Адаптация персонала – выявляем скрытые проблемы

Возможно, именно из-за них вы теряете продажи. Ведь адаптация персонала – сложный, поэтапный процесс, в методах и аспектах которого легко запутаться.

Суть адаптации персонал

Адаптацию персонала можно рассматривать с двух позиций:

• с позиции нового сотрудника адаптация – это активное изучение деятельности организации, стремление влиться в нее наиболее быстро и безболезненно; 
• с позиции руководства компании и менеджера по персоналу адаптация – отдельный вид деятельности, который сопровожден недюжинными рисками (высокая текучесть кадров) и поэтому требует тщательной разработки.

При этом цели обеих сторон взаимосвязаны – найти друг в друге отличного работника/работодателя. 

Что касается работодателя, то он в ходе адаптации персонала достигнет следующих целей:

1. Распознает человека, непригодного для выполнения своих профессиональных обязанностей. По идее, эта цель относится к предыдущему этапу – подбор персонала. Однако сразу раскусить людей – задача непростая. Требуется внимательное следить за ними в первые дни работы – это может предсказать их поведение на года. Насколько он амбициозен для того, чтобы основать свой бизнес, который будет конкурировать с вашим. 
2. Поможет сотруднику принять особенности компании. По статистике, 9/10 сотрудников, уволившихся в течение года после начала работы, приняли решения об этом уже в первый рабочий день. Эти люди могли быть хорошими специалистами, но на предыдущем рабочем месте им не нужно было так активно общаться с коллективом, поэтому они несколько озадачены новыми условиями работы. Значит, задача руководства – корректировка поведения новичка путем повышения стимулов к работе и оказания психологической поддержки. 
3. Проверит общее положение дел в компании (или отделе). В ходе адаптации менеджер по персоналу зорко следит за всеми препятствиями, с которыми сталкиваются новички – и обнаруживает, что одной из проблем является организация производства или недостаток дружеской атмосферы в коллективе.

Как видно из целей, адаптация – многоаспектный процесс. Выделим самые главные аспекты.

1. Организационный. Эффективна ли структура рабочего дня, промежутки между перерывами?
2. Социальный. Насколько хороши отношения в коллективе и насколько это влияет на рабочий процесс?
3. Экономический. Насколько привлекательны размер и условия получения оклада и бонусов для новых сотрудников?
4. Профессиональный. Какими темпами идет усвоение новых знаний, умений и навыков, необходимых для работы?
5. Производственный. Пригоден ли сам трудовой процесс для привлечения надежных работников?

Вывод: адаптация персонала – сложный, многоаспектный процесс, который поможет руководству отсеять ненужных сотрудников, удержать нужных, а также провести проверку всего отдела в целом. 

Этапы адаптации персонала 

Основные этапы:

1. Оценка уровня подготовки сотрудника – определение того, насколько сильно ему нужна помощь.
2. Теоретическая и практическая подготовка сотрудника – наглядное знакомство с организмом компании.
3. Действенная адаптация – самостоятельная работа, но с поддержкой руководства.

Каждый из них в зависимости от индивидуальных требований организации может быть разбит на несколько подэтапов. Например, если должность предусматривает две формы работы – в офисе и на выезде – то для каждой формы требуются свои методы практической подготовки. 

Разберемся с каждым этапом отдельно.

Оценка уровня подготовки сотрудника

В целом этот этап дорабатывает то, что было сделано при подборе персонала. 

Сначала анализируются результаты предыдущих текстов: насколько их достаточно для того, чтобы составить индивидуальную программу адаптации. Также это поможет определить, для каких функций лучше всего подойдет сотрудник. Допустим, его взяли менеджером по продажам в колл-центр, но при этом еще не определили, кем ему лучше работать: Хантером, Клоузером или Фермером.

Затем выбираются более продвинутые методы оценки:

• центры оценки персонала – кадровый аудит. Многие компании обращаются в такие центры, чтобы проверить уже действующих сотрудников. Их польза в том, что они оценивают по целому ряду критериев. Минус, конечно же, в деньгах;
• общие тесты способностей. Например, способность работать в коллективе. Или предрасположенность к обучению;
• личностные тесты. Они помогут определить психотип, темперамент человека и скажут менеджеру по продажам, с кем в команде ему будет лучше всего;
• профессиональные тесты. 

Есть и нетрадиционные методы оценки. Например, детектор лжи. Это особенно важно, если сотрудник отвечает за какую-то важную информацию или заведует кассой.

Многим может показаться этот этап лишним. Но можно ли судить по работнику только на основе анкеты и автобиографии? Допустим, он выполнял похожую работу в другой компании на протяжении 5 лет – это будет явлено из резюме. Но сотрудник может не знать при этом, что условия работы в старой и новой компании существенно различаются, и ни слова ни сказать об этом на собеседовании. Такие моменты упускать нельзя.

Теоретическая и практическая подготовка сотрудника

Эта подготовка может занимать от одного дня до недели и даже больше, в зависимости от технологической сложности рабочего процесса.

Здесь основная работа по адаптации переходит к непосредственному руководителю новичка: именно он составляет программу этапа, в то время как менеджер по продажам его консультирует. В ходе этапа новичок должен узнать следующее:

• общая информация. Сначала говорится о фирме в целом: ее структура, руководители, продукты, задачи, краткая история. Новичку важно знать, что он принадлежит к чему-то важному и долговечному. Затем речь идет о конкретном отделе: приоритеты и функции, взаимоотношения внутри отдела и с другими подразделениями.
• правила. Начните с общих для всей компании правил: техника безопасности (правила противопожарной безопасности, использование техники), кадровая политика, охрана коммерческой тайны. Затем обсудите конкретное подразделение: организация рабочего дня (перекуры, обед), отношения с работниками других подразделений. Также освещаются бытовые вопросы (буфет, парковка и т. д.)
• вопросы оплаты и льгот. Оклад и бонусы: как начисляются, в каких случаях могут снизиться или повыситься (опоздание, прогул). Говорится о начислениях к пенсии, выплатах по нетрудоспособности и семейным обстоятельствам.
• конкретные задачи сотрудника. Детально рассказываем о процессе работы, результатах, нормативах. Поясняем, можно ли попросить о подмене в случае форс-мажорных обстоятельств. Объясняем, к кому и в каком случае можно обращаться за помощью.

Основные методы, которые используются для реализации этой программы: лекция, экскурсия (желательно в ходе нее пообщаться с самыми важными людьми), практикум (непосредственная работа с оборудованием).

После осуществления программы руководитель вводит нового сотрудника в рабочую группу, призывая ее принять участие в процессе обучения. Уровень его самостоятельности повышается, поэтому и руководитель берет на вооружение другие методы, которые логично осветить в следующей главе.

Действенная адаптация

Этот этап занимает от нескольких месяцев до 1,5 лет – в зависимости от того, как к нему подготовился руководитель программы адаптации. В течение этого времени производительность нового сотрудника постепенно повышается и достигает уровня среднего работника отдела.

Между новичком и его руководителем с первого дня должна быть создана атмосфера доверия. Достигается это путем общения тет-а-тет, в ходе которого руководитель поддерживает новичка, спрашивает о проблемах и советует конкретные решения. Доверяя руководителю, сотрудник начнет доверять остальным сотрудникам и фирме в целом.

Также нужно подумать о путях индивидуальной мотивации. При этом необязательно мотивировать деньгами. Достаточно пригласить новичка на общее собрание и рассказать о его успехах – хотя выдумывать их тоже не стоит. Стоит также узнавать жизненные цели сотрудника и напоминать ему о том, что только упорной работой можно добиться их. Это может быть покупка машины или летняя поездка заграницу.

Когда между новичком и РОПом установилось доверие, следует перенести его на весь коллектив. Для этого очень важно подчеркивать равенство всех сотрудников там, где это только возможно. Например, в плане получения информации о положительных нововведениях в отделе и компании. Также отлично подойдут различные инструменты тимбилдинга. 

Больше всего проблем возникнет со стопроцентными интровертами, которые без энтузиазма участвуют в мероприятиях коллектива. Они предпочитают замалчивать проблемы до тех пор, пока у начальника на столе не окажется заявление об увольнении. Поэтому руководителю нужно постоянно следить за психологическим состоянием таких людей.

В целом это отличный шанс подумать над укреплением корпоративных ценностей и изменением общей системы мотивации.

Выводы:

1. Адаптация персонала входит в число неизбежных и при этом неизбежно сложных задач компаний. Поэтому ей надо учиться.
2. Начните с углубленной оценки нового сотрудника, чтобы составить для него индивидуальную программу адаптации.
3. Используйте лекцию, экскурсию и практикум для того, чтобы провести теоретическую и практическую подготовку сотрудника.
4. Освойте систему личной мотивации, главная из них – атмосфера доверия между новичком и его руководителем.

Углубитесь в этот предмет! Возможно, именно из-за его низкой проработанности вы теряете лучшие кадры, а следственно, и продажи.