Эффективность менеджера | 10 способов увеличить ее в 2 раза

Благодаря фотоотчету РОП сможет получить ответы на следующие вопросы:

• Сколько времени каждый из продавцов тратит на решение определенного типа задач?
• Как повысить эффективность сотрудников за счет перераспределения обязанностей?
• Насколько высока эффективность определенного бизнес-процесса, можно ли его упростить или полностью исключить?
• Насколько высока эффективность каждого сотрудника при выполнении определенной задачи?
• Какие есть слабые места каждого менеджера, которые влияют на его эффективность?
• Как проходит день у опытного и самого слабого продавца?
• Почему не выполняется план?
• Насколько быстро и эффективно взаимодействуют между собой разные подразделения компании?

Как использовать полученные данные:

• Внести изменения в организационную структуру отдела или компании;
• Отрегулировать бизнес-процессы: упростите, отмените, автоматизируйте, передайте часть обязанностей другим сотрудникам/отделам;
• Увеличить нагрузку на выполнение продавцами только своих прямых обязанностей;
• Используйте график лучшего продавца как шаблон для организации деятельности остальных.

Мы разобрали, как с помощью карты рабочего дня и фотоотчета можно повысить эффективность сотрудников, рассмотрели основные задачи руководителя и его влияние на производительность труда своих подчиненных. Используйте эти инструменты, внедряйте их без затрат.

После того, как вы сформируете фотоотчет и у вас будет полная карта дня на всех сотрудников. Приступайте к оптимизации бизнес-процессов.

Первое, что необходимо сделать – изучить то, что у вас уже есть и как-то работает. При этом отследите бизнес-процессы в следующих разрезах:

1. покупатели – их особенности, обусловленные покупательским поведением
2. коммуникации – все принятые формы контакта с покупателем
3. этапы сделки – важно проследить что именно происходит между тем, когда лид попадает в работу и оплатой.

Работая над бизнес-процессом, важно переключить свое внимание с конкретных клиентов на сделки. Покупатель может быть один, а сделок несколько. И нужно отслеживать состояние каждой из них.

Дальше вам необходимо выстроить оптимальную этапность каждого бизнес-процесса, которая в последствии сформирует эталонную воронку. Приведем пример.

1. Лид поступил
2. Квалификация лида
3. Установление контакта и выявление потребностей
4. Отправка коммерческого предложения
5. Согласование деталей договора и его подписание
6. Оплата счета
7. Оценка качества сделки

Как только вы пришли к подобной прозрачной структуре, необходимо максимально детально описать каждый этап: тайминг, скрипты, необходимые действия сотрудников.

Вы должны объяснить сотрудникам, что данный регламент следует соблюдать линейно: сделки никогда «не перепрыгивают» через этапы и никогда «не возвращаются» на предыдущий.

Если продавцы будут пропускать какие-то фазы бизнес-процесса, то покупатель может почувствовать оказываемое на него давление и отвалиться. «Окатываться» назад сделки тоже не могут – это ведет неоправданной трате ресурсов компании.

Внедрение CRM – неотъемлемая часть процессов, направленных на повышение эффективности работы продавцов. Это довольно сложная процедура, так как системы отличаются друг от друга, и не каждая вам подойдет. Поэтому к выбору CRM стоит подходить со всей тщательностью, настраивая ее постепенно.

1. Сначала разберитесь с функционалом карточек, заметок и постановки задач по сделке.
2. Интегрируйте CRM с сервисом телефонии, чтобы появилась возможность записывать беседы сотрудников с покупателями.
3. Интегрируйте CRM с другими источниками трафика: сайтом, лендингом, социальными сетями.
4. Начинайте строить воронки отдельно по новым и текущим клиентам, продуктам, аудиториям, каналам, сотрудникам, территориям.

В будущем вы должны будете настроить систему таким образом, чтобы снять с продавцов несвойственную им нагрузку по поиску покупателей, составлению коммерческих предложений с нуля, оформлению документации, выставлению счетов, логистике заказа и т. д.

Структура отдела

Посмотрите, какой функционал сейчас выполняют сотрудники. Если все делают всё, то, скорее всего, отдел работает с минимальным КПД. Целесообразно поручить лидогенерацию одним, первые продажи – другим, а обслуживание постоянных покупателей – третьим.

Также руководствуйтесь оптимальной нормой управления – в 1 отделе не должно быть больше 5 сотрудников. Каким бы талантливым не был руководитель, эффективность работы будет неумолимо снижаться, если он разрывается между 6 и более подчиненными.

Конкуренция

Здоровая конкуренция между продавцами очень важна. Структурно она обеспечивается по формуле: 1 отдел (1 руководитель + 3 менеджера) + 2 отдел (1 руководитель + 3 менеджера)…+ n отдел (1 руководитель + 3 менеджера).

При таком подходе достигается максимальная отдача от работы всего коммерческого подразделения.

Мотивация

Сотрудники станут более эффективными, если вы будете платить им по сложной схеме:

1. «твердый» оклад – фиксированная оплата, не зависящая от выполнения плана, которая не превышает 30% потенциального заработка.

2. «мягкий» оклад — за выполнение показателей KPI не более 10-20% от зарплаты

3. бонусы – не менее 50%, выплачиваемые по сложной пороговой системе процентов в зависимости от нормы выполнения плана.

Эффективность менеджера также зависит еще и от того, насколько регулярно замеряется уровень его квалификации и проводится соответствующее обучение.

Постоянный мониторинг качества работы продавца, от уровня которого зависит эффективность подчиненного, должен проводится ежемесячно с помощью листа развития.

Лист развития представляет собой чек-лист с навыками, владение которыми менеджер должен демонстрировать в общение с клиентом для успешной продажи. Пробелы по какому-то из навыков, обнаруживающиеся в результате проверки, должны быть «заполнены» точечно с помощью целевых тренингов.

Используйте систему «Светофор» для оценки бесед сотрудников с клиентами. Для каждого менеджера оценка выставляется в процентах. Чем лучше результат, тем выше оценка. Все показатели отображаются в 3 цветах: зеленый — больше 80%, желтый — 60−80%, красный — менее 60% . В итоге вы увидите разноцветное полотно, наглядно демонстрирующее ситуацию с качеством работы персонала.