Контроль продаж: 8 лучших инструментов

sub

Хотите создать эффективную систему управления и контроля продаж?

Заполняйте форму



Контроль продаж не возможен без настроенной CRM-системы, прослушки звонков, карты рабочего дня, 6 главных отчетов и мессенджеров, которые ускоряют процесс коммуникации между менеджерами и руководителем отдела.

Контроль продаж: карта рабочего дня

Чтобы улучшить работу отдела продаж, необходимо правильно распределять рабочее время менеджера. У сотрудника должен быть график, в какое время и как долго он должен выполнять определенную задачу.

kontrol-prodazh

Чтобы эффективно нагрузить менеджера, сначала составьте карту его рабочего дня. Благодаря ей вы будете знать:

  1. Сколько времени конкретный сотрудник тратит на выполнение определенной задачи;
  2. Какие бизнес-процессы можно упростить или, наоборот, усилить контроль за их исполнением,
  3. Сильные и слабые места продавцов,
  4. График работы опытных сотрудников.

Проанализируйте, сколько время и на какие задачи (внутренние, задачи по продажам, задачи сопутствующие им и личные) тратит ваш менеджер. Далее структурируйте деятельность продавца и организуйте контроль.

В график менеджера включите следующие задачи:

  • Звонки по теплым и горячим клиентам,
  • Холодные звонки,
  • Проведение встреч,
  • Составление отчетов,
  • Отправление писем,
  • Выставление счетов.

Важно, чтобы в отведенное на конкретную задачу время, менеджер заниматься только ей.

Контроль продаж: мессенджеры

Часто в отделах продаж уже внедрены какие-то системы коммуникаций и контроля: CRM, Skype, электронная почта, общая группа в социальных сетях и пр. Но сотрудники не всегда находятся возле компьютера. Чтобы получить доступ к определенной информации или ответить быстро на вопрос, нужно заходить в саму систему.

Особенно это неудобно для руководителя, который часто находится на встречах или в командировках.

Сегодня современные способы коммуникации предоставляют массу возможностей обеспечить контроль промежуточных результатов и наладить быстрые коммуникации в отделе, даже когда сотрудники находятся в разных географических точках.

WhatsApp/Telegram/Viber и другие мессенджеры хорошо подходят для контроля отдела продаж по промежуточным результатам. Их не заменяет CRM или другие формы контроля.

Основное преимущество таких приложений — быстрый доступ к информации. Все члены команды могут видеть результаты друг друга и сравнивать со своими.

В крупных компаниях такого рода решения используются как дополнительный элемент общения. В компаниях поменьше такая система контроля также может быть внедрена как управленческий элемент.

Как можно использовать мессенджеры:

  1. Оставить просьбу позвонить клиенту,
  2. Мотивировать продавцов,
  3. Обсуждать план работ по покупателю,
  4. Отметить тех, кто пришел в офис,
  5. Отправить промежуточную отчетность.

kontrol-prodazh

Контроль явки на работу

Мало у кого есть возможность вести учет рабочего времени с помощью камер или электронных ключей. Функции геолокации в мобильном телефоне позволят сотрудникам отправить вам свое месторасположение. Таким образом, вы всегда сможете проверить, кто на рабочем месте. а кто нет. Это существенно сокращает количество опозданий.

Контроль продаж: отчет «План оплат на неделю»

Отчет по продажам «План оплат на неделю» предоставляется руководителю отдела (РОП) каждым продавцом ежедневно.

Изначально такая таблица заполняется в конце недели перед планируемой и затем актуализируется каждый день.

otchety-o-prodazhah-menedzgerovОтчет «План оплат на неделю» представляет собой сквозную форму контроля, на основании которой РОП принимает своевременные управленческие решения. Документ сигнализирует о состоянии продаж подчиненного по pipeline. И если заявленные на определенную дату клиенты не оплачивают, у начальника подразделения есть возможность быстро изменить ситуацию.

Обратите самое пристально влияние на столбик «Когда оплатит». Нередко эта графа является предметом жарких пререканий между персоналом и РОПом. Сотрудник может заявлять, что проставить точную дату довольно сложно. Руководитель в свою очередь должен твердо настаивать на ее присутствии. Такая мера самым серьезным образом дисциплинирует менеджера и вынуждает его совершать действия по своевременному закрытию сделки.

Контроль продаж: отчет «План оплат на завтра»

Отчет «План оплат на завтра» является результатом декомпозиции предыдущего сводного документа. Заполняется вечером дня, которые предшествует планируемому.

otchet-o-prodazhah-fakt-oplat-na-zavtraПо сути, именно на основании данных, которые попадают в эту форму, ежедневно корректируется «План оплат на неделю». В отчете «План оплат на завтра» содержатся самые ценные прогнозные сведения, которые позволяют вовремя корректировать продажи персонала.

РОП должен скрупулезно отслеживать динамику статусов каждой сделки по принятой системе дедлайнов и ежедневно контролировать выполнение недельного плана.

Контроль продаж: отчет «Факт оплат за сегодня»

Ежедневный отчет «Факт оплат за сегодня» по форме почти что аналогичен «Плану оплат на завтра».

otchet-o-prodazhah-fakt-oplat-za-segodnyaОтличие состоит в том, что тут действие происходит в реальном времени. По механике исполнения «Факт оплат за сегодня» заполняется дважды в день. Например, в 12:00 и в 16:00. Для оперативности этот вид контроля может осуществляться даже через мессенджер.

Его наличие усиливает основные функции уже описанных документов

  • Контроль продаж
  • Стимулирование сотрудников
  • Создание здоровой конкуренции в отделе
  • Формирование «спортивного» интереса
  • Фиксация результатов для победы во внутренних соревнованиях/конкурсах (если таковые проводятся)

Контроль продаж: dashboard на текущую дату

Отчет «Доска на текущую дату» так называется именно потому, что должен быть доступно визуализирован и выставлен на общее обозрение.

otchet o prodazhah po kazhdomu menedzheru-01

  1. Ставим данные менеджера
  2. Вычисляем процент выполненного плана на текущий день. Он представляет собой чуть ли не самую главную и полезную цифру для контроля продаж в этой таблице. Его следует считать формуле:

Факт на текущий момент / (План на месяц / общее количество рабочих дней в месяце * количество отработанных дней за месяц)* 100

Цифра, полученная в результате таких расчетов, покажет всем, насколько будет выполнен индивидуальный план продавца к концу месяца, если он продолжит двигаться с той же скоростью. Очевидно, что с сотрудниками, которые не дотягивают до 100%, необходимо поработать, чтобы скорректировать их текущую активность.

Эту формулу можно адаптировать и с учетом сезонности, сферы бизнеса и т. д. Расчет по ней легко настроить в Excel.

  1. Проставляем каждый день в абсолютном значении объем выручки конкретного менеджера.
  2. Осуществляем контроль промежуточных итогов, сколько осталось выполнить до конца текущей недели.
  3. Указываем план, установленный на месяц.
  4. Статично определяем количество рабочих дней в месяце.
  5. Заполняем цифру по прошедшим дням месяца.
  6. План до конца недели представляет собой сумму цифр из 3 и 4 столбцов. Это число — результат сложения закрытой на текущую дату суммы и плана до конца текущей недели.
  7. Заполняем ежедневно количество прошедших рабочих дней.

Цифры можно отмечать по системе «Светофор».

  • Красным — кто сделал план меньше 80%,
  • Желтым — выполнение плана от 80 до 100%,
  • Зеленым — свыше 100%.

Эти данные может предоставить СRM-система.

Контроль продаж: лидогенерация, сделки, аналитика

Самым эффективным средством контроля продаж является CRM-система. Корректное внедрение ее функций и использование потенциала на полную мощность позволяет осуществлять мониторинг и управление работой по ключевым направлениям. Контроль продаж — не только проверка выполнения задач, поставленных перед продавцами, с помощью отчетности. Это еще несколько направлений:

1. Контроль процессов лидогенерации

► Получение лидов из всех имеющихся источников, если настроена интеграция CRM с сайтом, блогом и лендингами с продуктами. У каждого лида есть стоимость. CRM в данном случае осуществляет контроль за оптимальным расходованием ресурсов на привлечение трафика.

► Сегментация лидов по степени «теплости»: горячие, теплые, холодные. Это важно для дальнейшего перераспределения.

► Автоматическое перераспределение лидов среди сотрудников. Это позволяет сделать скоринг по критерию «теплости». «Горячие» и «теплые» лиды отправляются самым лучшим и опытным, «холодные» — провинившемся и новичкам.

► Анализ конверсии по группам лидов. Критерии могут быть разные: ниша, продукт, источник поступления лида и т. д.

2. Контроль работы по сделкам

► Переписка с контрагентом ведется прямо из CRM и там же фиксируется. В результате все заинтересованные лица в курсе происходящего. Всегда можно вывести из тупика зашедшие туда переговоры, вмешавшись в процесс или просто назначив другого менеджера.

► Коммерческое предложение и счет формируется и отсылается через CRM. В результате РОП всегда знает, что предложено, на какую сумму. И самое главное, предложение, которое получил покупатель, соответствует протестированному шаблону.

► Можно анализировать статусы сделок каждого продавца по pipeline. На основании этих данных происходит своевременная постановка и коррекция задач для менеджеров.

3. Контроль аналитических данных и отчетности

► Из CRM легко добываются данные для составления ABCXYZ-анализа. В ней содержатся данные по всем отгрузкам в разрезе контрагентов и продуктов.

► Осуществляется контроль эффективности каналов коммуникации и лидогенерации. Это важно для того, чтобы в будущем сосредоточиться на самых действенных и корректировать маркетинговые бюджеты.

► И, как уже было сказано, качественная настройка автоматизированной системы под свои нужды позволяет получать отчеты по сотрудникам, воронкам, новым и старым клиентам и т. д.

Сбор и обработка информации в одной системе позволяет обеспечить тотальный контроль продавцов, движения потенциальных покупателей по воронке и вовремя принимать решения, которые обеспечат рост продаж.

Контроль продаж: прослушка звонков менеджеров

Для максимального контроля CRM должна быть интегрирована с IP-телефонией. Эта мера дает еще больше инструментов, так как можно:

  • отслеживать количество звонков,
  • формировать списки для автодозвона,
  • записывать разговоры сотрудников и покупателей.

Такая автоматизация дает РОПу дополнительные возможности контроля:

  • какую выручку уже обеспечил клиент,
  • количество взаимодействий с покупателями прежде чем была совершена сделка,
  • что обсуждали при последнем звонке или каким была последняя точка касания,
  • сколько и какие письма были отправлены,
  • по каким продуктам были высланы коммерческие предложения,
  • ответы клиента,
  • комментарии к конкретному звонку.

Контроль по этим точкам помогает руководителям и их подчиненным быстрее выявлять проблемы клиента и предлагать ему правильные решения за счет точечных предложений продукта или услуги.

Кейс по контролю продаж

Екатерина Уколова

Екатерина Уколова
Управляющий партнер «Oy-li»

В компании по продаже обуви мелким оптовикам для коммуникаций с клиентом менеджеры обменивались фотографиями товара по телефону. Но при этом они забывали фиксировать каждое общение с клиентом в CRM-системе. Была поставлена задача интегрировать систему с мобильным приложением WhatsApp. В результате вся информация о клиенте стала автоматически сохраняться в CRM, а приложение ускорило процесс взаимодействия с покупателем. Выручка выросла на 15%.

Руководитель отдела продаж

Хотите настроить отдел продаж под ключ?



Еще статьи

alisa

Оставить ответ