Управление бизнесом с помощью XYZ-анализа

Анализ XYZ проводится для определения характера спроса. С его помощью можно рассчитать, насколько стабильными будут продажи или услуги, а также дать оценку интереса клиентов в разные интервалы времени. Как отдельный метод XYZ применяют не часто, в основном проводят совмещенный анализ с АВС. 

Суть метода

Анализ позволяет грамотно организовать работу с поставщиками, управлять ассортиментом, заказом товара. 

Результаты группируются таким образом:

• стабильный спрос, который легко спрогнозировать, относится к категории X, коэффициент вариации в этом случае колеблется в пределах от 0 до 10 %;
• нерегулярные заказы, группа, с которой сложно строить прогнозы – Y, возможный спрос определяется сезонностью, значение – 10–25 %;
• заказы с низкой вероятностью прогнозирования – от 25 %.

Важно в расчетах учитывать такие факторы, как тренды, акции и прочие кратковременные предложения. 

Чем отличается от АВС-анализа

Каждый продукт имеет продолжительность жизни – от запуска до упадка. Когда рост достигает пика, интерес постепенно снижается. Вопрос только в том, когда начнется спуск до нулевой отметки. Весь срок существования зависит от потребностей и интереса клиента. Анализ ABC позволяет оценить уровень спроса на отдельную группу товаров и корректировать запасы. 

Но этот метод имеет ограничения, которые можно преодолеть путем совмещения с XYZ. Это вторичный анализ, при проведении которого применяется критерий стабильности спроса. Совмещенная модель ABCXYZ идеально подходит для классификации запасов и установления их оптимального уровня. Проведенные расчеты помогают снизить затраты фирмы. 

Анализ АВС показывает вклад товара в структуру сбыта, а XYZ определяет стабильность спроса. Чем меньше коэффициент вариации, тем проще управлять продукцией, тем ниже потребность делать запасы, тем легче планировать движение товара. По возможности рекомендуется делать объединенный анализ, опираясь в АВС на два параметра – объем продаж и доход. 

Этапы проведения

Обычно анализ XYZ проводится в несколько этапов:

• определяется коэффициент вариации по отдельным номенклатурам;
• результаты группируются в порядке возрастания;
• материалы делятся на категории X, Y, Z.

Кроме товара, объектами анализа могут быть покупатели, поставщики и так далее. На первом этапе важно сформировать цели и определиться с показателем, по которому будет оценен выбранный объект – объем продаж, прибыль, запас товаров, количество заказов или продаж. 

Если анализ проводится по товарам, то рекомендуется брать в расчет только основной ассортимент. То есть те продукты, которые продаются хотя бы дважды в неделю за установленный отрезок времени. Если продажи происходят реже, то такие позиции в основную группу не включаются. Это могут новые товары, сезонные, элитные марки и так далее. По ним нужно проводить отдельный анализ, так как здесь требуется более тщательный подход. 

Также устанавливается период: три месяца, полгода, год. Анализируемый отрезок не может быть меньше горизонта планирования, принятого на предприятии. Брать в расчет меньше трех месяцев не результативно, так все товары окажутся в Z группе. 

Важно: исследовать нужно, минимум, три периода, по которым проводится отчетность. Если товар оборачивается больше месяца, то анализировать нужно не меньше трех. 

Цель анализа 

Задача анализа по группам XYZ – найти колебания величины, по сравнению со средним значением, и учесть, как будет меняться показатель по мере развития бизнеса. Диверсификация – целесообразна, так как товар в группе В, может, и принес хорошую выручку в декабре – январе, но это не значит, что спрос на него сохранится и в июле. Например, если речь о елочных игрушках. 

Показатели не всегда выглядят очевидными и заметными для планирования, но метод XYZ позволяет найти и учесть такие колебания. 

Расчет коэффициента вариации

Определение коэффициента для исследуемых параметров лежит в основе XYZ-анализа. Суть показателя заключается в оценке отклонения объема продаж от среднего значения, вычисляется в процентах. Чем больше коэффициент вариации, тем менее стабилен спрос на определенный вид товара. 

Рассчитывается по формуле: CV = σ / t ср;

• CV здесь коэффициент вариации;
• T – среднее арифметическое для случайной величины;
• Σ – среднее квадратическое отклонение.

Анализируемые объекты сортируются по возрастанию показателя CV и группируются в категории X, Y и Z.

Использование CV дает более точный анализ, чем использование только среднеквадратического отклонения. Так как значение σ напрямую зависит от объема проданного товара, а стабильность торговли – нет. Если продажи происходят с равной периодичностью, то CV будет одинаковым, независимо от того, сколько реализовано 10, 100 или 1000 штук. Если коэффициент получился больше 1, то это говорит, что спрос слишком нестабилен. Например, товар месяцами лежал на полках, а потом купили 100 единиц за день. 

Пример расчета

Вычисление начинается с определения коэффициента вариации. Чем больше получилось значение, тем не стабильнее анализируемый объект. Затем все результаты сравниваются и сортируются по категориям. Например, изучили 10 товаров, их наименования заносят в список, который начинается с позиции с лучшим показателем (самый маленький %). 

Этот анализ универсален и может пригодиться в любой ситуации. Например, при планировании закупок в строительной фирме. Спрос на определенное сырье зависит от сезона. Если запастись большим объемом неходовых позиций, то будут простои с дополнительными расходами на аренду склада. Если закупить меньше необходимого, то тоже убытки – покупателям приходится ждать заказы. 

Еще одна ситуация. Компании нужно вычислить нестабильную аудиторию, совершающую редкие покупки. Именно для них сделают особое предложение – скидка при повторном обращении в течение месяца после предыдущего. 

Как еще используется анализ

С помощью XYZ-анализа классифицируются товарные запасы компании с учетом спроса на категорию в ближайшее время. Это отличный маркетинговый инструмент, помогающий изучить динамику продаж для выявления проблемных зон в ассортименте, если он представлен большим разнообразием товарных групп. 

Кроме того, анализ XYZ определяет стабильность продаж за определенный интервал. Он помогает не только управлять ассортиментом, но и грамотно организовать процесс поставок товара, работу с поставщиками. На основе полученных результатов товары разделяются по категориям, согласно которым им выделяется место на складе, корректируются запасы и организовывается доставка. 

Какие факторы влияют на результаты XYZ-анализа

На продажи и прибыльность бизнеса влияет множество факторов:

• сезонность;
• регулярность поставок;
• изменение цены на эту же группу товаров у конкурентов;
• наличие специальных мер для продвижения или их отсутствие и многое другое.

Все эти факторы могут привести к скачку или спаду продаж, что приведет к росту коэффициента вариации. 

Учесть все нюансы невозможно, если процесс проведения анализа не автоматизирован. На сегодня существует множество систем, которые упрощают аналитическую работу и в целом менеджмент. 

Как правильно использовать анализ 

Чтобы результаты были предельно точными, нужно исследовать данные за довольно большой период. Важно, чтобы его длительность в несколько раз превышала оборачиваемость. Если ассортиментный ряд часто обновляется, то дополнительно надо учесть информацию о жизненном цикле товара, проверять тенденцию роста всех новых категорий. 

Например, в модных бутиках все товары продаются один сезон, а значит, при проведении анализа в таком магазине группы Х не будет. Еслинадо оценить спрос на сезонные коллекции обуви или одежды, которые также не продаются постоянно, то анализировать можно по торговым маркам или поставщикам.

Важно установить, по какой причине товар оказался в группе Z. Чем это было вызвано: непредсказуемостью спроса или нерегулярными поступлениями. Когда ассортимент расширяется большим количеством нового товара или поставки идут с перебоями, правильно провести анализ XYZ невозможно. 

В таком случае нужно брать за основу другой параметр – обращения клиентов. Ранжирование по запросам потребителя может сделать картину более точной. Но и здесь важно разделять спрос от разных покупателей или дублирование одного заказчика. Если предприятие работает с постоянным дефицитом продукции, то предугадать стабильность спроса этим видом анализа не получится. 

Недостаток метода

У XYZ-анализа есть большой минус – зависимость коэффициента вариации от сезонности спроса. Это влияет на точность прогноза. Если рассматривать на примере канцелярских товаров, то их активно покупают в августе, умеренно весь учебный год и продажи практически падают в летние каникулы.

Чтобы проанализировать такие нестабильные категории, нужно разбить период на сезоны и каждый рассматривать по отдельности.

Где используется

Этот метод анализа часто применяется в организации работы склада. Здесь важно определить частоту спроса, чтобы грамотно распределить товар в пространстве. Группа Х в таком случае располагается в ближайшей зоне к отгрузке, для категорий Y и Z отводятся более удаленные места.

Владельцы бизнеса примерно знают, какие товары в их ассортименте пользуются большим спросом. Но это по большей степени интуитивная оценка. Опираясь только на такие знания, сложно принять решение, когда и в каком объеме делать закупки, чтобы ресурсы использовались рационально. Лучше организовывать работу на основе расчетов и аналитических данных, это минимизирует вероятность ошибки.