Управленческий баланс – ключ к контролю над фирмой

Зачем он нужен?

Управленческий баланс – основой результат ведения управленческого учета. Управучет же – сбор, хранение и переработка информации, необходимой топ-менеджерам и директорам для грамотного управления компанией. 

Наглядно баланс представляет собой таблицу, где в денежном выражении отражено все имущество компании (активы) и источники его формирования (пассивы). Иными словами, в балансе записаны все важные для компании денежные суммы. 

Создавая управленческий баланс, вы сможете контролировать: 

1. Бизнес-проекты. Активы = пассивам. Однако пассивы делятся на два вида – собственный капитал (например, первоначальный вклад акционеров в бизнес) и обязательства (долги и кредиты). Если обязательств больше – значит, компании для продолжения деятельности не хватает средств акционеров и она вынуждена влезать в долги. 

Выводы из этого можно сделать разные. Кто-то проанализирует выгодность существующих бизнес-проектов. Кто-то удержится от начала новых. В любом случае управленческий баланс – мощное средство выявления проблем.

1. Сотрудников. В 4-х из 5-ти случаев воруют те, кто ранее не имел проблем с законом и не был заподозрен в недобросовестности. В половине случаев компании не получают свои деньги назад. Но если они тщательно фиксируются в одном месте, такого никогда не произойдет. Для этого в отдельной графе будут указаны вся заработная плата и все вознаграждения.

Кроме того, показатели в каждой графе будут напрямую зависеть от деятельности одного из управляющих – можно понять, кто из директоров работает неэффективно. Например, если расходы на зарплату выше, чем у конкурентов, а продажи не выше, спрашивать нужно с руководителя отдела кадров.

1. Собственный доход. В «Собственном капитале» есть графа «Нераспределенная прибыль». Если доходы компании растут, а долги – нет (отражено в «Обязательствах»), то увеличивается ваш доход. 

Затем вы уже можете планировать личные финансы – деньги, которые вы тратите на не связанные с бизнесом нужды. Если вы вкладываете их обратно в компанию, то они будут называться «Долгами бизнеса» и запишутся в «Обязательства» – так управлять бизнес-финансами намного проще.

1. Запасы. Какова общая сумма товара, который хранится на складе? Если она больше, чем в управленческом балансе за предыдущий период – возможны проблемы с эффективностью их реализации.
2. Кредиторов. Управленческий баланс предполагает их деление на краткосрочных и долгосрочных, ключевых и второстепенных. Кроме того, содержание каждой графы можно отдельно прокомментировать – например, чтобы сферы, займы в которых считаются второстепенными. В этом большое преимущество управленческого отчета перед бухгалтерским.

Нельзя ли ограничиться бухгалтерским?

У обоих видов баланса предприятия есть сущностные и практические отличия.

Бухгалтерский баланс	Управленческий баланс
Цель – информирование всех заинтересованных в развитии фирмы и влияющие на принятие решений лиц	Цель – повышение эффективности постоянного управления компании, которое осуществляет высшее руководящее звено
Пользователи: акционеры, кредиторы и т. д. – все контрагенты и внешние по отношению к компании экономические субъекты	Пользователи: топ-менеджеры и директора – лица, находящиеся внутри самой компании
Единицы измерения: только денежные средства	Единицы измерения: в основном денежные средства, но для удобства могут быть добавлены любые (количество товара, например)
Структура разделов: более строгая, чтобы любой человек мог понять написанное и при этом получить только важную для него информацию. Должна соответствовать международным стандартам	Структура разделов: более свободная, чтобы компактно отражать как можно больше сведений, умеющих управленческую важность. При этом можно кардинально менять композицию, составляя баланс по сферам деятельности компании
Интеграция с другими видами учета: слабая, так как в ней нет надобности	Интеграция с другими видами учета: открытая, чтобы моментально сопоставлять с другими отчетами. Речь идет прежде всего об ОДР (отчете о доходах и расходах) и ОДДС (отчет о движении денежных средств)
Обязательно ли вести? Любая фирма юридически обязана это делать (ФЗ № 402)	Обязательно ли вести? Только успешным и стремящимся к успеху компаниям

При этом у бухгалтерского и управленческого учета много общего, поэтому оба на первоначальном этапе могут вести бухгалтеры – если разработать стандарты под свой индивидуальный случай. Однако специалиста по управучету в настоящее время несложно найти – начните поиски тогда, когда баланс покажет вам, что вы можете нанять нового сотрудника.

Наглядный пример

Сначала приведем его, а затем прокомментируем. В данном примере все выражается в денежных средствах.

Графа	2018	2019
Активы
1.1. Оборотные активы
1.1.1. Запасы	1 974 979	1 874 464
1.1.2. Финансовые активы	387 497	471 932
1.1.2.1. Ценные бумаги	297 943	398 496
1.1.2.2. Прочее	89 554	73 436
1.1.3. Дебиторская задолженность	914 832	439 796
1.1.3.1 Основному предприятию	914 832	244 984
1.1.3.2. Связанным организациям	–	194 812
1.1.4. Денежные средства	732 042	902 837
Итого оборотных активов	4 009 350	3 689 029
1.2. Внеоборотные активы
1.2.1. Основные активы	3 368 848	3 553 276
1.2.1.1 Недвижимость	2 983 974	2 983 974
1.2.1.2 Прочее	384 874	569 302
1.2.2. Нематериальные активы	249 398	1 158 854
1.2.2.1. Франшиза	–	763 983
1.2.2.2. Прочее	249 398	394 871
Итого внеоборотных активов	3 618 246	4 712 130
Итого активов	7 627 596	8 401 159
Пассивы
2.1. Собственный капитал
2.1.1. Уставной капитал	1 927 000	1 927 000
2.1.2. Резервный капитал	100 000	100 000
2.1.3. Нераспределенная прибыль	1 638 062	1 598 609
Итого собственного капитала	3 665 062	3 625 609
2.2. Долгосрочные обязательства
2.2.1. Крупные займы и кредиты	2 203 764	2 942 843
2.2.2. Мелкие займы и кредиты	194 393	284 340
Итого долгосрочных обязательств	2 398 157	3 227 183
2.3. Краткосрочные обязательства
2.3.1. Зарплата и другие выплаты сотрудникам	720 635	629 635
2.3.2. Прочее	843 742	918 732
Итого краткосрочных обязательств	1 564 377	1 548 367
ИТОГО ПАССИВОВ	7 627 596	8 401 159

Комментарий

Сначала – об активах (имуществе компании). Оборотные активы приносят доход чаще, чем раз в год. Они связаны с основной, повседневной деятельностью компании.

• Графа «Запасы» отвечает на вопрос: «Какова сумма товара, оставшегося на складах». Это уже произведенная, но еще не реализованная продукция. Мы видим, что в 2019 по сравнению с 2018 цифра несколько уменьшилась. Это – хороший знак, так как говорит о том, что у компании уже лучше получается реализовывать товар.
• «Финансовые активы» включают в себя некие дополнительные источники дохода. Есть подграфа «Ценные бумаги» – в ней отражены акции других фирм, которыми владеет компания. Подграфа «Прочие» включает в данном случае банковские вклады, которые владелец бизнеса открыл с нераспределенной прибыли.
• «Дебиторская задолженность» показывает на деньги от продаж, которые только ожидается получить от клиентов. За год они снизились почти вдвое – это может свидетельствовать о том, что у компании быстрее получает доводить сделки до желаемого конца. 
• «Денежные средства» показывает количество наличных денег, имеющихся в компании. Казалось бы, цифра растет и, значит, все хорошо. Однако деньги эти лежат «под матрасом» – это та же часть нераспределенной прибыли, но которая не нашла себе никакого применения, кроме сгорания в огне инфляции.
• Внеоборотные активы не так сильно вовлечены в экономические процессы и получение прибыли.
• Графа «Основные активы» показывает те средства, без которых деятельность компании была бы невозможна. В нашем случае это помещение – в отдельной подграфе «Недвижимость» указано, что стоимость не изменилась. В «Прочем» указано оборудование – за год штат расширился, и понадобилась новая техника.
• «Нематериальные активы». Это в основном результат интеллектуального труда (бизнес-модели, изобретения, товарные знаки). Отдельно здесь выделяется франшиза – в 2019 году компания начала свое развитие в этом направлении, и пока что успешно.

Затем идут пассивы (источники имущества), и первым – «Собственный капитал». Это те источники, которые принадлежат непосредственно фирме. Остальное – задолженности перед теми, кто предоставил компании свои средства (кредиторы) и свой труд (наемные работники).

• Уставной капитал – первоначальная сумма, которую вложил основатель бизнеса.
• Резервный капитал – фонд, предназначенный на возмещение возможных убытков. Законодательство РФ обязывает компании с определенными организационно-правовыми формами создавать такой фонд, который будет больше 5 % от уставного капитала. Похоже, здесь законодательству следуют – но не используют возможности резервного капитала по полной.
• Нераспределенная прибыль – то, зачем все это делается. Именно из этого предприниматель будет формировать свои личные финансы. Хотя многие переводят нераспределенную прибыль в резервный фонд, здесь этого нет. А зря: прибыль уже несколько упала, что тревожно. 

Долгосрочные обязательства – долги кредиторам, которые обычно нужно выплачивать больше года. Здесь их целесообразно делить на крупные (от 500 000) и мелкие (до 500 000). В предыдущем году они выросли – владелец предпочитает активное расширение бизнеса и ради этого постоянно берет новые кредиты.

Краткосрочные обязательства – это мелкие долги, налоги и выплаты постоянным сотрудникам, которые стоят здесь отдельно. Несмотря на расширение штата, эти выплаты уменьшились. А все потому, что владелец нанял грамотного специалиста по кадровое политике, который изменил систему мотивации и снизил расходы в части зарплаты.

Заметьте: вы можете менять структуру управленческого баланса в зависимости от индивидуального случая (что никогда не позволит бухгалтерский):

1. Увеличивайте количество граф. Если хотите, выделите подвиды «Основных средств», «Финансовых активов», «Нематериальных активов» и т. д. Или наоборот: объединяйте краткосрочные и долгосрочные обязательства.
2. Изменяйте систему оценки. Мы показали управленческий баланс на примере сравнения данных по двух годам. Можно поступить по другому – взять план по балансу за 2019 год (составляется в конце 2018-го) и сравнить его с фактом, а затем выразить разницу в абсолютных значениях (деньгах) и относительных (процентах).

Итог: первое, на что нужно смотреть в готовом управленческом балансе – соотношение собственного капитала (вложенных и заработанных денег) и обязательств (занятых денег). Если доля первых стала меньше, а последних – больше, то тенденция нездоровая. 

В остальном нужно уже смотреть на контекст и на другие формы учета. В этом и хорош данный тип баланса – он станет базой для любой аналитической и управленческой деятельности.