Контроль продавцов — это комплекс действий, который помогает вовремя скорректировать их действия, чтобы выполнить план продаж. Рассказываем про самые действенные и малозатратные способы. Читайте, как правильно и как часто проводить совещания и как использовать мессенджеры, чтобы быстро реагировать на возникающие вопросы и проблемы.
Еще больше идей для роста выручки можно получить на наших авторских бесплатных вебинарах от компании Ой-Ли. Регистрируйтесь прямо сейчас.
Узнай, как получить 70 шаблонов для настройки отдела продаж ценность 1 500 000 руб.
Оставляйте заявку
Контроль продавцов
Читайте в статье:
- Контроль продавцов: принципы проведения собраний
- Контроль продавцов: виды собраний
- Контроль продавцов: цикл Деминга или PDCA
- Контроль продавцов: собираем ежедневную отчетность
- Контроль продавцов: используем гаджеты
- Контроль продавцов: прослушивание звонков
Контроль продавцов: принципы проведения собраний
Эффективным инструментом контроля продавцов является собрание. Чтобы собрания не становились «пожирателями» времени и не проходили впустую, следует руководствоваться некоторыми общими принципами их проведения.
► Собрания не должны быть проводиться хаотично и превращаться в «посиделки». Их нужно проводить быстро и рассматривать все вопросы по существу.
► Сотрудников важно собирать вместе. Здесь действует психология человека — он работает лучше, если другие знают о его успехах и неудачах. Это стимулирует продавца к действиям.
► Все цифры по плану/факту продаж во время собрания нужно отображать визуально с помощью dashboard (доски с результатами). Сводная форма поможет всем сотрудникам видеть полную картину, свое место и свои результаты по сравнению с остальными. Использование dashboard мотивирует менеджеров продавать больше.
► Руководитель всегда должен фиксировать все обещания сотрудников.
► Начальник, проводящий собрание, должен всегда иметь при себе «лист обещаний» с предыдущей планерки.
► Сотрудник, который занимается контролем продавцов, всегда резюмирует обещания менеджеров, превращая их в задачи. Затем они рассылаются всем участникам собрания, чтобы повысить градус их ответственности за сказанное.
Контроль продавцов: виды собраний
Собрания, проведение которых способствует контролю продавцов, бывают нескольких видов.
1. Еженедельное собрание длительностью до 60 минут
Его основная цель – это задать настроение на неделю и скорректировать результаты предыдущей. Проводится исключительно руководителем отдела. На еженедельном собрании отрабатываются следующие контрольные точки
- Итоги недели
- Планы на неделю по оплатам и задачам
- Промежуточные итоги конкурсов между сотрудниками отдела (если такой вид мотивации внедрен)
- Групповое обучение по кейсам недели (трудности, возражения, обратная связь по телефонным переговорам)
2. Ежедневная планерка длительностью до 30 минут
Цель этого вида собрания – контроль действий продавцов на день и мотивация к выполнению поставленных задач. Этот вид собрания позволяет оперативно корректировать текущую ситуацию. Контролируем следующие показатели.
- Факт за вчерашний день отдельно по каждому сотруднику и отделу
- План на завтра отдельно по каждому сотруднику и отделу
- Что сделать, чтобы повторить/не повторить результаты вчерашнего дня
- Итоги по промежуточным показателям эффективности
- Небольшой блок по обучению и мотивации, если планерка происходит утром. Вплоть до проведения интенсивных коротких тренингов с целью задать драйв с самого утра.
3. Пятиминутка
Проводится 1 раз в три часа. Примерно 2-3 раза в день: 11:00, 14:00, 16:00. На ней не обязательно должны присутствовать все сотрудники отдела или групп. Можно побеседовать с двумя — тремя сотрудниками выборочно в зависимости от их текущей занятости. При этом осуществляется контроль продавцов по следующим точкам.
- Выполнение задач по сделкам
- Осуществление оплат
Пятиминутки представляют собой довольно мощный тактический инструмент. Такой контроль продавцов позволяет существенно влиять на их активность и эффективность деятельности. В результате проведенной пятиминутки у руководителя отдела появляется информация о том, соответствует ли поставленный план действительности. И если нет, то принимаются меры по исправлению ситуации.
Время проведения и количество пятиминуток приведено условно. В любом случае вам необходимо ориентироваться на свой бизнес-процесс.
Заметим также, что собрания подобного вида наиболее эффективны в бизнес-сферах с относительно коротким циклом: от недели до месяца. Особенно они действенны в сегментах, где основной канал привлечения клиентов — холодные звонки.
Не всегда целесообразно осуществлять постоянный мониторинг работы продавцов через пятиминутки в отраслях с длинными сделками, которые могут тянуться месяцами. Это будет эффективно на «горячих» этапах.
Контроль продавцов: цикл Деминга или PDCA
Чтобы процесс контроля продавцов никогда не ускользал от внимания, следует внедрить систему совещаний по циклу Деминга или PDCA. PDCA включает 4 стадии:
Plan — Планируй. Этот этап подразумевает несколько действий
- установление целей
- установление процессов, необходимых для достижения целей,
- планирование работ по достижению целей процесса
- Распределение необходимых ресурсов
Do – Делай. На этом этапе происходит выполнение запланированных действий и мотивация сотрудников к выполнению.
Check — Проверяй. Тут руководитель отдела продаж непосредственно контролирует результат, получившийся в результате планирования и действий.
Act — Изменяй/Корректируй. Этап коррекции предполагает, что вы принимаете меры, чтобы внести исправления, изменения. И далее опять отправляетесь на этап планирования и реализации.
При необходимости нужно проходить по циклу несколько раз, пока не достигнете результата.
Такой подход обеспечивает эффективный контроль за выполнением задач каждого из продавцов.
Контроль продавцов: собираем ежедневную отчетность
Любые слова и обещания продавца на собрании относительно оперативной деятельности должны быть задокументированы им же предварительно, руководителем отдела продаж (РОП) на совещании и отражены в CRM-системе. Это существенно помогает продвигаться по описанному выше циклу Деминга. Чтобы обеспечить такую многоуровневую систему контроля продавцов на предприятии необходимо внедрить ежедневную отчетность для менеджеров. Она состоит из 3 частей.
► «План оплат на неделю». Заполняется продавцом самостоятельно в конце рабочей неделе перед планируемой с конкретными датами будущих оплат.
► «План оплат на зватра». Заполняется либо продавцом, либо CRM просто напоминает менеджеру и его РОПу о дневном плане из предыдущего отчета.
► «Факт оплат на сегодня». По этой форме продавец должен отчитываться 2-3 раза в день в определенное, установленное инструкцией время. И дело не в том, что если вы работаете в CRM, то и так ясно кто оплатил. Важно другое, что в случае, если что-то идет не так РОП может вовремя вмешаться и изменить ситуацию.
Контроль продавцов: используем гаджеты
Помимо проведения очных собраний руководитель отдела продаж должен «отслеживать» своих продавцов удаленно. Для контроля продавцов, их активности и эффективности он может и должен использовать современные средства коммуникации: WhatsApp, Viber и т.д.
Используя эти приложения как средства контроля можно легко осуществлять функции:
- напоминания
- просьба совершить дополнительный звонок
- обсуждения плана работ по клиенту/сделке
- отчет по факту оплат
- контроль местоположения продавца.
Контроль продавцов: прослушивание звонков
CRM-систему в отделе продаж нужно обязательно интегрировать с IP-телефонией. Это даст возможность записывать и контролировать звонки, которые совершают менеджеры. В чем здесь выгода? Для организации прослушки звонков есть как минимум 4 повода.
1. Руководитель сможет выявить плохие и хорошие звонки, которые можно использовать для тренингов. Ведь наличие конкретного примера делает занятия более эффективными. Новички и опытные менеджеры будут видеть ошибки или удачные приемы, которые были в конкретных сделках.
2. Прослушивание звонков серьезно стимулирует сотрудников отдела работать усерднее. Ведь никто не хочет попасть в разбор худшего звонка.
3. В случае со стажерами разборы телефонных звонков помогают провести работу над ошибками. Поэтому прослушка звонков таких сотрудников проходит ежедневно.
4. Записи разговоров — это возможность доказать:
- плохую работу менеджера,
- виновника возникшего конфликта с клиентом
Мы рассмотрели, как вы можете легко контролировать своих продавцов с помощью разных видов собраний. Используя принципы, изложенные выше, постройте свой бизнес-процесс по их проведению и приучите к нему сотрудников. Контролируйте своих менеджеров не только на собраниях, но и удаленно.
Хотите правильно организовать работу и контроль в отделе продаж?
Приходите на программу «Отдел продаж под ключ»