Воронка подбора персонал: как быстро находить нужных сотрудников
Сегодня каналы поиска кандидатов привлекают чрезмерное количество откликов, но найти целевого кандидата в этом потоке бывает еще сложнее, чем во времена печатных объявлений. Вакансии подолгу остаются открытыми, а слепой подбор способствует «текучке» сотрудников. Воронка рекрутинга – инструмент, который поможет выяснить, на каком этапе поиска допускаются ошибки.
Что такое воронка рекрутинга
Воронка рекрутинга – метрика, пришедшая в HR из маркетинга. Это воронка продаж, адаптированная под подбор персонала. Вместо потенциальных покупателей воронка конвертирует соискателей на вакансию.
Три главные задачи, которые решает воронка рекрутинга:
- выявляет на каком этапе закрытия вакансии возникают проблемы;
- помогает регулировать проход целевых и нецелевых кандидатов;
- отслеживает особенности подбора на конкретную вакансию.
Что еще можно узнать с помощью воронки рекрутинга:
- конверсию кандидатов в сотрудников в целом по компании;
- эффективность каждого рекрутера;
- особенности подбора кандидатов конкретному заказчику – компании или руководителю.
Классическая модель воронки рекрутинга состоит из пяти сегментов.
- Привлечение – самая широкая часть воронки: здесь кандидаты впервые видят информацию о вакансии.
- Вовлечение – кандидаты изучают условия, требования и отправляют резюме.
- Отбор – соискатель проходит собеседования и отборочные испытания.
- Предложение – кандидат получает приглашение на работу, обсуждает условия, принимает решение.
- Найм – самый узкий сегмент: новый сотрудник выходит на работу, вакансия закрыта.
Эта универсальная схема может использоваться, только если воронка впервые начинает применяться при подборе персонала. В процессе работы над вакансией модель усложняется и дополняется новыми этапами.
Например, рекрутинговая воронка для массового найма может выглядеть так:
- контакт с вакансией;
- интервью по телефону или опрос с помощью чат-бота;
- групповое или видео-собеседование;
- обучение;
- техническое собеседование;
- приглашение;
- выход на работу.
Воронка для ключевых должностей компании будет выглядеть иначе:
- резюме;
- интервью с HR;
- собеседование с заказчиком – руководителем отдела или подразделения;
- собеседование с высшим должностным лицом компании;
- приглашение;
- выход на работу.
Пример воронки для сотрудников и специалистов среднего звена:
- резюме;
- собеседование с HR;
- тестирование, испытания;
- собеседование с заказчиком – руководителем;
- приглашение;
- выход на работу.
Рабочие показатели воронки подбора – это число кандидатов на каждом этапе и процент конверсии между ними. Не существует универсальной схемы конверсии – для каждой компании, сферы и вакансии будут свои верные показатели, которые выявляются в процессе работы с заказчиком и вакансией.
Низкая конверсия между этапами, а также эффект «бутылочного горлышка» на низших этапах после вовлечения говорит об ошибках в подборе и оценке кандидатов. Если не проводить регулярный анализ воронки и не корректировать стратегию подбора, падает эффективность HR, на закрытие вакансии уходят чрезмерные усилия, в компанию попадают нецелевые сотрудники, которые увеличивают текучку. В итоге компания расходует значительные ресурсы на постоянный подбор и обучение, снижается продуктивность специалистов, которые тратят время на технические собеседования и подготовку новичков.
Виды воронок и способы расчета
Сколько этапов проходит соискатель, откликнувшись на вакансию, столько же уровней у воронки подбора, включая контакт по каналам поиска, тестирования, все уровни собеседований. Чем точнее сегментирована воронка, тем проще выявить на каком этапе происходит провал конверсии.
Конверсия – это процент соискателей, которые проходят между этапами отбора. Общая конверсия воронки между верхним и нижним уровнями показывает эффективность отбора в целом, конверсия между сегментами показывает проблемы на каждом этапе.
Формула расчета конверсии:
Число кандидатов, прошедших этап / Число кандидатов на предыдущем этапе * 100 %
Пример:
На вакансию делопроизводителя прислали резюме 60 кандидатов. Тестирование на внимательность и знание документооборота прошли только 25 человек. Из них на видео-собеседование HR пригласил 10 человек. На собеседование с руководителем отдела отобраны 6 человек, из которых одного кандидата пригласили на работу.
Так будет выглядеть воронка подбора на вакансию делопроизводителя:
| Этап воронки | Число кандидатов | Конверсия |
| Резюме | 60 | 100 % |
| Тестирование | 25 | 41 % |
| Видео-собеседование с HR | 10 | 40 % |
| Собеседование с заказчиком | 6 | 60 % |
| Оффер | 1 | 16 % |
Важно: если рассчитывается поэтапная конверсия, каждый предыдущий этап принимается за 100 %, если общая конверсия воронки – в расчет берут первый и последний показатели.
Пример воронки показывает хорошую конверсию с учетом особенностей вакансии, ресурсы рекрутера и заказчика распределены эффективно.
Если провал конверсии происходит на уровне привлечения и вовлечения – менее 10 % процентов между резюме и приглашением на собеседование, значит, неэффективно растрачиваются ресурсы HR, который обрабатывает слишком много нерелевантных откликов.
Если провал на этапе отбора – тратятся ресурсы технического специалиста, который проводит собеседования нецелевых соискателей.
Редко, но случаются провалы на этапе оффера, когда кандидат не выходит на работу или уходит в течение испытательного срока – тогда расходуются ресурсы компании на обучение и организацию нового подбора.
В специализированном кадровом и рекрутинговом ПО – 1С: Кадровый учет, E-Staff, Experium и др., построение и расчет воронки автоматизированы. Можно использовать обычные сводные таблицы в облачном сервисе, MS Excel или аналитические инструменты Power Bl.
Прямая и обратная воронка
Классическая воронка вакансии рассчитывается сверху вниз – от общего входящего трафика до принятия на работу. Построение воронок без дальнейшей оптимизации стратегии подбора – бесполезная трата времени. После анализа показателей прямой воронки нужно:
- определить проблемные места;
- скорректировать стратегию подбора персонала;
- построить воронку с новыми показателями;
- повторять предыдущие действия пока не достигнута оптимальная конверсия.
Когда оптимизирована воронка подбора по каждой вакансии, показатели конверсии сведены в общую воронку по компании и категориям персонала, можно принять на вооружение еще один полезный инструмент – обратную воронку.
Обратная воронка рекрутинга – это метрика, которая позволяет планировать HR-ресурсы, заранее знать входящий трафик, который требуется на закрытие каждой вакансии, и время, которое уйдет на поиск кандидатов.
Для расчета обратной воронки за основу берут показатели конверсии закрытых оптимизированных воронок.
Пример:
Компания открывает новый филиал и рекрутеру надо закрыть 15 вакансий менеджера по продажам. Чтобы узнать, сколько рекрутеру потребуется обработать резюме, провести собеседований, используются показатели оптимизированной воронки Менеджера по продажам.
| Должность | Потребность в персонале | Собеседований с заказчиком | Собеседований с HR | Интервью по телефону | Обработано резюме |
| Менеджер по продажам | 15 | 60 | 120 | 375 | 750 |
Если потребность компании в новом персонале свыше 10–15 человек в год, то с помощью обратной воронки рассчитываются затраты на закрытие каждой вакансии и формируется бюджет HR-службы.
Инструменты для усовершенствования воронки
После того как в работу внедрена прямая воронка подбора, показатели регулярно анализируются и оптимизируются, можно подключать к работе другие инструменты.
Анализ каналов поиска
В таблицу сводятся все используемые каналы поиска за заданный период времени – рекрутинговые сайты, кадровые агентства, социальные сети, референтные программы, печатные объявления и другие источники.
Каждый канал анализируется по признакам:
- число сотрудников, привлеченных через канал;
- количество дней на закрытие вакансии;
- оценка эффективности привлеченных сотрудников;
- коэффициент текучести;
- затраты на закрытие вакансии.
Анализ рынка труда
Сбор и исследование информации о ситуации на рынке труда проводятся 1–2 раза в год. В процессе собираются сведения:
- размер средней заработной платы на определенной должности;
- требования к квалификации персонала;
- количество требуемых вам специалистов на рынке труда;
- рейтинг вашей компании в кадровой сфере.
Такая аналитическая работа будет полезна для привлечения редких кадров. Анализ рынка труда может открыть новые каналы поиска и покажет картину охвата, который нужно создать, чтобы найти нужных специалистов.
Полученные данные также используются для формирования привлекательного, но не завышенного предложения для кандидатов, создания конкурентного имиджа компании.
Портрет кандидата
С помощью образа идеального сотрудника формируется стратегия подбора, выбираются только эффективные каналы привлечения, отбор и оценка проходит по прицельным признакам. Как итог – в компанию попадают целевые кандидаты с наименьшими затратами на поиск.
Создание портрета кандидата состоит из трех шагов.
- Сбор сведений: используйте как можно больше источников – статистика, топовые резюме на аналогичные должности, кейсы успешных специалистов, опросы сотрудников на похожих или смежных позициях.
- Определение целевых признаков – не зацикливайтесь на штампах вроде коммуникабельности или целеустремленности; описывайте качества подробно и простыми словами.
- Моделирование – соберите все данные в общую картину так, как если бы вы описывали живого человека; ожидания должны быть реалистичными, поэтому можно указать и негативные качества, с которыми вы готовы мириться.
Важно: формируя портрет и оценивая кандидатов акцентируйте внимание на soft skills – креативность, доброжелательность, контактность и другие мягкие навыки почти невозможно сформировать, тогда как hard skills можно приобрести в процессе подготовки и опыта.
Как увеличить конверсию между этапами
В сфере подбора персонала недостаточно просто увеличивать входной трафик, чтобы получить качественные офферы. Такая тактика приводит к неэффективной трате ресурсов компании, попаданию нецелевых кандидатов, росту текучки.
Чтобы оптимизировать воронку, проблемы решаются прицельно, в зависимости от того, на каком этапе возникает провал.
- Провал между резюме и собеседованием означает, что вакансия привлекает слишком много нецелевых кандидатов.
Решение: детализировать вакансию, добавить входной фильтр – короткий тест, сопроводительное письмо по особой форме, подключить телефонное интервью или чат-бот.
- Провал между собеседованием и оффером говорит о неправильно сформулированных требованиях заказчика или неконкурентном трудовом предложении.
Решение – опросить заказчика и совместно сформировать портрет кандидата, проанализировать ситуацию на рынке труда и составить привлекательное предложение.
- Провал между оффером и наймом – если кандидаты не выходят на работу или уходят на испытательном сроке, значит, не настроена адаптация и сопровождение новичков.
Решение – проводить презентацию компании, знакомить с коллективом, назначать наставников, ставить четкие цели, задачи, показатели эффективности.
Одно из главных условий быстрого и качественного закрытия вакансий – положительный HR-бренд компании. Уже на этапе первого контакта с вакансией большинство соискателей просматривают корпоративный сайт, отзывы сотрудников о компании, аккаунты в соцсетях. Неотработанные негативные отзывы и отсутствие информации о компании приводят к отсеву ценных кандидатов, которые не доходят до этапа привлечения.
