Цикл Деминга | как проводить совещания в отделе продаж

Когда вы принимаете на работу руководителя отдела продаж, важно оценить, какую стратегию управления он будет использовать. Наш опыт показывает, что можно получить отличные результаты, используя цикл Деминга.

Еще больше идей для роста оборота можно получить на наших авторских бесплатных вебинарах от компании Ой-Ли. Регистрируйтесь прямо сейчас.

цикл деминга

Хотите подобрать инструменты для увеличения конверсии продаж в вашей сфере бизнеса?

Приходите на программу Oy-li



Читайте в статье:

  • Что означает цикл Деминга?
  • Что такое SMART
  • Как правильно поставить цель и распланировать ее выполнение?
  • Принципы проведения эффективных совещаний по циклу Деминга
  • Как убедиться, что руководитель отдела продаж знаком с техникой управления по циклу Деминга?

Что означает цикл Деминга

PDCA цикл Деминга – постоянный «круг» действий, направленных на усовершенствование бизнес-процессов и продукта, оптимизации процедур и улучшение объектов. С помощью такого универсального инструмента как цикл управления Деминга можно добиваться повышения качества в любой области бизнеса.

Цикл Деминга или цикл PDCA представляет из себя алгоритм действий руководителя, который включает 4 стадии. Цикл деминга состоит из следующих этапов

  • Plan — Планируй
  • Do -Делай
  • Check — Проверяй
  • Act — Изменяй/Корректируй

Посмотрим, как выглядит цикл Деминга пример. Сначала ставите цели в цифрах (plan), потом совершаете действия (do), которые приведут к этим целям. Затем проверяете результаты (check) и вносите изменения (act). И так по кругу до тех пор, пока вы не придете к тем цифрам, которые запланировали.

Разберем более подробно этапы цикла Деминга. Он включает 4 фазы.

Планирование

На данном этапе анализируется текущее положение, ставятся цели, разрабатываются пути их достижения, составляется список мер и действий, расписываются порядок их реализации, количественные и качественные показатели, распределяется ответственность.

Осуществление

Когда все показатели намечены, а роли расписаны, начинается этап реализации мер для достижения запланированных результатов. Образ действия исполнителей в этой фазе, скорее, является апробацией и тестированием, нежели окончательным вариантом исполнения задуманного.

Контроль, проверка

По системе отчетности происходит перманентный контроль исполнения ежедневных показателей.

Окончательное внедрение

Этот шаг символизирует переход в рабочую фазу с применением проверенных методов.

Цикл Деминга помогает настроить максимально эффективный контроль за работой менеджеров. Ведь для роста выручки уважно тестировать новые подходы, анализировать результаты и проводить работу над ошибками.

pdcaИспользовать цикл Деминга следует при принятии любых решений: как для проверки новых идей, так и усовершенствования уже действующих техник/продуктов/инструментов.

При помощи постоянных проверок до, во время и после выявляются слабые места процессов, процедур, инструкций, управления, воспитания ответственности за качество на предприятии. PDCA служит именно для обнаружения причин неудач и поддержки всего процесса вплоть до устранения дефектов.

На практике цикл Деминга активно должен использоваться в процессе проведения планерок или собраний с менеджерами.

Что такое SMART

Очень важно понимать, что, работая по алгоритму цикла Деминга, вы должны оперировать предельно четкими целями. Иначе придется двигаться вслепую, а любая интуитивная коррекция может привести к непредсказуемым результатам.
Самым сильным инструментом для форматирования целей в бизнесе является технология SMART. Поговорим о 5 зашифрованных в названии методики критериях и об их особенностях.

tehnologiya-smartКонкретность

Это, по сути, самый главный «агрегатный» критерий, который предполагает ясное изложение цели. Ясность цели обусловлена 3 параметрами.

  • Что должно быть сделано
  • Когда должно быть сделано
  • В каких количественных и качественных показателях это будет выражаться

Когда у вас есть понимание по каждому из этих 3 моментов, то не остается места для вольной интерпретации поставленных задач.

Измеримость

Как вы поймете, что цель достигнута? Или то, что вы хотя бы на верном пути? Для этого вам необходимо рассчитать показатели, которые будут напрямую коррелировать с целью. Проще говоря, при условии их выполнения вы будете последовательно продвигаться в нужном направлении. В продажах к таким показателям относятся цифры ежедневной активности сотрудников: звонкам, встречам, презентациям, отправленным коммерческим предложениям, выставленным счетам и т.д.

Достижимость

Достижимость цели исполнителями разного уровня воспринимается по-своему. Поэтому этот критерий должен быть индивидуально отформатирован для каждого типа участников. Для рядовых продавцов достижимость заключается в строгом соблюдении технологии сделки.

Релевантность

Следует всегда задаваться вопросом: «А насколько верна поставленная цель? Ведет ли она к процветанию компании? Или по ее достижению могут возникнуть серьезные осложнения?» Даже, когда бизнес стремится к вроде бы абсолютно органической цели – увеличению оборота, всегда следует помнить о «цене» и последствиях бурного развития компании. Проверяйте свои цели на истинность.

Ограниченность во времени

Это простой, но, пожалуй, критический параметр. В бизнесе у всего должен быть свой срок и дэдлайн. Главное, что нужно четко отслеживать, так это реалистичность поставленных сроков. Вы вполне можете оказаться слишком оптимистичными или, наоборот, пессимистичными в своих оценках.
Помните, SMART является основой, которая позволит эффективно применять цикл Деминга.

Как правильно поставить цель и распланировать ее выполнение

В бизнесе критически важно начать применять в рамках коммерческого подразделения принцип деминга. Цикл стартует с фазы планирования. Пожалуй, это самая сложная стадия по PDCA. Она предполагает всесторонний анализ ситуации. И в случае ошибки на этом этапе последствия могут быть разрушительными. Мы предлагаем несколько инструментов, которые позволят поставить адекватную цель и декомпозировать ее до уровня мелких ежедневных действий.

Этап 1 – ставим адекватную цель

Цель в бизнесе – это прибыль. Не доход, не выручка, а именно прибыль. Прибыль – всего лишь цифра. Цифра от которой зависит все. Поэтому определяясь с ней и анализируя имеющееся данные, пропускайте их через фильтры внутренних и внешних факторов.

  • Источники доходов
  • Маржинальность продуктов
  • Эффект от маркетинга
  • Сокращение плановых цифр на величину от случайных крупных заказов
  • Сезонность
  • Экономическая ситуация, курсы валют и внешние санкции

Этап 2 – делаем цель реалистичной

Чтобы сделать цель максимально реалистичной следует применить к ней технологию SMART. Этот инструмент предлагает оценить цель по 5 критериям.

  • S (specific) — конкретная: цифра планируемой прибыли с учетом перечисленных факторов.
  • M (measurable) — измеримая: наличие четких количественных показателей, выполнение которых даст запланированный результат
  • A (achievable) – достижимая: наличие ресурсов и навыков для выполнение этих показателей
  • R (relevant)- релевантная: проверка цели на истинность. Правда, когда речь идет о плановой прибыли и ее размер сформулирован адекватно, истинность такой цели не вызывает сомнений.
  • T — timebound — ограниченная по времени: когда планируете прибыль, как минимум, делаете это на 1 год. Но лучше, если бы вы имели стратегические планы на 3,5 и 10 лет.

Этап 3 – делаем цель выполнимой

Выполнимость и достижимость цели реализуется через декомпозицию. Приведем простой пример декомпозиции прибыли.

  1. Определяем размер выручки по доли прибыли в ней.
  2. Подсчитываем количество сделок с учетом среднего чека.
  3. Находим количество лидов по показателю конверсии в воронке.
  4. Вычисляем количество необходимых ежедневных действий для обработки лидов по конверсии между этапами.
  5. Определяемся со стандартами труда и необходимым количеством сотрудников.

Проведение эффективных совещаний по циклу Деминга

Цикл Деминга легче всего реализовать, если постоянно держать руку на «пульсе» продаж. Это возможно, если в компании принята и действует система еженедельных и ежедневных совещаний и планерок, которая позволяет быстро влиять на ситуацию.

Еженедельные собрания

Тайминг – 1 – 1,5 часа. Основная задача — контроль итогов недели, поддержка «боевого» настроения персонала и оглашение планов по каждому продавцу.

Тематические блоки еженедельных собраний

► 1. Работа над ошибками. Каждый продавец получает обратную связь и четкие рекомендации относительно своей работы. Все советы опираются непосредственно на кейсы с неудачами из прошлой недели.

► 2. Оглашение планов на неделю по пайплайну: задачи по сделкам и оплаты с конкретными датами. Руководитель отдела ориентируется на предоставленные менеджерами отчеты по форме «план на неделю».

► 3. Обсуждение промежуточных результатов конкурсов среди менеджеров или подведение их итогов с награждением отличившихся.

► 4. Анализ выполнения ключевых показателей эффективности – KPI: звонки, встречи презентации.

► 5. Обучение конкретных сотрудников или группы в соответствие с их «проблемными» зонами.

Ежедневные собрания

Тайминг — 1 раз в день на 30 минут. Главная польза от них – эффект от функции «push», когда вы ежедневно влияете на ситуацию и можете увеличивать конверсию. Цель совещания — подвести итоги за прошлый день, утвердить план на текущий день и взбодрить сотрудников.

Возможно, кто-то думает, что ежедневные собрания для отдельных сфер бизнеса – трата времени и непозволительная роскошь. Особенно если речь идет о сегментах: B2B, B2P, B2G. Если у вас длинные сделки, то обсуждайте с менеджерами не планы по оплате, а движение по этапам бизнес-процесса продаж.

Тематические блоки ежедневных собраний

  • Контроль наличия, обсуждение и утверждение плана на день.
  • Подведение итогов прошедшего дня;
  • Анализ успехов и неудач предыдущего дня;
  • Обсуждение KPI.

Пятиминутки

Тайминг — 3 раза в день по 5 минут с отдельными сотрудниками. Пятиминутки необходимы для оперативной коррекции результата дня. Как правило, их проводят раз в три часа.

Принципы проведения эффективных совещаний по циклу Деминга

► 1. Собрания не должны быть «посиделками» с коллегами. Их нужно проводить быстро и рассматривать все вопросы по существу.

► 2. Всех сотрудников важно собирать вместе. Здесь действует психология человека — он работает лучше, если другие знают о его успехах и неудачах. Это стимулирует его к действиям.

► 3. Планерки нужно проводить один раз в день и еще 2−3 раза собирать менеджеров, чтобы быстро обсудить контрольные точки. Это должны быть короткие пятиминутки — желательно в 11.00, 14.00, 16.00. Тогда руководитель сможет скорректировать действия менеджеров и выполнить дневной план продаж.

Например, менеджер заявляет, что клиент не может оплатить услуги или товар, так как его бухгалтер заболел. Руководитель может подсказать и направить сотрудника: «Узнай, кто у них работает вместо бухгалтера, кто выполняет его обязанности». Или «клиент не берет трубку» — «напиши смс или позвони с другого номера». Так и работает цикл Деминга — сделали, не получилось, корректируем действия, двигаемся дальше.

Представьте две конкурирующие компании. В одной из них руководитель встречается с менеджерами каждый день, другой — раз в неделю. Задумайтесь, какая из них будет успешнее: та, в которой в результате ежедневных обсуждений изменили стратегию действий 21 раз за месяц или та, в которой ее поменяли только 4 раза?

► 4. На совещании важно подвести промежуточные итоги по выполнению плана продаж, обсудить дальнейшие шаги, задать настроение на весь рабочий день, провести работу над ошибками. То есть пройтись по каждому этапу цикла Деминга.

► 5. Стоит определить четкий порядок проведения собраний:

  • Факт за вчера (по каждому сотруднику и отделам);
  • План на сегодня (по каждому сотруднику и отделам);
  • Что сделать, чтобы повторить успех или не повторять действие, связанное с неудачей;
  • Итоги по промежуточным показателям эффективности в разрезе выполнения месячного плана.

► 6. На собраниях руководитель должен записывать всё, что говорят сотрудники: когда и сколько клиент заплатит, сколько звонков, встреч уже сделано, какие результаты, на каких стадиях переговоров находятся разные сделки. Для строго учёта необходимо иметь лист с записями с прошлого собрания — тогда будет виден результат.

► 7. Все цифры по плану/факту продаж нужно отображать визуально, например, с использованием Dasnboard (доски). Это поможет всем сотрудникам видеть полную картину, свое место и свои результаты в сравнении с остальными. Использование Dasnboard мотивирует менеджеров на улучшение результатов.

► 8. После собрания желательно отправить каждому сотруднику скорректированный план действий, чтобы он понимал, что на нем лежит ответственность за его выполнение.

Как использовать мессенджеры для реализации подхода по циклу Деминга

Неусыпному контролю, выявлению препятствий в продвижении к ежедневной цели и изменению ситуации способствуют такие простые инструменты как мессенджеры: WhatsApp / Telegram / Viber.

Они обладают поистине незаменимыми свойствами, которые пойдут на пользу продажам.

Общие чаты

Создавайте общие чаты, через которые РОП мотивирует продавцов и контролирует исполнение ежедневного плана. Иногда команда так «заводится», что переписка с обсуждением успехов и планов, продолжается уже после рабочего дня до ночи.

Геолокация

Мессенджеры позволяют высылать элемент карты с указанием местонахождения человека. Это обретает особый смысл в условиях взаимодействия с российскими продавцами и их «русским» менталитетом. Периодически запрашивайте локацию сотрудника, когда он отправился на встречу. Отказ выслать ее можете расценивать как бунт на корабле и принимать соответствующие меры. Кроме того, если вы сами на встречах, то вы так легко контролируете появление подчиненных в офисе.

Изображение

Эта очень удобная опция, так как можно оперативно ознакомиться с документацией по сделке, если менеджер на встрече и его что-то смущает.

Приведем для вас окончательный перечень полезных для любого отдела продаж функций мессенджеров.

  • Мотивация менеджеров
  • Контроль местоположения
  • Отчетность о выполнении ежедневных планов
  • Оперативное делегирование заданий
  • Быстрое изменение планов на день
  • Простота и легкость в управлении
  • Отказ от громоздких гаджетов

Как убедиться, что руководитель отдела продаж знаком с техникой управления по циклу Деминга

Для этого задайте кандидату следующие вопросы:

  • Как часто он проводит совещание с менеджерами?
  • Что на них он обсуждает?
  • Зачем он проводит совещание?
  • Какого результата он ждет от каждого совещания?
  • Что он делает с результатами совещания?

Сравните его ответы с тем, что мы описали выше, и примите правильное решение, подходит вам кандидат или нет. Если ваш руководитель начнет использовать в работе цикл Деминга, то всего за несколько недель вы увидите, как выручка начала расти.

цикл деминга

Хотите узнать, как увеличить конверсию продаж за 2 месяца?

Приходите на программу Oy-li



Еще статьи

alisa


Помогите нам делать статьи еще качественнее. ПОСТАВЬТЕ ОЦЕНКУ

ОЦЕНИТЕ
Загрузка...
Оставить ответ