Одним из эффективных способов контроля за выполнением плана продаж является регулярное проведение совещаний с менеджерами. Рассказываем, как правильно их организовать, что обсуждать и сколько они должны занимать времени. Чтобы ваши продажи выросли минимум на 10%, внедряйте такую систему совещаний.
Еще больше идей для роста выручки можно получить на наших авторских бесплатных вебинарах от компании Ой-Ли. Регистрируйтесь прямо сейчас.
Узнай, как получить 70 шаблонов для настройки отдела продаж ценность 1 500 000 руб.
Оставляйте заявку
Контроль менеджеров
Читайте в статье:
- Контроль менеджеров: в каком формате нужно проводить совещания и что обсуждать?
- Контроль менеджеров: как часто надо проводить совещания?
- Контроль менеджеров: еженедельные собрания
- Контроль менеджеров: ежедневные собрания
- Контроль менеджеров: пятиминутки
- Ежедневный контроль активности менеджеров
- Контроль менеджеров: объединим сказанное
Задача любого совещания с продавцами – получить обратную связь, выявить текущие проблемы и предложить для них решения.
В каком формате нужно проводить совещания и что обсуждать?
1. Записываем все обещания об оплатах. В течение каждого собрания в отделе продаж фиксируйте все обещания своих подчиненных о том, сколько денег должно поступить сегодня. Это необходимо, чтобы сотрудник чувствовал ответственность за то, что он говорит. Если продавец заявил, что сегодня сможет закрыть столько-то сделок, он должен это сделать.
Запись всех обещаний мотивирует человека в эмоциональном плане:
- Когда обещание записано на бумаге, у сотрудника будет больше мотивации для выполнения поставленной задачи, чем когда оно просто дал его на словах;
- Если менеджер дал больше двух обещаний и не выполнил их, ему будет крайне не комфортно. И скорее всего в дальнейшем он не будет обещать то, что не сможет сделать.
2. Проверяем выполнение обещаний. На каждом новом совещании разбирайте, как выполнены все обещания. Остановитесь на каждой конкретной ситуации: по какой причине сотрудник провалил задачу, было ли обещание проигнорировано самим продавцом, или он пытался, но не смог из-за каких-то внешних факторов.
3. Рассылаем итоги совещания всем продавцам. Эффективный способ контроля менеджеров и фиксирования обещаний — протокол собраний. Его можно вести как на бумаге, так и электронном формате. Разошлите его всем по email или распечатайте для всех сотрудников.
Как часто надо проводить совещания?
Собрания могут быть различного формата и иметь разную периодичность. Их можно разделить на три типа:
Контроль менеджеров: еженедельные собрания
1 час
Основная их задача – контроль итогов недели, поднятия настроения на следующую неделю и корректировка результатов прошедшей. Что делать на таких собраниях:
- Разобрать все ошибки. Дайте рекомендации продавцу по его конкретному случаю, чтобы он смог применить ваш совет на следующей неделе;
- Поставить план на неделю по оплатам и задачам по клиентам. Руководитель отдела должен выяснить перспективу на ближайшую неделю;
- Обсудить промежуточные итоги конкурсов среди менеджеров;
- Проанализировать результаты по воронке продаж и обратной связи по звонкам (приведите примеры того, как правильно поступать и как делать не стоит);
- Запланировать обучение менеджеров.
Контроль менеджеров: ежедневные собрания
1 раз в день на 30 минут
Их плюс в том, что вы ежедневно можете контролировать процесс и влиять на конверсию. Цель совещания — подвести итоги за прошлый день, поставить план на текущий день, замотивировать сотрудников.
В собрание должно войти:
- Контроль и обсуждение плана на завтра по каждому сотруднику и всему отделу;
- Подведение итогов прошедшего дня также по каждому сотруднику и отделу в целом;
- Анализ, почему сегодня удалось продать так много, или наоборот — какие были допущены ошибки, почему не выполнили план;
- Обсуждение промежуточных показателей эффективности.
Такие планерки нужно проводить в любой отрасли. Если у вас длинные сделки, то обсуждайте с менеджерами не планы по оплате, а движение по этапам бизнес-процесса продаж по конкретным клиентам. Руководитель должен контролировать, чтобы этапы менялись, а менеджеры не затягивали закрытие сделки.
Контроль менеджеров: пятиминутки
3 раза в день по 5 минут
Проводите планерки каждые три часа. Такие пятиминутки необходимы, чтобы успеть скорректировать негативный результат дня, повлиять на него и изменить ситуацию в нужную сторону. Они помогают точечно проконтролировать задачи по каждому клиенту или оплатам в течение дня, служат для напоминания сотрудникам о каком-то невыполненном действии.
Как правило, пятиминутки проводят раз в три часа, но все зависит от бизнес-процессов конкретной компании. Мы советуем проводить их в 11:00, 14:00, 16:00. Тогда у вас будет время внести изменения и выйти на нужный результат в конце дня. Помните, что план продаж надо выполнять ежедневно. Только тогда вы сможете выйти на нужные показатели за месяц.
К системе контроля менеджеров можно отнести не только собрания. Необходимо еще и настроить отчетность. Именно она позволяет отслеживать текущий прогресс по поставленным планам.
Ежедневный контроль активности менеджеров
Существует немало форм отчетности. Прежде всего необходимо научиться контролировать ежедневную активность продавцов, так называемые, «счетчики». К счетчикам относятся ежедневные показатели от каждого продавца по звонкам, встречам, отправленным коммерческим предложениям, выставленным счетам и т.д.
На какие цифры ориентироваться, получая отчеты о ежедневной активности? Они должны содержаться в конвертационной модели плана. Данные цифры считаются методом декомпозиции от размера запланированной прибыли. Кратко приведем алгоритм.
- Планируем прибыль с учетом внешних и внутренних факторов
- Считаем выручку по доле прибыли в ней
- Разделив выручку на средний чек получаем количество сделок
- По общей конверсии выясняем необходимое количество лидов
- По промежуточной конверсии между этапами рассчитываем общее количество активностей для всего планируемого периода
- Делим каждую полученную цифру активности на количество рабочих дней
- Планируем ежедневную нагрузку для каждого сотрудника
Таким образом, мы получаем необходимые показатели, от исполнения которых каждым сотрудником будет зависеть выполнение плана продаж в целом. Именно поэтому так важно контролировать эти «счетчики».
Сводный текущий отчет
Сводный текущий отчет или «доска» еще одна необходимая форма контроля менеджеров. Ее полезность сложно переоценить, так как она выполняет сразу 2 функции: стимулирующую и контролирующую. Как это происходит?
«Доска»
«Доска» представляет собой таблицу, которая отражает достижения каждого менеджера на сегодняшний день. Обычно она вывешивается в комнате продавцов и корректируется несколько раз в день по мере изменения ситуации. Многие заполняют ее вручную. Однако стремиться нужно к тому, чтобы это происходило автоматически на экране монитора. Для этого нужно будет настроить соответствующую форму отчета в CRM.
Кстати говоря, мониторинг ежедневных показателей можно реализовать через «доску». По ней очень удобно отслеживать, например, сколько звонков сделано, сколько раз продавец дозвонился, сколько активных бесед у него состоялось (беседа длительностью более 1 минуты).
Чтобы сберечь время сотрудников и не заставлять их отчитываться ежедневно по факту продаж, показатель лучше также перенести в сводную таблицу. Этот момент даже можно обыграть с целью повысить «боевой» дух подчиненных, подавая звуковой сигнал в момент оплаты со стороны клиента.
Только представьте: цифра факта увеличивается, планы до конца недели и месяца – уменьшается, звучит ободряющий сигнал, а все сотрудники встают со своих мест и аплодируют «победителю». Такой подход обеспечит в отделе необходимый уровень конкуренции, но не доведет его до абсурда. Хочешь – не хочешь, нужно приучаться радоваться чужим успехам и воспитывать в себе командный дух.
Еще один параметр, который необходимо контролировать по «доске» — процент выполнения плана на текущий день. Он показывает вероятность исполнения плана сотрудником. Его величина должна оставаться в пределах 100%. Если она ниже этого значения, то это означает только одно – ваш человек не справляется с поставленным планом и нужно предпринимать меры: еще раз обратиться к его результатам по листу развития, поработать с ним по пайплайну (список сделок в работе), проанализировать его поведение с точки зрения тайм-менеджмента.
Посчитать процент выполнения плана на текущий день можно по следующей формуле.
Факт на текущий момент / (План на месяц / общее количество рабочих дней в месяце количество отработанных дней за месяц) 100%
Контроль менеджеров: объединим сказанное
Итак, организация контроля за работой менеджеров — важнейшим момент в процессе повышения эффективности работы отдела продаж и роста выручки. Поэтому обязательно:
1. Настраивайте систему собраний и совещаний, на которых будут фиксироваться все обещания сотрудников по выполнению планов на текущую неделю/день, а также разбирайте, какие результаты по этим обещаниям достигнуты. В систему совещаний входят:
- еженедельные собрания
- ежедневные планерки
- пятиминутки в течение дня
2. Обязательно контролируйте показатели активности менеджеров. К таковым относятся ежедневные показатели от каждого продавца по звонкам, встречам, отправленным коммерческим предложениям, выставленным счетам и т. д.
3. Настройте систему базовой отчетности:
- план оплат на неделю
- план оплат на текущий день
- факт оплат на текущую дату
4. Визуализируйте результаты работу отдела и каждого менеджера через электронную доску.
Ещё больше идей и примеров по этой теме вы получите на наших авторских бесплатных вебинарах. Регистрируйтесь!
Мы рассмотрели, как проводить совещания с менеджерами, чтобы стимулировать рост продаж. Перестройте свою систему собраний, и уже в течение первой недели вы увидите результат.
Источник фото: bct.irk.ru
Хотите построить эффективную систему контроля за работой менеджеров?
Создаем отделы продаж под ключ