Особенности линейно-функциональной структуры управления

Под организационной структурой компании понимается взаимоотношения руководителя и подчиненных. В зависимости от выбранной структуры управления руководство фирмы распределяет функции по отделам и работникам. 

Даже малый бизнес не может работать, не используя одну из структур. Придется группировать людей по функциям, знаниям, навыкам или создать рабочие блоки на основе отрасли, целевой аудитории, региона. Построение оргструктуры поможет компании обеспечить результативность работы. Следовательно, фирма будет конкурентоспособна на рынке. Вот что еще дает правильно выстроенная структура:

• у всех работников появляется четкое понимание, как именно принимаются решения в фирме и как правильно взаимодействовать с коллегами;
• все рабочие процессы и исполнители оказываются связаны между собой;
• руководство понимает, кто какие обязанности выполняет и сколько человек требуется для решения задачи. Следовательно, исключено дублирование обязанностей, в компании нет «лишних» кадровых единиц;
• все обязанности оказываются распределены между работниками, имеющими нужные компетенции, опыт, навыки.

Чем удобнее и правильнее спланирована совместная работа, тем проще компании достигать поставленных планов, а руководителю – продумывать дальнейшую стратегию. 

Существует несколько структур организации, которые отличаются по сложности, по степени формализации, а также централизацией и децентрализацией. Выделяют такие структуры:

• линейная – вертикальная организация власти в компании;
• функциональная – система, при которой административное управление связано с функциональным;
• дивизионная – выделение равноправных филиалов по области деятельности по географическому положению;
• матричная – система, при которой каждый исполнитель имеет двух руководителей, линейного и по направлению;
• множественная – использование в одной компании.

Чтобы выбрать среди них подходящую, необходимо ориентироваться на имеющиеся стандарты бизнес-процессов. Затем можно продумать, как именно будет производиться согласование задач и контроль их выполнения. Вот на что еще следует ориентироваться:

• размер компании. Чем больше человек там работает, тем больше ступеней может быть в иерархии;
• сфера деятельности. Если фирма работает по строгому алгоритму, ей подойдет линейно-функциональная модель. Но если работа требует больше творчества и нестандартных решений, лучше выбрать другую систему;
• специфика разработки товаров, их продажи, доставки до торговой точки или до клиента;
• наличие дочерних компаний, иногородних, зарубежных филиалов.

Линейно-функциональная система является самой популярной в бизнесе. Но она совмещает в себе две структуры – линейную и функциональную.

Линейная структура

Линейный тип управления считается самым простым, он встречается даже в небольших компаниях. Если изобразить систему подчинения на бумаге в виде схемы, то получается иерархическая лестница. На ее вершине – собственник или директор компании, которому подчиняются руководители подразделений. У каждого руководителя есть свои подчиненные. Рядовые сотрудники подчиняются и своим прямым начальникам, и генеральному директору.

Таким образом, в системе управления практикуется единоначалие. Но оно имеет свои недостатки. Во-первых, ко всем управленческим должностям предъявляются повышенные требования. Если руководитель предприятия ставит перед отделами цели, начальник отдела вынужден сам искать пути достижения этих целей. Ему важно правильно распределить мелкие задачи между рядовыми работниками. Как и управленец более высокого ранга, он обязан иметь навыки:

• видеть сильные и слабые стороны каждого человека в команде, чтобы правильно распределять задачи;
• придумывать систему мотивации;
• мыслить стратегически, то есть продумывать свои действия на пару шагов вперед.

Второй недостаток линейной системы – усложнение взаимодействия разных отделов. Если начальник отдела несет ответственность только перед директором, то у него нет мотивации погружаться в работу других подразделений. Каждое решение, которое касается совместной работы, он вынужден решать не напрямую с коллегой, а со своим руководителем. Таким образом на директора ложится дополнительная нагрузка. 

Однако линейная система подходит тем, кто выполняет однотипные задачи. Например, для компаний, которые выпускают или продают типовые товары, не используют индивидуальный подход к клиентам. Внедрять линейную систему следует тем руководителям, для кого важно:

• взять в свои руки максимальный контроль за всей деятельностью фирмы;
• организовать систему управления наиболее просто и понятно;
• четко разделить функции между отделами.

Функциональная система управления

В основе этого типа – разделение всех сотрудников на разные отделы, в зависимости от выполняемых ими задач. В компании создаются несколько подразделений, работники которых имеют строго ограниченную зону ответственности. Например, в организации часто существуют отделы маркетинга, продаж, финансовый, бухгалтерский. Вместе с ответственностью они получают и права, благодаря чему директор компании освобождается от некоторых задач. 

Функциональная система может состоять из трех блоков:

• производственный, в который входят те отделы, что связаны с созданием продукта. Также сюда входят те подразделения, которые обеспечивают производственный отдел всем необходимым;
• управленческий, в котором состоят совещательные, административные, сервисные и информационные отделы. Обычно сюда же включают отделы маркетинга, юридические подразделения и бухгалтерию;
• социальный блок, в который входят сотрудники, имеющие отношение к социальной сфере.

В отличие от линейной системы, которая выглядит вертикальной, функциональная больше похожа на горизонтальную. Каждое функциональное подразделение контролирует работу нескольких групп сотрудников. В свою очередь, каждая группа сотрудников получает задания и отчитывается перед несколькими функциональными подразделениями. 

Вот какие преимущества есть у этого типа управления:

• все операции управления оказываются стандартизированными;
• линейные руководители становятся менее загружены, следовательно, могут сконцентрироваться на решении друг задач;
• работники, берущие на себя выполнение главных функций, будут более профессиональными и компетентными. 

Главная сложность в этой системе связана с поддержанием постоянной связи между несколькими отделами, выполняющими разные задачи. Но есть дополнительные недостатки:

• так как внутри компании появляется несколько руководителей одного звена, они могут случайно продублировать указания;
• рядовым сотрудникам будет сложнее работать, ведь у них будет несколько начальников;
• в случае провала будет сложно найти ответственного, ведь одно и тот же указание могут дать несколько руководителей.

Несмотря на недостатки, такая структура будет уместна на заводах, где выпускается только один продукт или одна товарная группа, а также в тех организациях, которые занимаются разработкой сложных продуктов. 

Совмещенный тип управления 

Линейно-функциональная структура управления сочетает в себе преимущества обоих типов. Компания с совмещенным типом управления более эффективно использует свои ресурсы, имеет улучшенную систему координации между отделами. У компании получается контролировать работу всех подразделений, отдельных сотрудников. Работники фирмы тоже получают выгоду: появляется возможность улучшить собственные компетенции и подняться по карьерной лестнице.

Но вместе с достоинствами линейной и функциональной систем компания получает и их недостатки. К числу отрицательных особенностей можно отнести:

• за общие результаты несет ответственность только высшее руководство. Значит, функциональные руководители равнодушно относятся к успехам своих коллег;
• важные решения согласуются медленно, так как требуется заручиться поддержкой многих лиц;
• из-за сложной организации работы компания не может быстро адаптироваться к рыночным изменениям;
• в случае провала сложно выделить одно ответственное лицо.

Организационно система выглядит так:

• ключевые руководители компании занимаются разработкой стратегии, а затем выбирают исполнителей и ставят задачи перед ними. Этот процесс выглядит линейно, то есть напоминает вертикальную схему;
• поставленные задачи выполняют функциональные подразделения.

Таким образом, те отделы, которые занимаются достижением целей, имеют более сложную структуру. Там есть собственные руководители, которые отвечают за работу конкретных групп. Например, в компании может существовать два отдела – отдел продаж и маркетинга. В каждом отделе есть свой руководитель, которому подчиняются работники отдела. Но работу продавцов и маркетологов курирует директор, именно ему отчитываются РОП и главный маркетолог. Это пример функциональной структуры. Но у директора есть свой начальник, единственный, перед которым он отвечает. Как правило, это генеральный директор. Такое взаимодействие и распределение ответственности – пример линейной структуры.

Из-за сложной структуры к компании предъявляются некоторые требования, если она хочет перейти на такой тип управления:

• компания должна быть стабильной, то есть постоянно работать с одними и теми же продуктами в одинаковых условиях;
• численность работников – от нескольких сотен до нескольких тысяч, если число работников будет меньше, то не будет смысла усложнять управление.