Автоматизация торговли и бизнеса

Оптимизация процессов нужна любому бизнесу, мелким предприятиям, крупным сетям и даже оптовым базам. Автоматизация решает массу задач: позволяет уменьшить расходы, сделать проще систему отчетности, увеличить прибыль и число обслуживаемых клиентов. 

Первые системы автоматизации разрабатывались для DOS и были очень примитивными. Программы не рассчитывались на расширение дела и, конечно, не интегрировались с другими приложениями. Сейчас автоматизация торговли и бизнеса не ограничивается внедрением системы, а включает использование оборудования и программных продуктов, значительно повышающих эффективность работы предприятия.

В розничных магазинах часто возникают проблемы с обслуживанием, учетом товарооборота, управлением ассортиментом и ценообразованием. Товар оседает на складе из-за ошибок персонала, неграмотное ведение отчетности приводит к частым хищениям и путанице. Магазину не придется сталкиваться с такими рисками, если бизнес процессы будут автоматизированы. 

Что представляет собой автоматизация торговли

Средства автоматизации позволяют минимизировать влияние человеческого фактора на рабочие процессы, от поставок товара до его продажи и ведения учета. 

Системы могут использоваться:

• для управления ассортиментом и остатками;
• чтобы контролировать работу персонала;
• для улучшения эффективности обслуживания;
• чтобы избежать конфликтных ситуаций;
• для повышения конкурентоспособности бизнеса;
• чтобы анализировать продажи;
• для формирования отчетов и отправки в контролирующие органы и так далее.

Четко сказать, какое именно оборудование понадобится для автоматизации, невозможно. Выбор зависит от формата торговли. Программное обеспечение отличается особенностями внедрения и использования, имеет различные требования. Для торговли с прилавков будет достаточно установить онлайн-кассы. Магазин самообслуживания требует установки контрольного – кассовых машин, регистраторов, сканеров, весового оборудования, счетчиков и прочего. 

Выбор автоматизации

Для мелкого предпринимателя вполне достаточно установки онлайн кассы, вложения в большую автоматизацию не будут оправданы. Но чем больше магазин, тем больший в нем ассортимент и больше сфер, в которых техническое оснащения будет целесообразным. 

Есть три категории автоматизации:

1. Частичная – когда автоматизируется только часть деятельности, например, продажи или учет на складе.
2. Полная – когда техника и ПО задействованы во всех процессах производства, от планирования закупок до анализа продаж. 
3. Комплексная – когда работа оборудования контролируется и корректируется сотрудниками. 

Выбор способа автоматизации:

• форматом бизнеса;
• числом кассовых узлов;
• установленным оснащением (весы, сканеры, ТСД, штрих коды и пр.);
• работой склада;
• логистическими особенностями точки.

Задача автоматизации состоит не в том, чтобы оборудовать магазин техникой. Основная цель – упрощение ведения бизнеса, причем экономически выгодное, чтобы вложения были оправданы и в перспективе принесли дополнительный доход. 

Виды автоматизации

Производители стараются оснастить системы, заложить в них максимальный функционал и возможности. Есть следующие варианты автоматизации:

• подготовка продукции – нанесение ценников, штрих кодов, программирование базы товаров и т. д.;
• товароучет – в программу вводится общее количество товара и дата выпуска;
• складское хозяйство – весь поступающий на склад товар заносится в компьютер;
• работа кассира-оператора – применение сканера штрих-кодов;
• система наблюдения – установка камеры видеонаблюдения;
• бухгалтерский учет – автоматизация торговых процессов упрощает оформление бухгалтерских документов, а также принятие кассы и выручки.

Системы учета товара помогают не только ускорять выполнение операций, но и собирать данные о продажах. А это позволяет быстро проводить аналитические исследования и планировать продажи. 

Задачи автоматизации торговли

После перехода с ручных операций на современное оснащение сокращаются издержки, повышается прибыльность бизнеса, снижается количество ошибок и значительно упрощается учет. Решает автоматизация и другие задачи:

• повышает качество обслуживания;
• позволяет сократить часть сотрудников и уменьшить расходы на зарплату;
• дает возможность централизованно управлять всеми точками сети;
• обеспечивает учет и контроль ассортимента.

Доход при автоматизации повышается за счет роста товарооборота. Чем больше процессов автоматизируется, тем меньше человеческий фактор влияет на деятельность. За счет минимизирования ошибок и злоупотребления повышается эффективность бизнеса. 

Какие результаты обеспечит автоматизация

Благодаря повышению скорости и качества обслуживания значительно повысится расположение покупателей. За счет внедрения бонусных программ, дисконтов и прочих систем можно привлечь больше клиентов. Если автоматизировать товарооборот, то проводить учет и инвентаризацию станет гораздо проще. Будет легче контролировать остатки товара и своевременно пополнять ассортимент. 

Гораздо эффективнее станет работа с поставщиками, такие возможности предоставляют механизмы оформления документов, автоматическое формирование заказов, контроль их течения и выполнения. Управлять торговлей станет легче, так как можно будет использовать больший функционал для анализа деятельности, сбора статистики о продажах, регулирования ценообразования и проводить маркетинговые исследования.

Автоматизация процессов дает возможность контролировать персонал. Любые их действия будут фиксироваться программой и камерами видеонаблюдения. Невозможно оснастить магазин без установки комплекса аппаратного и программного обеспечения. Торговая деятельность автоматизируется по типу фронт-офис и бэк-офис. 

Фронт-офис – это продукты для учета продаж, бэк-офис – обеспечивает формирование товарооборота в магазине или сети. 

Оснащение для автоматизации

Эффективность автоматизации торгового объекта во многом зависит от установленного оборудования и ПО. Техника должна быть совместимой между собой и с программой. Поэтому рекомендуется объединить все оснащение в один аппаратный комплекс, в котором каждый работник будет выполнять нужные операции. 

Главным компонентом в каждом кассовом узле является фискальный регистратор. В нем хранится вся информация, и он же печатает чеки. Цена на такие устройства может сильно отличаться с учетом встроенных возможностей:

• количества вариантов для соединения с другими приспособлениями (разъемы, беспроводные способы, Интернет);
• наличия аккумулятора для независимой работы;
• скорости и разрешения печати;
• есть ли авторезчик и так далее.

Выбирать регистратор фискальных чеков, надо с учетом таких особенностей:

• формата торговли;
• экономической выгоды;
• количества чеков за день;
• удобства для работника;
• характеристик и функциональных возможностей кассовой техники.

Самыми компактными вариантами считаются смартпосы. Это объединение в одном корпусе регистратора, микрокомпьютера и планшета. 

Все чаще в торговой деятельности отмечается переход от бумажных денег к картам. Значит, магазин нужно оборудовать терминалом. Такие устройства отличаются функционалом и параметрами, бывают:

• передвижные и стационарные;
• с поддержкой кабельного или мобильного Интернета;
• со встроенным PIN-падом и отдельным;
• контактный и бесконтактный.

Выбор терминала нужно согласовывать с банком. Они сдают терминалы в аренду, но лучшим вариантом будет покупка собственного аппарата. 

Для автоматизации торговли нужно не только кассовое оборудование, но и сканеры штрих кодов. Они бывают разных типов и классифицируются по таким параметрам:

• по методу считывания;
• по расположению;
• по типу интерфейса.

Для многих магазинов, работающих в розницу, подходит ручной одноплоскостной лазерный сканер. 

Преимущества автоматизации торговли

Чтобы перевести в автоматический режим небольшую торговую точку, достаточно установить:

• онлайн-кассу;
• весы, принтеры этикеток, сканеры и прочее;
• программный продукт.

Это необходимый минимум, который не только облегчит предпринимателю организацию и контроль деятельности, но и обеспечит ряд других преимуществ:

• оптимизацию ежедневно выполняемых операций;
• повышение рентабельности;
• рост эффективности за счет снижения операционных затрат;
• возможность быстро проводить анализ экономической эффективности;
• принятие актуальных и обоснованных решений.

Вместе с добавлением новых бизнес процессов и сценариев работы, компания расширяет и функциональные возможности. При необходимости всегда есть возможность интегрировать в общую систему новые модули и компоненты для поддержки стратегии роста и развития компании. 

Что нужно учесть 

Прежде чем принимать решение об автоматизации торговли, нужно предусмотреть:

• есть ли в бюджете средства для закупки оборудования;
• возможность обучения персонала;
• для установки некоторого оборудования может потребоваться переформатирование помещения;
• наличие пространства для техники;
• необходимость в обновлении стеллажей и полок.

Автоматизация – это не только оборудование, но и программное обеспечение, объединяющее всю технику в одну сеть. 

Чем лучше организован бизнес, тем более прибыльным он будет. Налаженные процессы позволяют оперативно реагировать на изменения, прогнозировать решения и обеспечивают эффективный контроль. Применение современных технологий и соответствующего оборудования помогают достичь высоких результатов.