разных категорий. С программой можно синхронизировать онлайн-кассу, чтобы продавать товары в соответствии с законом 54-ФЗ. Если у вас есть кассовое оборудование, то ваши покупатели получат возможность расплатиться за покупку наличными или картой, бонусными баллами, сертификатами, а также получить чек покупки. Современное кассовое оборудование позволяет вашим продавцам быстро оформить возврат при необходимости.

Производители софта предлагают использовать кассу не только для оплаты товаров, но и для общения продавцов с руководством. Если у вашей компании несколько филиалов, то касса объединит их в одну сеть. Когда у управленческого центра появится сообщение для продавцов, оно будет напечатано на всех кассах. 

Вот список самых популярных программ:

  • «Битрикс24» – сервис в виде социальной сети, который не просто ведет учет продажам, клиентам и взаимодействию с ними, но и позволяет интегрировать дополнительные приложения для расширения числа опций;
  • «Простой бизнес» – недорогая система с встроенной IP-телефонией и аналитикой. Есть несколько видов коммуникаций с клиентами вплоть до видеозвонков;
  • AmoCRM – наиболее простой сервис, с которым справится даже начинающий бизнесмен. Есть телефония и понятная воронка продаж.

Бухгалтерский и товарный учет

Автоматизация торговых процессов предполагает упрощение работы бухгалтера. Когда вы внедрите специальные приложения, вашим сотрудникам будет проще учитывать проданные товары и чеки. Вся информация о скидках будет занесена в программу, поэтому получится автоматически установить цену на товар в зависимости от категорий. Какие программы можно установить:

  • «Мое дело» – сервис позволяет контролировать счета, оплаты, составлять и распечатывать отчетность для налоговой;
  • «1С:БизнесСтарт» – программа, подходящая для неопытных пользователей. Есть простой интерфейс и возможность выставить счет на оплату, принять платеж и сформировать отчетность.

Специальные программы позволяют учитывать не только заработанные средства, но и товары, которые остались на складе. Программа для учета товаров поможет:

  • подсчитать, сколько единиц осталось на складе или в магазине;
  • определить, какие товары необходимо заказать у поставщиков;
  • сформировать оптимальный товарный запас с учетом количества чеков.

Работа с клиентами

Если вы автоматизируете торговые процессы, то существенно упростите работу с клиентами. Программы облегчат ведение базы клиентов с информацией о них:

  • личные данные – имя и должность;
  • номера телефонов, почтовые адреса;
  • покупательские предпочтения;
  • история прошлых покупок;
  • дисконтные и бонусные карты.

Про текущих клиентов у вас под рукой будет больше информации – в базе данных хранится информация о взаимодействии клиента и продавца. Благодаря базе продавец будет уведомлен о сроках платежа, просроченных выплат. 

Автоматизация работы с клиентами – самая обширная. Ведь именно здесь больше всего мелких процессов. Например:

  • звонки клиентам из холодной и теплой баз;
  • переписки в мессенджерах и рассылка по электронной почте.

Для упрощения этих этапов тоже есть специальные приложения. Например, IP-телефония и подключение программы для звонков позволяют автоматизировать разговоры с потенциальными покупателями. 

В базу будут занесены данные о клиентах. Программа автоматически наберет сразу несколько номеров, а затем переадресует их реальным продавцам. Таким образом у сотрудников уйдет меньше сил, чтобы прозвонить всех необходимых клиентов. Вот несколько программ, которые вы можете внедрить в работу уже сейчас:

  • «Звонобот» – сервис для звонков клиентам, который подходит бизнесу любой направленности. Позволяет собрать клиентскую базу;
  • «Скорозвон» – сервис, который подходит для компаний с большими базами данных. Один сотрудник сможет совершить за рабочий день 300 звонков. Программа легко интегрируется с сервисами AmoCRM или «Битрикс24».

Еще больше упростить работу можно с помощью виртуального продавца-консультанта. Для этого необходимо внедрить специальные сервисы и заранее записать вопросы и ответы продавца в соответствии со скриптом продаж. Тогда с помощью программы отдел продаж быстрее узнает о предпочтениях и потребностях клиента и переадресует его на живого сотрудника. Одна из популярных программ с виртуальными роботами-консультантами – сервис «Даша звонит». Робот разговаривает с клиентом естественным человеческим голосом, распознает речь и автоматически подбирает реплики из скрипта.

При работе с постоянными, текущими, ушедшими клиентами необходимы постоянные касания. Например, с помощью рассылки. Автоматическая рассылка возможна с помощью специальных программ. Софт позволит не просто отправить одно сообщение сразу нескольким адресатам (в личные сообщения или в общий чат), но и поможет рассортировать всех адресатов по таким критериям:

  • открыли сообщение и прочитали полностью;
  • открыли сообщение, но не дочитали до конца;
  • не открыли сообщение вообще;
  • сообщение до них не дошло;
  • сообщение вообще не было отправлено.

Как и в случае со звонками, автоматизировать процесс переписки можно с помощью чат-ботов. Робот будет переписываться с клиентом, задаст ему нужные вопросы по скрипту, проанализирует ответы и выявит потребности. Только после этого клиент будет переадресован реальному продавцу.

Результаты автоматизации торговли

Когда вы внедрите специализированный софт, даже в условиях кризиса сможете рассчитывать на такие выгоды:

  • контролировать работу отдела продаж в целом и каждого сотрудника в отдельности;
  • анализировать продаж – выявить товары-локомотивы и наименее популярные товары;
  • формировать товарный запас – заказывать и хранить только нужные и рентабельные товары;
  • повышать лояльность клиентов за счет скорости и качества обслуживания.

В период кризиса автоматизация торговых процессов позволит вашей компании улучшить воронку продаж. Вот как это достигается:

  1. Все новые клиенты попадают в воронку и фиксируются в базе данных.
  2. Максимум клиентов общаются с продавцом по телефону. Благодаря программе обзвона снижается количество номеров, которым не дозвонились продавцы. 
  3. На полученные от клиентов адреса почты и номера телефонов регулярно приходит рассылка. Так как отдел продаж точно знает, кто из клиентов не прочитал сообщение, продавцам гораздо проще удержать клиента;
  4. Возможность дистанционной покупки облегчает заключение сделки между компанией и покупателем. 

Основные ошибки в процессе автоматизации 

Если вы автоматизируете торговые процессы, то получите реальную возможность увеличить продажи и прибыль. Но только в случае правильного, грамотного внедрения. Есть несколько ключевых ошибок, из-за которых процесс продаж усложняется, а не упрощается.

Ошибка 1. Цели определены неверно

Некоторые компании стремятся внедрить как можно больше технологий просто потому, что это модно и популярно. Например, компания внедряет популярную систему 1С и тратит дополнительные средства на ее установку, обучение сотрудников. Но в результате из всего функционала программы используется не более 10%.

Ошибка 2. Отсутствие аналитики

Часто руководители компании считают, что автоматизация торговли – это лишь установка оборудования и программ. После внедрения систем руководитель не занимается аналитикой, не контролирует динамику продаж. Не имея на руках данных о продажах, он не может провести работу над ошибками и улучшить работу компании.

Ошибка 3. Отказ от необходимой техники

В период кризиса компании стремятся сэкономить и отказываются от некоторых вложений. Но для успешной автоматизации нельзя пренебрегать технологическим оборудованием. Например, если компания хочет внедрить программу для звонков клиентам, необходимо оснастить продавцов хорошими телефонами, гарнитурами – с качественными динамиком и камерой, если планируется не только голосовое, но и видео-общение.

Ошибка 4. Немотивированные сотрудники

Если в компании до кризиса не был автоматизирован процесс продаж, то сейчас работникам может быть сложно перейти на новую систему расчетов с клиентами, обзвонов, переписок. Необходимо не только обучить работников, но убедить их использовать нововведения в работе. Для этого необходимо мотивировать персонал с помощью премий и бонусов.

✓ Номер введен верно