Аутсорсинг: оптимизация расходов на персонал и производство

В кризис повышается спрос на услуги аутсорсинговых компаний. Крупные бренды, промышленные предприятия и малый бизнес столкнулись со значительными экономическими потерями. Перевод офисного штата на удаленную работу, незапланированные выходные, простой производственных мощностей и торговых точек привели к необходимости разработать четкую стратегию и план тактических действий на ближайшие месяцы.

Реорганизация некоторых отделов и передача их на аутсорсинг становится естественным вариантом оптимизации расходов. Даже топ-менеджеры и эйчары, которые придерживаются традиционных моделей организации работы внутри компании, вдруг поняли – большинство задач можно выполнять удаленно.

Что такое аутсорсинг

Аутсорсинг – это передача компанией определенных задач другой на исполнение. Слово пришло к нам из английского языка, если разобрать его по частям, получится – «внешний источник». Фактически, вы передаете функции некоторых отделов внештатным исполнителям. Аутсорсинг персонала позволяет оптимизировать затраты на содержание штата, оформленного по ТК РФ, сэкономить на соцпакете и налогах.

Отдать задачу на аутсорсинг и на выполнение фрилансеру – разные понятия и подходы. Первый случай предполагает выполнение функций сотрудника или отдела на постоянной основе, второй – разовые задачи. Пример, который лучше всего иллюстрирует разницу в подходах – на аутсорсинг, кроме интеллектуальной работы, можно передать полностью или частично производство продукции, что позволяет сэкономить средства на обслуживании мощностей. Фриланс же – это разовые или проектные задачи, которые выполняет узкопрофильный специалист.

Аутстаффинг – еще одно понятие, которое мы затронем сегодня только в этом разделе. Допустим, вы хотите сохранить персонал в офисе, как и до кризиса. Проконсультируйтесь с юристом о возможных выгодах аутстаффинга конкретно в вашем случае. Это юридический вывод сотрудника из штата компании, который может снизить налоговую нагрузку. У ваших сотрудников по документам изменится только работодатель, им станет агентство аутстаффинга. Рабочий процесс останется прежним. Также бизнесу выгоднее сотрудничать с самозанятыми, чем нанимать сотрудника по ТК РФ в штат или работать по гражданско-правовому договору. Это один из вариантов снизить налоговую нагрузку для бизнеса.

Какие задачи позволяет решить аутсорсинг

Часто на аутсорсинг передают задачи, которые не относятся к основной деятельности компании. Например, можно вывести из офиса СММ-отдел и отдать на аутсорсинг ведение социальных сетей, коммуникацию с блогерами, продвижение бренда в Интернете. В IT можно отдать внештатному отделу даже разработку ПО, как это сделала компания Dell.

Какие задачи решает аутсорсинг:

1. Сокращение расходов на персонал, производство и техническое обслуживание.
2. Возможность не тратить время на тестирование и подбор узких специалистов, а передать задачу профессионалу или команде, которые уже имеют репутацию.
3. Сокращение налоговой нагрузки на предприятие.
4. Повышение продуктивности отделов за счет оптимизации процессов и рабочего времени.
5. Гарантии эффективности и качества от аутсорсингового агентства.

Только на первый взгляд аутсорс вызывает недоверие. На самом деле это очень удобно благодаря высокому уровню ответственности подрядчика. Приведем распространенный пример аутсорсинга персонала: вы сами обращаетесь в кадровое агентство, которое предоставляет специалистов за определенную плату. Сотрудники посещают работу по согласованному графику, но оформлены в штат кадрового агентства и получает зарплату там же. Вы можете нанимать персонал под сокращенный день и любой график, хоть на два дня в неделю – по необходимости.

В чем преимущество аутсорсинга в кризис

Аутсорсинг в первую очередь позволяет сократить расходы на содержание определенных отделов или частей производства. В кризис повышается не только спрос на рынок фриланса и аутсорсинговых компаний, но и растет конкуренция между ними. Поэтому можно рассчитывать на лояльные цены, тестовый период за неполную стоимость и специальные предложения для вашей компании.

Что вы можете сделать прямо сейчас:

1. Отдать текущие задачи определенных отделов одному специалисту или команде с фиксированной помесячной оплатой ниже, чем оклад всех штатных сотрудников, занятых на этих проектах.
2. Полностью реорганизовать отделы, выделить только основные задачи, которые сейчас необходимы и оплачивать их попроектно.
3. Сократить количество сотрудников в отделах, распределить задачи между теми, кто остался в штате и перевести их на удаленную работу с окладом в зависимости от выполнения KPI.

Такие меры требуют также изменений в статусе сотрудников, заключении новых и переоформлении старых договоров. Также вам пригодится понимание между понятиями «подрядчик» и «субподрядчик» – первая категория отвечает перед заказчиком за весь проект, исполнители из второй категории – за реализацию конкретной задачи.

Торгово-производственные компании могут пересмотреть свои затраты на содержание цехов, оборудования, рабочих, логистики и складских помещений, отдела продаж. Все это можно передать на аутсорсинг, сохранив за собой управление компанией и небольшой штат менеджеров. 

Когда это может быть выгодно? Если расходы на аренду цехов и мощностей, оплату труда рабочих превышают затраты на услуги такого же производства на аутсорсе. На примере бренда одежды: если арендная плата и содержание производства стали непосильны, откажитесь от них, и передайте пошив готовой продукции по вашим лекалам фабрике-субподрядчику.

Модели аутсорсинга и сферы, в которых он востребован

Сегодня практически все компании пользуются услугами аутсорсинга. Даже малый бизнес заключает договоры с самозанятыми на выполнение бухгалтерских услуг, с клинингами на еженедельную уборку, с СММ-щиками и таргетологами на ведение соцсетей. Крупные компании переносят на аутсорс целые подразделения и производства.

Чтобы определиться, какие отделы и сегменты производства вы можете отдать на выполнение подрядчикам и субподрядчикам, рассмотрите классические модели аутсорсинга.

• Промышленный – передача выполнения производственных задач. Например, вы заказываете изготовление продукции у завода, при этом другие работы по разработке, улучшению, рекламе, тестированию продукта оставляете за собой.
• ITO – передача задач подрядчику в сфере IT. Варианты: обслуживание компьютерной техники – экономия на штатном сисадмине; разработка ПО и другие в зависимости от нужд предприятия.
• Финансовый – передача учета, отчетности, инвентаризационного аудита и расчета заработной платы бухгалтерской компании. При этом каждую из этих задач можно отдать разным подрядчикам.
• Юридический – передача ведения юридической документации и консультационной поддержки частному юристу или юридической компании.
• Издательский – передача выпуска печатных материалов, а также выполнения переводов иностранных статей и других функций подрядчику от издательства.
• HRO – аутсорсинг персонала. Фактически вы отдаете обязанности штатных сотрудников на аутсорсинг и освобождаете себя от необходимости содержать целые отделы в офисе, на складе.
• В сфере розничной торговли – мерчендайзинг, транспортировка, обслуживание склада, фасовка и упаковка.
• Маркетинговый в сфере PR – СММ, таргет, SЕО-продвижение, коммуникация со СМИ, блогерами, создание видео, фото и других рекламных материалов для продвижения в Интернете.
• Телемаркетинговый – колл-центры отдела продаж, клиентской и технической поддержки.

Любую из этих моделей можно реализовать с помощью нишевых аутсорсинговых агентств. Также на рынке существуют компании, которые могут взять на себя обеспечение жизнедеятельности не одного отдела, а целого участка бизнеса.

Если говорить о реорганизации офиса, простейшая модель сотрудничества с внештатными сотрудниками без привлечения кадровых и аутсорсинговых агентств выглядит так. За каждым отделом закрепляется руководитель, у него в подчинении есть менеджеры проектов. Каждый из этих менеджеров курирует работу удаленных сотрудников, отвечает за отчетность и соблюдение KPI по проектам перед руководителем.

Эта модель имеет слабые места. Главные – несоблюдение дедлайнов удаленщиками, текучка кадров, сложности в составлении ТЗ и контроля выполнения. Сейчас организация такой модели имеет место благодаря изменениям на рынке IT. В последние 5 лет CRM-системы из простейших рабочих чатов и дашбордов для постановки и контроля выполнения задач с привязкой к 1C превратились в интегрированные системы по управлению бизнесом. Это значительно упрощает задачи и для менеджеров, и для руководителей при работе с сотрудниками на аутсорсе.

Что отдать на аутсорсинг в кризис

Кому передать свои задачи и как реорганизовать работу внутри компании? Первое, что нужно сделать – определите, какие отделы вы можете реформировать и отдать на аутсорс. Второе – пересмотрите KPI и текущие задачи, которые выполняют выбранные подразделения, и составьте регламент работы для аутсорсеров. По опыту многих эйчаров такие реформы часто открывают слабые места:

• на выполнение текущих задач уходит больше рабочего времени, чем нужно;
• перечень обязанностей можно сократить;
• схема работы внутри отдела устарела, тормозит весь процесс и нуждается в реорганизации;
• некоторые должности можно упразднить.

Если вы хотите сэкономить, вам также придется сократить и список обязанностей или объем задач. Это получится сделать не во всех подразделениях, но стоит рассмотреть возможность упростить работу. Например, у вас есть штатный дизайнер, который создает креативы, картинки, инфографику, моушн-дизайн для ваших корпоративных соцсетей и публикаций в СМИ. Он готовит каждый день медиафайлы по ТЗ и контент-плану. Вы можете сократить количество картинок, убрать сложный и дорогостоящий моушн-дизайн для соцсетей, готовить ТЗ для дизайнера раз в неделю и заказывать выполнение этой работы у фрилансера.

Если ваша компания занята в сфере IT, веб-разработки, вам не так легко сократить дизайнера. Но UI-, UX-, Web-дизайн можно передать внештатным специалистам или агентству. Какие еще задачи можно отдать на аутсорсинг:

• работу PR отдела или некоторые его функции;
• ведение бухгалтерской отчетности;
• техническое обслуживание оргтехники;
• уборку офисов;
• разработку ПО;
• изготовление продукции;
• изготовление упаковки товара;
• складское дело, логистику, упаковку и транспортировку конечному потребителю.

Этот список можно еще дополнить многими вариантами. Наверняка после тестирования удаленной работы с сотрудниками в контексте последних событий вы уже определили, какие отделы легко справляются с задачами на удаленке, а чье присутствие в офисе жизненно необходимо. Эта ситуация стала хорошей встряской для бизнеса, выявила слабые места, но и указала на новые возможности. При разработке дальнейшей стратегии не бойтесь внедрять аутсорсинг. Возможно, это откроет новые горизонты для вашей компании.