Ассистент руководителя: обязанности и навыки

В одиночку управлять компанией сложно. Каким бы талантливым ни был руководитель, он не может одинаково хорошо разбираться во всех нюансах бизнеса и уделять внимание рутинным задачам. На подхвате у директора должен быть ассистент. Но, чтобы от помощника был толк, важно нанять кандидата с подходящими навыками и качествами, а также верно очертить круг его обязанностей.

Когда пора нанимать помощника

К делегированию следует обращаться, когда важно повысить личную эффективность. Руководитель с помощью ассистента ограждает себя от долгих или неприятных задач и тратит время на те вопросы, которые может решить только он. Однако делегирование приносит результат только при правильном применении. Некоторые предприниматели и топ-менеджеры нанимают помощников, когда реальной необходимости в них нет. Например, у начальника появляется помощник, потому что это модно. На самом деле, передача задач ассистенту должна иметь смысл:

• прибыль. У руководителя освобождается время, и он тратит его на получение дополнительной прибыли. В таком случае предпринимателю надо посчитать выгоду, которую он способен сгенерировать за период. А затем нанять помощника, стоимость времени которого меньше. Например, за час руководитель может закрыть сделку на 10 тыс. рублей. А стоимость часа работы ассистента – всего 400 рублей. Выгода очевидна;
• закрытие пробелов. Даже хороший руководитель не может быть специалистом во всём. Некоторые задачи требуют глубоких знаний в узкой отрасли. Например, у владельца компании появляется много новых партнеров из арабских стран. Чтобы вести с ними дела, необходимо знать арабский язык и особенности менталитета. Директор мог бы потратить деньги и время на изучение новой культуры, но это было бы дорого и долго. Гораздо эффективнее нанять помощника со знанием арабского языка, достойно платить ему и уже сейчас заключать дорогостоящие контракты;
• спасение от стресса. Некоторые задачи вызывают у руководителя плохое настроение. Некоторым не нравится сидеть за отчетностью, подавать налоговые декларации, проводить собеседования и увольнения. Ненавистные задачи снижают мотивацию и вовлеченность в работу. Если не делегировать их, эффективность всей работы упадет.

Если решено нанимать помощника, нужно определиться, какие именно задачи делегировать ему. Каждую задачу можно оценить по таким критериям:

• нужна ли вообще эта задача. Некоторые бизнес-процессы появляются в работе, хотя не влияют на итоговый результат. От них можно отказаться, никому не передавая;
• насколько требуется помощь в выполнении задачи. Если руководитель не может справиться с ней самостоятельно, делегировать нужно. Но, если начальник может выполнить ее сам, нужно еще подумать, стоит ли делегировать;
• что случится, если задача будет выполнена неправильно. Например, некоторые задачи влекут за собой подписание дорогостоящих контрактов. Если задача будет выполнена неправильно, компания потеряет деньги. Так как ставки высоки, следует хорошо подумать, стоит ли доверять ее другому человеку или лучше выполнять самостоятельно;
• за что руководитель готов платить деньги ассистенту – за время, за экспертность, за мотивацию. Это поможет рассчитать размер зарплаты работника и оценить экономическую целесообразность найма.

Чтобы понять, какие именно задачи можно передать помощнику, необходимо составить список из обязанностей, которые:

• являются простыми, носят технический или вспомогательный характер;
• являются рутинными, регулярно повторяющимися;
• подготавливают мероприятие или проект;
• относятся к той отрасли, в которой руководитель не силен;
• отнимают много времени, потому что не приносят удовольствия и предприниматель неосознанно затягивает процесс.

Затем из списка задач нужно отметить те, которые наименее страшно делегировать. Именно эти обязанности и лягут в основу должности ассистента.

Кто такой ассистент руководителя

Далеко не во всех компаниях вообще есть такая штатная единица, как ассистент руководителя. Зачастую эту должность путают с секретарем или делопроизводителем. Однако обязанности у них различаются.

Ассистент обязан предоставить начальнику всё, что тому требуется для работы. В первую очередь это отчетность и информация о текущем положении дел в компании или отделе. Но также для эффективной работы руководителю требуются более прозаические мелочи, например питание в течение рабочего дня или канцтовары. Предоставляя всё необходимое, ассистент становится правой рукой своего начальника: без него невозможна корректная работа руководителя, а значит, и всего его подразделения.

Чем крупнее компания, тем больше задач находится в зоне ответственности директора или топ-менеджера. Тем важнее роль ассистента. Помощников, которые хорошо выполняют свою работу, руководство ценит и поощряет материально. Однако рассчитывать на фиксированный график-пятидневку не приходится: если у начальника возникло срочное дело вечером или в выходные, он звонит своему помощнику. Но из-за ненормированного графика и разноплановых задач профессия помощника руководителя считается стрессовой.

Какими бывают ассистенты руководителя

Ассистент выполняет разный перечень обязанностей, зачастую беря на себя даже те задачи, которые принято делегировать секретарю, ивент-менеджеру, специалисту по делопроизводству или другим работникам. В результате всех ассистентов можно разделить на разновидности в зависимости от того, какие именно задачи им делегированы.

Ассистент-секретарь

Этот работник снимает с управленца всю рутину. Он выполняет стандартные обязанности ассистента, но дополнительно занимается документацией и мелкими поручениями начальника. Например, принимает входящие звонки, разбирает корреспонденцию, варит кофе.

Персональный ассистент

Такой ассистент ориентирован на решение организационных задач, работу с документами. В отличие от секретаря, который может одновременно заниматься делами нескольких руководителей, персональный ассистент закреплен только за одним начальником. В перечне обязанностей персонального ассистента есть стандартные задачи, например общение с клиентами и партнерами, ведение графика и контроль за списком дел руководителя. Но также он выполняет личные поручения. Например, предприниматель может попросить ассистента организовать праздник, купить подарок родственнику, заказать билеты.

Персональные ассистенты есть в основном у владельцев крупных предприятий или у медийных личностей.

Бизнес-ассистент

Он, так же как и персональный ассистент, выполняет, помимо стандартных задач, дополнительные поручения. Но в отличие от персонального ассистента бизнес-помощник решает не личные дела руководителя, а занимается бизнес-поручениями. Например, курирует проект и его участников, отбирает подрядчиков, организует бизнес-мероприятия, ищет новых партнеров.

Чтобы стать успешным бизнес-ассистентом, работник должен досконально понимать производственные и бизнес-процессы. Поэтому бизнес-ассистентом не сможет стать человек «с улицы» – профессии обучают только на специализированных курсах.

Помимо этого, ассистентов любого вида можно условно разделить на две группы. Есть ассистенты-студенты и помощники, которые становятся правой рукой руководителя. Студенты – это помощники, у которых нет потенциала роста. Руководитель берет такого сотрудника, чтобы с его помощью решать множество рутинных задач. Но большой зарплаты работнику ждать не приходится, так как рутинные задачи не требуют от него креативности, проактивности и высокой квалификации. От него требуется следующее:

• закрытие задач здесь и сейчас;
• желание работать и учиться;
• готовность выполнять разноплановые несложные задачи.

Найти помощника можно среди студентов вузов, в соцсетях в группах вакансий и даже среди близкого окружения.

Но если требуется человек, который станет правой рукой, то стратегия поиска усложняется. При найме важно смотреть на потенциал кандидата: получится ли ему делегировать руководящие задачи в будущем. Ассистент должен будет постоянно находиться рядом с руководителем, вникая во всё, что делает. Он будет ездить с начальником на встречи, общаться с подчиненными, заменять на рабочем месте начальника в случае его болезни или отъезда. При найме можно ориентироваться на такие критерии выбора:

• кандидат хочет развиваться в выбранной сфере;
• он проявляет инициативность;
• он любит продукцию компании;
• он разделяет ценности;
• он внушает доверие.

Основное различие между ассистентом – правой рукой и студентом – в зарплате. У первого она может быть в несколько раз выше средней по городу. Чтобы не переплачивать, важно еще на этапе поиска понять, что должно измениться в компании после появления в ней ассистента. Искать правую руку стоит, если найм помощника – это первый этап автоматизации бизнес-процессов. Сам руководитель постепенно снимет с себя задачи, передаст их помощнику, внедрит программы и сервисы для автоматизации и сможет управлять компанией дистанционно. Но если руководитель планирует и дальше активно участвовать в жизни своего бизнеса, то лучше нанять студента, чтобы разгрузить себя.

Стандартные обязанности ассистента

К какой бы категории ни относился ассистент, он будет выполнять пул стандартных обязанностей. Все они обязательно отражаются в документации предприятий и в инструкции для работника. Следующие вопросы можно делегировать большинству помощников:

• организация рабочего места руководителя, закупка канцтоваров, обеспечение начальника другими необходимыми расходными материалами, техникой;
• обработка входящей корреспонденции и распределение ее между отделами фирмы;
• подготовка документов, которые идут на подпись руководителю;
• подготовка материалов, необходимых руководителю, например отчетности, презентаций, регламентов;
• контроль выполнения проектов;
• сбор информации, которая требуется директору для принятия управленческих решений;
• формирование отчетов, писем партнерам и клиентам;
• организация совещаний, в которых участвует руководитель. Например, подбор места для совещания, приглашение участников, обеспечение техническим оснащением;
• контроль за подчиненными, сбор обратной связи, предложений и донесение их до сведения начальника.

Кроме того, руководитель может делегировать помощнику другие задачи, обусловленные особенностями компании и отрасли.

Права и обязанности ассистента

Наняв помощника, важно предоставить ему права, схожие с теми, которые имеет сам руководитель. Права зависят от делегированных обязанностей. Например, можно передать ассистенту обязанность контролировать, насколько качественно выполняют свои задачи сотрудники отдела. Значит, ассистент должен иметь право вносить коррективы в трудовой распорядок подчиненных, предлагать идеи по совершенствованию бизнес-процессов.

Кроме того, важно дать сотруднику доступ к отчетности, информации, которая потребуется ему для выполнения своей работы. Например, многие руководители делегируют формирование отчетности и подготовку материалов для изучения. Значит, нужно обязать подчиненных или работников других отделов предоставлять ассистенту данные по его запросу.

За невыполнение обязанностей ассистента можно депремировать или наказывать другими способами. Ответственность наступает в таких случаях:

• сотрудник отказывается выполнять должностные обязанности;
• он отсутствует на рабочем месте в рабочее время;
• он ведет себя непрофессионально, некорректно в отношении клиентов, партнеров и других посетителей офиса;
• он нарушает технику безопасности;
• он превышает свои полномочия.

Что должен уметь ассистент руководителя

Ассистент работает с управленческими задачами, поэтому ему нужно хорошее образование и профессиональная подготовка. Совет руководителю при найме: прописать в вакансии, какие конкретно навыки потребуются работнику в компании. Например, в некоторых предприятиях часто ведется переписка с зарубежными партнерами и клиентами. Значит, лучше изначально искать человека, владеющего нужными иностранными языками. В других фирмах работа директора (и, как следствие, его помощника) связана с производственными процессами. Тогда от сотрудника потребуется понимание особенностей товаров, процесса их создания, сбыта.

Но есть универсальный список навыков, которыми должен обладать сотрудник. Стоит внести их в описание вакансии при поиске:

• владение основами бухгалтерского, налогового, финансового, управленческого учета;
• знание кадрового делопроизводства;
• знание основ менеджмента;
• понимание методологии бизнес-процессов;
• знание основ экономики;
• знание психологии и конфликтологии;
• владение навыками тайм-менеджмента;
• умение работать с ПО и с основными программами, связанными с деятельностью помощника.

Оценивая кандидата на должность помощника руководителя, стоит обращать внимание на наличие софт-скиллов, то есть навыков, которые напрямую не влияют на результативность работы, но помогают специалисту в решении профессиональных задач. Одним из «мягких» навыков является проактивность. Ассистент должен уметь прогнозировать развитие событий, просчитывать разные варианты, заранее подготавливать запасной план на случай возникновения сложностей. Еще от сотрудника требуются:

• креативность;
• любознательность;
• развитый эмоциональный интеллект;
• дисциплинированность;
• внимательность;
• коммуникабельность;
• развитая речь.

Личные качества ассистента руководителя

Эффективно работать помощнику помогают некоторые личностные качества. В первую очередь важна преданность сотрудника своему руководителю и интересам фирмы. Сотрудник должен быть исполнительным, трудолюбивым. От него ожидается креативное мышление и смекалка, а еще готовность сохранять в тайне конфиденциальные сведения – как рабочего, так и личного характера.

В компаниях, где помощник руководителя работает в офисе и вживую контактирует с клиентами, партнерами, подрядчиками, важным личным качеством является аккуратность и опрятность. Обладатели этих качеств выглядят привлекательно, знают правила дресс-кода и в целом производят более благоприятное впечатление на контрагентов.

Какие ошибки допускает ассистент

У ассистента руководителя есть завидные перспективы карьерного роста. Знания и навыки, полученные при работе на своего начальника, подготавливают помощника к запуску собственного бизнеса. Помощник на примере руководителя учится взаимодействовать с подчиненными, планировать работу и принимать стратегические решения, формировать отчетность. После работы ассистентом сотрудник может вырасти не только вне компании, но и внутри нее, поднявшись на должность руководителя отдела, направления, филиала.

Однако достигнуть карьерных высот могут помешать ошибки, которые допускают ассистенты в работе. Главные причины неудач на карьерном пути – невнимательность, несоблюдение сроков. Эти ошибки вытекают из неумения определять приоритеты в работе, неумения планировать рабочее время, невладения принципами тайм-менеджмента.

Ошибки при поиске ассистента

Иногда наличие в штате ассистента руководителя не приносит должного эффекта не потому, что сотрудник неквалифицированный. Проблема в самих предпринимателях – они неправильно действуют на этапе найме сотрудника. Главная ошибка руководителя – ожидать, что для работы ассистентом не требуются никакие специфические навыки. Ошибка допускается из-за желания сэкономить. Ведь кандидат с дипломом бизнес-школы или с большим послужным списком ожидает большей зарплаты, нежели молодой студент без образования и опыта. Однако ассистент очень глубоко проникает в жизнь компании. Если он занимается и документами, и переговорами, и принимает некоторые управленческие решения, то ему для успешной работы нужно соответствующее образование.

Вторая ошибка – руководитель пытается подстроиться под сотрудника. Проблема в кажущейся незаменимости ассистента, ведь он глубоко погружается в дела начальника. Из-за этого заменить непрофессионального сотрудника сложнее, чем менеджера по продажам, секретаря, кадровика. Когда обнаруживается непрофессионализм, бизнесмен начинает подстраиваться под ассистента, снимая с него задачи, с которыми тот не справляется. В результате руководитель, вместо того чтобы разгрузить себя, берет на себя лишние задачи.

Третья ошибка вытекает из второй – из-за переполненности рынка неквалифицированными специалистами кажется, что платить ассистенту можно чисто символическую сумму. Компании предлагают соискателям зарплаты на уровне 20–40 тысяч рублей. Для действительно талантливых помощников эта сумма не является привлекательной, и они не откликаются на вакансии.

Мотивация ассистента

Ключевое качество сотрудника, помогающее ему хорошо выполнять обязанности, – это вовлеченность в работу и мотивированность. Компания отвечает за мотивацию в процессе работы, предлагая сотруднику конкурентоспособную оплату труда. Но и помощник изначально должен быть мотивирован. На этапе найма можно проверить, насколько он увлечен работой. Вот, что может сделать руководитель:

• составить вакансию так, чтобы в конце был вопрос на внимательность. Кандидаты, дочитавшие вакансию до конца, в отклике должны ответить на вопрос. Тех соискателей, кто ответа не дал, можно отсекать сразу;
• нужно попросить соискателей написать сопроводительное письмо, в котором они расскажут, почему именно они должны работать с предпринимателем;
• тем кандидатам, чье резюме понравилось, нужно предложить выполнить два тестовых задания. Одно задание должно быть посвящено внимательности и аккуратности. Второе нужно составить так, чтобы оно показало умение специалиста вникнуть в незнакомую тему;
• полученные ответы необходимо оценить по шкале от 1 до 10 по критериям. В качестве критериев могут быть грамотность, успешность решения задач, скорость ответов;
• тех, кто набрал больше всего баллов, можно пригласить на первое собеседование.

Ассистент найден: как повысить его эффективность

Чтобы помощник показал результат, руководитель должен правильно наладить его работу. Во-первых, необходимо прописать рабочие процессы. На этапе собеседования можно созвониться или встретиться лично, чтобы рассказать о том, как работает проект. Лайфхак: можно попросить собеседника включить диктофон и записать рассказ. Это нужно, чтобы потенциальный ассистент позже еще раз прослушал слова руководителя, обдумал и пришел на второе собеседование с вопросами. Помощник должен сам вписать себя в действующую систему проекта. Так он поймет, насколько значима его работа, составит схему своей работы и распишет свои действия по шагам.

Во-вторых, руководитель должен поставить перед ассистентом цель и описать желаемый результат. Нужно дать новому ассистенту время на адаптацию, чтобы он разобрался с бизнес-процессами и отладил свою работу.

Чтобы ни одна задача ассистента не потерялась, важно с самого начала приучить его записывать за руководителем. Всё записанное помощник должен заносить в ежедневник со список дел и в собственную базу знаний. Например, в базе могут содержаться нюансы бизнес-процессов, характеристики товара или услуги, контакты и шаблоны договоров с подрядчиками. Благодаря базе знаний ассистент лучше запомнит информацию, а в будущем не будет переспрашивать у начальника каждую мелочь.

Впервые нанимая помощника, многие предприниматели по привычке продолжают выполнять рутинные задачи самостоятельно. Особенно в период адаптации ассистента, когда он будет допускать ошибки. Руководитель захочет все самостоятельно переделать за ним. Однако так поступать не нужно. Достаточно объяснить, что именно не понравилось и как это можно исправить. Если сейчас продолжить выполнять задачи самостоятельно, получится напрасная трата денег на зарплату помощника.

Заключение

Делегирование для любого руководителя – это возможность повысить личную эффективность, получать больше удовольствия от работы. Благодаря делегированию растет и выручка бизнеса. Как только появляются задачи, которые можно передать подчиненным, у руководителя появляется необходимость в помощнике или ассистенте. Перед наймом важно определить, какие именно задачи стоит передать сотруднику и какую выгоду для бизнеса это принесет. Понимая, от каких именно дел хочет отказаться руководитель, он сможет выбрать подходящего работника – личного ассистента, бизнес-помощника или секретаря.

Но именно от руководства зависит эффективность помощника. Начальник должен правильно формулировать поручения, описывать необходимый итог, дедлайн.