13 ошибок тайм-менеджмента: как все успевать

У вас гора дел, вы полны энергии и энтузиазма, крутитесь как белка в колесе, но приближается вечер, а дела все еще не разобраны? Причин этому может быть много, и все они являются ошибками тайм-менеджмента. Рассмотрим основные из них.

У вас нет плана

Золотое правило достижения успеха – определение целей и выработка плана. На любом курсе по финансовой грамотности, в первую очередь, обращают внимание на план и расстановку целей.

Без конкретных целей, оформленных в словесную форму, сложнее достичь желаемого, поскольку вы не осознаете, на каком этапе находитесь, сколько еще действий нужно совершить, как переставить приоритеты. Эффект от планирования и целеполагания усиливается, если разделить цели на долгосрочные, среднесрочные и краткосрочные. Так вы облегчите и стабилизируете движение к главной цели через цепочку промежуточных показателей.

Например, ваша долгосрочная цель – собрать капитал суммой $1 млн через 15 лет. Среднесрочные цели – стать лидером в своей нише через 5 лет, иметь годовую выручку в размере 1 млн руб. каждый месяц и т. д. Краткосрочные цели – ежедневно получать доходов не менее 30 тысяч через бизнес, инвестиции, другие виды заработка. 

Важно не просто проговорить мысленно желаемые цели, но и записать их. Потратьте десять минут на составление списка и сэкономьте сотни часов в будущем. Если с долгосрочными и среднесрочными целями все просто и они заносятся в список нечасто, то ежедневные планы нужно расписывать по утрам или вечером до отхода ко сну. Заведите привычку составлять такие планы, еще лучше использовать для этого обычные бумагу и ручку, а не электронные гаджеты. Ничто не заменит удовольствия от вычеркивания из списка выполненных задач. 

Вы не расставляете приоритеты

Вы составили список дел на день. Теперь определите, какие из них важны, какие желательны к выполнению. Можно обвести в круг самые важные задачи – их необходимо выполнить обязательно. Либо буквально расставьте цифры: «1» – сделать в первую очередь, «2» – следующая задача и т. д.

Самые важные задачи, как правило, самые трудные, а их своевременное выполнение повышает самооценку и снижает чувство тревоги или подавленности. Если вы укажете к ним высокий приоритет, то возьметесь за них сразу, а следовательно, останутся мелкие и несложные.

Для определения значимости дел можно использовать матрицу Эйзенхауэра:

1. Возьмите лист бумаги.
2. Разделите его на четыре части. 
3. В первый квадрант запишите дела, которые нужно завершить сегодня.
4. Во второй – важные дела, но сроки по ним не горят. Их можно выполнить при наличии свободного времени, после первого пункта.
5. В третий – срочные дела, которые можно передать другим, поскольку вы не успеваете ими заняться.
6. В четвертый – малозначимые задачи, которые не имеют ни важности, ни срочности. Выполняются при наличии свободного времени и настроения.

Не конкретизируете

Чем точнее указана задача или цель, тем больше шансов достичь ее. К примеру, такая размытая формулировка, как «Уборка», не дает конкретных указаний, не ограничивает и не дисциплинирует. Если же вместо этого четко указать «Вымыть окна, постирать и погладить все вещи, пропылесосить в зале и почистить вытяжку», то вы ясно осознаете, чем нужно заняться, не тратите время на действия, которые не в приоритете на настоящий момент. 

То же самое в деловой сфере. Цель «Стать богатым» не мотивирует, а вот «Накопить 500 тысяч рублей к 2025 году» более реальная и подстегивает к активным действиям.

Пытаетесь совместить несколько целей

Стремление к максимальной производительности похвально, но не всегда правильно. Если вы выполняете механические действия, то нет ничего страшного в совмещении уборки на рабочем месте с прослушиванием аудиолекции о продажах. Эффективный тайм-менеджмент на лицо.

Но когда речь идет о задачах, требующих концентрации внимания, подобная методика не работает. Скорее всего, вы плохо сделаете оба дела. Не надо одновременно разговаривать с клиентом и заполнять отчет. Да, в истории известны личности, которые могли качественно выполнять несколько задач одновременно, но это исключение из правил и редкость. Лучше выберите из двух дел более важное по приоритету и займитесь им, а затем переходите ко второму. 

Вы часто отвлекаетесь

Ошибка крайне актуальна для специалистов, переведенных на удаленный режим. Если вы сидите уже два часа за отчетом и через каждые три предложения завариваете чай, звоните знакомым, заводите интересную беседу с домашними, смотрите видеоролики или невольно присоединяетесь к просмотру телевизора с семьей, то необходимо задуматься об оптимизации рабочего места.

Такие ситуации возможны и в офисе – вы отвлекаетесь на разговоры с коллегами или не замечаете, как оказываетесь в соцсетях или на «Википедии». Причин такому поведению может быть несколько:

• вам неинтересна выполняемая работа;
• вы давно не выполняли подобную работу и ваш мозг пытается отвлечь вас на то, к чему привык;
• не продуманы условия для работы. 

В зависимости от причин ищите пути исправления:

• работайте над мотивацией, используйте технологию SMART;
• попробуйте ненадолго отложить работу и заняться другими делами, а затем вновь вернитесь к первоначальному делу;
• создайте удобную рабочую среду – используйте наушники или беруши, чтобы не отвлекаться на посторонние звуки, предупредите коллег/членов семьи, что вы заняты важной работой, не садитесь за работу в комнате, в которой играют дети, включен телевизор или ведется оживленная беседа.

Не уделяете внимание порядку

Психологи давно выяснили, что порядок нужен во всем: в физическом пространстве и в голове. Если на вашем рабочем столе невозможно отыскать нужные документы, вы не только теряете время, но и нервничаете и расстраиваетесь, что снижает производительность.

Старайтесь поддерживать чистоту и порядок вокруг себя. Так вы не будете тратить время и нервные клетки на поиск необходимых вещей. Бонусом же станет заметная упорядоченность мыслей и выполнение поставленного плана.

Наводите порядок, проводите влажную уборку, поставьте рядом увлажнитель воздуха, и вам будет приятнее садиться за дела.

Прокрастинация

Синдром откладывания важных дел до последнего с растущим чувством вины и тревоги. При этом человек берет на себя обязательства и выражает готовность выполнить дела. Не путайте прокрастинацию с обычной ленью. Первая является психическим явлением и связана с нарушениями в психике – неуверенность в себе, страх принятия решений, отсутствие мотивации, депрессия и пр.

Как побороть прокрастинацию:

1. Не отвлекайтесь и контролируйте себя. Ограничьте посещение социальных сетей, развлекательного контента, частые приемы пищи и перекуры. Используйте программы-планировщики.
2. Примите себя таким, какой есть, с достоинствами и недостатками. Признайте наличие лени в своем характере и сделайте ее одним из инструментов, с которым нужно работать при выполнении запланированных задач.
3. Переключайтесь. Если дело никак не двигается с места, займитесь другими полезными задачами – уборка, чтение, зарядка и пр.
4. Если проблемы с откладыванием дел серьезные и самостоятельно не решаются, обратитесь к психологу.

Безотказность

Когда вас просят о помощи, вы не можете отказать и тратите время, несмотря на собственный дедлайн. Причины неумения говорить «Нет» кроются в психике, но можно справиться с ними с помощью убеждения:

• если из-за просьбы другого человека вы не успеете выполнить свою работу, вы пострадаете намного больше и испытаете сильнейший стресс;
• вы никому ничего не должны;
• ответ «Нет» не является грубостью, многое зависит от того, как сообщить отказ.

Если вам сложно отказать товарищу, то идите на компромисс – сообщите о своей занятости и предложите заняться его делом, когда вы освободитесь.

Не отдыхаете

Кажется, что этот пункт противоречит предыдущим, но речь о реальном отдыхе. Если вы за работой бегаете заваривать чай и глотаете его перед монитором или выходите покурить, то это не отдых. Иногда нужно переключаться, чтобы набраться сил, вдохновения, найти новое решение. Оставьте дела на 5–10 минут и прогуляйтесь по коридору, выйдете на балкон и подышите свежим воздухом. Если вы работаете дома, то прилягте и расслабьтесь.

Дайте голове и телу отдохнуть и с новыми силами приступайте к делу. Вы заметите, как напряжение спадет, а энтузиазма станет больше.

Не учитываете индивидуальные особенности

У каждого человека есть свой биологический ритм, периоды активности и спада. Если ваш организм энергичен по вечерам, а вы работаете утром, то продуктивность поднять будет сложно. Старайтесь распределять дела таким образом, чтобы их выполнение попадало на период вашего подъема.

Еще учитывайте, что люди делятся на сов и жаворонков. Если вам трудно вставать по утрам, и вы приходите на работу разбитым, обсудите с руководством смену графика, либо попробуйте наладить сон – обеспечьте организму выработку мелатонина: спите в полной тишине и темноте, приобретите умный будильник для пробуждения в фазе короткого сна.

Нет гибкости в графике

Планируя дела на день, оставляйте «форточку» длительность 30–60 минут. Она нужна для решения внеплановых задач. Если ваш график очень плотный, то любой форс-мажор разрушит тщательно продуманный план и отдалит от поставленных целей.

Даже если никаких непредвиденных ситуаций не произойдет, этот период можно использовать для дел из четвертого квадранта – «когда-нибудь сделаю».

Не делегируете

Каким бы ответственным и добросовестным исполнителем вы ни были, при возможности поручить задачу другому человеку, не упускайте ее. Это может быть коллега. Вам нужна помощь – попросите о ней. Многие люди не любят просить из-за стеснительности, чувства обязанности или гордости, но в итоге страдают сами, пытаясь нести непосильный груз.

Если вы руководитель, давайте подчиненным полномочия и передавайте им задачи, оставив за собой пассивный контроль. 

Не автоматизируете механические задачи

Все сталкивались с ситуацией, когда дело нужно завершить срочно, а вы застряли на техническом моменте – не можете вспомнить, как работает сканер, не получается настроить программу, забыли пароль от компьютера. Чтобы экономить время, заведите привычку делать для себя краткие инструкции к процессам, в которых плохо разбираетесь или прибегаете редко. Автоматизировав процесс, вы сэкономите время и не будете волноваться о горящих сроках.