Карта рабочего дня как инструмент увеличения выручки

Карта рабочего дня — простой инструмент, который буквально за месяц может увеличить выручку, минимум, на 30%. Рассмотрим в деталях, как им пользоваться, что он дает и какие изменения в работу менеджеров следует внести.

Еще больше идей для роста выручки можно получить на наших авторских бесплатных вебинарах от компании Ой-Ли. Регистрируйтесь прямо сейчас.

карта рабочего дня

Хотите увеличить выручку на 30% с гарантией результата за 2 месяца?

Приходите на тренинг Oy-li



Читайте в статье:

  • Карта рабочего дня: зачем нужна
  • Карта рабочего дня: чем занят продавец
  • Карта рабочего дня: как пользоваться
  • Карта рабочего дня: как составить «фотоотчет»
  • Карта рабочего дня: что дают полученные сведения
  • Карта рабочего дня: кейсы

Чтобы научиться правильно пользоваться этим инструментом, пойдем по такому плану:

  • Составление списка бизнес-процессов
  • Организация мониторинга активности сотрудников
  • Составление карты рабочего дня менеджеров и фотоотчета
  • Получение ответов на ключевые вопросы об активности
  • Принятие изменений

Карта рабочего дня: зачем нужна

Карта рабочего дня является неотъемлемой частью движения компании к автоматизации бизнеса. Она представляет собой чек-лист из этапов бизнес-процесса. Для того, чтобы корректно составить ее, необходимо хорошо знать, что происходит в коммерческом отделе и как менеджеры получают результат в виде сделок.

Таким образом, следует досконально изучить и формализовать путь превращения лида в сделку. Приведем пример такой трансформации по бизнес-процессу.

  1. Поиск сделок
  2. Звонок
  3. Подготовка, согласование и рассылка коммерческих предложений
  4. Презентация продукта
  5. Согласование условий, заключение договоров, выставление счета
  6. Исполнение договор
  7. Контроль поступления оплаты.

Затем, анализируя тайминг по всем этим этапам через карту рабочего дня сотрудника, вы корректируете бизнес-процесс до состояния эталонной модели и переносите ее в CRM.

Карта рабочего дня: чем занят продавец

Составление карты рабочего дня сопряжено с доскональным пониманием текущих бизнес процессов. Если они прописаны и зафиксированы в регламентах и инструкциях, то нет ничего проще, чем составить список рабочих и личных дел сотрудника. Он может включать в себя следующие пункты.

Лидогенерация:

  • поиск по запросу в Google и Yandex;
  • поиск в социальных сетях;
  • получение лидов из Яндекс. Директ;
  • поиск лидов с использованием бесплатных картографических сервисов;
  • поиск лидов в любых доступных каталогах.

Подготовка к сделкам:

  • выгрузка и изучение прайсов;
  • формирование заявок;
  • составление коммерческих предложений.

Продажи

  • звонки;
  • встречи;
  • презентации;
  • отправка коммерческого предложения;
  • выставление счета.

Документооборот и обслуживание сделки

  • выписка счетов, накладных, актов;
  • резервирование;
  • контроль логистики, перемещения и доставки товаров;

Форс-мажорные моменты

  • составление претензий;
  • согласование дополнительных условий;
  • разрешение конфликтных ситуаций;
  • работа с поставщиками;
  • работа с продвижением.

Отчетность

  • ведение отчетов;
  • заполнение форм CRM;
  • подготовка к собраниям;
  • визуализация результатов на dashboard.

Личные дела

  • перерывы на чай/кофе;
  • обед;
  • перекур.

Как следует из этого списка, не все эти дела характерны для продавца, но мы стараемся все максимально приблизить к суровой реальности. Наличие такого перечня уже даст вам понимание того, чем могут быть заняты сотрудники коммерческого подразделения компании.

Карта рабочего дня: как пользоваться

Итак, все готово для составления карты рабочего дня сотрудника. Формируем таблицу с учетом знания всех бизнес-процессов. В итоге должно получится примерно следующее.

Фото рабочего дня

Как видно из таблицы, любое действие продавца фиксируется и прописывается тайминг. Тот, кто составляет карту еще и вносит свои комментарии.

Следует учесть 3 момента, чтобы корректно использовать карту рабочего дня.

► 1. Продавцы не должны подозревать о присутствии так называемого «эксперта». Это необходимо для чистоты эксперимента. Подчиненные должны работать в том ритме, к которому привыкли. Эксперт может прикинуться стажером, который усиленного изучает учебник по продукту и знакомится со спецификой бизнес-процессов в компании.

► 2. В таблице должны быть отражены все действия продавца за день. Это означает прямо все, включая обеды, перекуры, решение личных проблем, перерывы на кофе и чай.

► 3. Производить замеры нужно по каждому сотруднику хотя бы раз в месяц. При этом желательно делать это в течение 3 дней для полноты и репрезентативности картины.

Карта рабочего дня в итоге к пониманию:

  • на каких действиях в основном сосредоточены сотрудники
  • сколько времени они отводят именно на работу с новыми и текущими клиентами
  • не имитируют ли некоторые из них бурную деятельность
  • какие функции занимают больше всего времени
  • от каких вторичных обязанностей можно освободить менеджеров и т. д.

Карта рабочего дня: как составить «фотоотчет»

Карты рабочего дня собираются, подсчитывается и суммируется время, затраченное на ту или иную деятельность. При этом весь массив задач распределяется по 4 категориям:

  • непрофильные (внутренние)
  • основные (задачи по закрытие сделок)
  • сопутствующие (косвенные задачи, но влияющие на процесс продаж)
  • личные

В итоге такого обобщения с подсчетом затраченного времени снимается своеобразный «фотоотчет» с ежедневной активности в коммерческом отделе.

Карта рабочего дня

Такой фотоотчет, как рентгеновский снимок, четко выявит «патологии», начавшие происходить в коммерческом подразделении компании.

Карта рабочего дня: что дают полученные сведения

Прежде всего вы обретаете знания для последующих коррекций и изменений. В частности, карта рабочего дня позволит ответить на несколько очень важных вопросов.

  1. Сколько каждым сотрудников тратиться времени на выполнение типичных задач отдела и «досуг»?
  2. Насколько высока эффективность/важность конкретных обязанностей для отдела? Как их выполнение влияет на объем выручки и повышение продаж?
  3. Какова эффективность каждого сотрудника в сравнении при выполнении отдельных типов задач?
  4. Можно ли повысить эту эффективность за счет перераспределения, устранения, делегирования «избыточных» задач?
  5. Как выглядят карты самого результативных и самых слабых продавцов?
  6. Какие есть слабые места в работе каждого из сотрудников?
  7. Как влияет текущая активность менеджеров на выполнение планов в разных месяцах?
  8. Как быстро решаются вопросы с другими подразделениями? Как это влияет на работу отдела продаж?

Когда ответы на эти вопросы появятся, можно будет начинать вносить изменения в работу структуры. Идем по плану.

► 1. Вносим изменения в структуру коммерческого подразделения компании: делим на отделы, группируем по навыкам, увольняем, набираем новых сотрудников.

► 2. Корректируем распорядок дня и отслеживаем его выполнение.

► 3. Регулируем бизнес-процессы: удаляем, делегируем, выносим на аутсорсинг, автоматизируем.

► 4. Концентрируемся на основных функциях подразделений и освобождаем клоузеров от несвойственных обязанностей. Они не ищут лиды, минимально занимаются документооборотом, сопровождением и логистикой. Их дело — сделки.

► 5. Выводим «эталонную» карту рабочего дня, ориентируясь на лучших продавцов после оптимизации процессов.


Мы рассмотрели такой эффективный инструмент как карта рабочего дня. Несмотря на простоту и легкость внедрения, его использование дает массу сведений, позволяющих кардинально поменять ситуацию в компании с объемом выручки.

Карта рабочего дня: кейсы

Екатерина Уколова

Екатерина Уколова
Управляющий партнер «Oy-li»

С помощью карты рабочего дня клиент Oy-li, гостиничный бизнес, смог существенно подкорректировать свои бизнес-процессы. Замеры производились дважды в месяц по каждому сотруднику в день пиковой загрузки и любой день в середине недели. В итоге стало очевидно, что тормозит работу сотрудников. Освободив их от несвойственных функций, удалось высвободить примерно 15% времени и направить их увеличение продаж.

Клиент Oy-li — медицинский центр с оборотом 550 млн руб. в год — столкнулся с проблемами потери выручки и стагнации. В качестве основного инструмента эксперты использовали карту рабочего дня. В результате проведенных замеров было выявлено множество «побочных» дел, которыми занимались менеджеры. Кроме того, пристальное внимание, которое было направлено на сотрудников в ходе исследования высветило еще один неприятный «нюанс» — кое-кто из подчиненных умудрялся класть часть выручки прямо в карман. В итоге приход по выручке удалось увеличить на 45%.

карта рабочего дня

Хотите обучить менеджеров приемам продаж для вашей сферы бизнеса?

Приходите на тренинг Oy-li



Еще статьи

alisa


Помогите нам делать статьи еще качественнее. ПОСТАВЬТЕ ОЦЕНКУ

ОЦЕНИТЕ
Загрузка...
Оставить ответ