Контроль продаж | 8 лучших инструментов

Чтобы улучшить работу отдела продаж, необходимо правильно распределять рабочее время менеджера. У сотрудника должен быть график, в какое время и как долго он должен выполнять определенную задачу.

Часто в отделах продаж уже внедрены какие-то системы коммуникаций и контроля:CRM, Skype, электронная почта, общая группа в социальных сетях и пр. Но сотрудники не всегда находятся возле компьютера. Чтобы получить доступ к определенной информации или ответить быстро на вопрос, нужно заходить в саму систему.

Особенно это неудобно для руководителя, который часто находится на встречах или в командировках.

Сегодня современные способы коммуникации предоставляют массу возможностей обеспечить контроль промежуточных результатов и наладить быстрые коммуникации в отделе, даже когда сотрудники находятся в разных географических точках.

WhatsApp/Telegram/Viber и другие мессенджеры хорошо подходят для контроля отдела продаж по промежуточным результатам. Их не заменяет CRM или другие формы контроля.

Основное преимущество таких приложений — быстрый доступ к информации. Все члены команды могут видеть результаты друг друга и сравнивать со своими.

В крупных компаниях такого рода решения используются как дополнительный элемент общения. В компаниях поменьше такая система контроля также может быть внедрена как управленческий элемент.

Как можно использовать мессенджеры:

1. Оставить просьбу позвонить клиенту,
2. Мотивировать продавцов,
3. Обсуждать план работ по покупателю,
4. Отметить тех, кто пришел в офис,
5. Отправить промежуточную отчетность.

Контроль явки на работу

Мало у кого есть возможность вести учет рабочего времени с помощью камер или электронных ключей. Функции геолокации в мобильном телефоне позволят сотрудникам отправить вам свое месторасположение. Таким образом, вы всегда сможете проверить, кто на рабочем месте. а кто нет. Это существенно сокращает количество опозданий.

Отчет по продажам «План оплат на неделю» предоставляется руководителю отдела (РОП) каждым продавцом ежедневно.

Изначально такая таблица заполняется в конце недели перед планируемой и затем актуализируется каждый день.

Отчет «План оплат на неделю» представляет собой сквозную форму контроля, на основании которой РОП принимает своевременные управленческие решения. Документ сигнализирует о состоянии продаж подчиненного по pipeline. И если заявленные на определенную дату клиенты не оплачивают, у начальника подразделения есть возможность быстро изменить ситуацию.

Обратите самое пристально влияние на столбик «Когда оплатит». Нередко эта графа является предметом жарких пререканий между персоналом и РОПом. Сотрудник может заявлять, что проставить точную дату довольно сложно. Руководитель в свою очередь должен твердо настаивать на ее присутствии. Такая мера самым серьезным образом дисциплинирует менеджера и вынуждает его совершать действия по своевременному закрытию сделки.

Отчет «План оплат на завтра» является результатом декомпозиции предыдущего сводного документа. Заполняется вечером дня, которые предшествует планируемому.

По сути, именно на основании данных, которые попадают в эту форму, ежедневно корректируется «План оплат на неделю». В отчете «План оплат на завтра» содержатся самые ценные прогнозные сведения, которые позволяют вовремя корректировать продажи персонала.

РОП должен скрупулезно отслеживать динамику статусов каждой сделки по принятой системе дедлайнов и ежедневно контролировать выполнение недельного плана.

Отчет «Доска на текущую дату» так называется именно потому, что должен быть доступно визуализирован и выставлен на общее обозрение.

1. Ставим данные менеджера
2. Вычисляем процент выполненного плана на текущий день. Он представляет собой чуть ли не самую главную и полезную цифру для контроля продаж в этой таблице. Его следует считать формуле:

Цифра, полученная в результате таких расчетов, покажет всем, насколько будет выполнен индивидуальный план продавца к концу месяца, если он продолжит двигаться с той же скоростью. Очевидно, что с сотрудниками, которые не дотягивают до 100%, необходимо поработать, чтобы скорректировать их текущую активность.

Эту формулу можно адаптировать и с учетом сезонности, сферы бизнеса и т. д. Расчет по ней легко настроить в Excel.

3. Проставляем каждый день в абсолютном значении объем выручки конкретного менеджера.
4. Осуществляем контроль промежуточных итогов, сколько осталось выполнить до конца текущей недели.
5. Указываем план, установленный на месяц.
6. Статично определяем количество рабочих дней в месяце.
7. Заполняем цифру по прошедшим дням месяца.
8. План до конца недели представляет собой сумму цифр из 3 и 4 столбцов. Это число — результат сложения закрытой на текущую дату суммы и плана до конца текущей недели.
9. Заполняем ежедневно количество прошедших рабочих дней.

Цифры можно отмечать по системе «Светофор».

• Красным — кто сделал план меньше 80%,
• Желтым — выполнение плана от 80 до 100%,
• Зеленым — свыше 100%.

Эти данные может предоставить СRM-система.

Самым эффективным средством контроля продаж является CRM-система. Корректное внедрение ее функций и использование потенциала на полную мощность позволяет осуществлять мониторинг и управление работой по ключевым направлениям. Контроль продаж — не только проверка выполнения задач, поставленных перед продавцами, с помощью отчетности. Это еще несколько направлений:

1. Контроль процессов лидогенерации

► Получение лидов из всех имеющихся источников, если настроена интеграция CRM с сайтом, блогом и лендингами с продуктами. У каждого лида есть стоимость. CRM в данном случае осуществляет контроль за оптимальным расходованием ресурсов на привлечение трафика.

► Сегментация лидов по степени «теплости»: горячие, теплые, холодные. Это важно для дальнейшего перераспределения.

► Автоматическое перераспределение лидов среди сотрудников. Это позволяет сделать скоринг по критерию «теплости». «Горячие» и «теплые» лиды отправляются самым лучшим и опытным, «холодные» — провинившемся и новичкам.

► Анализ конверсии по группам лидов. Критерии могут быть разные: ниша, продукт, источник поступления лида и т.д.

2. Контроль работы по сделкам

► Переписка с контрагентом ведется прямо из CRM и там же фиксируется. В результате все заинтересованные лица в курсе происходящего. Всегда можно вывести из тупика зашедшие туда переговоры, вмешавшись в процесс или просто назначив другого менеджера.

► Коммерческое предложение и счет формируется и отсылается через CRM. В результате РОП всегда знает, что предложено, на какую сумму. И самое главное, предложение, которое получил покупатель, соответствует протестированному шаблону.

► Можно анализировать статусы сделок каждого продавца по pipeline. На основании этих данных происходит своевременная постановка и коррекция задач для менеджеров.

3. Контроль аналитических данных и отчетности

► Из CRM легко добываются данные для составления ABCXYZ-анализа. В ней содержатся данные по всем отгрузкам в разрезе контрагентов и продуктов.

► Осуществляется контроль эффективности каналов коммуникации и лидогенерации. Это важно для того, чтобы в будущем сосредоточиться на самых действенных и корректировать маркетинговые бюджеты.

► И, как уже было сказано, качественная настройка автоматизированной системы под свои нужды позволяет получать отчеты по сотрудникам, воронкам, новым и старым клиентам и т. д.

Сбор и обработка информации в одной системе позволяет обеспечить тотальный контроль продавцов, движения потенциальных покупателей по воронке и вовремя принимать решения, которые обеспечат рост продаж.

Для максимального контроля CRM должна быть интегрирована с IP-телефонией. Эта мера дает еще больше инструментов, так как можно:

• отслеживать количество звонков,
• формировать списки для автодозвона,
• записывать разговоры сотрудников и покупателей.

Такая автоматизация дает РОПу дополнительные возможности контроля:

• какую выручку уже обеспечил клиент,
• количество взаимодействий с покупателями прежде чем была совершена сделка,
• что обсуждали при последнем звонке или каким была последняя точка касания,
• сколько и какие письма были отправлены,
• по каким продуктам были высланы коммерческие предложения,
• ответы клиента,
• комментарии к конкретному звонку.

Контроль по этим точкам помогает руководителям и их подчиненным быстрее выявлять проблемы клиента и предлагать ему правильные решения за счет точечных предложений продукта или услуги.

Контроль продаж – это еще и наблюдение за тем придерживаются ли сотрудники технологических и методических стандартов труда продавца в компании. Эти стандарты должны быть собраны и детально описаны в навыковой модели предприятия.

Затем составляется чек-лист с навыками, необходимыми для закрытия сделки, так называемый, лист развития. По нему сотрудник службы качества отслеживает отработку этих навыков продавцом во время звонка, проставляя напротив каждого из них либо «0», либо «1». «0» — не применено, «1» — применено.

Листы заполняются по каждому менеджеру 2-3 раза в месяц и собираются в папки развития для контроля динамики качества. После этого уже можно работать с каждым продавцом в отдельности по конкретным навыкам, применение которых вызывает у него затруднения.

Итак, для организации качественного контроля продаж необходимо применить несколько разных инструментов. Начните с составления карты рабочего времени менеджеров, чтобы понять, как оно распределяется сейчас и предпринять при необходимости какие-то реформы.

Обязательно внедрите в рабочий процесс мессенджеры для быстрой коммуникации с сотрудниками. Это поможет контролировать трудовую дисциплину, а также быстро получать информацию по промежуточным результатам.

Контроль продаж также связан с ведением отчетности. Базовыми для менеджера будут:

• план оплат на неделю
• план оплат на завтра
• факт отплат за сегодня

Безусловно, настроить контроль проще, если в отделе продаж внедрена CRM, а также есть IP-телефония, интегрированная с системой. Тогда можно контролировать процессы лидогенерации, на каком этапе находятся сделки, получать аналитику и отчетность, также наладить прослушку звонков (конечно, при условии, что в компании прописаны регламенты и есть скрипты).