Анализ продаж | 20 точек контроля

Для анализа продаж используйте методику 2Q1D. 2Q1D – «код», в котором зашифрована определенная последовательность: две «Q» означают Quantity (количество) и Quality (качество), а одна D – Developing (развитие).

Quantity предполагает, что в компании вне зависимости от сферы отслеживаются количественные показатели по ежедневной активности менеджеров (звонки, встречи, презентации, сделки) и число полученных лидов. Это основа основ любых продаж, которая позволяет максимально влиять на ширину «входа» в воронку. Однако эти показатели абсолютно не «чувствительны» к качеству процесса. Поэтому для полноценной работы нужно отслеживать еще и качественные параметры.

Quality – массив качественных показателей, наблюдение за которыми, дает возможность влиять на «ширину» воронки. Главным качественным индикатором состояния продаж является конверсия, как общая, так и из этапа в этап. Чтобы увеличивать ее, проводите такие качественные исследования, как:

1. Сегментирование текущей базы покупателей по крупности контракта, отрасли, продукту
2. ABCXYZ-анализ
3. Миграция клиентов по категориям ABCXYZ-анализа
4. Измерение мощности контрагента через определение своей доли в структуре его закупок

Developing подразумевает расширение бизнеса за счет новых каналов и продуктов. Вы строите новые воронки, отслеживаете среднюю стоимость лида.

Для эффективного анализа продаж мы рекомендуем настроить систему отчетов по промежуточным показателям, которая поможет в ежедневном режиме контролировать результаты.

Основные показатели, с помощью которых проводится анализ:

1. План оплат на неделю
2. План оплат на завтра
3. Факт оплат за сегодня
4. «Доска» по оплатам на текущую дату
5. Факт оплат в 12-00
6. Факт оплат в 16-00

Этот отчет важен для анализа, поскольку содержит основную информацию о ситуации в отделе продаж.

Пункты, которые должна содержать электронная доска:

1. Процент выполнения задач на текущую дату

План на текущую дату = количество рабочих дней х количество отработанных дней

Процент выполнения плана = Факт на текущую дату/план на текущую дату

Если есть какая-то сезонность или особая специализация, то должна быть привязка ко дням. Например, для розничного бизнеса характерны дни особенно активных продаж (выходные дни) и обычный режим (для будних дней). Тогда нужно оценивать работу продавцов по сменам.

Основная ошибка, которую допускают при анализе на этом этапе, когда факт выполнения плана на текущую дату делят на месячный план, а не на текущую дату. В результате получают некорректные данные. Так как в начале месяца покупают всегда хуже, а в конце месяца показатели выравниваются. Поэтому, если вам нужно провести анализ на текущую дату, то делите факт выполнения именно на интересующую вас дату.

2. Сколько денег пришло
3. Сколько осталось продать до конца недели, чтобы выполнить недельные цели

Очень удобный пункт для анализа. Сразу видно, сколько каждому менеджеру необходимо добрать до выполнения поставленных задач.

4. План на месяц

Обратите внимание, что для новых сотрудников он должен быть меньше. Это абсолютно нормальная практика во многих компаниях.

5. Дни месяца
6. Сколько дней прошло (включая данную неделю)
7. План до конца недели нарастающим итогом
8. Количество прошедших дней, включая сегодняшний

Эту таблицу можно делать как в Eхcel, так и привязать к программе 1С, CRM. Делегируйте функцию ее заполнения менеджерам, чтобы они вносили данные по факту поступления денег.

Попросите своего руководителя отдела присылать вам ежедневно такой отчет. С помощью него можно не только проводить анализ, но и вовремя повлиять на текущую ситуацию: отрегулировать подачу заявок менеджерам, повлиять на каждую цифру, чтобы все менеджеры вовремя смогли выйти на нужные показатели.

Помимо того, что есть электронная форма отчетности, у вас в офисе должна быть реальная доска, на которой менеджеры записывают свои результаты.

Мы настойчиво рекомендуем использовать и электронный, и реальный формат доски. При анализе вы сами удивитесь, насколько сильно реальная доска влияет на результат. Собственноручная запись своих результатов создает определенные эмоции и мотивацию у менеджеров. Конечно, если мы оцениваем не работу call-центра со 150 сотрудниками. Только в этом случае данный совет не уместен.

Задачи по оплатам на неделю и на завтра должны ставиться заранее, а не в начале недели или дня. Например, в пятницу предшествующей недели и накануне вечером.

Это позволяет провести анализ в спокойном темпе и дает возможность перестроить задачи под текущую ситуацию.

Несмотря на частое сопротивление менеджеров, такие отчеты важно заполнять. Это позволяет делать анализ в разрезе достижений/ожиданий.

Пример плана оплат на неделю:

• Менеджер
• Клиент
• Годовой оборот клиента
• Чем занимается клиент
  • Сайт
  • Продукт
  • Тариф
  • Сумма
  • Когда оплатит
  • Ссылка на клиента
  • Комментарий

В розничной торговле можно планировать только крупные чеки постоянных клиентов.

Пример задача по оплатам на завтра:

• Ссылка на CRM
• Cуммы
• Название продукта
• Адреса и т.д.

В CRM-системе можно сделать автоматизированные настройки по анализу продаж. Но прежде чем это делать, задайте себе вопрос, подходит ли это вам.

Потому что основная проблема автоматизированного отчета в том, что руководители отделов продаж не всегда заходят в систему, чтобы его посмотреть.

А при наличии этого отчета в Excel-формате, руководитель имеет возможность посмотреть на ситуацию и провести анализ продаж лично. Это то, что он должен делать самостоятельно каждый день.

Потенциал покупателя необходимо измерять для того, чтобы понимать кому и сколько можно продать. Методы анализа продаж позволяют это выяснить. В результате вы не тратите время на клиентов «малой мощности». И в то же время увеличиваете регулярность отгрузок и средний чек с контрагентами с высоким потенциалом закупок.

Чтобы понимать, каким потенциалом обладает покупатель, необходимо подсчитать показатель пенетрации. Под необычным словом «пенетрация» понимается доля вашей продукции в общем объеме закупок клиента. Измерение этой доли представляет собой один из базовых методов анализа продаж для любого бизнеса.

Определение доли производится в 2 шага.

► 1. Вы опрашиваете всех постоянных клиентов, задавая им следующие вопросы:

• «Сколько вы приобретаете такого же товара в других компаниях?»
• «Что еще покупаете в другом месте, что могли бы покупать у нас?»
• «Что нужно сделать, чтобы вы покупали у нас больше?»

Приготовьтесь к тому, что вы получите информацию не более, чем о 60-70% своей текущей базы. Многие просто «уйдут» от ответа. Поэтому в дальнейшем следует подключить статистические методы анализа продаж.

► 2. Необходимо проанализировать самостоятельно или заказать у стороннего агента исследование рынка. Так вы точно поймете, какова его реальная емкость, сколько участников на нем действует, какие ниши пока еще свободны и т.д.

Методы анализа продаж по текущей базе позволяют отслеживать такие показатели как регулярность и объем отгрузок. Они важны, так как являются основными индикаторами развития бизнеса.

Правда, зафиксированные в отрыве от каких-либо ориентиров, регулярность и объем отгрузок по каждому клиенту не информативны. Поэтому при их измерении принято использовать такие методы анализа продаж, как ABCXYZ–исследование и миграция клиентов из категории в категорию.

ABCXYZ-исследование текущей базы представляет собой метод анализа продаж, который предполагает наличие 3 категорий по объему и 3 категорий по регулярности. Причем этими категориями может измеряться не только объем и регулярность в разрезе покупателя, но и в разрезе каждого артикула – единицы продукции.

Группа АВС:

• А — приобретает(ся) большими объемами
• В — приобретает(ся) средними объемами
• С — приобретает(ся) малыми объемами

Группа XYZ:

• Х — приобретает(ся) регулярно
• Y — приобретает(ся) нерегулярно
• Z — купил один раз

В итоге на стыке данных критериев образуется 9 групп контрагентов/продуктов. После этого совершите 4 действия.

► 1. Досконально изучите характеристики AX, BX – это ваши целевые покупатели/продукты. Их, скорее всего, не более 20%, но они дают 80% прибыли.

► 2. Поработайте с лояльностью по CX, AY, BY – у них есть потенциал перехода в топовые категории AX, BX.

► 3. Обратите самое пристальное внимание на то что, говорят покупатели из AZ. Они дадут вам самые ценные рекомендации.

► 4. И лучше вообще отказаться от работы с продуктами и клиентами, которые находятся в категориях BZ, CY, CZ. Вы больше тратите, чем зарабатываете на них.

Как только картина прояснилась, переходите к следующему методу анализа продаж – отслеживайте миграцию клиентов и продуктов из категории в категорию и динамику этого процесса.

Для этого используются 4 метода анализа продаж всей массы текущих клиентов.

 1 метод анализа: миграция в разрезе покупателей

Заполняйте в CRM следующую форму.

2 метод анализа: миграция в разрезе менеджера

Можете использовать эту таблицу.

3 метод анализа: изменение качества портфеля продавца по объему отгрузок по ABC.

По этой диаграмме можно судить, что дела у продавца Иванова идут неважно. Количество клиентов, которые приобретали через него большими объемами (категория А), за год упало больше чем в 3 раза.

4 метод анализа: контроль регулярности покупок по XYZ в портфеле сотрудника

От того, насколько хорошо относятся к вам покупатели, то есть уровня их лояльности, зависит величина объемов и регулярности сделок по текущей базе. Чтобы понимать степень их лояльности и влиять на нее, разработан действенный метод анализа продаж – индекс лояльности клиента (Net Promoter Score – NPS).

Измеряем и работаем с ним следующим образом.

► 1. Проводим опрос среди клиентов. Для этого задаем 2 вопроса: «Оцените по 10-бальной шкале, с какой вероятностью вы готовы порекомендовать наш продукт знакомым / друзьям / родственникам?» и «Что нужно предпринять, чтобы в следующий раз вы поставили нам 10 баллов?».

► 2. В зависимости от количества баллов, поставленных вам по 1-му вопросу, делим всех опрошенных на 3 категории:

• 0-6 баллов – критики. Они однозначно к вам настроены нелояльно. Как бы не заработать от таких отрицательный отзыв. Покупатели из этой группы никогда не порекомендуют вас.
• 7-8 баллов – нейтральные. Эта группа всем довольна. Но они не входят в категорию ваших поклонников. Плохого не скажут, но и рекомендовать не станут.
• 9-10 баллов – сторонники. Действительно, лояльные клиенты. Иногда их еще называют «промоутерами», так как они активно рекомендуют вас своим близким, знакомым, партнерам.

► 3. Рассчитаем NPS.

К эффективным методам анализа развития бизнеса относятся LTV (Lifetime Value — ценность покупателя), ARC (average revenue per customer — средняя сумма за период), CRR (Customer Retention Rate — показатель удержания).

Такой метод анализа как измерение LTV показывает, сколько бизнес зарабатывает на каждом своем покупателе в течение его «жизни» как клиента компании.

S — средний чек;
C — среднее число покупок в месяц;
P — прибыльность в процентах от суммы чека;
T — среднее количество месяцев, в течение которых покупатели остаются активными).

При подсчете ARC вы легко можете подсчитать, сколько прибыли приносит вам постоянный клиент. Для этого воспользуйтесь формулой.

S — средний чек;
C — среднее число покупок в месяц;
P — прибыльность в процентах от суммы чека.

Всегда отслеживайте такой простой показатель как CRR. Это коэффициент удержания покупателей. Он демонстрирует то, как приходят или уходят покупатели. Его положительное изменение на 5% может дать прирост в прибыли до 25-95%. Такая корреляция была отмечена в исследованиях ученых Гарвардской школы бизнеса.

Е — количество покупателей на конец периода;
N — количество новых покупателей, приобретенных за этот период;
S — количество покупателей на начало периода.

Основной тренд в сфере повышения продаж – автоматизация бизнес-процессов. Это не только снижает ошибки, минимизирует так называемый человеческий фактор, но помогает анализировать ситуацию.

Совет №1, который мы не устаем повторять: для роста продаж необходимо внедрение CRM. При этом в  системе должны быть настроены ключевые функции. Одна из них – автоматическое заведение каждой сделки в CRM в момент первого контакта. Важно, чтобы каждый потенциальный клиент сразу попадал в систему, а не менеджеры решали, заводить его или нет. Если эта функция будет настроена, вы сможете проводить анализ продаж, основываясь на реальных данных по трафику.

Также в CRM должна быть настроена функция роботизированного распределения лидов в зависимости от истории коммуникации с клиентом. То есть система должна видеть, кто из менеджеров с кем работал. Кроме того, CRM должна автоматически распределять «теплые» и «горячие» лиды между сотрудниками в зависимости от их квалификации.

В числе типичных ошибок, которые мешают получать объективный анализ продаж, следующие:

► 1. Работа в CRM ведется из контрагента, а не из сделки. В первом случае у вас под рукой, по сути, оказывается книга контактов. Если же работа в системе идет по сделкам, то можно проследить, как клиент двигается по воронке продаж, на каком этапе он «застрял».

► 2. В сделках используются статусы «Думает», «В процессе», «В работе», что накапливает клиентов в воронке, не переводит на следующие этапы. Откажитесь от этих статусов! Постарайтесь сразу выявить в числе потенциальных клиентов «лишние звенья», исключить из списка тех, кто никогда не купит у вас. Используйте информативные статусы: «отправлено коммерческое предложение», «выставили счет», «оплачено».

► 3. Нет интеграции CRM с сайтом. В этом случае теряется 50% заявок, поскольку менеджеры по собственным критериям принимают решение, какая из заявок «достойна» отработки.

► 4. Часть отчетов заполняется вручную. Нужно настроить работу так, чтобы отчетность формировалась в системе автоматически.

Автоматизация продаж также включает интеграцию CRM с ip-телефонией, системой емейл-рассылок и социальными сетями. Важно также настроить автоматическую заливку базы в систему: ваши менеджеры должны продавать, а не тратить время на поиски контактов.

Серьезным инструментом автоматизации будет сервис смс-оповещения о том, что клиент открыл и прочитал коммерческое предложение. Если менеджер узнает об этом вовремя, то сможет пообщаться с клиентом в нужный момент, снять возражения и ответить на вопросы.

Для анализа продаж необходимо знать лояльность клиента. Когда настроен автопрозвон, задача по составлению рейтинга NPS заметно упрощается. Кстати, если у компании периодический цикл реализации товаров/услуги, то аналитика должна включать такой показатель, как доля в клиенте. Важно понимать, сколько продукции покупатель берет в вашей фирме, а за какой обращается к конкурентам. Есть сервисы, которые при интеграции с CRM позволяют организовать автодозвон: система переведет звонок на менеджера, когда клиент возьмет трубку. То есть автоматизация помогает эффективнее использовать рабочее время сотрудника: ему не приходится вновь и вновь набирать номер, ждать ответа. Фишка таких сервисов еще и в том, что система может записывать все разговоры, что пригодится при анализе продаж.

Договориться о встрече, вернуть ушедших клиентов, выставить коммерческое предложение – для любого этапа нужно иметь правильный скрипт. Мы предлагает выкинуть в корзину бумажные версии, а разрабатывать скрипты с помощью современных платформ. В этом случае вы всегда сможете проанализировать, как менеджеры используют скрипты, какие допущены ошибки, на каком этапе был потерян клиент и т.д.

Что конкретно пользуется популярностью на вашем сайте, сколько времени проводит клиент на той или иной странице, какой трафик – ответы на эти и другие вопросы можно получить, настроив аналитику с помощью Яндекс.Метрики или Googie Analytics. С этими сервисами вы поймете, каково количество визитов на сайт, какая у него конверсия, генерирует он трафик или нет. Также можно проанализировать заявки и их стоимость.

Если идти дальше, то сегодня есть возможность внедрить более информативные сервисы. Например, программу Roistat.

Анализ 22 показателей

Кроме базовой аналитики, она помогает «капнуть» глубже: собрать данные из CRM, рекламных площадок, сайта, провести сквозную аналитику и сформировать отчетность по 22 бизнес-показателям. С помощью системы можно также составить отчеты по менеджерам, посадочным страницам, территориям и т.д.

Эффективность рекламных каналов

Кроме того, Roistat позволяет анализировать эффективность рекламных каналов. Ведь каждое ключевое слово, каждый канал обладают своей спецификой. Одни приводят супер-клиентов, другие – тех, кто дает маленький чек или вообще возврат, а некоторые приносят заявки, которые никогда не перейдут в закрытую сделку. Получив данные, как работает тот или иной канал, у компании появляется возможность исключить пустые траты, принять решение об использовании того или иного рекламного канала в дальнейшем, сфокусироваться на тех источниках привлечения клиентов с высокой конверсией в продажи.

Один из основателей Roistat Герман Гаврилов говорит, что прежде в своем бизнесе по продаже картин он пользовался различными сервисами аналитики. Но корректной информации о результативности рекламных кампаний получить не удавалось. Всегда оставалось не ясным, почему по данным аналитики выручка 20 млн руб., а в кассе только 5. «Все потому, что далеко не все заявки с сайта конвертируются в продажи, в лучшем случае их дают 70% корзин. А есть еще отказы и возвраты. Ни одна из систем, которыми мы пользовались в то время, не интегрировалась с CRM, соответственно, мы получали какие-то средние данные, — рассказывает Герман. – Тратить деньги вхолостую больше не хотелось. В итоге мы написали собственное решение, которое дало возможность получить сквозную аналитику ROI до ключевых слов. Данные приходят из действующих CRM, учитывают отказы, возвраты, расходы и прибыли».

Это позволило сократить расходы на рекламу с 1,5 млн руб. до 300 тыс. руб. и при этом сохранить объем продаж! Кроме того, такая отчетность заинтересовала других предпринимателей. Так, Герман Гаврилов и его партнер Евгений Удодов занялись разработкой нового сервиса сквозной аналитики Roistat.

Коллтрекинг

Сегодня функциональность системы шире. Кроме аналитического модуля, есть собственный коллтрекинг, который позволяет заводить сделку в CRM в момент получения звонка. Эта информация также поступает в сводный отчет по всем каналам продажа.

Управления рекламными ставками

Есть возможность управлять ставками в «Директ»: брокер подсказывает оптимальные значения, отслеживаем средние ставки по позициям, оценивает качество кампаний. Как поясняет Евгений Удодов, верхние строчки всегда занимают рекламные объявление, за которые получена самая высокая ставка на определенный момент. Как перебивать ставки конкурентов? Существуют различные биддеры, которые автоматически дают ставку выше, чем у конкурентов. Но проблема в том, что такой сервис не знает, какое объявление прибыльно, а какое нет. Он просто перебивает ставку, действуя по заданному алгоритму. В итоге – часть рекламного бюджета просто сливается. С биддером от Roistat можно «включить оптимизацию по прибыли»: действие этой кнопки заставит робота самостоятельно разбираться, какая реклама эффективна и стоит ли ее поднимать вверх.

Ловец лидов

Также в сервисе есть ловец лидов – форма для запроса контакта, чтобы можно было связаться с потенциальным клиентом, и другие функции.

Очень многое в продажах почти во всех сферах бизнеса зависит от звонков: количества и качества. Поэтому вам нужно настроить систему их контроля. Сделать это придется, иначе вы будете терять существенную долю сделок.

► 1. Интегрируйте CRM и IP-телефонию, что позволит записывать и слушать беседы менеджеров с покупателями по телефону.

► 2. В соответствии со своей навыковой моделью и скриптами, составьте лист развития продавца – чек-лист, который позволяет отследить использование сотрудником обязательных техник, необходимых для совершения сделки.

► 3. Слушайте 2-3 звонка каждого продавца в месяц и вносите результаты прослушки в лист развития.

► 4. Собирайте на каждого подчиненного его папку развития.

► 5. Оцените все разговоры за определенный период по системе «светофор»: зеленый – продавцом применено более 80% навыков по листу развития, желтый – 60-80%, красный – менее 60%.

► 6. Контролируйте количество входящих и исходящих звонков.

► 7. Контролируйте их длительность.

Итак, расставим акценты и подытожим все сказанное. Анализ продаж предполагает оценку количественных и качественных показателей отдела продаж.

Базой анализа продаж являются такие отчеты, как план/факт оплат на сегодня, завтра, неделю, отчеты по оплатам в реперные точки. Очень важно визуализировать результаты работы как всего отдела, так и каждого сотрудника. Делайте это с помощью электронной доски или просто фиксируйте данные на ватмане. Главное, чтобы «доска» располагалась на видном месте.

Анализ продаж также связан с оценкой потенциала покупателя – долей вашей компании в закупках клиента. Таким образом у вас будет понимание, кому и сколько можно продать.

Безусловно большие возможности для принятия решений и выработки определенных действий дает ABCXYZ-исследование текущей. Также не забывайте периодически проверять индекс лояльности ваших покупателей.

Мы рассмотрели основные отчеты, которые необходимо вести для правильного анализа ситуации. Проверьте, как они настроены у вас. Оцените, насколько полную картину вы можете видеть благодаря тем данным, что предоставляют вам сотрудники.