[Кейс. Стартап] «Оптимизировав расходы на создание отдела продаж, мы рассчитываем в два раза быстрее вернуть заемные средства»

Евгений, расскажите, чем занимается ваша компания?

Мы являемся стартапом и только начинаем свой путь в бизнесе. Наш главный продукт, который мы буквально месяц назад запустили, — это системы автоматизации для бизнес-центров и объектов складской и коммерческой недвижимости. На курсы Oy-li я записался для того, чтобы как следует изучить сферу продаж и не делать тех ошибок, с которыми сталкиваются на первых порах все новые бизнесы.

Расскажите о самых ярких моментах в жизни вашего стартапа и что вы для себя взяли из обучения в Oy-li?

Самое основное преимущество этого курса в том, что здесь объясняют весьма очевидные и понятные вещи, о которых либо я где-то слышал, либо сам мог догадаться, в книжках где-то читал. Но, как говорится, прочитал и думаю, что потом как-нибудь сделаю. А тут курс построен так, что нужно все изучить, сделать, еще и домашнее задание предоставить, чтобы твой куратор еще и рекомендации дал, что можно улучшить. Если речь шла про автоматизацию, так мы сразу поставили amoCRM, IP-телефонию запустили, провели тесты по продуктам и сделали много других действий, на которые нам не придется тратить много времени в дальнейшем.

К примеру, в курсе по мотивации менеджеров по продажам я разработал документ, где четко прописал все цифры и проценты для мотивации будущего отдела продаж. То есть по сути получился бюджет на отдел продаж. Более того, мы даже подкорректировали его в сторону уменьшения, так как до этого не было четкого понимания сколько платить сотрудникам. Изначально мы думали тратить на отдел продаж около 10% от прибыли, но прослушав занятие с Екатериной Уколовой и ее примеры о том, какую нагрузку может спокойно выполнять каждый сотрудник, поняли, что цифры были сильно завышены. Теперь мы закладываем на отдел продаж 7%. И для нас даже эти 3% экономии очень существенны.

Дело в том, что мы брали на разработку и запуск нашего продукта заемные средства в размере 3 млн руб., которые должны вернуть через 2 года. Теперь же, оптимизировав расходы на бюджет в отделе продаж, появилось понимание, что вернуть в полном объеме эти средства мы сможем даже раньше, уже через 1,5 года.

На занятиях в Oy-li мы посчитали, что если в стране около 4000 бизнес-центров, которые являются нашими потенциальными клиентами, то необходимо проводить определенное количество встреч в день, для этого нам понадобится конкретное количество людей, а исходя из суммы затрат на них, получается возможным сэкономить около 30% средств, которые пойдут на погашение займа.

А самое главное достижение за время обучения — мы сходили к нашим клиентам и заключили первые сделки. Сейчас у нас уже два реальных клиента и 8 в разработке на разной стадии переговоров.

Мы придумали и опробовали интересный скрипт прохода секретаря, протестировали его на 12 бизнес-центрах и оказалось, что он дает 100% результат. Из 12 контактов в первые 30 секунд нас соединяют с руководителем. Мы переговорили с 12 администраторами бизнес-центров и с 10 из них назначили встречи, а из этих 10 у нас получились 2 продажи нашего тогда еще несуществующего продукта, который был на стадии разработки.

А еще какие интересные результаты вы получили в ходе обучения?

Мы пересмотрели концепцию нашего продукта и решили менять около 30% нашего функционала. Оказалось, что это не совсем то, чего хочет рынок. Обучение нас как раз подтолкнуло провести эти встречи и узнать, а то ли мы хотим предоставить рынку. В результате мы пришли к выводу, что сможем предложить российскому сегменту бизнеса наши программные разработки по гораздо более выгодной стоимости в 270 000 руб. в год или около 4000 евро с обслуживанием и технической поддержкой в случае необходимости. Аналогичные системы автоматизации в бизнес-центрах от зарубежных разработчиков стоят порядка 40 000 — 100 000 евро.

Удалось ли составить портрет вашего клиента?

Мы подтвердили наши догадки и предположения, которые у нас были. Наша разработка интересна только первым руководителям бизнес-центров, потому что у всех остальных служащих она либо отнимет рабочие места за счет автоматизации, либо прибавит дополнительный объем работы. Дело в том, что сейчас в любом бизнес-центре показы помещений будущим арендаторам и подготовка всех необходимых документов занимает массу времени, а наша разработка поможет сэкономить до 30% рабочего времени, а то и больше. Само собой, руководитель найдет, чем занять сотрудника.

А за счет чего будет происходить экономия рабочего времени и какие должности станут ненужными?

Для эксперимента мы отдали макет нашего сайта одному из бизнес-центров и увидели, что раньше на составление договора аренды у администрации могло уходить до 60 минут и больше. После внедрения тестовой версии все необходимые документы теперь готовятся в течение 10 минут. Таким образом, мы экономим до 50 минут времени сотрудника для каждого договора. Раньше процесс переговоров и поиска подходящих помещений мог занимать несколько дней, управляющий говорила, чтобы приезжали завтра или в другой день, когда они подготовят все необходимые документы. Это было чревато тем, что клиент за это время мог найти другое помещение и сразу заключить с тем бизнес-центром договор.

После внедрения нашей разработки весь процесс подписания происходит здесь и сейчас, клиента не отпускают в вольное плавание. Кроме того, ускорить процесс взаимодействия с арендаторами поможет и специально разработанный под потребности бизнес-центров сайт. Он в автоматическом режиме позволит выставлять сразу огромное число счетов, а занимать по времени эта процедура будет не 1-3 дня, а всего лишь несколько минут. Выставление счетов в данном случае происходит со скоростью принтера. Таким образом, вместо штата бухгалтеров из 3-5 человек, нужно будет оставить всего 1-2.

Перед тем, как запустить нашу систему автоматизации, мы изучили много аналогичных примеров у коллег и поняли, что бизнес-центрам необходим понятный по функционалу сайт, который не нужно дорабатывать и настраивать долгие месяцы, но нужен ресурс, который уже через два дня будет полностью готов к работе.

Сегодня на сайтах бизнес-центров обычно устаревшая информация, непонятно, какого размера помещения есть в наличии, как там можно разместить людей и офисную мебель. Наш продукт решает эту проблему, предоставляя заказчику очень информативный сайт. Там будут полностью загружены планы всех помещений в 2D и 3D, с указанием, где размещаются розетки, двери и кондиционеры, можно будет сразу в режиме онлайн прикинуть, сможет ли в конкретном помещении поместиться нужное количество людей.

Актуальность информации о свободных помещениях будет показана в режиме реального времени, помещения отмечены разными цветами и при заключении договора аренды информация будет мгновенно отражаться на сайте.

Мы заметили, что среди тех бизнес-центров, с которыми нам удалось пообщаться, руководители не уделяют внимания своему нынешнему сайту, так как это очень трудоемкая работа. Нужно найти контакты веб-студии или разработчика, кто им делал сайт, связаться с ними, прислать им новые планы и фотографии помещений, сообщить другую информацию для внесения изменений на сайт.

В нашем случае управляющий или администратор бизнес-центра заносит сразу информацию по всем помещениям, соответственно, если оно освобождается, то оно подсвечивается зеленым и вся информация про него уже доступна на сайте.

Кроме этого, теперь ни предпринимателям, ни администрации бизнес-центра нет необходимости проводить долгие просмотры по всему зданию, достаточно продиктовать адрес сайта будущему арендатору, чтобы он сам выбрал подходящее помещение. После этого назначается встреча, где человек просматривает уже конкретные варианты, вносит арендную плату и подписывает договор. Все это за один день и буквально за несколько часов.

Со временем мы планируем зайти с этим предложением и в торговые центры, поскольку у них свои особенности и нюансы. Также думаем над тем, чтобы доработать нашу систему автоматизации и для аренды складской или коммерческой недвижимости.

Евгений, Вы разобрали на занятиях портрет Вашего клиента, а какие каналы будете использовать для привлечения целевой аудитории?

Да, этому был посвящен целый отдельный модуль, мы очень много для себя поняли. Основной канал привлечения заказчиков у нас сегодня — это живые встречи с руководителями бизнес-центров.  Сейчас я вижу, что этот продукт не у всех вызвал понимание и не все директора 4 тысяч бизнес-центров по России согласятся применить эту систему у себя. У многих наших потенциальных клиентов интересно выстроен бизнес, чаще всего это несколько смежных направлений, штат бухгалтеров в этом случае ведет несколько процессов. Когда мы им предлагаем перейти на новую систему работы, которая будет экономить от 30 до 70% их рабочего времени, у них возникает непонимание, они также продолжают выставлять счета вручную. Не все руководители соглашаются на оптимизацию рабочих процессов своих сотрудников, но то, что нужен хороший современный сайт, содержащий все необходимые элементы и который не будет завязан на разработке или программистах, а будет в рабочем состоянии уже через 1-2 дня, это предложение пока еще ни у кого не вызвало отторжения.

Другой канал продаж для нас сегодня — это инструмент для цифрового оборота продаж или Time line, а также таргетированная реклама в facebook. Наш второй клиент появился как раз благодаря тому, что от нас везде была реклама: на почте, в социальных сетях. И как показал анализ эффективности, пока самая высокая отдача от фейсбука, большая часть руководителей именно там сидят, со многими можно пообщаться лично. По крайней мере так происходит в Сибири, насчет других регионов сказать пока не могу. На фейсбуке не очень удобный алгоритм таргетирования и поиска целевой аудитории и вместо 4 тысяч руководителей бизнес-центров, нам выдают абсолютно все, что связано с арендой офисов и нежилых помещений, а это свыше полумиллиона контактов, получается это очень дорого и неэффективно.

На занятиях много рассказывают про то, как возвращать клиентов. Что полезного взяли для себя из этого модуля?

То, что все считать нужно, это однозначно. Мы решили отказаться от модели разового платежа, а сразу делать годовые подписки на наши продукты. Ну а возвращать клиента на самом деле очень трудно, если он отказывается от корпоративной системы автоматизации, то наверняка у него есть серьезные причины для этого. И конечно не нужно допускать оттока клиентов. Не нужно делать как большинство компаний, когда им клиент сделал платеж, а только через год спрашивать, когда он оплатит взнос на следующий год, нужно весь год, пока действует договор, быть с ним на связи, собирать отзывы, о том, какими именно функциями системы пользуется, что ему нравится, а что требует доработки.

Кроме этого, наша техподдержка видит все малейшие ошибки на сайте и сразу начинает их устранять еще до того, как клиент позвонил и сообщил об этом. Мы учли это частое обращение к разработчикам, что появилась ошибка, все пропало и ничего не работает и теперь клиент, когда он нам звонит, сразу узнает, что случилось, а самое главное — когда сайт снова заработает. Благодаря тому, что мы используем единую программную платформу и отказались от индивидуальной кастомизации системы под каждый отдельный запрос, мы можем гарантировать доступность 99,9%, т.е. простой не превысит 45 минут/месяц. Для этого наши серверы размещены в нескольких data-центрах Microsoft , расположенных в разных концах земного шара, применяется многократная система резервирования.

Если вдруг возникает проблема с сервером, то она возникнет у всех клиентов, но чтобы оперативно решить возникшую проблему, мы перекидываем всю систему на другой сервер и через несколько минут все работает в штатном режиме. Когда же каждый сайт индивидуально дорабатывается, то в случае возникновения какого-либо сбоя нужно обращаться к разработчикам, им вспоминать, что они такого придумали, искать причину сбоя, а это все занимает много времени.

А как насчет дизайна? Будет ли он одинаковый для всех сайтов ваших клиентов или возможно даже добавлять что-то свое?

У нас предусмотрена такая функция как выбор дизайна сайта. Но даже с одним вариантом оформления сайты смотрятся все по-разному. Ведь у каждого своя планировка, у кого-то есть 3D планы, у кого-то их нет, где-то предусмотрена закрытая парковка, где-то открытая. Для сайта бизнес-центра самое главное — это актуальный контент и возможность лидогенерации, а также прибыль. Если это есть, значит сайт работает.

Тот макет, который мы проверили на бизнес-центре сразу принес его владельцам +10% к конверсии, начались звонки, стало больше посещений. У наших сайтов можно увидеть не только двухмерные планы БТИ, но уже реальные помещения с готовой перепланировкой.

Чтобы  клиенту не пришлось самому тратить время, фотографируя каждую деталь или помещение в бизнес-центре, мы придумали дополнительную услугу как выезд нашего специалиста на объект для фотографирования и создания в дальнейшем 3D проекта его центра. Все замеры делаем точно и красиво, чтобы на выходе получился действительно качественный продукт.

Мы сразу с нашими клиентами, как только заключаем договор, предлагаем такую услугу. Если у человека появляется второе здание, то скорее всего он к нам заново обратиться. Кроме этого, мы предусмотрели опцию изменение информации о перепланировке, если у него происходят изменения, то мы сразу вносим это на сайт в планы.

Когда Екатерина Уколова нам рассказывала о точках контакта с клиентами, мы подумали, почему бы сразу не предложить ту услугу, которая может понадобиться в случае изменений в бизнес-центре? Бывает так, что в веб-студиях и бизнес-центрах сначала работал один человек, потом другой, и никто не знает и не помнит, у кого делали бизнес-планы. А у нас видно в системе, если происходят какие-то изменения в бизнес-центре. И после этого звоним заказчикам с предложением поменять то, что нужно на сайте.

А как вы думаете проводить планерки и совещания, когда в этом будет необходимость?

На занятиях были конкретные рекомендации, как часто нужны планерки с отделом продаж проводить. У меня есть ощущение, что я не смогу сам руководить отделом продаж в силу своей занятости, но теперь я знаю, каким должен быть руководитель этого направления, как часто должен будет планерки проводить, о чем спрашивать, сколько они времени будут занимать. Это было очень полезно. Так как у меня нет никакого опыта в продажах, то теперь я понимаю, как найти этого человека, который возглавит этот отдел, по каким критериям его искать.

Какие главные открытия вы для себя сделали во время занятий?

На самом деле для меня все было очень интересно, потому что я до этого никогда не занимался продажами. Наверное про структуру отдела продаж, сколько должно быть людей в подчинении у одного руководителя отдела продаж. И да! Для меня было открытием, что нужно создать два отдела продаж, такая мысль даже никогда в голову не приходила. Оказывается, может так случится, что начальник одного отдела продаж встанет в один прекрасный день и уйдет в другую компанию, да еще и всех менеджеров с собой прихватит. У моих знакомых так было, когда весь отдел продаж ушел всем составом и все, продажи встали. А если в компании два отдела, то нагрузку они распределяют равномерно, да и рисков значительно меньше. Мотивация сотрудников значительно повышается при такой конкуренции.

Где и какими методами думаете искать персонал?

Я думаю, что самые первые продажи я попробую совершить сам. Когда мы уже выйдем в себестоимость, чтобы покрывать те расходы, которые мы несем на разработчиков, на офис, на другие моменты, то тогда уже будет и бюджет, из которого набирать людей, платить деньги. А как будем искать? Да наверное в Oy-li и обратимся. Мои сотрудники должны не в офисе сидеть, а на встречи ездить, поэтому готов брать людей и из другого города. Искать через различные сайты вроде HeadHunter или Superjob очень долго и трудоемко, нужно перебрать и просмотреть огромное количество резюме претендентов. Даже если выбрать 100 резюме и с каждым кандидатом провести короткую встречу на 5 минут, это получается около 500 минут надо потратить.

Поэтому проще либо услугами специализированных компаний использовать вроде Oy-li. Либо второй вариант — самому поехать в регион, походить по бизнес-центрам, благо их там не так уж много, установить первичный контакт, заодно и выяснить, где взять людей.

С программистами у нас так и вышло, когда мы ездили в другие компании просто пообщаться, потом находили нужных нам людей именно по рекомендациям. Обычно 90% того, что описано в резюме, — это неправда. Человек говорит, что он знает все, а начинаешь задавать вопросы и выясняется, что он из всего написанного знает 50%. Остальное он умеет внятно объяснить, что это такое. Поэтому считаю, что самый эффективный метод для поиска персонала — только личные встречи и живое общение.

Евгений, скажите, а какие планы на этот год у вашей команды?

Выйти на точку самоокупаемости, чтобы доходы сравнялись с расходами, и мы бы стали быстрее возвращать заемные средства. Работы много. Поэтому мы и начали готовиться к продажам заранее, потому что очень много стартапов прогорает именно на том, что у них есть отличные технические идеи, они думают, что стоит им создать продукт, как он сам себя начнет продаваться и сам начнет приносить  денег. Потом выясняется, что продать его не так просто.