Карта рабочего дня как инструмент увеличения выручки

Составление карты рабочего дня сопряжено с доскональным пониманием текущих бизнес процессов. Если они прописаны и зафиксированы в регламентах и инструкциях, то нет ничего проще, чем составить список рабочих и личных дел сотрудника. Он может включать в себя следующие пункты.

Лидогенерация:

• поиск по запросу в Google и Yandex;
• поиск в социальных сетях;
• получение лидов из Яндекс.Директ;
• поиск лидов с использованием бесплатных картографических сервисов;
• поиск лидов в любых доступных каталогах.

Подготовка к сделкам:

• выгрузка и изучение прайсов;
• формирование заявок;
• составление коммерческих предложений.

Продажи

• звонки;
• встречи;
• презентации;
• отправка коммерческого предложения;
• выставление счета.

Документооборот и обслуживание сделки

• выписка счетов, накладных, актов;
• резервирование;
• контроль логистики, перемещения и доставки товаров;

Форс-мажорные моменты

• составление претензий;
• согласование дополнительных условий;
• разрешение конфликтных ситуаций;
• работа с поставщиками;
• работа с продвижением.

Отчетность

• ведение отчетов;
• заполнение форм CRM;
• подготовка к собраниям;
• визуализация результатов на dashboard.

Личные дела

• перерывы на чай/кофе;
• обед;
• перекур.

Как следует из этого списка, не все эти дела характерны для продавца, но мы стараемся все максимально приблизить к суровой реальности. Наличие такого перечня уже даст вам понимание того, чем могут быть заняты сотрудники коммерческого подразделения компании.

Карты рабочего дня собираются, подсчитывается и суммируется время, затраченное на ту или иную деятельность. При этом весь массив задач распределяется по 4 категориям:

• непрофильные (внутренние)
• основные (задачи по закрытие сделок)
• сопутствующие (косвенные задачи, но влияющие на процесс продаж)
• личные

В итоге такого обобщения с подсчетом затраченного времени снимается своеобразный «фотоотчет» с ежедневной активности в коммерческом отделе.

Такой фотоотчет, как рентгеновский снимок, четко выявит «патологии», начавшие происходить в коммерческом подразделении компании.

Прежде всего вы обретаете знания для последующих коррекций и изменений. В частности, карта рабочего дня позволит ответить на несколько очень важных вопросов.

1. Сколько каждым сотрудников тратиться времени на выполнение типичных задач отдела и «досуг»?
2. Насколько высока эффективность/важность конкретных обязанностей для отдела? Как их выполнение влияет на объем выручки и повышение продаж?
3. Какова эффективность каждого сотрудника в сравнении при выполнении отдельных типов задач?
4. Можно ли повысить эту эффективность за счет перераспределения, устранения, делегирования «избыточных» задач?
5. Как выглядят карты самого результативных и самых слабых продавцов?
6. Какие есть слабые места в работе каждого из сотрудников?
7. Как влияет текущая активность менеджеров на выполнение планов в разных месяцах?
8. Как быстро решаются вопросы с другими подразделениями? Как это влияет на работу отдела продаж?

Когда ответы на эти вопросы появятся, можно будет начинать вносить изменения в работу структуры. Идем по плану.

► 1. Вносим изменения в структуру коммерческого подразделения компании: делим на отделы, группируем по навыкам, увольняем, набираем новых сотрудников.

► 2. Корректируем распорядок дня и отслеживаем его выполнение.

► 3. Регулируем бизнес-процессы: удаляем, делегируем, выносим на аутсорсинг, автоматизируем.

► 4. Концентрируемся на основных функциях подразделений и освобождаем клоузеров от несвойственных обязанностей. Они не ищут лиды, минимально занимаются документооборотом, сопровождением и логистикой. Их дело – сделки.

► 5. Выводим «эталонную» карту рабочего дня, ориентируясь на лучших продавцов после оптимизации процессов.

Итак, карта рабочего дня — это чек-лист из этапов бизнес-процессов, последовательность превращения лида в сделку. Это первая часть на пути компании к автоматизации бизнеса.

При составлении карты рабочего дня составляется перечень рабочих и личных дел сотрудника. Это может быть:

• лидогенерация
• подготовка к сделкам
• продажи
• документооборот и обслуживание сделки
• форс-мажорные обстоятельства
• отчетность
• личные дела.

Карта рабочего дня поможет понять, на чем сосредоточены сотрудники, сколько времен занимают основные функции, от чего можно освободить менеджера. Также можно будет сравнить эффективность каждого сотрудника при выполнении одинаковых задач, понять слабые места в работе каждого сотрудника, увидеть, насколько быстро решаются вопросы с другими подразделениями компании.