Аутсорсинг: что собой представляет, его виды и формы

Для успешного ведения бизнеса не обязательно иметь большой штат сотрудников. Со многими задачами могут справиться узкопрофильные внештатные специалисты. Речь идет об услугах аутсорсинга, позволяющих улучшить эффективность компании, справиться с проблемами развития и функционирования. Расскажем, что входит в понятие аутсорсинга, а также определим, в каких случаях уместно прибегать к услугам специализированных компаний.

Аутсорсинг – что это?

Слово outsource переводится с английского как «внешний источник». Простыми словами аутсорсинг – это привлечение специалистов со стороны для выполнения определенных задач. Это может быть как один профессионал, так и несколько. Многие крупные предприятия часто прибегают к услугам полноценных аутсорсинговых фирм.

Если на словах не совсем понятно, то можно привести наглядный пример. Небольшая фирма, занимающаяся производством и реализацией молочной продукции, нуждается в перевозчике 2–3 раза в неделю. Чтобы не нанимать сотрудника, которому придется выплачивать зарплату в полном объеме, отчислять за него налоги, покупать и содержать транспорт, можно привлечь аутсорсера, который возьмет эту работу на себя. Это позволит сконцентрировать основные усилия на производственном процессе и сократить затраты на выполнение непрофильных задач.

Разновидностью процессуального аутсорса считается аутстаффинг – лизинг персонала. В этом случае компания привлекает сторонних сотрудников на определенный период.

Функции и цели аутсорсинга

Главная цель аутсорсинга – освободить компанию и штатный персонал от выполнения второстепенных задач, позволив сэкономить человеческий, временной и денежный ресурсы. Небольшим компаниям нет смысла нанимать бухгалтеров и водителей, если их работа носит периодический характер. Проще пользоваться помощью сторонних работников, платить которым нужно по факту выполнения задач.

Согласно статистическим данным, грамотное пользование аутсорсинговыми услугами позволяет маленьким фирмам сократить затраты примерно на 10 %, а средним и крупным – на 20 % и более.

К другим не менее значимым целям аутсорсинга относят:

Сокращение количества штатных работников. Если бюджет предприятия ограничен, то стоит на некоторое время отказаться от тех сотрудников, которые не приносят пользы для развития бизнеса и даже не связаны с основной деятельностью компании. К числу таких сотрудников можно отнести, например, уборщиц.
Улучшение технологического и производственного процесса, а также качества оказываемых услуг за счет помощи опытных сотрудников извне.
Ликвидация подразделений, которые не связаны с основной сферой деятельности компании и содержание которых невыгодно компании. К их числу относят курьерскую службу, клининг, организацию питания. Если эти подразделения функционируют не на полную мощность, то лучше отдать их обязанности на аутсорсинг.
Экономия денежных средств, если некоторые виды работ носят разовый или периодический характер. Например, чтобы составить ежемесячный или ежеквартальный отчет, необязательно держать в штате бухгалтера. Аутсорсеры смогут оперативно и точно справиться с этой задачей в сжатые сроки.

Достижение этих целей возможно благодаря привлечению надежного и опытного подрядчика, который возьмет на себя выполнение возложенных обязанностей и сделает это качественно.

На аутсорсинг часто отдают такие задачи:

ведение бухгалтерской отчетности;
подбор персонала;
юридические услуги;
расчет заработной платы;
разработку, внедрение и обслуживание ПО;
маркетинг;
логистические процессы;
клининговые услуги;
транспортные операции;
осуществление производственных процессов;
разработку и ведение бизнес-проектов.

Услуги аутсорсинга позволяют компании иметь доступ к лучшему производственному оборудованию, информационным технологиям, не тратя на это большое количество материальных ресурсов. От компании требуется лишь внимательно подойти к выбору сторонней фирмы для аутсорсинга.

Преимущества аутсорсинга

Услуги аутсорсинга позволяют эффективно справляться со второстепенными задачами, не тратя на это время и силы, и при этом экономить средства предприятия. К другим не менее важным плюсам этой формы сотрудничества относят:

Возможность привлечения высококвалифицированных специалистов, которые качественно и в срок выполнят свою работу. Если компания небольшая, то у нее не будет хватать денег на содержание в штате опытного программиста, первоклассного юриста или креативного маркетолога. Их услуги обходятся недешево, а устройство неопытного сотрудника, который только начинает свою карьеру, может грозить серьезными проблемами и убытками.
Существенное уменьшение социальных обязательств. В случае обращения к аутсорсерам всю ответственность за их деятельность несет специализированная компания. Заказчику не придется выплачивать отпускные, больничные и социальные пособия, которые предусмотрены законом и трудовым договором. Сюда же стоит отнести и налогообложение, которое значительно сокращается при уменьшении количества трудоустроенного персонала.
Гарантия получения результата. Если аутсорсер не выполняет возложенную на него работу, то ему, как правило, выписывают штраф. Такое условие обязательно должно быть указано в договоре.
Оперативная реорганизация, что может положительно отразиться на итоговом результате. Например, увольнение сотрудника потребует больше времени и может вызвать некие трудности, в то время как расторжение или заключение договора с аутсорсинговой фирмой займет всего пару часов.

Правильная организация аутсорсинга будет играть только на руку. Но для этого стоит учесть несколько моментов. Не стоит передавать сторонним фирмам выполнение ключевых задач, поскольку компания таким образом ставит себя в полную зависимость от третьих лиц и теряет контроль над происходящими процессами.

Разновидности аутсорсинга

Владельцы бизнеса могут передавать на аутсорсинг практически любые функции. Чаще всего сторонним компаниям доверяют непрофильные задачи, но крупные фирмы могут передавать и некоторые основные процессы. В зависимости от сферы деятельности можно выделить несколько видов аутсорсинга. Каждый из них имеет свои особенности.

Бухгалтерский

Деятельность любой компании связана с бумажной волокитой. Чтобы избавиться от этой работы и сократить количество бухгалтеров в штате, поручив им работу с ценными и конфиденциальными бумагами, второстепенные задачи можно спокойно отдать на аутсорсинг.

Если говорить о мелких компаниях, то им вовсе можно отказаться от штатного бухгалтера. Ежемесячный объем работ у таких предприятий небольшой, и его можно сделать за несколько дней. Аутсорсеры смогут качественно и быстро справиться с работой при относительно меньших расходах на оплату труда. Руководителю не придется закупать дорогую компьютерную технику, тратиться на установку лицензионного ПО. Специалист в этой сфере имеет всё необходимое и сможет справиться самостоятельно.

Виды аутсорсинговых услуг в бухгалтерии:

составление и ведение отчетных документов, систематизация важных данных, решение вопросов с налоговой;
ведение поточных бумаг и документов, в то время как первичной документацией будет заниматься штатный бухгалтер компании;
предоставление комплексных услуг, определенных руководителем.

При выборе задач и обязанностей, которые будут переданы на аутсорсинг, стоит отталкиваться от мощностей организации и количества бумажной работы. Если важно сохранить некоторые данные в секрете, то аутсорсеру стоит поручать работу со второстепенной документацией, например, ведение месячных, квартальных и годовых отчетов.

Производственный

К производственному аутсорсингу чаще всего прибегают крупные компании, которым нецелесообразно тратить время на выполнение второстепенных задач. Такой вид аутсорсинга встречается почти в каждой промышленной отрасли. Например, известная корпорация «Форд» активно пользуется услугами сторонних организаций, доверяя им производство большей части комплектующих. Это позволяет сэкономить один из самых значимых ресурсов – время, перераспределяя его на выполнение самых значимых задач.

IT-аутсорсинг

Аутсорсинг в сфере информационных технологий считается одним из самых востребованных, поскольку в IT-специалистах нуждаются многие компании. Но не всегда целесообразно держать в штате высокооплачиваемого сотрудника, если его услуги требуются только периодически. Выходом из ситуации станет привлечение аутсорсера, который будет выполнять задачи по мере необходимости. Существует два основных вида услуг в ИТ-сфере:

Разработка и внедрение ПО. Необходимость в таких работах обычно возникает несколько раз в месяц, поэтому услугами аутсорсинговой компании придется пользоваться на постоянной основе.
Обслуживание компьютерной техники и проведение профилактики с целью исключения возможных поломок, сбоев и т. д.

С этими видами деятельности вполне может справиться один специалист. Для средних и крупных компаний потребуется прибегать к его услугам 5–8 раз в месяц.

Юридический

У предпринимателей могут возникать проблемы с законом, поэтому стоит найти юриста, который будет помогать в решении спорных моментов и защищать интересы фирмы в суде в случае необходимости. Иметь в штате юриста нецелесообразно, поскольку к его услугам прибегают крайне редко, а выплачивать ему заработную плату каждый месяц невыгодно. Чтобы сэкономить бюджет, лучше обратиться к аутсорсерам.

В этом случае в обязанности узкопрофильного специалиста будет входить:

участие в судебных заседаниях, отстаивание прав и интересов заказчика. Часто предприниматели обращаются к аутсорсерам, чтобы они помогли составить иск, выступить в суде, правильно и своевременно оспорить вынесенное решение;
сопровождение сделок, проверка договоров, работа с важными бумагами и решение прочих сопутствующих задач;
составление и внедрение разных документов, на основе которых будет осуществляться деятельность фирмы.

Важно отметить, что компания, которая решает воспользоваться услугами аутсорсера по юридическим вопросам, обязательно должна внести в договор пункт о неразглашении сведений. Это делается для того, чтобы фирмы-конкуренты не смогли выкупить ценную информацию. К выбору аутсорсинговой фирмы в этом случае нужно подходить внимательно, обращая внимание только на проверенные компании с хорошей репутацией.

Логистические

Компании чаще всего прибегают к аутсорсинговым услугам с целью сократить затраты на доставку, перевозку или хранение грузов, если эти операции производятся не на регулярной основе и в небольшом объеме. Логистику принято разделять на несколько видов:

1 PL. Все логистические задачи компания выполняет самостоятельно без привлечения внешних источников.
2 PL. Специализированным компаниям доверяют грузоперевозки, а также некоторые складские операции, например, отгрузку и разгрузку товара.
3 PL. Аутсорсинговой компании поручают не только транспортировку груза, но и все складские операции (прием, обработку, хранение на собственных складах, подготовку к отправке, отгрузку, сопровождение). Доставка может производиться точечно, если в этом есть необходимость.
4 PL. Аутсорсеру передаются практически все обязательства за проведение логистических процессов – от приема до доставки в пункт назначения.
5 PL. Все операции контролируются при помощи автоматизированных систем, где можно детально увидеть каждый этап логистической системы.

Мелкие фирмы и новички чаще отдают предпочтение первым двум формам, средние компании – 3 и 4 виду, очень крупные выбирают последний вариант. Организации, которые осуществляют логистическую деятельность по всей стране и за ее пределами, не в силах справляться со всеми обязанностями, даже если в штате будет числиться большое количество сотрудников. Чтобы бизнес был эффективным и прибыльным, целесообразно прибегать к помощи специализированных фирм.

Кадровый

Аутсорсинг персонала дает возможность при экстренных ситуациях заменить сотрудника фирмы, который по каким-либо причинам не смог выполнить свою работу. Аутсорсер берет на себя все его должностные обязанности. Такие услуги позволяют иметь подстраховку и избегать трудных или неловких ситуаций, если кто-то из персонала оказывается нетрудоспособным.

Сфера кадрового аутсорсинга может быть различной – от обычного клининга до финансиста с большим стажем и опытом работы. Например, в компании может заболеть бухгалтер, которому нужно было срочно составить отчетность и предоставить ее в налоговую. Руководство обращается в аутсорсинговую компанию, где ему предоставляют опытного бухгалтера, который может быстро и качественно составить необходимую документацию.

Такой вид аутсорсинга имеет определенные достоинства. Многие фирмы могут снижать нагрузку на свой персонал, давая мелкую и несложную работу аутсорсерам. Это положительно отражается на эффективности работы штатных сотрудников и позволяет направить все усилия на решение важных задач.

Аутсорсинг продаж

Все полномочия отдела продаж передаются сторонним сотрудникам. Аутсорсинг в этом случае может быть полным или частичным. Список выполняемых работ также отличается: создание презентационных материалов, налаживание контакта с клиентами (работа с жалобами, информирование об изменениях, проводимых акциях и скидках).

На аутсорс можно смело отдать продажу одного сегмента товаров:

простого, но самого популярного и прибыльного, не требующего тщательного контроля;
сложного, где требуется помощь узкоспециализированных сотрудников с творческим подходом и неординарными решениями.

Кому может потребоваться аутсорсинг

Сегодня аутсорсинговые услуги привлекательны для многих компаний, занятых в разных сферах. Они актуальны как для малого и среднего, так и для крупного бизнеса. Как показывает практика, руководители предприятий прибегают к помощи специалистов извне в таких ситуациях:

Когда необходимо сконцентрироваться на основных услугах и производственном процессе. В этом случае сторонние компании берут на себя второстепенные обязанности, а штатные сотрудники могут приложить все усилия для развития бизнеса.
Если требуется получить независимую профессиональную оценку. Иногда возникают ситуации, в которых сложно прийти к конкретному решению, что связано с большими рисками или недостаточными познаниями в определенной области. Компания может обратиться за помощью к сторонним профессионалам, которые позволят найти выход из сложившейся проблемы и решить спорные вопросы.
При ограниченном бюджете. Компания может не иметь достаточно средств, чтобы содержать необходимое количество сотрудников. Для сокращения расходов можно оставить в штате только тех, кто имеет постоянную занятость, а периодические задачи отдать на аутсорс.

Аутсорсинговыми услугами могут пользоваться как крупные, так и небольшие компании, в том числе индивидуальные предприниматели и самозанятые. Для этого нужно определить для себя сильные и слабые стороны, сфокусировать внимание на конкурентном преимуществе, отдав второстепенные задачи узкопрофильным специалистам.

Что не является аутсорсингом

Есть некоторые виды деятельности, которые ошибочно приравнивают к аутсорсу. Например, дропшиппинг. Это посредническая форма сотрудничества, при которой одна компания берет на себя обязанности по реализации товаров, производимых другой компанией. Дропшипперы получают прибыль с наценки на изначальную стоимость продукции. По такой схеме функционирует множество онлайн-платформ.

Не является аутсорсингом и фриланс. Человек, занимающийся фрилансом, чаще всего не имеет официального трудоустройства и договорных обязательств. По такой форме часто работают программисты, копирайтеры, графические дизайнеры. Исключением являются только те специалисты, которые предоставляют компании услуги по договору.

Аутсорсинговая компания

Для многих начинающих бизнесменов остается непонятным, что такое аутсорсинговая компания, какие преимущества и выгоды она дает. Аутсорсером может выступать как узкопрофильная, так и широко специализированная фирма, которая предоставляет своих сотрудников другим предприятиям для выполнения доверенных функций.

Сфера деятельности

В зависимости от профиля, аутсорсер может оказывать своим потенциальным заказчикам такие услуги, как:

сопровождение бухгалтерских операций;
юридическая помощь;
создание сайтов, их ведение и продвижение;
установка лицензионного программного обеспечения;
клининг;
ведение налоговой отчетности;
деятельность по страхованию;
маркетинговое продвижение.

Открытие аутсорсинговой компании

Перед тем как открывать аутсорсинговую фирму, стоит проанализировать возможные риски и определиться с желаемой нишей на рынке. Осуществлять деятельность могут как юридические лица, так и индивидуальные предприниматели. Для хорошего старта нужно иметь достаточно средств на аренду помещения и поиск квалифицированных сотрудников.

Организация труда персонала считается одним из важных этапов, поскольку от уровня подготовки, опыта и знаний будет зависеть результат. Наемные сотрудники должны быть первоклассными специалистами в своей сфере. К ним предъявляются следующие требования:

компетентность;
ответственность;
способность работать в режиме многозадачности;
коммуникабельность;
наличие профильного образования;
опыт работы.

Имидж, репутация и прибыль аутсорсинговой компании напрямую зависят от качества работы ее сотрудников. Для полноценного функционирования на момент открытия будет достаточно 7–10 специалистов, число которых со временем будет расти.

Примеры эффективного использования аутсорсинговых услуг

Американские аналитические организации провели опрос, в котором участвовало 500 международных компаний. Выяснилось, что их эффективность и успех в большей степени зависит от правильно организованных процессов, часть из которых они передают на аутсорсинг. 440 фирм поручают сторонним специалистам практически все административные функции, а 70 компаний – финансовые и бухгалтерские операции.

Стоит наглядно рассмотреть удачные примеры использования аутсорсинга.

Ford. Изначально основатель компании Генри Форд старался держать под контролем все происходящие процессы, но со временем он убедился, что это требует большого количества времени и ресурсов. Поэтому бизнесмен решил прибегнуть к помощи сторонних специалистов, которым он доверил второстепенные задачи. Сегодня около 70 % комплектующих выпускают специализированные компании, и только 30 % производит штатный персонал.
Kodak. Когда-то это компания сделала рискованный шаг, отдав на аутсорсинг все функции, связанные с информационными технологиями. В качестве аутсорсера была выбрана фирма IBM, которая предпринимала всё возможное, чтобы занять одну из лидирующих позиций на рынке высоких технологий. Такая сделка принесла пользу обеим компаниям.
IKEA. У мирового производителя мебели почти нет собственных производственных мощностей. Зато он имеет более 2 тысяч проверенных партнеров-поставщиков из разных уголков планеты, которые выполняют большинство логистических операций. Это позволяет шведской фирме сосредоточить все усилия на розничной торговле.
Nike. Американская компания, специализирующаяся на пошиве и продаже спортивной одежды и обуви, отдала на аутсорсинг практически все производственные процессы. Себе компания оставила лишь часть работ: разработка дизайна и реализация товаров в свои магазины, которые сосредоточены практически по всему миру. Одежда и обувь производятся подрядчиками в азиатском регионе. Такой подход позволил компании увеличить прибыль в 5 раз за последние 10 лет.

Эти примеры подтверждают, что аутсорсинг приносит крупным предприятиям пользу, позволяя сосредоточиться на ключевых задачах.

Можно не сомневаться, что аутсорсинговые услуги пользуются большой популярностью, и спрос на них в будущем будет только расти. Чтобы помощь сторонних специалистов действительно приносила пользу, необходимо правильно определиться с задачами, которые будут им доверены, а также эффективно организовать все процессы.