Результативные планерки в отделе продаж

Считается, что даже полчаса живого обсуждения поставленных задач может заменить недельную переписку в мессенджерах. Даже если менеджеры по продажам работают удаленно, руководитель обязан регулярно проводить планерки – например, с помощью видеоконференций в вебинарной комнате.

Короткие совещания необходимы по нескольким причинам:

• регулярные планерки – отличный способ внедрить в работу цикл Деминга. Это продуманный порядок действий, во время которого менеджеры сначала планируют свои действия, потом делают, затем проверяют и вносят изменения. Во время планерок РОП вместе с сотрудниками анализирует их действия и вовремя внедряет изменения;
• они дисциплинируют работников. Если проводить планерки ежедневно, то уменьшится количество опозданий, а сотрудники с самого утра будут включены в рабочий процесс. Утром можно поставить цели и задачи на день, а также подвести итоги по выполнению вчерашних планов;
• появляется возможность показать менеджерам результаты коллег. Это можно сделать, если в план совещания включить отчетность.

Классификация планерок

Оргсобрания можно классифицировать по виду и по времени. В первом случае будет три типа планерок:

• отчетные – короткие совещания, во время которых менеджеры рассказывают о проделанной работе;
• дискуссионные – отдел продаж совместно решает, как достичь поставленного плана, обучается новым техникам продаж и отрабатывает их;
• мотивационные – совещания, во время которого руководитель распределяет задачи и назначает ответственных за их решение.

Если распределять планерки по времени, то получится следующая классификация:

• ежедневные – РОП проводит планерки длительностью до 30 минут один раз в день. В идеале команда собирается утром, чтобы поставить планы на день и отчитаться по вчерашней работе;
• еженедельные планерки длиной до одного часа. Задача руководителя – проконтролировать выполнение промежуточного недельного плана по продажам и поставить перед работниками цели на следующую неделю;
• пятиминутки – короткие совещания по 5–10 минут, которые проводятся по 2–3 раза в день, обычно в 11:00, 14:00 и 16:00. Необходимы, чтобы РОП всегда держал руку на пульсе и мог вовремя скорректировать неправильные действия продавцов.

Также иногда планерки классифицируют по количеству присутствующих. В некоторых собраниях могут участвовать все менеджеры отдела, в других – ограниченное число участников. Например, планерки для самых слабых менеджеров с целью провести короткое обучение. Однако наиболее эффективными считаются планерки, на которых собирается вся команда. Когда менеджер знает, что все его успехи и неудачи станут известны коллегам, он работает лучше.

Подготовка к планерке

Подготовка к собранию состоит из нескольких этапов. Для начала необходимо определить, какие темы будут затронуты во время планерки. Это напрямую зависит от вида собрания. Тематика и круг вопросов покажут, каких людей необходимо пригласить. Если планерка – плановая, проходящая регулярно, менеджеры и так знают, когда она будет. Но если собрание внеплановое или проводится нерегулярно, то необходимо оповестить работников. Желательно сделать это лично или по телефону, чтобы сотрудник подтвердил свое присутствие. Если отправить приглашение по почте или через мессенджер, работник может пропустить его.

Затем определяется тайминг, ориентируясь на количество вопросов для обсуждения. Оптимальное время планерки – от 30 до 60 минут. Если будет короче, есть риск не успеть обсудить все вопросы. Если слишком длинная, у работников будет рассеиваться внимание. При редких накапливается много вопросов, можно запланировать собрание больше чем на час. Тогда в тайминг нужно заложить перерывы: на один час обсуждений 5–7 минут отдыха.

Следующий шаг – изучение материалов с прошлого собрания. В плане собрания обязательно нужен блок, связанный с прошлым собранием. Это обсуждение успехов, неудач и поставленных ранее планов.

Последний шаг заключается в подготовке документов. Для обсуждения некоторых вопросов могут потребоваться распечатанные отчеты, приказы, другие материалы. Распечатать материалы в нужном количестве копий необходимо до начала собрания, чтобы не прерывать обсуждение.

Только когда выполнена подготовительная работа, можно приступать к составлению плана собрания.

Проведение планерки в соответствии с методикой DCPA

Порядок проведения планерок отличается в зависимости от их типа – ежедневная, еженедельная или пятиминутная планерка состоят из обсуждения разных вопросов.

Ежедневное собрание

Конкретный план собрания определяется, исходя из специфики бизнеса. Но есть универсальный шаблон. Руководитель отдела продаж может адаптировать его под сферу деятельности своей компании. 

Начинать собрание лучше с темы собрания и тайминга. Это необходимо, чтобы сотрудники сразу включились в работу и планировали свое рабочее время. Если руководитель хочет обсудить на планерке несколько тем, то стоит сначала говорить о самых значимых, постепенно переходя к менее значимым. 

Вот как выглядит универсальный ход собрания по циклу Деминга:

1. Обсуждение прошлого периода.
2. Обсуждение и постановка планов на новый период.
3. Анализ результатов за вчерашний день, поиск причин неудачи или успеха.
4. Итоги по промежуточным показателям.

В соответствии с методикой PDCA отдел должен обсудить прошлый период. Например, поделиться успехами за вчерашний день. Чтобы планерка была результативнее, РОПу необходимо пройтись по результатам каждого менеджера в формате «План/Факт», то есть сравнить планы, поставленные перед менеджерами и их реальные успехи. Обычно в этот же блок РОПы включают поощрение отличившихся сотрудников. 

После обсуждения прошлого периода руководитель должен поставить план на текущий период. В этом блоке необходимо распределить задачи между персоналом, рассказать об индивидуальных поставленных планах. 

Следующий блок – обсуждение причин вчерашнего успеха или неудачи. Если РОП это сделает, у сотрудников будет понимание, что не нужно делать сегодня, чтобы не повторить вчерашние низкие показатели. Обязательно следует обсуждать нововведения, которые способствуют выполнению планов. Например, новая техника продаж или скрипт разговора. 

Последний блок – подведение итогов относительно месячного плана. Если до этого РОП оценивал только успехи работников за вчерашний день, то сейчас нужно подсчитать продажи, начиная с первого числа месяца вплоть до вчерашнего дня. 

Еженедельные собрания

Во время еженедельного собрания главная задача руководителя отдела – проконтролировать итоги недели. В соответствии с циклом Деминга РОП сначала озвучивает результаты работы всего отдела и каждого менеджера в формате «План/Факт», затем разбираются ошибки. По каждому конкретному случаю РОП должен дать совет менеджеру, чтобы на будущей неделе он не совершал аналогичных ошибок. 

Рекомендуется проанализировать воронку продаж и дать обратную связь по звонкам. Так как длительность еженедельной планерки составляет час, РОП может успеть рассмотреть конкретные телефонные разговоры, проведенные менеджерами, и оценить их. Важно донести до менеджеров, что именно в разговоре привело к сделке или к отказу клиента от покупки. Зная свои ошибки, менеджеры смогут корректировать свои действия.

Также на недельной планерке необходимо поставить план на неделю по ключевым показателям. Кроме общей выручки рекомендуется поставить перед менеджером план по количеству обслуженных клиентов и по количеству проведенных оплат.

Еженедельная планерка – возможность обсудить рабочие вопросы, не связанные с выполнением плана. Например, итоги внутренних конкурсов или обучения.

Ведение протокола

Чтобы закрепить результаты собрания, рекомендуется вести протокол. Это документ, в котором записано все, что произошло во время планерки. Вот что следует туда включить:

• дату собрания. Когда руководитель или менеджеры посмотрят на протокол, они должны вспомнить, когда обсуждались эти вопросы;
• перечень задач. Все поручения, даже самые незначительные, необходимо заносить в протокол. Во-первых, это не позволит забыть о выполнении поручения. Во-вторых, в случае недопонимания можно будет вернуться к протоколу и уточнить суть поручения;
• список лиц, ответственных за каждое поручение. Удобно, если список дел и ответственные лица занесены в таблицу;
• сроки выполнения задачи. Если задачу нужно выполнить до следующего планового собрания, то срок можно не проставлять, ведь он очевиден. Однако если на задачу дается больше и меньше времени, лучше в той же таблице указать дату. Руководителю отдела рекомендуется не ставить крайний срок, всегда оставлять запас, если работник не успеет выполнить задачу или будет ее переделывать;
• подписи. Подписи всех присутствующих – это гарантия, что человек ознакомился с ходом собрания. Если возникнут конфликтные ситуации, менеджер начнет делать вид, что не знает о задаче, наличие его подписи поможет доказать правоту.

Кроме того, рекомендуется записывать все, что говорят на собрании менеджеры. Например, менеджер отчитывается о проделанной работе за вчерашний день: количество заказчиков, которым он позвонил, количество готовых внести оплату, дата планируемой оплаты по каждому клиенту, стадии переговоров разных сделок. Во время следующего ежедневного собрания РОП сможет обратиться к этим записям и наглядно увидеть продуктивность менеджера.

Выявление эффективности

Чтобы собрания проходили эффективно, руководитель отдела должен анализировать результаты встреч. Однако объективно измерить результат планерки не получится. РОП может ориентироваться на это:

• каждый сотрудник получил зону ответственности, знает сроки выполнения задачи и понимает, как ее выполнить;
• к следующей встрече задачи либо выполнены, либо находятся в стадии выполнения;
• сотрудники обсуждают вопросы, взаимодействуют друг с другом;
• во время планерки соблюдается тайминг, все вопросы отдел успевает обсудить за отведенное время;
• сотрудники используют в работе полученную информацию.