Правила составления предложения о сотрудничестве

В бизнесе часто приходится предлагать сотрудничество другим фирмам. Чтобы заинтересовать другого предпринимателя в партнерстве, необходимо составить соответствующий документ и в нем показать все возможные выгоды от общей работы. Документ, на первый взгляд, похож на компред для продаж, однако имеет другие правила составления.

Зачем составлять предложение о сотрудничестве?

Когда речь идет о нескольких отдельных компаниях, совместная работа представляет собой сделку. Каждый партнер вкладывает в проект свои ресурсы – деньги, идеи, специалистов для того, чтобы получить что-то взамен – известность, лояльность клиентов, дополнительную прибыль. Но, как известно, сделка начинается с оферты, то есть с документа, в котором описываются условия сделки, выгоды и обязанности. 

Предложение о сотрудничестве тоже можно сравнить с офертой. Это одна из разновидностей деловой документации, в которой содержатся классические элементы делового письма, УТП и рекламное описание совместного проекта. По сути, единственная цель документа – убедить потенциального партнера в выгоде от общего проекта. 

Составлением документа занимается работник из отдела развития или лично руководитель компании, если потенциальный партнер – крупный и важный игрок рынка. Отправляется документ директору другой фирмы или также в отдел развития, если его работники имеют право принимать решения. Есть сложность при составлении: не существует стандартов оформления и содержания. Оно может составляться в свободной форме или по шаблонам, принятым в компании. 

Структура документа 

Хоть стандартов содержания нет, но можно выделить смысловые блоки, которые усилят предложение о сотрудничестве.

Приветствие

Любое деловое письмо начинается с приветствия. Его адресуют либо конкретному работнику, с которым ведется обсуждение проекта, либо организации в целом. В обоих случаях письмо может составляться индивидуально для конкретного потенциального партнера, так и универсальный вариант, который рассылается массово. 

Приветствие необходимо визуально отделить от остальной части письма. Например, можно использовать иной шрифт, курсив, паттерн в фирменных оттенках или графический декор.

В зависимости от типа адресата, выбирается форма приветствия. Партнер, как и клиент, может быть знаком или не знаком с продукцией компании. Если потенциальный партнер не знает о компании-отправителе письма, он считается холодным. Если он хоть что-то знает или уже сотрудничал в прошлом, то такой потенциальный партнер считается теплым или горячим. Вот какие есть нюансы при обращении к адресату:

• указывать имя, фамилию адресата (если это конкретный работник или директор) следует только в том случае, если он – теплый. Когда адресат получает письмо от незнакомого отправителя и видит свое имя, это может насторожить и отпугнуть. Однако из этого правила есть исключение – адресат и его компания очень известны на рынке;
• если в прошлом уже был опыт успешного сотрудничества, можно акцентировать на этом внимание. Например, написать так – «Рады вновь вас приветствовать, уважаемый (имя и отчество);
• если письмо адресуется фирме в целом или всему отделу, не стоит перечислять поименно всех его работников.

К блоку приветствия можно отнести и шапку письма, в котором прописывается название фирмы-отправителя и его логотип. Однако в шапке не желательно использовать флаг или герб страны. Даже если у компании есть на это право, наличие таких символов может отпугнуть некоторых предпринимателей. 

Заголовок письма

Заголовок письма – это то, на что обращает внимание адресат, когда открывает свою электронную почту и видит список непрочитанных писем. Здесь необходимо прописывать суть сообщения. Например, указать прямо: «Совместный проект: предложение от компании N». 

Второй заголовок пишется в письме после шапки и приветствия. Здесь допустимы вольности, ведь этот заголовок должен выделять письмо из массы аналогичных. Вот что можно написать в заголовке:

• весомые цифры и факты о компании. Например, «10-кратные обладатели звания „Лучший продукт” по версии журнала N» или «10 лет на рынке недвижимости», «10000 довольных клиентов»;
• свои сильные стороны, преимущества, по сравнению с конкурентами. Например, «Итальянские комплектующие»;
• слоган, миссия или цель компании.

Однако стоит избегать клишированных фраз и слишком длинных предложений. Иначе читатель не сможет уловить суть заголовка и не захочет изучать письмо дальше.

Суть предложения

После заголовка необходимо перейти к основному тексту. Необходим перечень товаров и услуг, которые компания предлагает клиентам. Это необходимо прописать, чтобы партнер сразу определил, есть ли пересечения целевых аудиторий. Если такого пересечения не обнаружится, то и в коллаборации компания заинтересована не будет.

Но, описывая свою продукцию, следует ориентироваться, прежде всего, на планируемый сценарий сотрудничества. Например, если компания хочет открыть еще один филиал в соседнем регионе, следует описать свою историю в нынешнем городе, сделать акцент на стабильный спрос. Если компания хочет получить в свое пользование новое оборудование, можно рассказать о количестве заводов на территории региона или страны, о количестве производимой продукции. Но если компания хочет запустить новую линейку продукции и привлечь новый сегмент ЦА, то и рассказывать следует о своих продажах и о своих действующих клиентах.

Однако слишком подробно описывать предложение тоже не стоит. Суть нужно изложить кратко и емко, чтобы все детали потенциальный партнер узнал при созвоне или во время личной встречи. Главная цель этого смыслового блока – показать, что две организации могут быть друг другу полезны, и заинтересовать получателя письма.

Завлечение

Задача следующего смыслового блока – убедить потенциального партнера в том, что ему выгодно ответить на письмо с предложением. Для убеждения можно использовать все доступные средства. Например, пообещать гарантии, компенсацию затрат в случае неудачи совместного проекта, скидки на приобретения товара. Важно давать такие обещания, которые компания точно сможет выполнить. 

Блок завлечения должен заканчиваться призывом к действию. Например, сначала необходимо указать все выгодные условия сотрудничества для партнеров, а потом призвать позвонить или ответить на письмо для получения подробностей.

Контактные данные

Чтобы потенциальный партнер мог связаться с компанией, необходимо после призыва к действию указать контактные данные. Желательно указать несколько вариантов связи, например, мобильный и городской номер отправителя, номера разных подразделений компании, ссылки на страницы в соцсетях (компании и того работника, который пишет письмо), а также юридический адрес и электронную почту. Чем больше способов связи получит потенциальный партнер, тем выше вероятность, что он ответит на предложение сотрудничества.

Благодарность

В конце письма важно поблагодарить адресата, ведь он уделил внимание письму и изучил его. Для этого смыслового блока подходят стандартные фразы, например:

• «Надеемся на сотрудничество!»;
• «Благодарю за уделенное время»;
• «Желаю успехов вам и вашей компании».

Как составить идеальное предложение: советы новичкам

Если в структуре письма есть все необходимые смысловые блоки, это повышает шансы на то, что адресат согласится на партнерство. Но есть еще несколько хитростей, с помощью которых можно усилить письмо:

• в верхней части указывать логотип компании и дублировать шапку на каждой странице;
• оставлять место для регистрационного номера. В серьезных компаниях каждое письмо – входящее и исходящее – получает индивидуальный регистрационный номер. Если отправитель укажет свой номер в шапке письма, это создаст впечатление серьезности предложения;
• проверить готовый текст, чтобы он соответствовал нормам вежливости. Можно рассчитывать на положительное решение партнера, если общаться с ним уважительно;
• выразить в письме уверенность в собственном продукте. Нужное впечатление можно создать с помощью правильных формулировок. Например, фраза «Надеемся, что вам понравится» показывает неуверенность. Гораздо лучше выглядит формулировка «Мы точно знаем, что вам понравится»;
• использовать приложения к письму, если требуется сопроводить его расчетами и дополнительными презентациями. Но приложения требуется отправлять в том же письме отдельными файлами-вложениями;
• преподносить финансовую информацию по принципу слоеного пирога. Сначала рассказывать о выгодах сотрудничества, потом называть цену или требуемые вложения, затем снова перечислить выгоды и преимущества;
• в качестве аргументов использовать сертификаты, гарантии, портфолио, чтобы аргументы выглядели реалистичными;
• если сроки действия предложения ограничен, то нужно прописать эти сроки;
• если в будущем в процессе обсуждения придется отправлять партнеру новые версии предложений, то лучше прописывать на каждом документе дату. 

После отправки предложения можно выждать несколько дней, убедившись, что письмо открыто. Затем допускается перезвонить адресату самостоятельно и узнать, заинтересовало ли предложение. Если нет, то можно уточнить причины этого. Такой подход позволит вносить изменения в структуру документа, добавлять больше выгод для партнеров. Тогда в будущем адресаты охотнее согласятся на совместный проект.