Контроль менеджеров | как часто их нужно проверять

Одним из эффективных способов контроля за выполнением плана продаж является регулярное проведение совещаний с менеджерами. Рассказываем, как правильно их организовать, что обсуждать и сколько они должны занимать времени. Чтобы ваши продажи выросли минимум на 10%, внедряйте такую систему совещаний.

Еще больше идей для роста выручки можно получить на наших авторских бесплатных вебинарах от компании Ой-Ли. Регистрируйтесь прямо сейчас.

контроль менеджеров

Узнай, как получить 70 шаблонов для настройки отдела продаж ценность 1 500 000 руб.

Оставляйте заявку



Читайте в статье:

  • Контроль менеджеров: в каком формате нужно проводить совещания и что обсуждать?
  • Контроль менеджеров: как часто надо проводить совещания?
  • Контроль менеджеров: еженедельные собрания
  • Контроль менеджеров: ежедневные собрания
  • Контроль менеджеров: пятиминутки
  • Ежедневный контроль активности менеджеров

Задача любого совещания с продавцами — получить обратную связь, выявить текущие проблемы и предложить для них решения.

В каком формате нужно проводить совещания и что обсуждать?

1. Записываем все обещания об оплатах. В течение каждого собрания в отделе продаж фиксируйте все обещания своих подчиненных о том, сколько денег должно поступить сегодня. Это необходимо, чтобы сотрудник чувствовал ответственность за то, что он говорит. Если продавец заявил, что сегодня сможет закрыть столько-то сделок, он должен это сделать.

Запись всех обещаний мотивирует человека в эмоциональном плане:

  • Когда обещание записано на бумаге, у сотрудника будет больше мотивации для выполнения поставленной задачи, чем когда оно просто дал его на словах;
  • Если менеджер дал больше двух обещаний и не выполнил их, ему будет крайне не комфортно. И скорее всего в дальнейшем он не будет обещать то, что не сможет сделать.

2. Проверяем выполнение обещаний. На каждом новом совещании разбирайте, как выполнены все обещания. Остановитесь на каждой конкретной ситуации: по какой причине сотрудник провалил задачу, было ли обещание проигнорировано самим продавцом, или он пытался, но не смог из-за каких-то внешних факторов.

3. Рассылаем итоги совещания всем продавцам. Эффективный способ контроля менеджеров и фиксирования обещаний — протокол собраний. Его можно вести как на бумаге, так и электронном формате. Разошлите его всем по email или распечатайте для всех сотрудников.

Как часто надо проводить совещания?

Собрания могут быть различного формата и иметь разную периодичность. Их можно разделить на три типа:

Контроль менеджеров: еженедельные собрания

1 час

Основная их задача — контроль итогов недели, поднятия настроения на следующую неделю и корректировка результатов прошедшей. Что делать на таких собраниях:

  • Разобрать все ошибки. Дайте рекомендации продавцу по его конкретному случаю, чтобы он смог применить ваш совет на следующей неделе;
  • Поставить план на неделю по оплатам и задачам по клиентам. Руководитель отдела должен выяснить перспективу на ближайшую неделю;
  • Обсудить промежуточные итоги конкурсов среди менеджеров;
  • Проанализировать результаты по воронке продаж и обратной связи по звонкам (приведите примеры того, как правильно поступать и как делать не стоит);
  • Запланировать обучение менеджеров.

Контроль менеджеров: ежедневные собрания

1 раз в день на 30 минут

Их плюс в том, что вы ежедневно можете контролировать процесс и влиять на конверсию. Цель совещания — подвести итоги за прошлый день, поставить план на текущий день, замотивировать сотрудников.

В собрание должно войти:

  • Контроль и обсуждение плана на завтра по каждому сотруднику и всему отделу;
  • Подведение итогов прошедшего дня также по каждому сотруднику и отделу в целом;
  • Анализ, почему сегодня удалось продать так много, или наоборот — какие были допущены ошибки, почему не выполнили план;
  • Обсуждение промежуточных показателей эффективности.

Такие планерки нужно проводить в любой отрасли. Если у вас длинные сделки, то обсуждайте с менеджерами не планы по оплате, а движение по этапам бизнес-процесса продаж по конкретным клиентам. Руководитель должен контролировать, чтобы этапы менялись, а менеджеры не затягивали закрытие сделки.

Контроль менеджеров: пятиминутки

3 раза в день по 5 минут

Проводите планерки каждые три часа. Такие пятиминутки необходимы, чтобы успеть скорректировать негативный результат дня, повлиять на него и изменить ситуацию в нужную сторону. Они помогают точечно проконтролировать задачи по каждому клиенту или оплатам в течение дня, служат для напоминания сотрудникам о каком-то невыполненном действии.

Как правило, пятиминутки проводят раз в три часа, но все зависит от бизнес-процессов конкретной компании. Мы советуем проводить их в 11:00, 14:00, 16:00. Тогда у вас будет время внести изменения и выйти на нужный результат в конце дня. Помните, что план продаж надо выполнять ежедневно. Только тогда вы сможете выйти на нужные показатели за месяц.

К системе контроля менеджеров можно отнести не только собрания. Необходимо еще и настроить отчетность. Именно она позволяет отслеживать текущий прогресс по поставленным планам.

Ежедневный контроль активности менеджеров

Существует немало форм отчетности. Прежде всего необходимо научиться контролировать ежедневную активность продавцов, так называемые, «счетчики». К счетчикам относятся ежедневные показатели от каждого продавца по звонкам, встречам, отправленным коммерческим предложениям, выставленным счетам и т. д.

На какие цифры ориентироваться, получая отчеты о ежедневной активности? Они должны содержаться в конвертационной модели плана. Данные цифры считаются методом декомпозиции от размера запланированной прибыли. Кратко приведем алгоритм.

  1. Планируем прибыль с учетом внешних и внутренних факторов
  2. Считаем выручку по доле прибыли в ней
  3. Разделив выручку на средний чек получаем количество сделок
  4. По общей конверсии выясняем необходимое количество лидов
  5. По промежуточной конверсии между этапами рассчитываем общее количество активностей для всего планируемого периода
  6. Делим каждую полученную цифру активности на количество рабочих дней
  7. Планируем ежедневную нагрузку для каждого сотрудника

Таким образом, мы получаем необходимые показатели, от исполнения которых каждым сотрудником будет зависеть выполнение плана продаж в целом. Именно поэтому так важно контролировать эти «счетчики».

Сводный текущий отчет

Сводный текущий отчет или «доска» еще одна необходимая форма контроля менеджеров. Ее полезность сложно переоценить, так как она выполняет сразу 2 функции: стимулирующую и контролирующую. Как это происходит?

«Доска»

«Доска» представляет собой таблицу, которая отражает достижения каждого менеджера на сегодняшний день. Обычно она вывешивается в комнате продавцов и корректируется несколько раз в день по мере изменения ситуации. Многие заполняют ее вручную. Однако стремиться нужно к тому, чтобы это происходило автоматически на экране монитора. Для этого нужно будет настроить соответствующую форму отчета в CRM.

Кстати говоря, мониторинг ежедневных показателей можно реализовать через «доску». По ней очень удобно отслеживать, например, сколько звонков сделано, сколько раз продавец дозвонился, сколько активных бесед у него состоялось (беседа длительностью более 1 минуты).

Чтобы сберечь время сотрудников и не заставлять их отчитываться ежедневно по факту продаж, показатель лучше также перенести в сводную таблицу. Этот момент даже можно обыграть с целью повысить «боевой» дух подчиненных, подавая звуковой сигнал в момент оплаты со стороны клиента.

Только представьте: цифра факта увеличивается, планы до конца недели и месяца — уменьшается, звучит ободряющий сигнал, а все сотрудники встают со своих мест и аплодируют «победителю». Такой подход обеспечит в отделе необходимый уровень конкуренции, но не доведет его до абсурда. Хочешь — не хочешь, нужно приучаться радоваться чужим успехам и воспитывать в себе командный дух.

Еще один параметр, который необходимо контролировать по «доске» — процент выполнения плана на текущий день. Он показывает вероятность исполнения плана сотрудником. Его величина должна оставаться в пределах 100%. Если она ниже этого значения, то это означает только одно — ваш человек не справляется с поставленным планом и нужно предпринимать меры: еще раз обратиться к его результатам по листу развития, поработать с ним по пайплайну (список сделок в работе), проанализировать его поведение с точки зрения тайм-менеджмента.

Посчитать процент выполнения плана на текущий день можно по следующей формуле.

Факт на текущий момент / (План на месяц / общее количество рабочих дней в месяце количество отработанных дней за месяц) 100%


Ещё больше идей и примеров по этой теме вы получите на наших авторских бесплатных вебинарах. Регистрируйтесь!


Мы рассмотрели, как проводить совещания с менеджерами, чтобы стимулировать рост продаж. Перестройте свою систему собраний, и уже в течение первой недели вы увидите результат.

Источник фото: bct.irk.ru

контроль менеджеров

Хотите построить эффективную систему контроля за работой менеджеров?

Создаем отделы продаж под ключ



Еще статьи

alisa


Помогите нам делать статьи еще качественнее. ПОСТАВЬТЕ ОЦЕНКУ

ОЦЕНИТЕ
Загрузка...
Оставить ответ